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电商采购新模式操作手册

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<集团物资网络竞价采购>
操作手册

中铁十七局集团有限公司
1月

目 录

1、 新模式运行概况 3
2、 账号注册及认证 5
3、 子账号权限设置 21
4、 发布询价信息 26
5、 选择供应商 31
6、 下单操作 32
7、 提取付款单 33
8、 付款操作 36
9、 发票的收取 42
10、 确认收货及售后事宜 43
11、 邀约既有供应商 45
附件一: 47

1、 新模式运行概况
1.1手册目的
应集团公司传真电报16-5号文件要求, 网络竞价采购模式进行了相应调整, 于 2月1日起实施。本手册旨在明确新模式下的集团物资网络竞价采购的使用者,指导使用者正确地、 有效地来使用这些功能, 规范新模式下的网络采购业务流程。
1.2手册范围
本手册的使用范围是中铁十七局集团有限公司。
1.3.新模式流程简述
网络竞价采购新模式流程: 项目部发布询价单, 待报价完毕后填写网络竞价采购付款申请书并提交子分公司审核, 子分公司审核无误后在阿里巴巴平台下单, 同时项目部根据审批经过的网络竞价采购申请单在财务共享系统上提交付款单。共享中心审核经过后, 子分公司财务部根据财务共享系统的付款通知书在阿里巴巴平台和网银页面制单付款, 项目财务部在网银页面复核后, 该笔订单支付完毕。待项目部收到货物后, 对货物和发票进行验收, 合格的请子分公司物资部在阿里巴巴平台确认收货, 不合格的请子分公司物资部在阿里巴巴平台做售后处理。

中铁十七局网络竞价采购新模式流程图
2、 账号注册及认证
由子( 分) 公司物资部在阿里巴巴平台注册, 具备对各项目部的网上竞价、 成交、 到货、 支付、 确认付款等信息的监督、 操作功能。子( 分) 公司账号是独立的阿里巴巴企业账号, 需绑定企业支付宝, 具有最高权限,。子( 分) 公司阿里巴巴账号申请好之后需将账号及密码报电子商务中心备案。
2.1阿里巴巴账号的注册及认证
2.1.1阿里巴巴账号的注册
1) 点击阿里巴巴首页( ) 顶部的【免费注册】。

2) 跳转到注册页面, 填写注册信息, 点击【同意条款并注册】。

注意: 会员账号是作为子( 分) 公司后期采购后台的管理账号使用, 会员名注册支持字母、 数字、 汉字, 建议使用公司全称注册为会员登录名。
2.1.2阿里巴巴账户认证
1) 登录1688首页后, 点击右上角【我的阿里进入用户信息界面, 然后点击【公司未认证】, 进入认证界面。

2) 进入认证界面后, 根据自身需求选择认证类目。

3) 点击进入企业名称认证界面, 填写相关信息。

4) 完成信息提交, 等待阿里巴巴向对公账号打款。

5) 查询到对公账号打款金额并输入, 完成认证

2.2支付宝账户的注册及认证
2.2.1支付宝账户的注册
1) 输入网址.com, 点击【免费注册】

2) 点击【企业账户】, 填入电子邮箱和验证码( 企业账户只能邮箱注册) , 点击【下一步】

3) 点击【立即查收邮件】, 进入邮箱

4) 在邮箱中会收到一封激活支付宝账户的邮件, 点击【请激活您的支付宝账户】

5) 点击【继续注册】

6) 填写相关信息, 点击【确定】

7) 申请公司类型的支付宝账户, 需进行支付宝实名认证, 点击【立即申请】。

如果您还没有准备好公司认证的相关资料, 走到这一步说明您的支付宝账户已经注册成功, 能够登录支付宝账户, 进行网上购物的操作。
2.2.2支付宝认证
1) 打开 .com, 登录支付宝账户, 点击【立即点此申请】。

2) 点击【立即申请】。

3) 在法定代表人或代理人这一列, 选择【立即申请】

4) 填写企业基本信息, 上传营业执照

5) 填写对公银行账户信息

6) 填写法人或代理人信息, 上传法人( 或代理人) 证件图片; ( 注: 手机号码仅支持11位数字, 且以13/14/15/18开头)

