西软-商务中心系统使用说明.doc

第七章 商务中心系统使用说明 1
第一节 帐务处理 1
1.1 商务入帐 1
1.1.1 帐务处理窗口 1
1.1.2 入帐 2
1.1.3 结帐 3
1.1.4 错帐处理 4
1.2细帐查询 5
1.2.1 当日细帐查询 5
1.2.2历史细帐查询 6
第二节 传真与电话 6
2.1实时商务电话 6
2.2商务传真 7
第三节 交班报表 8
3.1 交班报表 8
3.2 区间营业报表 10
第七章 商务中心系统使用说明
商务中心主要的营业项目是为方便客人而提供的各种服务，如传真、打印、电话、订票等。一个功能齐全的商务中心，能为饭店吸引更多的客源，尤其对客人因参加洽谈、展览、研讨会议而下榻的酒店起到积极的作用。体现在计算机操作上的主要工作为帐务处理。
商务中心帐务处理主要包括入帐、错帐处理、结帐、帐务查询等操作。
第一节 帐务处理
1.1 商务入帐
1.1.1 帐务处理窗口
系统主窗口下，执行“商务中心”→“帐务处理”，打开如图1-1所示窗口：

图1-1
● 左边
显示帐务类别，双击某类别，打开一帐务录入单，即可入帐。一般，帐务类别由工程师或电脑管理员事先在前台维护系统中设置。
● 中部
上方显示当前已经录入但未结帐的帐务，下方显示当前选中该单据的费用明细。若是入新帐，则用于录入费用明细及折扣、优惠等信息如图1-2。

图1-2
● 右边
帐务处理功能按钮。
1.1.2 入帐
如图1-1窗口下，双击窗口左上角营业项目，打开新单，光标定位于“NO”处。在此处输入手工单的单号。如果是住店客人,请在“地点”处输入房号，回车，系统弹出帐号查询窗口，确认客人信息后,单击“确定”。将光标定位于“代码”处，按F1，打开菜谱代码帮助窗口，如图1-3。单击选择费用项目，自动显示“名称”；

图1-3
光标定位于“数量”处，系统默认数量为1，输入实际需要数，“服务费”处选择服务费收取比例，系统自动显示收取服务费后的费用。单击“存盘”，则系统生成一笔费用，入帐成功。
1.1.3 结帐
结帐有两种方式，转客房帐和现结。
l 转客房帐
帐务窗口下，单击选中要结帐的记录，查看“地点”处是否已有房号，若有，确认后直接单击窗口右边“客帐”，系统自动将该帐务转至房间。
若无，则先补充房号信息，再转帐至房间，步骤如下：
单击“修改”，“地点”处输入房号，回车，系统弹出帐号查询窗口，确认客人信息后,单击“确定”，退出帐号查询窗口。单击“存盘”，单击窗口右边“客帐”，系统自动将该帐务转至房间。
l 现结
帐务窗口下，单击选中要结帐的记录，单击“结帐”，弹出结帐窗口，如图1-4所示。光标移动至“付款码”处，按F1，打开付款方式帮助，选择相应的付款方式。

图1-4
单击“收款单击“打单”，系统提示是否打印帐单，若要打印，单击“是”，否则单击“否”，即完成结帐。
1.1.4 错帐处理
商务中心帐务虽然简单，但有时也会出现这样、那样的错误，如房号输入错误、费用明细输入错误等，这就要求操作员掌握基本的错帐处理方法。
● 修改信息
发现“地点”、“NO”、“优惠”信息错误，或漏输费用、多输费用时，可选中该记录，单击“修改”，回到帐务输入窗口，修改相关信息。
漏输费用的处理非常简单，只要在该帐单下继续输入费用就可以了，对于多输费用的情况，需要输入一笔负的费用冲帐，或双击冲销原来错误的记录，然后再输入正确的费用。
● 取消未结帐即销单
销单用于删除帐单，当整个帐单输入错误时，逐个修改非常麻烦，可以先销单，再重新录入帐务。系统将记录销单情况。
单击“销单”，系统提示“确信要删除当前费用单据吗？”,单击“是（Y）”，销单成功。如图1-5。被销单的帐务可以通过帐务查询功能查看。

图1-5
● 已结帐的修改
如果一笔费用已结帐，其实你不能对它进行修改，你只能再录入一笔费用，只是在数量处填入负数，然后结帐。
1.2细帐查询
1.2.1 当日细帐查询
系统主窗口下，执行“商务中心”→“当日细帐查询”，打开如图1-6所示窗口。输入查询条件，单击“检索”；

图1-6
找到目标帐务，双击可打开看明细，如图1-7。

图1-7
1.2.2历史细帐查询
历史细帐查询的界面和使用方法与当日细帐查询一致，请参见上节。
第二节 传真与电话
2.1实时商务电话
实时商务电话用于自动记录商务中心的电话费用，商务分机可在前台维护系统的系统代码中设置。
执行“商务中心”→“商务电话”，打开如图2-1所示窗口。

图2-1
当客人拨打完电话后会自动显示如下信息：“单号”、“电话信息”、“基本费”、“总额”。其中：
“电话信息”：包括分机号、接通时间、对方电话、通话时间等。
“基本费用”：是指根据客人的通话时间，电信局应收的金额。
“总额”：是指加收了服务费等以后客人应付的金额。
如需为一电话结帐，应按ESC退出该屏幕，进入结帐处理功能选择该笔费用进行结帐。
2.2商务传真
执行“商务中心”→“商务传真”，打开如图2-2所示窗口。

图2-2

选择“新单”，依次输入相应的项目。
“N电话号码”：发送传真的号码。
“S接通”：接通电话的时间。
“D通话长度”：拨通电话至挂机的时间。
“P传真纸单价”：默认值由系统设定，也可以手工修改。
“T张数”：发送传真纸的张数。
“F服务费”：下拉边框有二种选择，金额、费率，主要用来定义随后的输入项。
例：选择金额随后输入1.00则表示加收1元服务费；选择费率随后输入1.00则表示加收100%服务费。
选择“计价”，则系统出现如图2-3的界面。此界面中提示了地址、话费、纸张费、服务费及总费用。选择“登帐” 用于将费用入帐，使其显示在帐务处理窗口，操作者可到帐务处理窗口结帐。

图2-3
第三节 交班报表
3.1 交班报表
本班或本日的工作结束后，应打印一份交班报表，选择主菜单“商务中心”→“交班报表”功能，如图3-1所示：

图3-1交班报表
单击“确认（O）”，则出现如图3-2的商务中心的交班报表。如果选择“明细报表”，则可打开帐务明细报表，如图3-3。

图3-2 商务中心的交班报表

图3-3
交班前必须确认上表与实际发生额相符。
3.2 区间营业报表
区间营业报表指某一段时间内的汇总报表。选择主菜单“商务中心”→“区间营业报表”功能，打开如图3-4窗口。

图3-4
输入或选择起止的“营业日期”、“工号”、“班别”后，单击“确认”，系统将自动显示某个区间的营收报表，如图3-5所示。

图3-5
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