畅想外贸邮件管理系统使用说明书.docx

畅想外贸邮件管理系统使用说明书612020年4月19日文档仅供参考，不当之处，请联系改正。目录1 简介41.1 登陆41.2 页面框架51.3 退出52 配置管理62.1 标签管理62.2 样本模板62.3 总邮箱管理72.4 个人邮箱管理102.5 群发设置122.6 信纸管理142.7 签名管理152.8 归并规则152.9 管理控制163 邮件管理173.1 组织架构区173.1.1 检索183.1.2 组织架构视图183.2 邮件管理区183.2.1 检索183.2.2 视图193.2.3 收件箱193.2.4 发件箱203.2.5 审批箱203.2.6 已发送邮件203.2.7 垃圾邮件203.2.8 已删除邮件203.2.9 草稿箱203.2.10 群发箱203.2.11 内部203.2.12 查询文件夹203.2.13 归档文件夹213.3 邮件操作区213.3.1视图213.3.2 过滤213.3.3 查找213.3.4 快捷操作223.3.5 邮件预览223.3.6 标签整理233.3.7话题243.3.8 链接253.3.9 提醒263.3.10 备注273.3.11 报告273.3.12 跟踪283.3.13 快速回复283.3.14 名片操作293.3.15 时区294 基本操作304.1 新建、发送邮件304.1.1 发件人304.1.2 收件人314.1.3 内部抄送314.1.3 定时发送324.1.4 附件324.1.5 文档324.2 查看334.2.1 暗送334.3 插入344.3.1 文件中的文本344.3.2 横线344.3.3 图片354.3.4 屏幕截图354.3.5 签名354.3.6 样品资料354.4 表格364.5 工具374.5.1 检查姓名374.5.2 设置优先级374.5.3请求阅读回执374.5.4 跟踪收件人阅读情况374.5.5 标签384.5.6 链接384.5.7 快速文本384.6 再次发送邮件394.7 回复邮件404.7.1 答复发件人404.7.2 全部答复404.8 转发邮件414.9 分发邮件414.10 邮件群发424.11 接收邮件434.12 远程管理434.13 总垃圾箱管理444.14 选项454.14.1 常规454.14.2阅读464.14.3撰写465.14.4 高级461 简介1.1 登录 进入畅想外贸业务管理系统，点击主界面右上方的邮件管理进行登录，如图1。图 11.2 页面框架 登陆成功后，进入邮件管理的主界面，框架分为四部分：1.菜单导航区、2.组织架构区、3.邮件管理区、4.邮件操作区，如图2。图 21.3 退出 在邮件页面的右上方，用户能够轻易的找到退出按钮或者 。2 配置管理 点击菜单栏-工具-配置管理，用户可进行邮件的配置管理2.1 标签管理 标签管理是方便用户对邮件进行标签分类的工具，在标签管理空白处右键点击新建，用户可自定义标签表示的内容、颜色及快捷键，此项配置针对组织架构内的所有用户，如图3。图 32.2 样本模板 样本模板是发送邮件时，邮件系统可从业务系统快速调入产品资料的各项信息的模板，此项配置针对组织架构内的所有用户，导入时需填写名称为“样品推荐”，模块选择“产品资料”，图片尺寸“150*150”，如图4。