南天档案计算机管理信息系统说明书样本样本.doc

第一章 系统概述一 系统概述档案是人类实践活动原始记录，是丰富信息资源。随着人类实践活动发展，档案作为集服务性、政治机要性和科学性为一体一门学科，在当今起着越来越重要作用。随着科学技术和社会经济发展，计算机管理系统作为一种当代化管理工具被广泛应用于生产和管理各个部门。而档案老式手工操作管理已经严重阻碍了档案工作进一步发展，使用计算机管理系统已经是档案管理发展必然趋势。咱们通过与档案工作人员广泛配合，对档案工作进行了长期进一步理解和详细分析后，通过不断摸索和完善，开发出综合档案管理“南天档案计算机管理信息系统”。它运用科学思想、组织、办法和手段，对档案工作进行了有效地管理，大大地提高了档案工作效率和质量。“南天档案计算机管理信息系统”按照国家档案著录规则、文书档案案卷格式、科学技术档案案卷构成普通规定、归档文献整顿规则、计算机软件开发规范、计算机软件产品开发文献编制指南等技术规范和原则进行开发。符合档案管理规定，合用于各大、中、小型档案馆、各行业综合档案科（室）。二系统特点 1. 全中文界面设计，界面和谐，操作简朴，易学易用；2. 数据保密性和安全性高；3. 数据著录和收集效率高；4. 主题词和分类码内容丰富，计算机自动辅助标引；5. 文献自动归档，实现文档一体化；6. 自动生成符合国标各种目录表格；7. 自定义报表生成器，自定义界面；8. 支持模糊查询、多级查询；查询以便迅速；9. 良好扩展性、可升级性和数据可移植性；10. 跟踪最新档案发展变化，适时进行改进提高，适应新规定。三系统功能南天档案计算机管理信息系统共有八大模块，分别是：收发文、数据整顿、检索查询、借阅运用、档案编目、记录报表、数据管理、系统维护。1. 收发文模块实现寻常收发文登记入库。在登记入库完毕后，可对已登记入库文献进行查询、修改；对文献进行整顿、归档后可以迁移到档案库，实现文档一体化；以及对不需归档文献进行销毁解决并能打印出相相应表格。2. 数据整顿模块实现文献材料通过整顿、归档后形成档案进行著录工作，著录中可以关联档案原文，原文类型可以是图片文献、WPS文献、WORD文献、AVI文献、MP3文献等等。在著录过程中系统提供逻辑错误提示，如档号不能重号、件号不能浮现0、小数、负数及英文字母等。在著录完毕后，可对已著录档案进行修改。使系统自动标引主题词和分类号，减轻著录人员工作量。对到期档案进行销毁解决，对档案保管期限和密级进行降级解决。3. 检索查询模块实现对已著录档案进行迅速查询，支持模糊查询和二级查询，即不必要懂得被查数据完整信息，只需要懂得某些信息即可，还可以在上一次查询成果中再查询，缩小查询范畴，得到更精准成果。4. 借阅运用模块是档案馆对外窗口，实现运用人资料、手续、运用状况管理。可进行运用业务办理，涉及借阅、归还、续借、催还、调卷，对运用状况进行查询、记录等。5. 档案编目模块实现对各种档案信息（案卷级、文献级）编制各种目录并以各种格式打印输出。目录形式为：案卷目录、卷内目录、归档文献目录，备考表等。依照顾客运用需要，提供专业模板文献，辅助顾客撰写编研材料。提供报表生成器，依照顾客需求自定义设计新报表。6. 记录报表模块实现对已著录档案信息、全宗信息按不同条件进行记录，并打印输出有关记录报表。7. 数据管理模块实现数据备份、恢复以及数据批量导入、导出，进行档案移送、接受管理等功能。8. 系统维护模块实现对系统辅助字典进行初始化、建立登录和操作日记，添加、删除、修改顾客，设立顾客权限。还可按顾客习惯设定操作界面。四系统运营环境：软件环境：在 Windows9x及Windows 、WindowsXP、WindowsNT等环境下运营。硬件环境： 1计算机： Pentium II 233MHzCPU或更高； 32MB内存或更高； 200MB硬盘空间或更高； 光驱； VGA彩显； 建议显示辨别率设为800X600或1024X768；2软件加密狗；3外设（如打印机、扫描仪等）。第二章 系统安装一硬件安装在计算机关闭状态下，将本系统软件加密狗插到计算机并行口上。如果需要连接打印机，再将打印机数据电缆并口端插到加密狗上即可。若需要安装其她外设，请做相应硬件连接。（详细操作请参见附录-1）启动计算机做相应外设软件安装及设立。