门市计算机作业管理系统XP版操作手册样本.doc

门市计算机作业管理系统XP版操作手册1. 前言 1-1 如何设立门市各项软硬件设备 1-2 如何安装软件 1-3 如何建立数据库 1-4 按键操作阐明 2.基本设定 2-1 模板数据库-商品迅速建文献 2-2 收银员建档查询 2-3 银行建权查询 2-4 商品档案建立 2-5 小分类建档查询 2-6 厂商建档查询 2-7 包装建档查询 2-8 销售数据维护 2-9 特卖活动 3.营业管理 3-1 销售作业 3-2 POS 销售操作环节阐明 3-3 POS其他操作环节与功能键阐明 3-4 销售明细表，销售总表 3-5 各类查询报表 3-6 营业分析 3-7 平均成本重新计算 3-8 发票管理 4.库存管理 4-1 进（退）货单建档查询 4-2 库存分析 4-3 盘点输入与调节 4-4 货架输入与调节 4-5 管理货号变动 4-6 厂商商品订货 4-7 商品标签批次打印 5.帐款管理 5-1 厂商应付帐款 5-2 票据查询 5-3 厂商往来明细 5-4 退货查询 6.会员管理 6-1 会员建档查询 6-2 商品别会员分析 6-3 会员消费明细及总表 6-4 久未消费会员查询 6-5 欠费查询及还款 6-6 顾客消费排行 6-7 会员价与均一价批次调节 7.系统维护 7-1 系统信息 7-2 系统备份 7-3 系统参数设定 附录一：盘点阐明附录二：销售作业HOTKEY附录三：上线辅导作业要点1.前言1-1 如何设立门市各项软硬件设备1. 建议级别最佳为P3-800以上计算机，256MB内存，500MB以上硬盘空间，硬件规格越高阶，程序执行效率越好。2. 周边产品，如钱柜，条形码扫瞄器，价格显示屏，发票机，条形码机等等，我司会派人于安装软件时一并安装。3. 系统预设为微软/NT/XP等中文版(建议，NT，XP)，桌面大小为1024*7684. 为了提供更好服务并及时解决客户问题，请 贵顾客备妥调制解调器并申请网络联机账号及电子邮件信箱，以便联机维护及版本更新作业。1-2 如何安装软件1. 在开始安装作业之前，您计算机必要是运作正常，且已安装微软窗口操作系统，您也必要理解其工作环境，并可以操作鼠标及键盘。2. 执行光盘片中MSDERelA内Install，完毕后重新开机，再执行光盘片中XPPOS目录下之XPPOS安装程序。3. 进入程序集中门市计算机作业管理系统XP版内执行起始数据库建立新空白数据库。4. 预设账号：test 密码：test或按CTRL+C进入即可，使用者可依需要另行变更。5. 如为程序启动后显示试用版本，请自安装日30日内向我司注册。1-3 如何建立数据库1. 系统开始运作前，请先建立好商品基本数据(含小分类)、厂商数据、店铺基本数据、人事数据权限划分与往来银行资料等。2. 我司提供了制式化人事管理上职务划分(管理人员，店长，组长，收银员)，请多加运用。1-4 按键操作阐明1. 窗口上按钮执行可先移动鼠标到按钮上，再按鼠标左键即可。2. 窗口右上方图标以鼠标按一下，会结束该窗口。3. 窗口右上方图标以鼠标按一下，会将该窗口缩小到工作列上。4. 而两者之间图标可作窗口最大化或最小化切换。5. 主文献维护窗口中粗体字文字框代表为必要输入字段。6. Tab键 或 Shift+Tab键 向下一字段或上一字段迈进，而 键 在 提供下拉式窗口作点选。7. 按Enter键可向下移动至文字框，或执行窗口上按钮。8. 操作画面中，黄体字之字段为系统自动产生，不可以人为修改；蓝体字之字段为必要字段，请务必填入恰当文字或数值。2.基本设定在基本设定中,提供了各项在营业之前所应建立数据库,项目如下,咱们将在背面一一详细简介用法。1. 模板数据库2. 收银员建档查询3. 银行建档查询4. 商品建档查询5. 小分类建档查询6. 