7) 等待认证( 审核营业执照、 代理人身份证图片、 法人证件图片, 时间为2天)

8) 审核成功, 等待银行卡给公司对公银行账户打款

9) 确认银行打款金额

注意: 此打款账号作为该子( 分) 公司下所有项目部在财务共享系统付款单的供应商收款账号, 请妥善记录。
10) 认证成功。

11) 若法人或代理人身份信息未经过审核, 能够重新输入法人或代理人信息或者提交证件人工审核。

2.3绑定支付宝
1) 在【我的阿里】中找到并进入【账号管理】应用, 点击【交易资料管理】, 在【已有支付宝账户】的栏目下, 勾选【已阅读并同意《支付宝绑定协议》】后, 再点击【登录支付宝账户】按钮。

2) 点击【确认此协议, 开始绑定支付宝】

3) 输入支付宝账户和密码, 登录支付宝

4) 最终完成绑定的状态界面如下

3、 子账号权限设置
3.1项目子账号
项目经理部向子( 分) 公司申请使用分配账号并进行登录。该账号具备发布询价、 显示各厂家报价、 付款的功能, 不具备下单、 确认付款功能。
3.2设置子账号权限
1) 由于新注册的子( 分) 公司账号不是诚信通用户, 也不是名企账号, 此时需要与阿里巴巴客服取得联系, 开通子账号权限。
2) 登录系统后, 点击【我的阿里】-【服务】-【子账号管理】。找不到这一服务的话点击【我的服务】左上角的【编辑】, 添加【子账号管理】功能到常见服务里。

3) 子账号管理界面如图所示。登录此页面系统会发送手机验证码保证安全。在此创立组织架构。

点击上方选项卡切换至【员工管理】界面, 点击【部门-新建】创立一级部门【项目部】, 点击【新建子部门】创立多级部门。点击【新手操作指引】有更详细的说明。
按照部门查看子账号。支持子账号列表按照部门, 角色, 状态查看子账号。
子账号批量更换部门。勾选需要批量更换的部门的子账号, 点击【更换部门至】。选择需要更换的新部门。
4) 创立新角色【项目部】, 设置该角色权限如下, 具有发布和查看询价单、 查看部门订单以及付款的权限:

角色权限只需设置一次, 设置好后, 再新建项目部账号, 直接把角色设置成【项目部】即可, 角色权限能够随时修改。

4、 发布询价信息
各项目在网上采购二、 三类材料及办公用品, 均需经过发布询价信息来确定供应商。采购询价信息由项目部相关人员登录阿里巴巴平台, 点击【我的阿里】, 在系统内点击【发布询价】即可发布相应二、 三类材料及办公用品询价信息。发布网络竞价采购需要注意以下事项:
4.1标题
发布询价单时标题统一命名为: 中铁十七局XX公司XX项目—XX询价采购信息。
4.2询价产品
1) 尽量按照不同的物资分类进行发布询价, 避免供应商因缺少某种材料无法进行报价。
2) 产品描述请将规格型号、 品牌要求( 如果需要) 、 国标/非标、 材质要求等尽可能详细填写, 避免因供应商报价悬殊太大而无法选择供应商。
4.3采购要求
1) 报价截止时间尽量选择3天, 如加急或者订制品可根据项目具体情况适当延长或者缩短报价时间!
2) 期望收货时间能够依据项目要求自定, 一般7-9天的收货时间较为合理。
3) 报价要求必须勾选需要报价含税。
4) 对供应商要求交易方式选择默认的支付宝担保交易, 严禁使用线下交易; 发票选择普通发票即可; 经营地点可根据项目实际进行勾选; 注册资金可根据产品特殊性选择填写; 证照要求, 尽量只选择营业执照、 税务登记证、 组织机构代码证, 特殊情况视情况而定; 需供应商签署保密协议才能查看详情、 报价, 可根据项目上传的任何附件或详细说明中是否包含商业保密信息进行勾选。
4.4询价方式及隐私设置
1) 询价方式选择默认的广泛征集供应商报价。
2) 采购门户选择默认的公布到我的采购门户。
3) 为了防范风险, 杜绝报价泄露, 报价查看要求必须勾选报价截止时间到期后才能查看报价单。
4) 为了保护各自隐私, 联系方式请选择报价后可见。