二 软件安装将本系统软件光盘放入你计算机光驱中，光驱将会自动运营安装程序（若你光驱不支持自动运营，则运营光盘根目录中Setup.exe文献），浮现下面安装界面：点击【下一步】按钮，浮现界面：选取【我批准该允许合同条款】，然后点击【下一步】按钮，浮现界面：设立名称和公司后，点击【下一步】按钮，浮现界面：在此界面中，让你选取系统安装途径，普通可以使用缺省安装途径（c:nantianarchives）即可，不必修改。如果要修改话，可点击界面上【更改】按钮，来进行安装途径更改。安装途径选取好后，点击【下一步】按钮，浮现界面：选取在开始菜单中快捷方式名称和位置，然后点击【下一步】按钮，浮现界面：查看安装信息，如果需要更改，可点击【上一步】按钮，返回上一界面进行修改，如果不需要更改，则点击【下一步】按钮，开始安装系统：并显示：如果要建立桌面快捷方式，则直接点击【下一步】按钮；如果不建立桌面快捷方式，则点击方框中勾，将勾去掉，使其变为状态，再点击【下一步】按钮，浮现界面：点击【完毕】按钮，系统完毕安装并自动退出，返回到桌面，至此软件安装过程完毕，请取出光盘。第三章 系统启动在Windows系统【开始】菜单中选取：程序-南天档案管理系统-南天档案，即可启动本系统，如果在桌面上建立了快捷方式话，直接运营桌面快捷方式，即可启动本系统。一. 系统登录为了保证数据安全性，每次在进入系统此前顾客需提供顾客名及密码，如果顾客名或密码不对的则不容许进入系统（密码最小长度为8个字符（4个中文），最大长度为16个字符（8个中文）。登录主界面如下：在初次使用本系统时，系统默认顾客名和密码如下：顾客名： 管理员密 码： 12345678顾客可以在系统维护中【顾客管理】模块中对默认值进行修改。如果你要对顾客名或密码进行修改，请你一定要记住修改后顾客名和密码。进入系统后，整个应用主界面如下：此界面是本系统主界面，只要点击相应模块图片即可进入相相应模块操作菜单，点击菜单就可进入有关操作界面。二使用商定为了能迅速、以便地使用好本系统，理解如下系统使用商定将有很大协助。1. 本系统中所有功能都是针对主界面中每个功能模块来进行阐明，点击模块图片，即可进入相应模块菜单。2. 如果是第一次使用本系统，必要在【系统维护】模块中【辅助字典】中做如下初始化工作： 设立单位名称 设立本单位全宗信息 设立类别（问题/机构）以上信息为必要维护项目，其她信息可以依照详细使用状况进行选取性维护。3. 在进行文献登记或档案著录时，蓝色字数据项为必要输入数据项，即一定要有数据输入；黑色字数据项可依照详细状况进行输入。4.著录时按回车键可以使光标跳到下一种数据项，实现和Tab键相似功能，当光标跳到最后一种数据项时，再按回车键，数据自动保存。5. 在档案著录时,文献字号格式必要按如下格式输入，否则在后来表格打印时不规范。格式如：云办发()第1号 或 云办发()1号云办发第1号 或 云办发1号其中：()是半角状态下小括号，即在输入英文状态下形式。是六角方括号，注意不是。6. 在档案著录时,档号会自动生成，不需要手工进行输入。 7. 原文管理原文管理重要功能是关联档案原文，存入数据库，并对档案原文进行管理。原文类型可以是图片文献、WPS文献、WORD文献、AVI文献等等，在配有扫描仪计算机上，也可以直接对文献进行扫描。原文管理界面如下：操作阐明如下： 增长：若要增长一种文献，点击该按钮后打开如下界面：在该对话框中选中你要增长文献，然后点击【打开】按钮即可增长一种文献。 扫描：在配有扫描仪计算机上对文献原文进行扫描。 左移：变化所选中文献顺序，把所选中文献左移一种位置。 右移：变化所选中文献顺序，把所选中文献右移一种位置 删除：删除所选中文献 改名：对所选中文献进行改名。选中要改名文献，点击【改名】按钮后，选中文献下方文字将会变成可编辑状态，这时可输入新文献名。 保存：保存对原文所进行操作（增长、删除、改名等）。并将原文存入数据库。 打开：打开文献，查看文献原文信息。选中要打开文献，点击【打开】按钮，或者直接用鼠标双击要打开文献，都可以打开文献。如果选中文献有默认打开方式，则系统以默认方式打开文献，如果选中文献没有默认打开方式，则系统提示选取打开该文献应用程序，如下：在该对话框中选中要用来打开所选文献应用程序，然后点击【打开】按钮即可打开文献。 属性：打开并查看所选文献属性窗口。 协助：打开原文管理协助信息。 返回：关闭原文管理窗口。 单击鼠标右键，可以打开原文管理快捷菜单，快捷菜单中具有以上所有按钮操作。8. 