国内出差管理办法.doc

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国内出差管理办法
1 目的
根据公司实际发展情况，本着“安全高效，合理支出、鼓励节约”的原则，特制定员工的国内出差管理规定。各部门应本着“厉行节约，提高效率”的原则，提高出差解决问题的效率，减少不必要的出差、无效出差，避免重复出差等情况。
2 适用范围
适用于公司全体员工国内出差。
3 职责权限
3.1财务部：各项明细费用及相关单据的审核与计算,制度规定的解释权限.
3.2人事部：核定实际出差天数、出差人员的籍贯及费用审批权限.
4 术语定义 无
5 工作程序
5.1 出差时间及城市标准的规定
5.1.1 出差时间规定： 出差当天往返，按一天支付伙食补贴和交通费补贴；出差非当天往返的，以
实际出差时间计算，每24小时为一整天，未达8小时的，按半天计算。
5.1.2 出差城市标准规定
出差差旅费及交通费补贴的城市类别，以出差目的地城市类别为准。具体城市分类标准如下：
特 区： 北京、上海、深圳。
一类城市： 指各省会城市； 再加上广州、青岛、苏州、常州、无锡、珠海、大连、厦门、宁波等经济发达地市。
地市及以下： 指各地级市及地区中心城市及以下地区。
5.2 乘坐交通工具及有关的规定
5.2.1 考虑“安全高效”，“合理之处”为原则，标准内实报实销。
5.2.2 部门经理（含）及以上人员，火车12小时以上方能到达的区域可以选乘坐飞机。
5.2.3 部门经理级以下的员工，不得乘坐飞机；有特殊情况需乘坐飞机的，须事先书面报总监审批；总监审批同意超标准乘坐交通工具者，在途补贴据实计算。标准见职务等级体系分类（见附件一）及交通工具乘坐标准（见附件二）。
5.2.4 乘坐火车卧铺的条件：夜间乘车六小时以上或需连续乘车十二小时以上。夜间乘车指8:00PM-7:00AM。
5.2.5 未经审批同意超标准乘坐交通工具者，交通费只能按公司规定的标准报销，超标部分自己承担。
5.2.6 出差期间凡遗失车、船票等相关票据者，须写书面说明，经同行出差人员证明或所在部门负责人确认，并经财务部审核，按实际费用的50%报销，对实际费用超过规定标准的，按规定标准的50%给予报销，并由申请人提供其他同等价值或更高价值类型的发票代替。
5.2.7 出差人确定出差行程，需要乘坐飞机，必须提前一周以上写《机票申请单》，经部门负责人审核，总监核准后，商务部统一订票，负责订票人必须要先取得所订机票航班、电子票号、票价，财务审核后，支付机票款。由于个人原因更改行程，造成的退票费、改签费等由个人承担；其他车船票，出差人员自已订购。
5.2.8 凡商务部已订购机票的，出差人员应到机场对应航空公司打印所乘飞机电子客票。回公司交财务，凡没有电子客票（视同票据遗失处理，详见5.2.6），按半价从出差报销费用中扣除。
5.2.9 公司已为公司职员统一购买意外险，公司不再报销各种交通保险费。
5.2.10 出差人员经批准后因私事绕道、携带亲友而增加的开支自理，绕道增加的包干补贴也扣除；
5.2.11 非经同意而私自绕道，不予报销任何差旅费用及出差包干补贴。
5.3 报销住宿费及出差补贴相关规定
5.3.1 对于外派人员不视为出差，不享受出差补贴或驻外津贴，仅路途时间给予补贴。
5.3.2 出差住宿费报销规定
5.3.2.1 住宿费标准（见附件四）。
5.3.2.2 出差人员住宿费报销，实际住宿费在标准以内的，按实际住宿费票据报销，实际住宿费超出公司标准，按公司的标准报销。不得报销在酒店期间的其他费用，如个人洗衣费、私人酒店消费、电话费等各项费用。
5.3.2.3 公司员工实际住宿费低于公司标准的，标准内实报实销。
5.3.2.4 同性二人或以上公司员工在同一地出差，应以两人为单位入住标准间(依次类推)，凡两人同住标准间的，以其中职位较高的一人的标准作为住宿报销标准,且报销时必须注明合住人员名单。
5.3.2.5 对非同一时间到达同一目的地情况，后到达人，安排入住同一房间（同性别）。
5.3.2.6 如果出差地点为自己家（或父母家）所在地，原则上剔除住宿费一项不予报销（报销时由人事组核准出差员工籍贯）。
5.3.2.7 住宿发票在背面一律要备注人员、时间、地点及宾馆或旅馆的名称及联系电话，财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接以电话或信函查询，如有虚假行为，不予报销并给予严肃处理。
5.4 出差交通补贴、伙食补贴报销规定
交通费实行实报实销（的士费除外，特殊情况打的的需要实际情况并事先或事后有经理或以上人员同意即可）、伙食补贴实行限额包干，按出差的实际天数计发或提前预支，具体包干标准（见附表五）。
5.4.1 带车出差的剔除交通费一项不实行补贴。（自带可按补贴给）
5.4.2 员工出差期间,因公需要请客用餐和购物送人等各种规定之外的开支,必须由同行级别最高者事前提出申请,经领导审批后生效。招待费标准参照《招待费管理规定》。
5.4.3 总监（含）以上人员出差期间的各项交通费(含出租车费用)据实报。
5.4.4 员工在本市内工作出差，可先去行政登记拿交通卡乘车；行政确认无卡后的给予报销市内交通费。
5.5 员工外出参加会议、培训、考察报销规定
5.5.1 员工外出参加会议、培训、考察的，期间不报销各项出差补贴，住宿和伙食由公司或主办单位统一安排；未安排食宿的，可在标准内报销住宿费和餐饮费。
5.5.2 员工外出参加外部会议的,会议期间食宿未做统一安排的,可按公司相应规定报销。
5.6 出差申请和报销审批程序
5.6.1 出差人员出差前需提前一天以上填写《出差申请单》，并提供出差计划书（包括出差时间、地点、目的及出差工作计划及安排），否则不予批准；遇特殊情况，总监审批。
5.6.2 《出差申请单》作为预支差旅费及报销差旅费的事前控制凭证及财务报销的依据。
5.6.3 财务人员根据有效的《出差申请单》审核报销票据，计算填写其应发的各种补贴。
5.7 差旅费费用报销其他事项
5.7.1 提供出差计划书，如实反馈出差效果，并提供新开发客户的详细资讯（包括新客户全称、公司电话、公司传真、联系人、联系人电话、公司地址、合作意愿等）给销售会计及销售部文员存档。
5.7.2 出差人应在出差结束后，所在地在深圳的员工10个工作日内（外驻人员15个工作日）办理报销手续和填写《差旅费用报销单》（见附表六），并交回多余款项；未能在规定时间内报销的，每超一天扣减可报销金额的1%，且财务部可直接从其工资中扣除差旅费借款。
5.7.3 出差期间遇法定节假日不作加班处理但可做适当调休，如出差人有异议，可以放弃出差安排；否则一经出差，视为认可此条款。
5.7.4 报销招待餐费等需注明发生时间、地点、事由、客户当事人及陪同人员等。
5.7.5 出差借款需知：出差人员出差借款额度为预计出差费的50%，最高不超过3000元，特殊情况需副总经理审批。
5.7.6 报销时需填写《出差申请单》上的出差行程，包括连续的出差起止日期\出差地点\出差天数等项目，并提供报销统计表单。
5.7.7 总监（含）以上级别人员出差费用实报实销.
5.8 以上规定自2011年3月1日起开始执行，在此之前发生的出差事项（指出差的起始日），仍按原标准执行。
附录/附则 如下：