厂商建档查询7. 包装建档查询1.相似商品组合2.不同商品组合8. 销售数据维护9. 特卖活动2-1 模板数据库-商品迅速建文献1. 此功能用于转文献之客户或之前采用别家系统，改用本系统时转换商品数据快捷方式。在此，咱们先将要转文献或之前商品数据存储于此，使用者依照需要将商品一一选入数据库。2.选取基本设定中1.模板数据库,如果里面已有商品数据，可以选用至数据库中而不需从新建档。1. 在红框中输入想查询品名,再按查询2. 就会浮现秀出在品名有该查询字商品3. 您可以在需要产品上使用鼠标点二下,在选用栏上就会浮现*号,表达该商品您已选取了,再按下新增至数据库。4. 您所点选模板商品品项若是同一分类，可以一次点选，但一次请勿超过10项商品，以免系统运作停滞。5. 会浮现小分类编号,请选取该项商品小分类 6. 如果在选用地方浮现*,表达之前该商品已经加入数据库过了。7. 按下选用或是ENTER8. 浮现数据新增n笔完毕,就完毕了.2-2收银员建档查询一开始咱们要先建立员工某些基本数据,每人要设定不同权限及密码,的确做到分工及分权管理。在收银员建档查询中咱们提供了新增、编辑、删除、权限设定等功能。您可以针对任何一种收银员,根据她们工作上需要设定她权限。1. 先在要变更权限收银员编号上点选一下,使她反白2. 按下权限设定3. 在需要开放权限项选前方框上打勾,若要取消该权限则将打勾处取消即可。4. 也可以选取开放所有、关闭所有方式,就不用一种个去勾选项目。5. 在拟定之后按下储存权限即完毕权限设定。6. 权限设定完毕后，需重新启动系统才会有效。2-3银行建档查询银行数据建立，是以便咱们在背面帐款管理，提供了新增、编辑、删除、选用等功能。2-4 商品建档查询1. 提供新增、编辑、查询、选用、一览表、打印条形码、销售转换等功能。新增功能执行后，选取商品欲归类小分类，系统会自动产生商品代号，其他字段由使用人员自行输入。对任何商品数据想要修改，则可先查询商品，再执行编辑功能。完毕后，若此商品没有国际条形码可执行打印条形码，将此商品条形码标纤印出来(因打印机厂牌不同，卷标打印也许略有差别)。2. 黄体字之字段为系统自动产生，不可以人为修改，蓝体字之字段为必要字段，请务必填入恰当文字或数值。3. 可按Tab键 或 Shift+Tab键 向下一字段或上一字段迈进，而键在提供下拉式窗口作点选。 请务必填入税别及平均成本，否则发票管理及营利分析将会不准2-5 小分类建档查询商品管理，若结合一套有效率分类方式，有如在图书馆借书般地容易，有助于管理效率提高。小分类代号由三码构成。有新增、编辑、打印 、选用 等四种功能，欲选取某一分类作修改或删除，一方面，在网格线中选一分类点两下，便可作修改及删除。2-6厂商建档查询1. 提供新增、编辑、查询、选用、查询商品功能。新增功能执行后，系统自动产生厂商代号，其他字段由使用人员自行输入。对任何厂商数据想要修改，则可先使用查询将该厂商数据找出来，再执行编辑功能，修改完毕之后按拟定。2. 黄体字之字段为系统自动产生，不可以人为修改，蓝体字之字段为必要字段，请务必填入恰当文字或数值。3. 可按 Tab键 或 Shift+Tab键 向下一字段或上一字段迈进，而 键 在提供下拉式窗口作点选。查询商品能让使用者查询该厂商所有提供商品。红线框住地方，会决定应付帐款票期到期日，需设定对的。税区别提成免税，内含还是外加，请设定对的。2-7包装建档查询1. 相似商品组合某些商品,可以有各种售出办法,进货时候普通会进一大盒,但是有时咱们会一整盒售出,有时候会也会采用零买方式一包一包售出,如果以新增方式去新增相似商品时,会导致库存不对的,这时候为了要让后来在盘点时候数量可以对的,尚有在售出时候可以相应到对的售价,咱们于是有了商品组合功能。