所有查询条件之间关系是“与”（并且）关系。查询成果应满足你设定条件范畴。9. 系统中所有查询都支持模糊查询和二级查询。不需要懂得被查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查询题名里具有“任免”文献，只需在查询窗口中题名处输入“任免”两个字，或者在查询窗口中题名首字母处输入“RM”，（中文任免声母组合）就可以把题名中所有具有“任免”文献查找出来。如果查询时在查询窗口中题名处输入“任免 告知”，或在题名首字母处输入“RMTZ”,（中文任免和告知声母组合）则查询出具有“任免”和“告知”文献，“任免”和“告知”不分先后顺序。10. 本系统出厂前通过了严格杀毒检查，但为了防止顾客使用其她软件时带来其她病毒，建议顾客在所使用计算机上安装通过公安部承认杀毒软件，如瑞星、金山毒霸、诺顿等杀毒软件。11. 协助系统在使用系统过程中，点击【协助】按钮，或者按下键盘上F1键，可以打开协助信息。协助信息对使用系统做了详细简介。第四章 收发文收发文模块实现了收、发文登记，文献查询、修改、归档、销毁等寻常文献管理工作计算机化。一 收文登记收文登记重要完毕收文信息录入。是本单位收到从上级机关及其她单位发送来文献登记工作。文献录入是计算机管理文献开始，是必要途径，是计算机辅助文献管理基本。收文登记主界面如下：登记时蓝色字数据项是必要输入项。操作阐明如下：1. 如果当前录入文献有原文，可点击【原文】按钮，进入该份文献原文管理界面，进行文献原文管理。（参看【使用商定】中原文管理某些）2. 每次录入完一条记录项后，点击【保存】按钮，保存输入数据。3. 每次录入完一条记录项后，点击【办理】标签或【解决单】标签按钮，可转到文献办理状况或文献解决单状况，然后进行打印操作。4. 点击【批量打印解决单】按钮，可以调出已保存文献进行打印解决单操作，并可同步打印多份文献解决单。如下述： 查询：在左边设立查询条件，不必要懂得要查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如查询文献标题里具有“任免”文献，只需在查询窗口中文献标题处输入“任免”两个字，就可以把文献标题中所有具有“任免”文献查找出来。点击【高档】按钮，可以打开高档查询条件设立窗口，进行更精准查询。 点击要打印解决单文献，使其被选中，如果要选取各种文献，可按住Ctrl键然后选取各种文献；如果要选取持续各种文献，可按住Shift键，先选取起始文献，再选取结束文献，这样中间文献将被所有选中。点击【全选】按钮，可选中所有文献，点击【不选】按钮，可清除选中文献。 点击【解决单】按钮，可转到文献解决单状况，然后进行打印操作。5. 点击【协助】按钮，或按下键盘上F1按钮，打开收文登记协助信息。6. 返回：关闭收文登记窗口。二 发文登记发文登记重要完毕发文信息录入。是按国家和关于单位规定对本单位向外发出文献条目登记工作。发文登记主界面如下：登记时蓝色字数据项是必要输入项。操作阐明如下：1. 如果当前录入文献有原文，可点击【原文】按钮，进入该份文献原文管理界面，进行文献原文管理。（参看【使用商定】中原文管理某些）2. 每次录入一条完整记录后，点击【保存】按钮，保存输入数据。3. 点击【协助】按钮，或按下键盘上F1按钮，打开发文登记协助信息。4. 返回：关闭发文登记窗口。三 文献查询将已录入文献信息迅速查询出来。主界面如下：操作阐明如下：1. 查询：在左边设立查询条件，不必要懂得要查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查询文献标题里具有“任免”文献，只需在查询窗口中文献标题处输入“任免”两个字，就可以把文献标题中所有具有“任免”文献查找出来。点击【高档】按钮，可以打开高档查询条件设立窗口，进行更精准查询。2. 原文：如果已录入文献有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份文献原文管理界面，进行文献原文查询。（参看【使用商定】中原文管理某些）3. 后退：查看上一条数据，数据往后翻。4. 迈进：查看下一条数据，数据往前翻。5. 卡片：进入数据卡片浏览界面，同步只能看到一条文献数据记录。如下图：6. 转存：将当前所选中文献记录另存为其她形式文献，如Excel、Txt等。7. 