附表（一） 职务等级体系（注：该表所列职务体系仅供财务核销费用时使用）
深圳一电科技有限公司职务表
类别代码
职位
参考职位
A
总监以上人员
副总经理；总监；
B
经理人员
部门经理；行业经理
C
业务人员
各区域业务人员；销售体系部门人员
注：本职务级别分类仅适用于国内出差时乘坐交通工具、住宿、伙食及交通补助标准的计算，以上职务以公司总经办的最新任命通知为准，未经正式任命的，一律按C级核销补贴等相关费用。

附表（二） 乘坐交通工具规定
职 级 代码
飞机
火车
A/B
经济舱
硬卧
C
经济舱
硬卧
注: 乘坐火车卧铺的条件：夜间乘车六小时以上或需连续乘车十二小时以上。夜间乘车指8:00PM-7:00AM。
注：1、公司员工主动降低标准乘坐火车和轮船，奖励的金额为其降低等级后的实际票据金额（不含订票费）乘以奖励百分比。2、无法搭乘火车而改乘汽车出差的，按实际车票核销，不属于降低等级奖励标准范围。

附表（三） 住宿费最高标准
职级
代码
住宿费标准
特区
一类城市
地市
A
350
300
250
B
300
250
200
C
250
200
150
注：1、 以上均不享受住宿节约补助；
2、公司拟将与如家、汉庭（快捷）、7天、英泰168酒店签约，人员出差公司可代订酒店。