图 4%ItemNo%产品编号； %Barcode%产品条码；%Photo%产品图片； %CHNItemName%中文品名；%ENGItemName%英文品名； %CHNSpecification%中文规格；%ENGSpecification%英文规格； %UserDefaultField17%备用字段；%SalesPrice%外销单价； %PurchasePrice%采购单价；%Unit%计量单位； %ItemConstruction%产品组成；%HSCode%海关编码； %Rebate%退税率；%StorageLocation%存储位置； %PageNO%样本页码；%DevelopDate%开发时间； %LastRecommend%最近推荐； %LastSend%最近寄样； %LastQuotation%最近报价；%LastTradedDate%最近成交； %CHNMemo%中文说明；%ENGMemo%英文说明；2.3 总邮箱管理 总邮箱管理是公司多用户使用同一邮箱进行收发管理的模式，此项配置针对组织架构内的所有用户，如图5。图 5配置步骤:1.在总邮箱空白处右键点击新建，在常规页面配置好账户名称及总邮箱的Email地址。2.在服务器页面配置总邮箱的POP3、SMTP地址及邮箱用户名和密码，同时在高级页面复核POP3和SMTP的端口是否与邮箱服务提供商提供的端口吻合及是否需要进行SSL安全连接的需要，最后做账户测试以确保配置的准确性。如图6。图 6注：如须使用多种POP客户端接收邮件（如同时在用畅想邮件和Foxmail），必须保持“在服务器上保留副本”为选中状态，否则一旦畅想邮件收件成功，邮件服务器上的邮件也就随之删除了，将导致其它POP客户端无法接收邮件！图 73. 在用户页面点击新建将需要使用该总邮箱的用户进行添加，并配置好收、发权限，最后将点击邮件分配方式，对此总邮箱能够有“共享”“随机分配”“机会均等”三项邮件自动分配规则，如图7。4.在规则页面，可更进一步的制定分配规则，如总邮箱收到邮件按照“客户的拥有者”进行分配，则只需点击新建，根据用户需要将执行动作选择“客户的拥有者”即可！如图8。图 82.4 个人邮箱管理 个人邮箱管理是针对每个用户个体的邮箱进行管理的模式，此项配置针对组织架构内的每个独立用户，不适用于所有用户，如图9。图 9配置步骤:1.组织架构树上选择要配置个人邮箱的用户，在个人邮箱管理空白处右键点击新建，在常规页面配置好账户名称及个人邮箱的Email地址;2.在服务器页面配置总邮箱的POP3、SMTP地址及邮箱用户名和密码，同时在高级页面复核POP3和SMTP的端口是否与邮箱服务提供商提供的端口吻合及是否需要进行SSL安全连接的需要，最后做账户测试以确保配置的准确性。如图10； 图 10注：如须使用多种POP客户端接收邮件（如同时在用畅想邮件和Foxmail），必须保持“在服务器上保留副本”为选中状态，否则一旦畅想邮件收件成功，邮件服务器上的邮件也就随之删除了，将导致其它POP客户端无法接收邮件！3.在规则页面，可更进一步的制定分配规则，如个人邮箱发送的邮件须抄送给其它用户，操作如图11。图 112.5 群发设置 群发设置是专为开发客户、节日祝福等商务需要而存在的，因为垃圾邮件壁垒的存在，很多群发邮件的送达率并不是很高。为了最大限度的提高群发送达率，我们提供群发数量的时间间隔设置，多邮箱轮换群发设置等积极的措施，如图12。图 12图 13配置步骤:1.组织架构树上选择要配置群发邮箱的用户，在个人邮箱管理空白处右键点击新建，在常规页面配置好账户名称及群发邮箱的Email地址;2.在服务器页面配置总邮箱的SMTP地址及邮箱用户名和密码，同时复核SMTP的端口是否与邮箱服务提供商提供的端口吻合及是否需要进行SSL安全连接的需要，最后做账户测试以确保配置的准确性，如图13。 