定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条文献记录。如下图：在该界面中输入你要定位到行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看文献记录。8. 网格：进入数据网格浏览界面，同步可以看到多条文献数据。在该界面下不能对数据进行修改。9. 排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设立窗口，如下图：在该窗口中可以设立是按哪个数据项来排序，你只要在左边【可选取字段】中双击你想要用来排序字段，或者拖拽你想要用来排序字段到右边【排序字段】中。可以选取各种排序字段。排序字段顺序可以通过上下拖拽右边【排序字段】中字段来完毕。在右边【排序字段】中，如果选中了排序字段背面升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。10.打印：把查询成果打印出来。如下图：11. 协助：打开文献查询协助信息。12. 返回：关闭文献查询窗口。四 文献修改重要对已录入文献进行恰当修改，保证文献信息精确性。主界面如下：对已录入文献信息进行修改，必要先把要修改文献信息查询出来，然后才干进行修改。操作阐明如下：1. 查询：在左边设立查询条件，不需要懂得要查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如要查询文献标题里具有“任免”文献，只需在查询窗口中文献标题处输入“任免”两个字，就可以把文献标题中所有具有“任免”文献查找出来。点击【高档】按钮，可以打开高档查询条件设立窗口，进行更精准查询。2. 原文：如果已录入文献信息有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份文献原文管理界面，进行文献原文修改。（参看【使用商定】中原文管理某些）3. 后退：查看上一条数据，数据往后翻。4. 迈进：查看下一条数据，数据往前翻。5. 定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条文献记录。如下图：6. 排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设立窗口，如下图：在该窗口中可以设立是按哪个数据项来排序，你只要在左边【可选取字段】中双击你想要用来排序字段，或者拖拽你想要用来排序字段到右边【排序字段】中。可以选取各种排序字段。排序字段顺序可以通过上下拖拽右边【排序字段】中字段来完毕。在右边【排序字段】中，如果选中了排序字段背面升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。7. 修改：当查询出文献信息后，先选中要修改文献信息，再点击【修改】按钮，可以打开文献修改窗口，在此窗口中对文献信息进行修改后，点击【保存】即可保存修改后信息。8. 批量修改：当查询出文献信息后，点击【批量修改】按钮，打开如下界面：先选取著录项目，然后在查找内容中输入修改前内容，在替代为中输入修改后内容，点击【查找下一种】按钮，查询出数据后，点击【替代】按钮，可替代当前记录；或者点击【所有替代】按钮，进行所有替代操作。9. 协助：打开文献修改协助信息。10返回：关闭文献修改窗口。五 文献归档文献归档重要用于已录入收、发文登记信息后，归档按收文和发文年份、问题（机构）、保管期限，对文献自动分类，整顿构成档案，并依照需要任意调节件号，自动产生相应归档文献目录。如果归档错误，可以先撤除错误归档，修改后重新归档。（注意：新规则取消案卷、卷内两级目录）主界面如下：操作阐明如下：1. 文献归档查询：在对文献进行归档前，先要查找到你要归档文献，然后才干对它进行归档。输入查询条件，如果不输入文献题名和文献字号，则查询出这一年、这个问题（机构）所有记录。如下：点击要归档文献，使其被选中，如果要选取各种文献，可按住Ctrl键然后选取各种文献；如果要选取持续各种文献，可按住Shift键，先选取起始文献，再选取结束文献，这样中间文献将被所有选中。点击【全选】按钮，可选中所有文献，点击【不选】按钮，可清除选中文献。归档：选取好要归档文献后，设立归档文献保管期限和件号，如下：然后点击【归档】按钮，即可进行归档操作。2. 