固定资产管理操作流程8.doc

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固定资产管理操作流程
一、 采购流程
1、采购计划审批流程
使用部门提交详细采购计划申请——总务处核实库存——（1）库存（有）划拨；（2）库存（无）交专家评审小组评审设备的发展前景、技术参数及购买计划的可行性报告等——财务处审核资金计划——院领导审批最终采购方案——总务处实施采购方案。
２、采购方案操作流程
　　总务处按审批后的采购方案编制“政府采购计划”交市财政局采购办审批——确定招标中心编制招标文件——由使用部门确定招标文件的准确性后——网上公布——使用部门、总务处、纪检派出相关人员参加评标——使用部门与中标单位签订供货合同（合同一式八份：供货方、使用部门、纪检、财务处、、中山财政局（财局支付时需要）、招标中介机构、总务处２份）——如在实施过程中合同出现变更由使用部门接洽处理（变更协议须有法律效应，甲乙双方必须签字盖章确认。）——总务处办理采购合同预付款审批手续。
二、 合同实施流程
收货
1、设备无需安装的：
①、采购货物只为单一使用部门：到货前，由采购员或使用部门合同签署人通知，使用部门固定资产管理员做好收货前的准备，同时向固定资产管理员提供合同复印件；——货到时，使用部门固定资产管理员按供货方提供的送货清单收货，设备有附件的按附件清单（或装箱单）一并逐一点清，同时保存好货物装箱单，对收货时发现货物不符、包装或设备严重损坏、资料不全等，立即通知采购员与供方协商，也可以拒绝收货或退货，送货清单一式二份，签收后自己留存一份，作为备查账；——货收齐后，使用部门通知总务处组织安排验收。
②、同一批采购货物为多个使用部门（货物总务统一发放的）：由采购员通知总务处固定资产仓管员按供货方提供的送货清单收货，并向仓管员提供合同复印件，与明确设备来源渠道，以防出错，并通知验收员组织安排验收，验收合格后——通知使用部门资产管理员领取其物品
2、设备需安装的：由使用部门提前安排好场地，对配套的水电设施应提前做好规划、勘测水电使用承载——安装时通知总务处水电组配合，同时使用部门安排相关人员负责全程跟进，并要求供方对预埋件、预安装件须使用方核对后签字确认后，方可安装——安装调试完成，供方完成培训计划，使用部门试运行两周后，设备运行正常——由使用部门通知总务处组织安排验收。
三、验收操作流程
1、验收前的准备
当验收员接到采购员或使用部门的预约验收通知：一、要求采购员提供与验收有关的相关资料（招标文书、供货合同、变更协议、验收清单）给验收员；二、由验收员联络相关的技术专家、监察、教务等人员确定验收时间并将验收资料送达到参加验收人员的手中；参加验收的人员一般包括：采购员或合同签署人、资产科验收员、使用部门资产管理员、抽取相关的专业技术2-3人、监察人员、教务人员等，组成的验收小组，组长由资产科验收员担任，负责整个验收工作的具体落实；三、凡参加验收的人员，收到资料后需对验收资料进行严格的审核，特别是设备的型号、规格、数量、技术参数等方面是否所有资料达到一致，如有问题及时提出。
2、实施验收
（1）凡参加验收的人员，严格按时到达现场进行验收；
（2）现场验收：验收人员按照资料上规定的要求逐一核对验收，对需要开机检测的应由供方人员操作，或在供方人员的指导下由校方操作人员进行开机检测；对需进行计量检测的，须按国家标准参数进行检测；单一产品逐个检测，批量产品抽样检测，其标准按GB/2828执行。
（3）记录：一、质量验收记录是证实产品质量的依据，因此验收的数据要客观、真实、准确、完整，字迹要清晰、整齐，不得随意涂改，空白项应划斜线。二、记录内容一般包括：名称、规格、型号、数量、检测项目、技术要求的规定值、检验和测试的实测值，查看产品说明书、产品合格证、产品出厂前的检测报告，是否齐全，发现异常情况和处理记录，验收时间、验收人签名；验收人签名是作为责任依据，参加验收的人员都必须履行。