2.6 信纸管理 信纸管理是将组织架构内部所有用户发送、回复、转发的格式进行统一、规范化的工具，此项配置针对组织架构内的所有用户，如图14。图 14 信纸能够设置字体大小、颜色，在模板的正文单击右键能够插入图片、背景、表格，能够经过打开对已经设置好的模板进行加载信纸，也能够插入相应的宏， 如图15，每个宏有不同的作用。光标位置：新建邮件时，光标定位的位置；发信人签名：新建邮件时，显示发件人邮箱前面的内容；发信人地址：新建邮件时，显示发件人的邮箱地址；回复名字：显示发件人邮箱前面的内容；回复地址：显示发件人的邮箱地址；收件人名字：显示收件人邮箱前面的内容；收件人地址：显示收件人的邮箱地址；当前日期：显示当前日期；当前时间：显示当前时间；图 152.7 签名管理 签名管理是用户在邮件交往过程中重要的名片展示方式，此项配置针对组织架构内的所有用户，如图16。图 162.8 归并规则 归并规则可将用户事先配置好的规则进行邮件归并归类，此项配置针对组织架构内的每个独立用户，不适用于所有用户，配置效果如图17。图 172.9 管理控制 管理控制是将每个独立用户的各种有关邮件的操作加以规范、控制的管理配置工具，此项配置针对组织架构内的每个独立用户，不适用于所有用户，如图18。审批设置：用户可自定义发件类型、审批条件、审批人来简单配置所需审批的邮件对象。图 183 邮件管理 在菜单栏功能-辅助管理，点击邮件管理，进入到邮件管理主界面。邮件管理主界面是对邮件进行收发和管理的工作平台，如图19。图 193.1 组织架构区 将公司组织架构内成员与成员所属客户有序的进行组合呈现，用户的邮件和客户的邮件的无缝关联完美的体现“以客户为中心”的理念。3.1.1 检索 可键入关键词进行客户模糊检索，快速定位检索结果客户，如图20。图 203.1.2 组织架构视图 在组织架构区任意位置右键点击选项，可对客户名称显示作自定义设置，可对客户的显示分组进行自定义设置，如图21。图 21 3.2 邮件管理区3.2.1 检索 可键入关键词对邮件管理目录树进行快速模糊搜索。如图22。图 223.2.2 视图 根据用户操作习惯，可选择Outlook模式和Foxmail模式，如图23。 图 233.2.3 收件箱 用来存放收到的、属于登录用户本人的邮件，文件夹后显示的数字为未读邮件的数目，“新客户”表示该客户的Email还未建档，“老客户”表示该客户的Email已建档。3.2.4 发件箱 用来存放用户等待发送的邮件，“待批箱”用来存放用户等待审批发送的邮件，“已批箱”用来存放用户审批经过且还未发出的邮件，“退回箱”用来存放等待审批发送且被上级退回的邮件。3.2.5 审批箱 用来接收存放需要审批的邮件。3.2.6 已发送邮件 用来存放用户已经发送完成的邮件。3.2.7 垃圾邮件 用来存放用户自定义的垃圾邮件。3.2.8 已删除邮件 用来存放已删除（非物理删除）的邮件。3.2.9 草稿箱 用来存放用户还在撰写、尚未定稿的邮件。3.2.10 群发箱 “发件箱”用来存放群发但未发送完毕的邮件，“已发送邮件”用来存放群发发送完毕的邮件，“草稿”用来存放群发未达到发送要求的邮件。3.2.11 内部 用来存放使用公司内部帐套接收、发送的邮件。3.2.12 查询文件夹 是用户对邮件的不同个性化分类的视图呈现。用户点击“查询文件夹”右键新建，即能够对当前用户拥有的所有邮件进行个性化条件文件夹分类，如图24。图 243.2.13 归档文件夹 是用来存放用户自定义邮件归档规则的并执行归档后的邮件(具体的归档规则设置见工具配置篇)。3.3 邮件操作区 3.3.1视图 可根据用户习惯及用途展示邮件，如图25。图 253.3.2 过滤 可根据用户需求，定义、缩小邮件查看范围，如图26。