归档文献调节件号调节：如果归档时件号设立错误，可用此功能修改件号，界面如下：依照全宗、年代、问题（机构）、保管期限进行已归档文献查询。查询到成果后，选中查询到文献，即可修改其件号，修改完毕后，点击【保存】按钮进行保存。撤除归档：如果归档错误，可用此功能撤除错误归档，然后再重新进行对的归档。界面如下：依照全宗、年代、问题（机构）、保管期限进行已归档文献查询。查询到成果后，选中查询到文献，点击【撤除】按钮，即可撤除归档。然后可对文献重新进行对的归档。3. 归档文献编目归档文献目录：将归档后文献信息编制目录并可以打印输出。界面如下：点击【编目】按钮，即可看到所选数据编目后表格。点击【设立】按钮，对表格中表头和页脚中显示数据进行设立。点击【页面】按钮，对表格边框、打印纸、缩放比例、打印方向等进行设立。点击【打印】按钮，表格设立好后，可以打印编好目录表格，如果没有查询到要编目数据，则打印一张空表。打印时如果要编目数据没有填满一张纸，系统会自动在表格背面补空行，填满一张纸。归档文献目录封面：生成一份归档文献目录封面。界面如下：依照全宗、年代、问题（机构）、保管期限进行编目，点击【编目】，即可看到所选数据编目好表格。点击【打印】，即可打印归档文献目录封面。4. 文献迁移到档案库将收、发文整顿归档文献迁移到档案库，实现文档一体化。界面如下：点击【查询】按钮，会将已归档但尚未传播到档案库归档文献查询出来，点击要迁移归档文献，使其被选中，如果要选取各种归档文献，可按住Ctrl键然后选取各种归档文献；如果要选取持续各种归档文献，可按住Shift键，先选取起始归档文献，再选取结束归档文献，这样中间归档文献将被所有选中。再点击【迁移】按钮，即可将归档文献迁移到档案库。六 文献销毁重要用于对已经登记过但不参加归档收文、发文做销毁操作，以便形成销毁文献目录。主界面如下：操作阐明如下：1. 文献销毁：对已经登记过但不参加归档收文、发文做销毁操作。先设定相应查询条件，再点击【查询】按钮，查询出要销毁文献。点击要销毁文献，使其被选中，如果要选取各种文献，可按住Ctrl键然后选取各种文献；如果要选取持续各种文献，可按住Shift键，先选取起始文献，再选取结束文献，这样中间文献将被所有选中。再点击【销毁】按钮，即可销毁文献。（注意：执行此操作并没有把文献信息从数据库中删除，只在数据库中做销毁标记，还可恢复）2. 撤除销毁：如果执行了错误销毁操作，可运用此功能将被销毁文献恢复。界面如下：先设定相应查询条件，再点击【查询】按钮，查询出要恢复销毁文献。点击要恢复销毁文献，使其被选中，如果要选取各种文献，可按住Ctrl键然后选取各种文献；如果要选取持续各种文献，可按住Shift键，先选取起始文献，再选取结束文献，这样中间文献将被所有选中。点击【恢复】按钮，即可使其恢复为没有销毁文献，又可以参加文献归档。点击【删除】按钮，把通过销毁文献从数据库中彻底删除，后来将不能进行恢复（注意：此操作要慎用，一旦做了此操作，经此操作删除销毁文献目录也将不复存在）。3.销毁文献目录：将销毁后文献信息编制目录并可以打印输出。界面如下：点击【查询】按钮，打开如下界面：设立查询条件后点击【查询】按钮，可看到条件范畴内编目好销毁文献信息。点击【打印】按钮，表格设立好后，可以打印编好目录表格，如果没有查询到要编目数据，则打印一张空表。打印时如果要编目数据没有填满一张纸，系统会自动在表格背面补空行，填满一张纸。第五章 数据整顿数据整顿模块实现了档案著录、修改、鉴定销毁以及设立自动标引等管理工作计算机化。下面分别简介每个功能：一 档案著录档案著录重要完毕各种档案信息录入。是后来档案查询运用、借阅、记录基本。档案著录主界面如下：在上一界面中可以选取要著录档案类型，有文书档案、科技档案、照片档案、会计档案、实物档案几种。下面以文书档案著录为例，其她操作类似。点击【文书档案】按钮，打开如下界面：在该界面中可以著录文书档案数据，著录时分为著录案卷级、著录文献级和新规则进行著录。如上图，是著录案卷级例子。著录时蓝色字数据项是必要输入项。在著录时档号是自动生成，不需要进行手工输入。如果选中了后台自动标引复选框，则在输入完题名后，系统将自动在后台标引文献主题词和分类码。操作阐明如下：1 在著录新规则档案时，选中【文书档案（新规则）】前复选框。2 在著录老原则档案时，不选中【文书档案（新规则）】前复选框；著录案卷级档案时，选中【著录案卷级】前复选框，著录文献级档案时，选中【著录文献级】前复选框。