3、验收报告
产品质量验收报告是对产品质量和验收工作进行总结。当一项验收工作结束，验收人员应根据验收情况，出具客观、真实的验收报告；验收报告应做到：完整、准确、客观、清晰、结论正确，易于理解；凡参加验收的人员必须发表自己的意见，合格或不合格，如不合格须明确说明不合格事项；产品质量验收报告由资产科参加验收的人员，根据验收记录归纳总结，验收人签名，验收报告一式三份供需双方各持一份、交财政局采购中心一份；产品质量验收报告连同验收记录、验收人员签到表一并归档。
4、 验收不合格的处理
（1）按GB/T19000-2000对不合格的定义为：“未满足要求”。凡在验收中，发现产品验收“未满足要求”则判定为不合格。验收人员要及时出具验收报告，详细描述不合格原因，并由资产科负责人签字后，交采购人员，由采购人员与供货商交涉处理。
（2）采购人员收到产品质量验收不合格报告后，应以书面的形式及时通知供货商，并责令限期整改。整改通知书应标注通知日期，同时作为资料保存归档。
5、 返工后的再验收
按现场验收开始到出具验收报告结束。
四、 建立新增设备资产台帐
凡新进设备验收完毕后，各使用部门须自行建立新增设备资产台帐（含低值耐用部分），以保证本部门账务的真实、可靠。
五、 入录固定资产账流程
1、采购货物只为单一使用部门：
设备验收合格后，由总务处验收员向供货商索要修改正确的验收清单（一式四份：供方、使用部门、总务处系统管理员、财务处各一份），交其使用部门——由使用部门资产管理员按其货物验收清单和固定资产入账界定标准，自行录入系统→确定物品使用人、存放地点等信息→数据提交至总务处→发票签字后交至总务处资产管理员→总务处审核后编制出{固定资产验收单}、打印条形码交使用部门资产管理员——由使用部门完成使用人确认签字手续后将{固定资产验收单}交回总务处→使用部门资产管理员将条形码粘帖在设备的合适位子→财务报账
2、同一批采购货物为多个使用部门（货物由总务统一发放的）：
仓管员将发票、货物验收清单（复印件）交至资产管理员按库存录入系统→资产管理员打印条形码交至仓管员→仓管员将条码贴至相应的设备→财务报账。
部门领用时由使用部门资产管理员领取设备→仓管员将资产分配情况信息（记录好分配的相关部门及对应的条码资产编号）回馈给资产管理员→资产管理员通知使用部门管理员完成系统中有关设备的使用人、存放地点等信息→数据提交至总务处
3、建立低值设备账：使用部门将其低值设备（不能纳入固定资产帐的）编入部门财产账务管理中，单独立账。
4、账务核对：固定资产系统管理员每月定期和财务核对账务——各部门每月按期上报固定资产增减变化表
5、每月定期组织各部门资产管理员打印其本部门当月发生的（增减）资产卡片，并整理归档。
六、费用支付流程
（1）财政支付：采购员收到完成签字手续的发票及货物验收清单、质量验收报告后，填写财政采购支付申请清单，送财务处确认、院领导签字、连同发票复印件、质量验收报告一并交院办盖章，（质量验收报告一份留存、一份交供方、一份交财政局）——交供方联系人或由采购员直接送财政局采购办——原始发票及货物验收清单交财务处入账——采购员做好费用支付备忘录（每期所支付的发票复印留存）。
（2）学院支付：采购员收到完成签字手续的发票及货物验收清单、质量验收报告后，质量验收报告一份留存、一份交供货方，发票及货物验收清单交报账员——报账员填写费用支付清单，分别找处领导、院领导签字后——交财务处入账并完成款项支付业务。
（待续）
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