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学术研讨会总体方案

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2020年4月19日
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学术研讨会会议接待方案

一、学术研讨会原则和目的
本届学术研讨会由 、毕节地区行署主办（以下简称“地区行署”），赫章县人民政府、贵州昌昊中药发展有限公司（以下简称“公司”）承办，本着“繁荣学术、凝聚力量、引领学科”的办会宗旨，为努力实现中药材半夏合理开发利用和社会经济可持续发展的战略服务。利用学术研讨活动交流各地半夏中药产业的发展，增强公司与地方、公司与公司、公司与客户之间的联系。会议主题是加强产学研结合，促进中药资源产业化发展
二、会议举办前
1、参会代表会议期间的酒店的预定（ 酒店（★★★））。
2、 月 日全天设立 个接待站：
毕节 （ 酒店）：工作人员（两人）
时间（10∶00—21∶30）
贵阳龙洞堡机场（二至四辆大型客车）：工作人员（两人）
时间（12∶00—22∶00）
3、在毕节 酒店设立会议报到处。
4、学术研讨会会议室的选定。（含会议室内灯光、音响、座位的布置、会议用品的准备等）
主会场一个，分会场两个。建议： 为主会场， 为分会场。
5、研讨会邀请人员名单的拟定（包括上级领导、政府官员、制药单位及媒体记者等）：由两会和地区行署确定。
6、会议期间代表们的用餐地点。
（1） （早、中、晚）、 （早、中、晚）、 （早、中）、日（早）在 酒店 楼大厅（自助餐）；
（2） 日晚地区行署设晚宴（地点：待定）
（3） 日参观基地（中、晚） 宾馆
7、会议期间车辆的安排（四至五辆大型客车接送）。
8、在会议举办前是否制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
9、准备会议期间资料。（含参会代表通讯录，会议中所需资料等）
10、其它相关准备。（如会议期间的喷绘、背景、酒店、会场彩球拱门等）
11、会后参观考查的路线及相关费用。
A线：车辆（待定）

B线：

三、会议举办中
（一）首届贵州（赫章） 中药材半夏产业发展学术研讨会
1、首届贵州（赫章） 中药材半夏产业发展学术研讨会议程
（1）研讨活动日程：
月 日 全天， 酒店报到
月 日 上午，开幕式；大会特邀报告
月 日 下午，大会特邀报告
月 日 学术交流
月 日 下午16:00，闭幕式
月 日 会后考察
（2）宣传报道：本次学术研讨活动主要经过相关媒介、公司网站、公司刊物进行宣传报道，经过各种有效形式宣传毕节地区和赫章县。
2、参加人员：约180人
（二）会议期间注意事项
1、根据前来的参会代表的实际情况，机场、车站专人、专车分批分时段按预计计划接站。
2、会议酒店现场安排专人分发会议资料和来客接待。
3、会场的会务服务。
4、在会议报到处协助酒店人员确认和分发房间，整理记录有关信息。分发会议礼品及领导和相关专家房间派送水果等会务工作。
5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其它相关安排等工作。
6、提前确认会议代表的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜（日程安排、导游等安排）。
8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
9、确认特殊客人（领导、政府官员及重要客商等）的安排及接待工作。
10、协调会议期间的交通工具的安排。
11、代办会议代表返程及她程的交通票务及其它委托代办服务。
四、会议举办后
1、根据报到时参会代表的选择，会后为考察代表提供考察服务。
2、特邀领导、政府官员人员一同考察。
3、根据考察路线安排好考察代表的食宿。
五、会议紧急事故处理
1、紧急医疗：紧急事件可能在任何时间发生，可是有些参加会议的人比其它人更容易受伤与生病，比较可能性的病症是心脏疾病、中风和其它有危害生命的病症，有些与会者因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、面临不熟悉环境、孤独、远离亲人所致，因此要使那些人得到照顾。成立一个紧急医疗系统，与当地医院联络，一旦有紧急病人立即安排救护车送医院急救。并在会议现场安排医疗人员，在会场再和医师联络，确定她(她)愿意短时间内来看诊，在大会手册以及其它资料中印上紧急事件联络电话号码。
2、火灾：每一个与会者都要知道在活动中遇到火灾的逃生技能，浓烟和惊慌往往比火灾本身造成的死亡还高。饭店有责任告知客人逃生步骤例如紧急逃生口，可是会议筹办人扮演着更重要的角色，保护与会者并提供这方面足够的资料。很多主办单位印制了防火手册，放在资料袋中一起给与会者参考。
六、筹备领导机构
（一）成立活动筹备领导小组：
组 长：
常务副组长：
成 员：
领导小组负责审定活动总体方案和具体实施方案；研究决定活动中的有关重大问题；讨论提出活动所需经费预算报总办会审定。
领导小组下设三个工作小组负责承担相关具体工作：
1、后勤组。由 负责，成员：
（1）制定活动总体方案、7月12日学术研讨活动详细实施方案、7月12-13日中、晚宴方案、来宾迎送、食宿、礼品方案、活动经费预算编制；
（2）汇总邀请来宾的具体名单，经审定后负责发函并跟踪落实；
（3）负责票务工作；
（4）车辆保障。
（5）负责安全工作。
2、现场组。由 负责，成员： 。
根据研讨会议程，负责 日上午开幕式的会场布置，含分会场布置、背景搭建、音响、环境及卫生等等。
3、宣传、资料组。由 负责，成员：
（1）制作请柬、回执、代表证样式和参会须知，经筹备领导小组审定后印制；
（2）负责草拟在 月 日上午研讨会上的致辞；
（3）制定系列宣传报道方案，经筹备领导小组审定后组织实施；（4）组织宣传资料，经审定后印制；
（5）乐队、礼仪小姐、横幅、鲜花的准备。
4、学术研讨筹备组。由 负责，成员： 。
负责学术研讨的内容、参与人员、具体时间、地点、资料的准备等，提出学术研讨筹划方案。
七、筹备时间安排
1、 后勤组负责提供：
（1） 月 日前，在两会和地区行署意见的基础上，拟出本次研讨会参与人员名单；
（2） 月 日前，提供研讨会内容和食宿、礼品等详细方案。
2、宣传、资料组负责提交：
月 日前，宣传报道初步方案和代表证样式。学术研讨筹备组负责提交学术研讨筹划方案。 月 日，筹备组讨论上述方案；
3、 月 日前，根据确定的参会人员名单，各工作组提出完成本组各项工作的经费预算；
4、 月 日前，会议现场组负责提出：研讨会会场布置初步方案。
5、 月 日以前，组织专家来黔考察，向大会提交毕节地区和赫章县半夏产业发展战略论坛讨论意见稿
7、 月 日前，礼品及资料袋准备到位；
8、 月 日前，各小组的工作基本准备就绪；
9、 月 日，筹备组对各工作组的方案、致辞、工作准备情况再过一遍，对有的工作及时补救。同时，着手布置会场、会议资料装袋；
10、 月 日，根据分工，开始迎接来宾的工作，必要时筹备组应再次碰头。

二○一○年 月 日