3 如果当前录入档案记录有原文，可点击【原文】按钮，进入该份档案原文管理界面，进行档案原文管理。（参看【使用商定】中原文管理某些）4. 在每次录入完一条完整记录后，点击【保存】按钮，保存输入数据。5. 点击【协助】按钮，或按下键盘上F1按钮，打开档案著录协助信息。6. 返回：关闭档案著录窗口。二 档案修改档案修改是对著录进数据库错误档案数据进行修改，涉及对档案条目数据修改、删除档案数据、档案数据原文管理。档案修改主界面如下：在上一界面中可以选取要修改档案类型，有文书档案、科技档案、照片档案、会计档案、实物档案几种。下面以文书档案修改为例，其她操作类似。点击【文书档案】按钮，打开如下界面：操作阐明如下：1. 查询：在左边设立查询条件，不需要懂得要查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如你要查询题名中具有“任免”文献，只需在查询窗口中题名处输入“任免”两个字，就可以把题名中所有含 “任免”文献查找出来。点击【高档】按钮，可以打开高档查询条件设立窗口，进行更精准查询。2. 原文：如果已录入档案信息有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份档案原文管理界面，进行档案原文修改。（参看【使用商定】中原文管理某些）3. 后退：查看上一条数据。数据往后翻。4. 迈进：查看下一条数据。数据往前翻。5. 定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条档案记录。如下图：在该界面中输入你要定位到行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看档案记录。6. 排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设立窗口，如下图：在该窗口中可以设立是按哪个数据项来排序，你只要在左边【可选取字段】中双击你想要用来排序字段，或者拖拽你想要用来排序字段到右边【排序字段】中。可以选取各种排序字段。排序字段顺序可以通过上下拖拽右边【排序字段】中字段来完毕。在右边【排序字段】中，如果选中了排序字段背面升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。7. 修改：当查询出档案信息后，先选中要修改档案信息，再点击【修改】按钮，可以打开档案修改窗口，在此窗口中对档案信息进行修改后，点击【保存】即可保存修改后信息。8. 批量修改：当查询出文献信息后，点击【批量修改】按钮，打开如下界面：先选取著录项目，然后在查找内容中输入修改前内容，在替代为中输入修改后内容，点击【查找下一种】按钮，查询出数据后，点击【替代】按钮，可替代当前记录；或者点击【所有替代】按钮，进行所有替代操作。9. 全宗修改：在点击查询后并输入查询条件查询出所要修改全宗号点击修改全宗并输入新全宗号拟定即可。10. 件号调节：点击查询并输入你所要修改档案条件查询出所需要档案后就可以任意调节各件档案位置以及她们件号。11. 保管期限修改：点击查询后输入要修改档案条件查询出所要修改保管期限后点击修改保管期限并输入新保管期限拟定即可。12. 协助：打开档案修改协助信息。13. 返回：关闭档案修改窗口。三 自动标引自动标引是让系统自动标引出主题词和分类号，目是为了减轻著录工作人员工作。自动标引主界面如下：操作阐明如下：1. 查询：在对文献进行标引前，先要查找到你要标引文献记录，然后才干对文献进行自动标引。输入查询条件界面如下：在该查询条件输入界面中，有三种查询方式可供选取：简朴查询、高档查询和自定义查询。选取其中一种查询方式后，输入你要查询条件，然后点击【查询】按钮，即可查到你所要档案记录。在查询时如果选取了【在成果中查询】复选框，那么这次查询就是在上一次查询成果继续查询，缩小查询成果。2. 后退：查看上一条数据。数据往后翻。3. 迈进：查看下一条数据。数据往前翻。4. 全选：所有选中查询到数据，即对所有查询到数据进行标引。 5. 不选：清除你选中数据选中标记，使它成为没有选中状态。如果你要选中某条记录，那么点击该条记录前【选中】复选框，浮现为选中状态，浮现为不选中状态。在标引时，系统只对选中记录数据进行自动标引。