用信息化手段固化企业作业流程思念.docx

用信息化手段固化企业步骤、提升管理效率

个人介绍

郑州思念 OA管理员：魏鸿,11月，进入郑州思念信息中心，负责OA、网站等系统管理工作。在近五年通达OA管理工作中，已熟练掌握各模块应用并能分析处理各类问题，了解数据库中表结构，能够经过数据库管理工具处理相关问题。能够应用Html语言、CSS样式、Javascrip脚本设计工作步骤，现在为思念企业生产、营销、财务、研发等系统设计工作步骤有120多个。

企业介绍
成立时间：一九九七年六月，企业人数：15000人以上，年销售额：36亿。
企业介绍：郑州思念食品股份是中国最大专业速冻食品生产企业之一，成立于1997年。企业下属单位：杜康控股、翰海置业、中豪置业、思念置业等多家下属单位集团企业。食品企业在郑州市金水区和惠济区有两个工业园，累计占地近1000亩，拥有职员一万五千多人，年生产能力超出50万吨。企业产品涵盖速冻汤圆、速冻水饺、速冻面点、速冻休闲食品、速冻西点、速冻调理制品等六大系列、300多个花色品种，关键产品在中国市场拥有率达20%以上。8月18日，思念股份企业在新加坡交易所主板成功挂牌上市。
思念企业品牌影响力、生产能力、销售总量均位居全国同行业前列。现在企业在郑州、四川、湖州、广州等地建有生产基地，拥有几十条现代化速冻及常温生产线，几万吨低温冷库和遍布全国销售网络。思念企业前后被河南省政府确定为“河南省农业产业化优异龙头企业”、“河南省百户关键工业企业”；被国家农业部、发改委等八部委评定为“全国农业产业化优异龙头企业”及“农业产业化国家关键龙头企业”；思念企业被国家信息化评测中心评为“中国企业信息化500强”；思念企业连续多年被中国食品工业协会、物流专业委员评为“中国食品物流50强”及“全国食品物流定点企业”。思念企业已经过ISO9001:国际质量管理体系认证、ISO2食品安全管理体系认证并取得HACCP认证；企业拥有国家CNAS认可检测试验室、国家级企业技术中心和省级工程技术中心；“思念”牌汤圆、水饺还双双荣获“中国名牌产品”； 10月，思念食品携手奥运，成为“北京奥运会速冻包馅食品独家供给商”，是速冻食品行业中唯一一家。
OA选型过程：
，伴随速冻产品被中国消费者广为接收，思念企业步入了高速发展阶段，前后几年间（—）销售额年年实现翻倍。然而在高增加背后，是企业传统办公效率严重滞后，关键表现在以下多个方面：
1、内部沟通手段滞后，仅依靠当初有限多个无偿邮箱进行内部信息沟通，同时为了让职员使用上外部邮箱，还要给每个职员开通外网权限，占用了当初昂贵互联网带宽资源，同时众多职员上网行为也带来了一系列管理难题。
2、多种公告通知、文件全部依靠发纸质文件去发放传输，可追溯性、共享性极差。
3、多种内部公文审批步骤也需要用纸质文稿流转，因为众多步骤审批人员常常出差，造成一个一般公文审批少则一周、多则达半个多月审批时间。
鉴于上述情况，企业领导决定经过信息化手段提升企业整体办公环境和工作效率，信息中心为此查阅了大量相关案例，参观了部分先期使用OA部分企业。经过近3个月考察，对当初中国OA软件应用情况有了一定认识。
前中国OA软件关键是部分基于lotus domino软件开发办公系统，OA用户日常维护量很大，同时对OA管理员素质要求很高。我们无意中看到BBS上有些人推荐通达企业OA软件，当初抱着试试看心态下载一个安装到服务器上。经过信息中心内部2个月试用后，我们向企业领导进行了汇报演示，取得了企业高层一致支持。在8月，通达OA办公系统在郑州思念食品企业正式上线，揭开了思念企业信息化建设新篇章。
现在通达OA使用情况：
从OA上线至今间，OA版本已经从最初升级到现在。伴随企业发展，OA用户也从最初一百人左右，扩展到现在三千多个用户，日常在线人员700余人。使用范围涵盖总企业、营销中心10个大区和四川、湖州、广州等众多外建分厂。现在所用到功效关键有：邮件、工作流、公告通知、新闻管理、以后开发“思念报”、日程安排、会议申请、车辆申请、公共文件柜、项目管理等功效。
通达OA功效和实际应用举例：