图 263.3.3 查找 可根据用键入检索关键字，进行模糊查找邮件，如图27。图 273.3.4 快捷操作 为了尽可能缩短用户的操作路径并提高操作体验，我们很贴心的为用户准备了在不改变焦点的情况对邮件的“只读/未读”“垃圾邮件”“星标邮件”“标签邮件”等进行直接操作，快捷键操作（快捷键设置在后续工具配置讲解），如图28。图 283.3.5 邮件预览 用户可在不打开邮件的情况下对邮件内容进行预览，如图29。图 293.3.6 标签整理 用户可根据对邮件的标签设置，点击相应的标签，系统自动将有关该标签的邮件过滤整理，方便、高效，并能够随时回退到上一个视图界面，不致浏览顺序被无故打乱！如图30。图 303.3.7话题 用户能够对相同话题的邮件新聚合呈现，如某些客户关于某个话题的往来邮件，便于用户从脉络上了解整个过程，如图31。图 313.3.8 链接 用户根据邮件内容，任意将业务系统中的数据与邮件进行关联，由此增强业务、邮件的黏度，如图32。图 323.3.9 提醒 用户可根据邮件内容，建立相应的提醒内容，提醒对象能够是自己，也可是其它任何在系统范围内的同事，以免因时间的问题耽误用户的工作进度，如图33。图 333.3.10 备注 用户可根据邮件实际情况，对不同的邮件进行自定义备注,如图34。图 343.3.11 报告 用户可随时查看群发件的发件状态及其它详细情况的群发报告，如图35。图 353.3.12 跟踪 用户能够查看对方收件并阅读的详细记录，以便掌握商务进度，如图36。图 363.3.13 快速回复 用户可在不打开邮件的情况下，在邮件预览界面进行快速回复动作，如图37。图 373.3.14 名片操作 用户可在邮件预览界面对客户名片进行邮件编写、查看往来邮件、将Email添加至新客户或者老客户，如图38。图 383.3.15 时区 用户可经过时区查看客户发送邮件的当地时区时间，如图39。图 394 基本操作4.1 新建、发送邮件在菜单栏点击“新建”（或者文件-新建）来编辑新邮件，系统会弹出新邮件撰写框。4.1.1 发件人 分两种形式，内部邮箱是经过组织架构内成员用户名进行接收、发送的一种快速、安全的邮件模式；外部邮箱则是传统的经过Email地址在互联网范围内的常规邮件模式。如图40。图 404.1.2 收件人 在“收件人”栏输入对方Email地址，多个收件人则以回车间隔输入即可。或者经过点击“收件人”（抄送亦如此），系统会弹出联系人选择框供用户选择，如图41。图 41注：如系统在邮件编辑的过程中因不可抗力因素导致系统异常关闭，那么系统会自动检测未编辑完的邮件，在用户点击新建时弹出如图42的提示。图 424.1.3 内部抄送 用户可经过点击“内部抄送”按钮轻易的选择被抄送的组织架构内的单个对象、整个部门或是某个特定的自定义用户组的对象，快速，方便，高效！如图43。图 434.1.3 定时发送 用户编写好的邮件可进行定时发送，在特定的时间发送有利于掌控商务节奏，如图44。图 444.1.4 附件 用户可选择随附邮件的辅助说明材料文档。4.1.5 文档 用户可直接从文档管理获取文件并作为附件随邮件发送，如图45。图 454.2 查看4.2.1 暗送 出于某种特殊情况，不希望某些收件人看到某些收件人的地址，那么就需要使用暗送来实现。菜单栏点击查看-所有邮件标头，即可显示暗送行，用户可直接输入Email地址或者点击“暗送”来选择发送对象，如图46。图 464.3 插入 该功能列表可提供多路径的数据结合，如图47。图 474.3.1 文件中的文本 用户可选择*.txt格式的文件，系统将自动读取文件内容到正文。