6. 定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条档案记录。如：在该界面中输入你要定位到行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看档案记录。7. 标引：系统对选中档案记录开始进行自动标引。8. 停止：取消当前标引操作。9. 保存：保存系统对文献标引成果。11. 排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设立窗口，如下：在该窗口中可以设立是按哪个数据项来排序，你只要在左边【可选取字段】中双击你想要用来排序字段，或者拖拽你想要用来排序字段到右边【排序字段】中。可以选取各种排序字段。排序字段顺序可以通过上下拖拽右边【排序字段】中字段来完毕。在右边【排序字段】中，如果选中了排序字段背面升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。11. 协助：打开自动标引协助信息。12. 返回：关闭自动标引窗口。四 鉴定销毁该模块对到期档案进行销毁解决，对档案保管期限和密级进行降级解决。主界面如下：操作阐明如下：1. 查询：在鉴定、销毁解决前必要要查找到你要鉴定或销毁档案，然后才干对它们进行鉴定或销毁操作。输入查询条件界面如下：在该查询条件输入界面中，有三种查询方式可供选取：简朴查询、高档查询和自定义查询。选取其中一种查询方式后，输入你要查询条件，然后点击【查询】按钮，即可查到你所要档案记录。在查询时如果选取了【在成果中查询】复选框，那么这次查询就是在上一次查询成果继续查询，缩小查询成果。2. 后退：查看上一条数据。数据往后翻。3. 迈进：查看下一条数据。数据往前翻。4. 全选：所有选中查询到数据，即对所有查询到数据进行鉴定或销毁。 5. 不选：清除你选中数据选中标记，使它成为没有选中状态。如果你要选中某条记录，那么点击该条记录前【选中】复选框，浮现为选中状态，浮现为不选中状态。在鉴定或销毁时，系统只对选中记录数据进行操作。6. 定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条档案记录。如：在该界面中输入你要定位到行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看档案记录。7. 鉴定：系统对选中档案记录开始进行鉴定。如：在该界面中选取鉴定条件，分别对保管期限和密级进行降级解决，选取保管期限变更时，系统会把选中记录且相应保管期限文献保管期限变更为日后选取保管期限。选取密级变更时，系统会把选中记录且相应密级文献密级变更为日后选取密级。8. 销毁：系统对选中档案记录开始进行销毁。如：在该界面中选取销毁条件，选取好要销毁档案保管期限和密级，系统会把选中记录且相应保管期限和密级档案进行销毁。9. 保存：保存系统对档案鉴定销毁成果。10. 排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设立窗口，如下：在该窗口中可以设立是按哪个数据项来排序，你只要在左边【可选取字段】中双击你想要用来排序字段，或者拖拽你想要用来排序字段到右边【排序字段】中。可以选取各种排序字段。排序字段顺序可以通过上下拖拽右边【排序字段】中字段来完毕。在右边【排序字段】中，如果选中了排序字段背面升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。11.协助：打开鉴定销毁协助信息。12.返回：关闭鉴定销毁窗口。第六章 检索查询一 档案查询档案查询是对录入数据库档案数据进行查询，是档案重要应用之一。运用系统强大模糊查询功能对已录入档案信息进行查询。拟定文献与否已经存在，并可查看档案详细信息及原文。档案查询主界面如下：在上一界面中可以选取要查询档案类型，有文书档案、科技档案、照片档案、会计档案、实物档案几种。下面以文书档案查询为例，其她操作类似。点击【文书档案】按钮，打开如下界面：操作按钮如下：1. 查询：在左边设立查询条件，不需要懂得要查数据完整信息，只要懂得某些信息即可，如你要查询文献标题里具有“任免”文献，只需在查询窗口中文献标题处输入“任免”两个字，就可以把文献标题中所有具有“任免”文献查找出来。