(1) 按下新增输入要排装管理货号,就会秀出该商品成本价及售价(2) 轮入要多少数量为一种新售出单位(3) 如果该项新组合商品有国际码,也可以直接输入,输入该品项新品名以及价格(4) 系统为帮新产品产生一种新管理货号，按下拟定即完毕。2.不同商品组合当商品要做促锁时候,会将2种或是各种不同商品组合在一起,以比市价便宜方式售出,这个时候就会用到不同商品组合功能了。(1) 按下新增，系统会自动产生一种新管理货号(2) 输入品名，规格，厂商，单位，税别，售价等等有关资料(3) 将要组合在一起出售商品管理货号输入(4) 输入要组合数量(5) 输入品名及售价(6) 系统会自动产生一种新管理货号,按下拟定,完毕该项商品。2-8 销售数据维护产品销售给客户之后，万一销售数据有误，可以藉由此一功能作修正。1. 进入销售数据维护，输入日期期间，按下拟定就会浮现销售数据。l 编辑销售：可以修正台号，销售员，统一编号，会员，付款方式等，成交金额是不被容许修改l 编辑成本：当商品销售出去后，由于尚未更新成本资料，此时可以藉由此功能补上最新商品成本数据。l 补印发票：当发票机暂时故障或是更换发票时，漏掉发票可以藉由此功能打印发票2-9 特卖活动l 特卖活动输入特卖活动代号及名称，起始日期，时间，截止日期，时间，请先设定为停用，然后按新增特卖。l 进入特卖商品维护，一一输入特卖商品，输入完毕后请按存盘。l 特卖商品输入完毕后，特卖活动起始日前，再作启动特卖动作。3.营业管理3-1 销售作业區：收銀機功能鍵訊息區 台号 ：收款机台号，Insert键为POS画面切换设定。收银员：在进入程序之前输入账号，会显示收银员姓名。折扣：单项商品作折扣。迅速键为 F2 键。折让：单项商品作折让。迅速键为 F3 键。退货：办退货。迅速键为 F4 键。改价：更改商品销售价格。迅速键为 F6 键。重复：重复上一笔销售。迅速键为 F7 键。删除：删除销售明细中任一商品。迅速键为 F8 键。数量：两个以上数量商品销售。迅速键为 F9 键元 ：未建档商品销售时使用。迅速键为 F11 键。付现：钞票付款。迅速键为 F12 键。会员：输入T+电话号码，N+姓名，I+身份证字号或是C+客户编号后，按PAGE DOWN会浮现会员数据供您选用对的会员会员消费明细：呼喊出会员后，按END会浮现会员购买记录会员消费汇总：呼喊出会员后，按HOME会浮现会员180天内购买记录发票起始号码设定请按PAGEUP即可Ps. 1.功能键使用皆先输入数字，再按功能键(除了退货例外)。2.输入条形码后，按ctrl+c可以显示该商品之平均成本会员卡查询：输入会员卡号查询数据。迅速键为F5键。區：商品銷售訊息放大區 将销售时所作之动作，放大显示在画面上，如数量几种，有无折扣、折让，商品管理货号、中英文品名、单价，单项销售金额 等。區：商品銷售明細區 序号 ：销售序号。管理货号：商品管理货号。中文品名：商品之中、英文品名。单价 ：商品售价，可在在线及时更改售价。数量 ：商品销售数量。折扣 ：折扣数，可输入数字 0-100 数字。折让 ：折让之金额，请输不不大于 0 之数字。金额 ：作完折扣、折让后销售金额。库存 ：剩余库存量，可由颜色来区别数量多少。厂商 ：近来一次该商品厂商编号。红线框住区域为小计栏可作总额折扣、总额折让功能。3-2 POS 销售操作环节阐明一、正常销售：、逐个以扫瞄器扫瞄商品条形码。、若有国际码者、请扫瞄国际码（13码)，无国际码者、请扫瞄所贴之管理条形码（8码）。、按F12 “ 付现 ” ，屏幕右下方小计栏，会显示销售总金额2280。、顾客若拿出与总额相似金额钞票，直接按 拟定 键。顾客若拿参仟元钞票时，应在金额栏内输入3000，再按”拟定”键，此时屏幕会显示找零： 720元。二、同一商品有多项销售：例：购买克风邪五瓶。A、输入 5。B、按“ 数量 ”键F9。