附表（四） 伙食补贴
级别
伙食补贴/天
特区
一类城市
地市
A
90
80
70
B
70
60
50
C
50
45
40
注：1、以上为出差期间每天包干的伙食单项补贴标准；
2、 员工出差按规定可乘坐飞机的，可于交通补贴之外另行据实报销市区-机场来回民航大巴费用；
3、 交通补贴实报实销。

附表（五）：出差申请单
出差申请单
所属部门： 申请日期：
出 差 人

职位

职位代理人

出差地点

联系电话

出差日期
2011 年 月 日 时 至 2011 年 月 日 时止
出差时间

机票申请
是 否
同行人员

出差事由
业务 会议 培训 其他___________
出差行程
安排
起止日期
到达地点
公司名称
联系人
联系电话
办理事项
至

至

至

至

出差申
请人

部门负责人

副总

填表说明：出差申请单必须提一周申请，遇特殊情况，总经理审批。按表格要求一项一项填写清楚，所填写内容要真实，字迹工整，所有审批手续要完备。出差前申请单须交行政，确认出差时间。报销费用必须附上此出差申请单。对于所填写内容不真实，不予报销。

附表（六）：差旅费报销单
差旅费报销单
报销部门 填报日期： 年 月 日
姓 名

职 别

出差事由

出差起止日期自 年 月 日起至 年 月 日止共 天附单据 张
日期
起讫地点
天数
机票费
车船费
市内交通费
住宿费
出差补助
住宿节约补助
其他
小计
月
日

合计

总计金额（大写 万 仟 佰 拾 元 角 分 预支 元 补助 元
负责人 会计 出纳 审核 部门主管 出差人
备注：需要申请机票的请填写“附表七”机票申请表
附表（七）：机票申请表
机票申请单
所属部门： 申请日期：
申请人

职位

随同人员

出差事由

航班号
航程
日期
数量
单价
单价
折扣点点点
机场建设费
总价

合计

-
-

订票经办人

财务核价人

部门负责人

副总

备
注
填表说明：申请人必须一项一项真实填写机票申请单的内容，相关手续审批完毕后转交总经办，同时申请人、随同人员，必须提供身份证复印件；总经办订购机票，必须打印出差起止点到终止点3-5天所有航有班信息，选择价格最低的航班，经办人必须取得所订机票航班号、票号、机票价格。经办人填写费用报销单，后必须附有起止地到终止地所有航班信息表，财务审核后，支付机票款。
关于统一淘宝网上订机票流程如下：
为了提高工作效率、控制公司成本费用，公司决定由总经办指定专人负责出差人员的机票预订工作,特制定本操作流程。
各部门出差人员在<机票申请单>上确定出差行程，凡需要乘坐飞机的，必须提前一周提交已审核的<机票申请单>给总经办，由总经办订票负责人统一在淘宝网上进行订票。由于个人原因更改行程，造成的退票费、改签费由个人承担。<机票申请单>须经部门负责人审核，订票负责人报价、财务核价,总经理批准后方为有效。
具体操作流程如下：
一、 由财务部提供一张可进行网上银行支付卡，由出纳做好此张专用银行卡的《费用登记明细表---三栏式》。
二、 订票负责人根据出差申请单的信息，在淘宝网上进行选择优惠价格并填写在机票申请单上，由财务核价并签字确认，再上报总经理审批。
三、 订票负责人在淘宝网上的操作方法如下：（网址：）
1、 查询机票
点旺旺面板上的飞机图标，转到机票查询面板，输入“出发城市”、“到达城市”和“日期”，点“查询淘宝低价票”。
2、 选择适合的机票，订购
可以进行充分地比较时间和价格后，进行订购。上面有三个机票代理公司，各个公司的服务都不尽相同，可以详细比较。
3、 填写乘机人、联系人信息
比较之后，选中适合的那一个航班，点“订购”，填写好乘机人和联系人信息后，点“同意以下条款用支付宝付款”按钮。
4、 用支付宝预订
可以选择 “使用网银付款”， 输入支付密码后点“确认无误，付预订金”按钮。然后出现预订金缴纳成功的页面： ，接着可以点“我的淘宝”——“我的电子客票”查看自己的订单。
5、 服务提供商向您确认
然后机票代理商会打电话给您，和您确认各项信息是否正确。
6、 持有效证件登机
最后带身份证和订单号到机场那家机票代理商的指定专柜，去领取电子客票。

四、 各负责指定人：订票负责人—商务专员；财务核价人--财务部负责人

草拟人： 审核人: 核准人：

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