点击【高档】按钮，可以打开高档查询条件设立窗口，进行更精准查询。2. 原文：如果已录入档案信息有原文，则会在行号左边有图标显示，可点击【原文】按钮，进入该份档案原文管理界面，进行档案原文查询。3. 后退：查看上一条数据，数据往后翻。4. 迈进：查看下一条数据，数据往前翻。5. 卡片：进入数据卡片浏览界面，同步只能看到一条档案数据。如下图：6. 转存：将当前所选中档案记录另存为其她形式文献，如Excel、Txt等。7. 定位：如果查询到数据较多状况下，在此可以直接定位到你要看那一条档案记录。如下图：在该界面中输入你要定位到行号，然后按【定位】按钮即可定位到你所要查看档案记录。8. 网格：进入数据网格浏览界面，同步可以看到多条档案数据。在该界面下不能对数据进行修改。9. 排序：对数据进行排序，点击该按钮后，系统弹出【排序】设立窗口，如下图：在该窗口中可以设立是按哪个数据项来排序，你只要在左边【可选取字段】中双击你想要用来排序字段，或者拖拽你想要用来排序字段到右边【排序字段】中。可以选取各种排序字段。排序字段顺序可以通过上下拖拽右边【排序字段】中字段来完毕。在右边【排序字段】中，如果选中了排序字段背面升序选项，则该字段按升序来排序，否则按降序来排。10.打印：把查询成果打印出来。如下图：11. 协助：打开档案查询协助信息。12. 返回：关闭档案查询窗口。第七章 借阅运用一 运用管理此功能重要用于增长、删除、修改运用人信息，录入运用人手续审核、权限认定、调档审核状况，运用业务办理（借阅、归还、续借、催还、调卷）。界面如下：模式选取分为四种：浏览模式：该模式下上面划线区域只能看，不能编辑。新增模式：该模式下上面划线区域可以编辑，同步【加入】按钮变亮，你可以输入运用人姓名，证件名称和号码，联系电话及单位名称。修改模式：该模式下你可以修改运用人信息，并且在这个模式下，当选中某一运用人后工具栏上【删除】按钮才可以恢复为激活状态。查询模式：该模式下可以以姓名、证件名称、证件号码、联系电话及单位名称为条件项查找运用人。操作阐明如下：1. 新增：将模式选取设立为【新增】。2. 删除：删除运用人（当前模式必要设立为【修改】，该项功能才干使用）。3. 审核：运用人手续审核状况、调档审核状况及权限认定状况录入修改。当选中要办理借阅（运用人）后，点击【审核】按钮，打开如下界面：来借阅（查找）档案人，都需要到关于上级部门办理有关手续，其手续审核状况和调档审核状况、批准可调档权限（点击按钮可以选取多项）填入上面相应项中。4. 借阅管理：进入借阅管理模块，办理详细运用业务（办理借阅、归还、续借、催还、调卷等业务）。选中运用人后，点击【借阅管理】按钮，打开如下界面（注意：一方面要确信该运用人已经作过了手续审核）： 增长：新增长一份档案借阅记录。点击【增长】按钮后，打开如下界面：档号右边，用来协助选取需要调阅档案，单击之后弹出选取要查询档案窗口：先设立一定条件选取出相应档案信息后，即可选取要查询档案。（一种条件也不输入查询出所有档案）选定档案后，点击【拟定返回】按钮，返回到运用档案登记单，再输入其她信息后，点击【增长】，即可保存新建运用档案登记单。 修改：修改当前选中档案运用借阅信息。当顾客先选中一条档案运用查阅信息后，点击【修改】图标之后弹出窗体和增长窗体有些类似，但是增长了与否归还、续借、归还日期及运用成果几种数据项，并且没有了档案选取按钮并且档号、类别和题名都为灰色表达，是不能修改项。 删除：删除当前选中档案运用借阅信息。先选中一条记录（双击档案运用借阅信息），点击【删除】按钮后，系统会提示你与否删除，以防止误操作产生。注意：如果该份记录显示顾客借阅运用档案未归还话，则系统禁止删除操作。提示信息如下： 归还：运用人归还档案，使用该项。先选中一条记录（双击档案运用借阅信息），点击【归还】按钮后，系统会提示：接下来需要录入运用成果： 续借：运用人续借档案，使用该项进行延期。当顾客点击【续借】按钮之后，系统提示输入续借天数： 催还单：对未归还档案运用产生催还单。将产生类似下面催还单： 调卷单：对借阅档案产生调卷单。将产生类似下面调卷单：注意：当顾客在运用档案信息列表中没有选中记录时，修改、删除、归还、续借、催还单及调卷单图标和文字将成为未激活状态（灰色底色）不可用状态，选中一条记录时，所有图标都可用，但是选中两条及两条以上时，工具栏上修改、删除、归还、续借都变为不可用状态，