C、扫瞄克风邪上之条形码（国际码或管理码）。D、按 付现 键F12，屏幕显示小计栏为90。E、顾客若拿出与总额相似金额钞票，直接按拟定键。顾客若拿 100元钞票时， 应在付现栏输入 100，再按 拟定 键，此时屏幕会显示找零：10元。三、退货：A、按 退货 键F4。B、扫瞄所要退货之商品货号（国际码或管理码）。C、若有多项退货，重复执行上述A、B项环节。D、最后按“ 付现 ”键F12。四、单品折扣：例：购买某商品九折。A：输入 90。B：按 折扣 键F2。C：扫瞄该商品条形码（国际码或管理码）。D：后来同一、正常销售。五、单品折让（金额折扣）：例：购买某商品折让5元。A：输入 5。B：按 折让 键F3。C：扫瞄该商品条形码（国际码或管理码）。D：后来同一、正常销售。六、总额折扣：例：购买共500元之商品折扣 90%。A：逐个以扫瞄器扫瞄商品条形码。B：按“ 付现 键F12。C：在折扣处，输入 90。D：若顾客拿出与总额相似金额钱，直接按“拟定”键即可；若拿1000元，则在付现处，输入 1000，再按“ 拟定 ”键，屏幕会显示找零： 550元。七、总额折让：例：购买共550元之商品折让50元。A：逐个以扫瞄器扫瞄商品条形码。B：按“ 付现 键F12。C：在折让处，输入 50。D：若顾客拿出与总额相似金额钱，直接按“拟定”键即可；若拿1000元，则在付现处，输入1000，再按“ 拟定 ”键，屏幕会显示找零：500元。3-3 POS其他操作环节与功能键阐明、若某商品无法以扫瞄器扫瞄时，如何输入：1、直接输入该商品国际码或所张贴之商品条形码数字。或2、输入品名按F10查询找出该商品。Q、在前一位顾客尚未销售完毕时，要如何再帮下一位顾客结帐。A：1、按键盘上Insert作切换。 2、左上角数字会变化，则代表当前正在销售画面。 、若数据库中没有该商品数据时，如何输入：1、随便输入一组数字代码或品名，如:0128。 2、输入该商品售价，假设该商品为230元，则输入230。 3、再按”元”键F11。、先后两项商品相似时：1、扫瞄该商品条形码。2、按重复键F7。3、其他同普通销售。、如何删除一笔已销售商品：1、输入销售明细区编号。2、按“删除键F8。、某商品如何在在线改价：例：某商品售价为50元， 预改为48元。：1、扫瞄或输入该商品后。2、输入 48。3、按“改价键F6。、如何区别是在退货、查询或销售商品：在收款机讯息区，会有销售商品、商品退货等状态显示。、键盘“Esc键用途：1、操作错误时清除警告讯息。2、清除所输入之数字或画面上不要之讯息。3-4 销售明细表，销售总表1. 可以依台号，收银员，小分类，厂商，付款方式及日期期间产生报表2. 依收银员会浮现总折扣与折让金额，是销售作业时小计F12画面中折扣折让总金额;依厂商或是小分类则无。3-5 各类查询报表提供销售时段，商品销售价格带，商品销售状况查询，商品销售排行榜（依金额或是数量）以及滞销商品查询3-6 营业分析提供客户单价分析，商品毛利排行榜，各类毛利总表（商品，小分类，厂商），厂商别进销存汇总表，营业分析总表（年，月，日营业分析总表）3-7 平均成本重新计算当某一商品不同进货期间有不同进货成本时，为真实反映平均成本时，再使用本功能。3-8 发票管理依照商品建文献数据是税别是内含或是免税时，当商品销售出去后产生明细表与总表。4.库存管理4-1 进（退）货单建档查询依厂商进退单依次输入即可，若是该进货单已经付款结清，在付现一栏打勾。存档完毕后，会自动显示与否打印条形码选项，此时可依照您需要作选用。请注意进货单商品必要是商品数据中商品，而非组合商品。4-2 库存分析1. 依厂商，商品查询异动状况2. 列出库存局限性商品3. 当前库存总成本（依厂商，货架，小分类及汇总表四种）4-3 盘点输入与调节可以依管理货号（商品），小分类，厂商，货架查出商品数量，如有错误，可以进行调节。