高效解决问题7步法.doc

高效解决问题７步法
当我们面临一个新项目或者研究问题的时候，刚开始时令人身心疲惫，但是我们不必担心：“善于解决问题的能力通常是缜密而系统化思维的产物，通过科学的训练，任何人都能获得这种能力。有序的思维方式不会扼杀灵感和创造力，反而会帮助灵感及创造力的产生。”
　　下面介绍一种通过简单有效解决问题的“七步成诗”法。
　　１．陈述问题：有效陈述问题是解决问题的开始；
　　２．通过逻辑树对诸多纷繁复杂的问题进行分解；
　　３．使用漏斗法去掉所有非关键问题，让核心问题暴露在你的面前；
　　４．制定详细的工作计划，好计划是成功的保证；
　　５．进行关键分析，把握住核心才能让你的工作富有效率；
　　６．综合调查结果，并建构论证；
　　７．讲述来龙去脉，在文件中将数据及论证联系起来。

　　第1步：陈述问题
　　当务之急是对问题的准确了解。清晰陈述问题需要把握以下的特点：
　　１．一个主导性的问题或坚定的假设
　　２．具体，不笼统
　　３．有内容的（而非事实的罗列或一种无意义的主张）
　　４．可行动的
　　５．以决策者下一步所需的行动为重点
　　比如，我们在面临大家抱怨一个公共图书馆不能提供信息服务的问题时，通常会听到很多声音：图书馆是否应该努力改善对会员的服务？能否采取不同的图书馆管理方式进行改善？这些问题都显得太空泛和没有意义。而我们应该将注意力集中在〃图书馆有哪些改善会员服务的可能〃，比如延长时间、选择书刊、增加预算、改善编辑目录、使检索更简单等具体可行的议题上。
　　另外，我们需要考虑解决这个问题的背景，换句话来说就是站在听众的立场上思考。如：
　　１．决策者——谁是你的听众？
　　２．影响决策者的主要因素——哪些是他们关心的问题，如何解决相互冲突？
　　３．解决问题的时间——需要花费多长时间找出答案，心里需要有时间概念；
　　４．成功的标准——决策者如何判断成功的因素，他们最关心什么？
　　５．主要衡量标准——哪些是衡量成功的主要变数？
　　６．所需要的准确度

　　第2步：分解问题
　　我们通常使用逻辑树将问题进行分解，这种方式在保证问题获得完整解决的同时，可以使项目小组共同了解解决问题的框架。
　　需要特别注意的是：
　　１．将问题分解为智力上能够解决的几个部分；
　　２．所分解的问题各个方面没有重叠、没有遗漏；
　　３．突出重点，不同部分按照轻重缓急进行区分；
　　４．工作责任必须明确分配到人；
　　附：逻辑树的三种类型
　　推理逻辑树，首先定义问题，然后再将问题分成不同的部分，通过行动、主张、标准进行推理；
　　因果逻辑树，以假设为主，先给出解决问题的假设方案，然后列举原因来验证或者推翻这个假设；
　　问题逻辑树，列出关键问题并使用“是”或“否”来回答，然后按照所需要采取相应行动的逻辑顺序排列，通常在项目后期找出方案时使用。

　　第3步：淘汰非关键问题
　　进行一项较为困难的研究分析时，掌握淘汰非关键性问题是关键。使用８０／２０的思考方式，重点努力解决最重要的问题，不仅要常问“那又会怎样……”而且还要问自己忘了什么，在假设、理论、数据之间进行来回穿梭，是反复推敲过程中的第一步。比如，在图书馆中结合客户的要求“在预算范围内”，“选择更多的精装书”就成为非关键的议题。

　　第4步：制定详细的工作计划
　　有条不紊地及早规划工作计划对解决问题有很大的帮助，是保证工作在规定时间范围内完成的主要手段。一般按照问题——假设——分析工作——来源——职责／时间安排——最终结果的顺序，将问题／议题与行动、人之间相互联系。
　　工作计划要掌握以下原则：
　　１．提早——不要等待数据、关键数量、或任何其他因素
　　２．经常——随时反复仔细分析数据，修改、补充或改善工作计划
　　３．具体——具体分析，寻找具体来源
　　４．综合——同项目小组成员一起检测，尝试其他假设
　　５．里程碑——有序地工作，使用８０／２０方法按时交付