4.3.2 横线 用户可将其作为段落分隔符使用。4.3.3 图片 用户可导入图片到正文。4.3.4 屏幕截图 用户可直接截图，系统同时将截图自动嵌入至正文。4.3.5 签名 用户可手动插入在配置管理中设置好的签名，也可默认插入。4.3.6 样品资料 用户可经过在配置管理中设置好的样本模板，直接调入产品资料至邮件正文，如图48。图 484.4 表格 用户可根据实际需求进行任意表格插入，编辑，如图49。图 494.5 工具图 504.5.1 检查姓名 当用户编辑完毕邮件，准备发送之前，可使用该功能进行Email地址的防错检查，以免发生对方无法收取邮件的情况。4.5.2 设置优先级 用来标记邮件的重要程度，以提醒收件方对此表示重视。4.5.3请求阅读回执 用户设置回执，来确认对方已收到并已阅读。4.5.4 跟踪收件人阅读情况 当用户发送邮件之前，点击“跟踪”，意味着用户能够跟踪到对方收取邮件的阅读时间、地点等信息，如图51。图 514.5.5 标签 用户可根据邮件内容贴不同的标签，方便邮件聚合管理。4.5.6 链接 用户可根据邮件内容链接业务系统的相关模块的记录，而且可随时打开该链接的内容，如图52。图 524.5.7 快速文本 是为统一公司发件格式，分享商务技巧的工具。用户可创立各种快速文本模板，不同用途、场合使用不同的文本模板，或是分享给同事，方便且格式统一，如图53。图 534.6 再次发送邮件 重新发送一个已发送过的邮件。能够针对原先已经发送过的邮件（一般在已发送邮件箱里找到它）再进行编辑，对内容或地址做出修改后再作为一封新的邮件重新发送。步骤：选择一封邮件，右键点击“再次发送”。图 544.7 回复邮件4.7.1 答复发件人 单独回复发件人。图 55步骤：选择一封邮件，右键点击或者菜单栏点击“答复发件人”。4.7.2 全部答复 回复收件、抄送、暗送的所有人。图 56步骤：选择一封邮件，右键点击或者菜单栏点击“全部答复”。4.8 转发邮件图 57 需将邮件转发给其它人，选中某封邮件右键点击“转发”。弹出邮件编辑器窗口将包含了原邮件的内容，如果原邮件带有附件的话，也会自动附上，也能够编辑修改邮件的内容。在“收件人”中输入邮件地址，点击“发送邮件“即可。4.9 分发邮件 用户能够将收到的邮件分发给不同组织架构内的其它用户。步骤：1.选中一封或多封邮件,右击鼠标，在弹出的菜单栏中或者右键选择 “分发”。2.在弹出框中点击“分发”，选择分发对象。3.在弹出框中点击“执行”即将邮件分发出去了。图 584.10 邮件群发邮件群发的意义：为体现尊重客户，不至于在对方收到邮件看到收件人里有一大堆不认识的人而产生厌恶，因此我们在处理群发时，对方收到该邮件后，收件人栏中只会显示各自的邮箱地址，其它客户的邮箱地址不会显示出来，也对客户邮箱有了一个安全性的保障。步骤：1.在菜单栏点击文件-新建群发。2.填写主题、是否追踪等操作。3.在收件人填写或者点击从联系人列表中选择群发对象的Email。4.填写正文，能够从插入%ContactName% ，该宏只对客户资料中存在的邮箱才会被应用。5.发送邮件。图 594.11 接收邮件 用户如果在系统中设置有多个邮箱，能够经过“接收/发送“ 按钮的下拉框来选择收取某个邮箱的邮件。如果直接点击“接收/发送“ 按钮，则系统会收发该用户设置的所有邮箱的邮件。收发完毕后，程序右下方会弹出邮件收发信息框。图 604.12 远程管理 远程管理是从服务器邮箱中收取邮件的头信息，可对邮件进行收取、删除等操作 。步骤：1.在菜单栏中的点击“远程管理”，弹出”远程邮箱管理“窗口，自动收取对应邮箱中的新邮件头信息。2.