4-4 货架输入与调节1. 可以依管理货号（商品），小分类，厂商，货架列出商品货架位置，如有不对，可以进行调节。2. 建议您将商品货架键入完整，将有助于商品盘点作业。4-5 管理货号变动如有商品编错小分类，或是该商品已经不再销售时，可以将此商品编列到对的分类或是自编一种不再销售分类去，这样，原有之销售数据与进退货数据可以完整保存起来，数据才不会流失或不吻合。4-6 厂商商品订货输入厂商代号后自动搜寻出低于安全存量之商品，然后勾选商品，产生订货单。订货量可另行修改。4-7 商品标签批次打印可以搭配普通打印机或是条形码机作批次打印5.帐款管理5-1 厂商应付帐款若是您已经输入进（退）货单，此时就可以依厂商查出应付金额，并登入票据。5-2 票据查询1. 依您登录票据，依时间可以查出您以往票据纪录或即将到期之票据。2. 可依厂商或是银行进行排序5-3 厂商往来明细可以依某一期间针对某依厂商产生对账单5-4 退货查询可以针对某一厂商查出总退货金额及商品品项6.会员管理6-1 会员建档查询一开始咱们要先建立会员某些基本资料,可以设定不同会员级别。在会员建档查询中咱们提供了新增、编辑、删除、查询 、一览表 等功能，并可以打印出客户地址卷标。6-2 商品别会员分析1. 可依商品找出哪某些会员消费，找出该商品市场合在。2. 若有该商品促销时，可以打印客户地址卷标，告知客户再次消费。6-3 会员消费明细可依会员及日期期间查询出消费过商品品项并打印消费明细及总表。6-4 久未消费会员根据距今天数查询出未消费之会员 6-5 应收查询及还款输入会员数据即可寻找出会员欠费资料并作还款解决，如无输入任何查询资料，按开始查询后，则是显示所有欠费消费资料。 6-6 顾客消费排行根据消费期间，消费金额或是消费次数，找出前N名之消费会员。 6-7 会员价与均一价批次调节根据商品售价来做为会员价及VIP价根据作批次之调节。7.系统维护7-1 系统信息请注意版本及系统名称请阅读软件使用者授权合约 7-2 系统备份1. 可以将您辛苦建立数据做好备份2. 建议将数据备份至备份机（如：ZIP）3. 备份文献资料夹名为DukeBack4. 还原数据库请至备份之磁盘驱动器DukeBack数据夹中，执行Restore.bat即可（该功能必要于主机执行，且执行时请勿启动程序）7-3 系统参数设定请依照您需要做好设定附录一：盘点阐明l 盘点机盘点阐明1. 进入盘点输入与调节，浮现下列讯息，请依照讯息批示后按拟定即可2. 选用条件根据，输入起迄如果使用盘点机盘点，请选盘点量设定补0，人工盘点则选盘点量计算机带入库存量3. 按盘点机汇入，点选开档，选用盘点机汇入之文字文献，如：getstk.txt，此时会将文字文献内条形码及数量带入4. 文字文献之盘点数据显示于汇入数据内之后，按汇入，会显示未比对到数据解决，依你需要（补0或是带入原先库存量）选用后，汇入后会将成功比对及比对不到资料显示出来5. 如需打印库存量，盘差表，调节表等，请点选后按打印即可6. 确认如有错误，仍可以人工方式输入盘点量，若是确认无误后，按下调节即可，调节完毕后会规定重新启动程序并重新登入始算是完毕。附录二：销售作业HOTKEY销售作业HOTKEY（除了画面中显示F2-F12功能）l CTRL+C：销售作业中，输入商品后按CTRL+C可呼喊商品成本l INSERT：销售作业中暂存已经输入之商品数据，按INSERT可跳台先结下一位l PAGE UP：发票起始号码校正l C+会员编号+PAGE DOWN：以会员编号呼喊会员l N+姓名+PAGE DOWN：以会员姓名呼喊会员l I+身分证字号+PAGE DOWN：以会员身份证字号呼喊会员l T+电话号码+PAGE DOWN：以会员电话呼喊会员l E+E-MAIL(有大小写之分)+PAGE DOWN：以会员E-MAIL呼喊会员l P+备注阐明+PAGE DOWN：以备注呼喊会员l END：呼喊会员消费记录（需搭配呼喊会员使用）l HOME：呼喊会员180天内消费汇总（需搭配呼喊会员使用） l F5：输入会员卡卡号或身份证字号附录三：上线辅导作业要点为了让使用者可以顺利上线，有必要依循一定环节与办法来引导使用者，方式及环节如下1. 