1、工作流：实现了全国各地无处不在办公，销售单位及外建厂跟总部之间签批工作全依靠工作流，平均天天需要经过工作流来办理事项有300多个（见上图）。
2、菜单灵活定义功效，支持挂接外部系统，我们经过此功效，增加了“IT综合服务平台”，和OA无缝接合，报修人在填写完成故障描述提交后，OA系统自动发送短信到相关人员手机上，大大提供了故障受理效率。同时在该平台上，报修人还能够对维修人员服务进行满意度打分，便于上级对下属工作态度监管。报修界面见下图：

信息公布

公告通知：在公告通知中，我们分“营销中心”和“总企业”两个系统分别进行公告，销售管理部用户在公布公告时，公布范围选择营销中心用户，如上图。
新闻管理：我们将新闻管理更名为项目公告板，在中，能够经过“系统代码设置”自由添加下级分类，这一点刚好满足了我们企业需求，我们依据本身需求分别添加了扫盲战报、美食总动员、销售战报、分销商、NC和BI、ISO9000，以下图：

我们创建了“新闻管理”角色，给不一样项目责任人分别添加新闻管理权限，含有管理权限用户只能编辑自己添加新闻。
工作流
OA工作流模块在思念企业全方面推行，现在工作流系统已经深入应用到思念企业生产、营销、财务、研发、采购、人资行政等各个步骤，方便了思念各地分企业办事处、外建厂和总部之间相互沟通协调工作，提升了工作效率，促进了企业各管理制度高效、规范运行。工作流已成为思念企业日常工作中不可缺乏信息化应用。下图为我们企业步骤分类，现在所用工作流有120多个，下面介绍一下协议审批步骤应用。

采购类制式协议审批步骤
1、步骤功效：协议从原来领导在纸质版协议上签字，转成工作流审批，节省时间、提升工作效率、方便总部领导对外建厂协议管理。
2、步骤流转说明：提议人选择协议类型，经过价审或招标及各级领导审核同意后，转至行政部盖章。
3、使用范围：总企业采购部及外建厂采购部
4、表单：

协议内容较长，这里我经过CSS样式，使协议内容只在高600px宽760px区域范围内显示，样式内容以下：
.kuang { font-size: 12px; color: #333333; float: left; height: 600px; width: 760px; overflow: hidden; clear: left; position: fixed; overflow: auto;padding: 10px; align:center;}
在采购类制式协议中共有6类，以下图：

步骤图：

步骤图说明：
（1）3和7步骤能够回退到之前步骤；
（2）协议金额在10万以下副总审批后转交行政部盖章；
（3）协议金额在10万以上转交总经理审批后，行政部盖章；
知识管理
在知识管理模块中，思念用最多是“公共文件柜”，分门别类创建文件夹，很方便视文件类型设置相关权限，既方便了用户随时随地查看文件，也方便了企业对文件管理。很多部门也建立了自己部门级文件柜，经过对访问、下载、删除等权限控制，对文件柜中内容进行了安全有效管理。文件目录以下图：

其它功效模块
1、日程安排：为方便领导便捷了解部门职员日工作内容，我们用日程安排模块写每日工作内容及次日工作计划（以下图）。为避免职员修改写好日志，日程安排中原有修改功效已取消。

2、项目管理：为了对各个部门众多项目管理提供信息化手段，我们启用了OA中项目管理模块，对项目具体事务以步骤进行统计，方便了领导对项目情况审查、监督。

3、电子版企业报：以前思念报只有报纸版，底，通达工程师帮助开发了思念报模块，以后思念企业在OA系统上有了电子版思念报，既方便了职员阅读搞件，又提升了投稿主动性，匿名评论功效更是激发了职员针对一些文章主动交流，下图为思念报在桌面上显示截图：

4、投票管理：表现了公平公正，实现了民主。

产生效益
自以来8年间，思念食品信息化建设一直在高速发展，期间关键业务软件如ERP系统，因为软件技术、发展应用等原因前后3次更换了软件厂商。唯独通达OA系统一直在思念企业使用至今，在信息中心内部被称为最“长寿系统”。OA用户也从早期100余人发展到现在3000余人，日平均在线人数700余人。促进思念人多年来对通达OA不离不弃原因，不仅仅在于其便捷维护性，更多在于其为企业发明综合效益：
1、工作流大量应用（120余个），大大提升了企业审批效率。据行政部门不完全统计，一个审批步骤比传统纸质审批步骤提升近86%；
2、OA系统上线，方便了内部文档沟通，取消了大量为上外部邮箱而开通外网权限，降低了职员不良上网行为对工作次序影响，同时也提升了网管管理效率；
3、我们除了在OA上创办了多种工作进度公告栏、认证公告栏、排行榜外。还在通达工程师配合下，开发了IT报修平台、知识库等信息采集平台。
总而言之，以来思念人对通达OA深入应用，多个信息化手段在OA系统上完美展现，使通达OA在思念企业内部被认定为“用信息化手段固化企业步骤、提升管理效率”标兵。