选择要操作的邮件，并确定对这些邮件要执行的动作，如：“收取”“暂不收取”“永不收取”“收取并删除”“删除”。3.点击“执行”，系统将执行第2步选择的动作。图 61注：“暂不收取”是指此次不收取，下次使用远程管理时默认还会列出来。而“永不收取”后则是将邮件视为旧邮件，用远程管理默认不会列出来的（经过点“所有邮件”按钮能够列出来），而且在平常收取邮件时也是不会收下来的。4.13 总垃圾箱管理 在菜单栏点击工具-总垃圾箱管理。系统默认管理员拥有对总垃圾箱的管理，可对组织架构内的所有用户执行删除的邮件执行“恢复“和”彻底删除“的功能。注：一般用户需要在其对应的角色中分配权限，才有“总垃圾箱管理“的功能。图 624.14 选项 在菜单栏中点击工具-选项，可根据用户操作习惯配置邮件系统。图 634.14.1 常规 可设置系统启动时的动作，如：启动时就发送和接收邮件；发送和接收邮件的频率；收到新邮件是否发出声音；发送和接收邮件自动弹出浮动框消失的时间；邮件管理区展示邮件的视图。4.14.2 阅读 可设置系统阅读标记及阅读回执的方式。4.14.3 撰写 可设置编辑邮件的字体、颜色及是否需要跟踪、回执功能。4.14.4 高级 可设置邮件缓存位置，以免因默认C盘妨碍用户收发件。 可设置邮件托管自动回复。图 645 版权信息 本说明书的信息如有变动，将会另行通知。此处所涉及的公司名、产品名、人名、人物或数据若非特殊声明，均属虚构，决不代表任何真正的个人、公司、产品或事件。遵守所有已生效的著作权法是用户的义务。未经畅想软件开发有限公司明确的书面许可，不得为任何目的、以任何手段（电子或机械）复制或传播本文档的任何部分。 本文档可能涉及畅想软件开发有限公司的专利、专有产品、商标、版权或其它知识产权，除非得到畅想软件开发有限公司的明确书面许可协议，本文档不授予使用这些专利、专有产品、商标、版权或其它知识产权的任何许可协议。Microsoft、ActiveX、MS、MS-DOS、Windows 以及 Windows NT 是 Microsoft 公司在美国或其它国家（地区）的注册商标或商标。 本文档所涉及的其它产品和公司名可能是各自相应所有者的商标。畅想软件开发有限公司保留一切权利。6 Q&AQ:一些常见邮箱的POP3地址是什么？A:以下是一些非自有邮箱域名的邮箱配置参考信息。邮箱名称POP3及SMTP地址配置说明Outlook&HotmailPOP3: pop-SMTP: smtp-1.POP3、SMTP及POP功能开启配置说明链接2.POP3和SMTP的“此服务器要求安全连接（SSL）”必须开启；alibabaPOP3: SMTP: 1.如果想要收取以往的邮箱，必须登陆网页邮箱，在设置-常规-收发邮件-选择“所有邮件启用POP，包括已经下载的邮件”。Q:为什么第一次邮箱配置好了，测试无法经过、无法收取邮件?A:1.检查POP3和SMTP地址是否正确，检查用户名密码是否正确； 2.登陆网页邮箱，查看POP功能是否开启； 3.登陆网页邮箱，检查该邮箱的POP功能是否需要验证安全连接SSL（一般可经过邮箱的帮助里找到答案，如Outlook和Hotmail就需要开启安全连接）Q:为什么邮箱配置好，测试也经过，但只能收到当天以后或者特定时间以后的邮件?或者客户使用其它的POP收发工具（foxmail等）收过邮件，我们就无法再次收取邮件？A:登陆网页邮箱，查看收件规则里是否被设定为类似“从现在所收取的邮件启用POP(多个客户端时只收取最新邮件)”和“只收取最近XX天邮件”，选择“所有邮件启用POP.”即可。如：alibaba、Gmail都采用了类似的方法。