基本数据：系统内基本设定中银行数据建立，厂商数据联系人名片收集，商品有关资料建文献，商品小分类制定，商品组合包装（含相似及不同包装设定），收银员权限划分及会员数据。在实践上，厂商建档可以先做，再来是小分类及商品建档（在操作上厂商是可一并建文献），再来是组合商品及银行建文献（可依照使用者做或是不做），收银员权限设立则建议基本数据设立好了后来再做收银员建档跟权限设定。2. 销售作业：先行建立几笔商品做销售测试，先让收银员熟悉销售基本功能，如F2-F12，INSERT，END，PAGEDOWN，CTRL+C等功能键，也可以顺便测试周边设定。3. 销售分析：透过销售作业去理解营业管理下各种报表，例如F2折扣F3折让解决与F12折扣折让解决，此外，需注意商品一旦销售就会产生传票编号，该编号是不可删除，只能到销售数据维护中去做修改，销售资料维护仅能针对表头（如收银员，会员编号）及表尾（付款方式），已经成交金额是不能变更。4. 进货解决：请使用者提供近来进货单，然后依序输入进货商品条形码，赠品，进货总价等等，此时要注意最新进货成本与平均成本差别，进货成本系统会自动侦测告知该商品成本有异动，还要注意进货之商品应是商品主文献内商品，组合商品（管理码第7码不为0）是不能输入。此外，进货会变动进货厂商，商品成本，商品数量，而调入出则仅是变动商品数量。5. 帐款管理：进货单键入后就会有帐款解决，如果是进货直接付现，在进货单右下角打沟，就不会产生帐款管理。帐款管理需注意是压款解决，意即该单据先暂时不付，因此该单据就不列入该次帐款。一旦帐款确认后，票据也登录，票据就不能再做任何修改或是删除了。6. 会员管理：在销售作业中可以有不同方式来查询出会员，例如：C为编号，N为姓名，T为电话，E为电邮，I为身份证字号，P为备注，依照使用者惯用或是指定一种来作会员查询。在会员管理内报表，可以有效掌握会员消费动向，普通有作会员制门市，也会对于会员管理睬多多加以运用。申请人已经详阅并批准以上条款。全省分公司联系电话台北总公司TEL：[phone] FAX：[phone]分机301或303台中分公司TEL：[phone] FAX：[phone]台南分公司TEL：[phone] FAX：[phone]售后服务阐明书当您购买我司产品，自注册日起即享有下列各项专属维护服务：维护范畴1. 维护范畴仅限于合法软件及正常操作，若因WINDOWS操作系统毁损或中毒，玩电动游戏软件，操作不当等等，如须重安装软件与设定，客户必要另行付费(详附件)。2. 天灾等不可抗力之因素恕不在维护范畴。3. 免费电话征询为3个月，如需延长，请与我司另订维护合约。4. 以上维护范畴如有异动，以我司报价单或成交条件为准电话征询服务每周一至周五上班时间随时欢迎您征询，咱们将竭诚为您服务。联机维修服务我司提供客户计算机联机问题解决服务，但客户须具备调制解调器（MODEM）、远程遥控联机软件（PCANYWHERE）及电子邮件信箱。教诲训练服务我司不定期举办教诲训练课程，欢迎参加。软件安装服务免费为您安装软件系统一次，并做各项安装测试与设定，并保证软件能正常运作。升级优惠服务在您将来升级时（如单机版升级为多机版）可享有全额抵扣之优惠，只须补订价差额即可。更新版本服务首年度免费软件程序更新服务，请自行至我司网站更新。注意事项关于售后服务范畴因交易条件而有所差别，请详阅报价单或洽询我司。