　　第5步：进行关键问题分析
　　大脑接受信息的能力是有限的，并且在处理问题时自觉不自觉地按照重要性排序因此，解决问题最有效的方式是越简单越好，要求我们尽可能选择简便的解决方式，避免复杂、间接或者推论的方法。
　　需要掌握的原则：
　　１．以假设和结果作为导向——不要拘泥于数据
　　２．经常反复进行假设和数据分析——不是兜圈子
　　３．尽可能简化分析——越简单越可靠，太复杂的线性计划有时并不可靠
　　４．评估重要性，使用８０／２０原则——开拓视野，但是要分清主次
　　５．从专家那里获取数据，对新数据采取灵活的态度——保持权威和新鲜
　　６．项目小组共同参与——矫正你的偏颇
　　７．要面对困难，勇于创新——寻找突破性的观点
　　８．养成随时记录的习惯——好记忆不如烂笔头

　　第6步：综合结果，构建论证
　　我们通常采用以下三种方式：
　　１．使用情况——复杂性——解决方案，即陈述情况，将困难之处详细列出并说明复杂性和难度，最后列出可能的解决途径；

　　第7步：结论／结果：讲述来龙去脉，在文件中将数据及论证联系起来
　　准备故事图解，画出你所持论点的完整结构，以每张图表上方的信息文字串联成一个合乎逻辑又具有说服力的故事。
　　通过上述的七个步骤就可以基本达到我们的目标；如果有问题，我们再次循环反复，沉淀一周后开始，往往有意想不到的收获。
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一 月
二 月
三 月
产品名称
数量
金额
利润
产品名称
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金额
利润
产品名称
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合 计

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四 月
五 月
六 月
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利润

合 计

合 计

合 计

下午13：00—17：00
B．实行不定时工作制的员工，在保证完成甲方工作任务情况下，经公司同意,可自行安排工作和休息时间。
3．1．2打卡制度
3.1.2.1公司实行上、下班指纹录入打卡制度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。
3.1.2.2打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。
3.1.2.3打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；
3.1.2.4因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。
3.1.2.5手工考勤制度
3.1.2.6手工考勤制申请：由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。
3.1.2.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员(文员)或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。
3.1.2.8参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。
3.1.2.9 外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;
3.2加班管理
3.2.1定义
加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。
A．现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。
B．因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。对主管(含)以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。
3.2.2.2员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填《加班申请表》。《加班申请表》经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。《加班申请表》必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。
3.2.2.3员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。
3.2.2.4原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。
3.2.2.5加班工资的补偿：员工在排班休息日的加班，可以以倒休形式安排补休。原则上，员工加班以倒休形式补休的，公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。加班可按1：1的比例冲抵病、事假。
3.2.3加班的申请、审批、确认流程
3.2.3.1《加班申请表》在各部门文员处领取，加班统计周期为上月26日至本月25日。
3.2.3.2员工加班也要按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认。各部门的考勤员(文员)负责《加班申请表》的保管及加班申报。员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》加班前到部门考勤员(文员)处领取《加班申请表》，《加班申请表》经项目管理中心或部门经理同意，主管副总审核，总经理签字批准后有效。填写并履行完审批手续后交由部门考勤员(文员)保管。
3.2.3.3部门考勤员（文员）负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部，逾期未交的加班记录公司不予承认。

下午13：00—17：00
度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。
3.1.2.2打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。
3.1.2.3打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；
3.1.2.4因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。
3.1.2.5手工考勤制度
3.1.2.6手工考勤制申请：由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。
3.1.2.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员(文员)或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。
3.1.2.8参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。
3.1.2.9 外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;
3.2加班管理
3.2.1定义
加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。
A．现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。
B．因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。对主管(含)以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。
3.2.2.2员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填《加班申请表》。《加班申请表》经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。《加班申请表》必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。
3.2.2.3员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。
3.2.2.4原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。
3.2.2.5加班工资的补偿：员工在排班休息日的加班，可以以倒休形式安排补休。原则上，员工加班以倒休形式补休的，公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。加班可按1：1的比例冲抵病、事假。
3.2.3加班的申请、审批、确认流程
3.2.3.1《加班申请表》在各部门文员处领取，加班统计周期为上月26日至本月25日。
3.2.3.2员工加班也要按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认。各部门的考勤员(文员)负责《加班申请表》的保管及加班申报。员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》加班前到部门考勤员(文员)处领取《加班申请表》，《加班申请表》经项目管理中心或部门经理同意，主管副总审核，总经理签字批准后有效。填写并履行完审批手续后交由部门考勤员(文员)保管。
3.2.3.3部门考勤员（文员）负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部，逾期未交的加班记录公司不予承认。