4.5联系工具
物资人员与供应商沟通时尽可能选择用聊天工具-千牛工作台, 如与供应商有扯皮现象能够经过千牛佐证。网上洽谈使用的软件工具。

4.6采购信息补充说明
4.6.1收货相关信息
收货地址: XX省XX市XX县/区XX镇/路( 具体位置) , 收货联系人, 联系方式。
收货条件: 符合XXXX国家标准, 及以下提到的相关技术要求。不达标准将退货处理, 所有损失由卖方承担。
收货日期: XX年XX月XX日。
技术要求: 1、 ……; 2、 ……; 3、 ……; ……。包括材质、 品种、 型号、 规格、 图纸、 参数、 承重、 重量、 样品、 其它。
4.6.2报价要求
供应商可多次报价/调整报价, 以最后的一次报价为准。报价为交货价, 填写的报价单价应为包含运杂费、 卸车费、 税费等计算后的结算单价, 结算采用一票制。货物要求送达XXXX, 若不能请勿报价。
为防止恶意报价, 不能按报价单价执行供应的供应商, 将限制其在【大企业采购】专区对中铁十七局的交易行为。
4.6.3供应要求
货到现场后, 随货附企业资质、 产品质量保证书、 合格证明、 检验报告、 送货清单。经验收发现数量、 质量问题, 供应商要承诺给予解决并承担相应费用。
4.6.4发票要求
营改增前, 项目部索要的发票为普通机打发票或增值税普通发票( 税率为17%、 13%、 3%) , 发票抬头为各项目所要求开具的名称; 营改增后, 项目部需向供应商索要增值税专用发票( 税率为17%、 13%、 3%) , 如供应商开具的增值税专用发票为低税率发票, 需物资人员与供应商协商在单价上让出税费差额。
4.6.5结算要求
货到工地验收合格后由支付宝付款, 不接受预付款等任何形式的结算方式。
4.6.6对供应商要求
1) 特殊需求时, 可对供应商要求提供样品图片、 提供规格参数等才能报价。
2) 条件不让步: 信息发布规则和信息发布规范中的各项条件必须满足。
3) 报价有效性: 供应商一旦报价, 报价视为响应需求, 报价有效。

5、 选择供应商
1) 供应商的报价, 采购单位应实时进行查看, 与报价的供应商联系, 审核报价的有效性。
2) 对满足条件的供应商, 可点击报价单中【在线洽谈】模块, 和卖方建立联系, 及时取得卖方反馈的信息。
网上洽谈是买卖双方在线沟通的主要方式, 买卖双方能够对整个网上交易流程中双方所享有的权利、 所承担的义务、 对所购买商品的种类、 数量、 价格、 交货期、 交易方式和运输方式、 违约和索赔等细节进行谈判。
3) 原则上选择报价最低的供应商下单。
项目部与供应商沟通后, 如果由于最低价供应商不能按要求开具合法有效票据、 不能供应符合要求的货物, 项目部有权选择价格顺位第2的供应商, 以此类推。
4) 采购金额在50万元( 含50万元) 以上的, 各采购项目必须与成交供应商签订线下协议。
5) 填写网络竞价采购付款申请书
项目部选好供应商后, 填写网络竞价采购付款申请书( 附件一) , 提交子分公司物资部审核, 子分公司审核经过后, 项目部方可在财务系统上提交付款单。
6、 下单操作
双方达成一致意见后, 由项目物资人员向子分公司提交网络竞价采购付款申请书( 附件一) , 子( 分) 公司相关物资人员可根据付款申请单登录阿里巴巴平台进行下单操作。
1) 点击【我的阿里】进入【询价管理】, 选择【报价已截止】如下:

2) 选择相应的询价单点击【查看报价】, 如下图显示:

3) 进行查看报价, 选择相应供应商点击查看【报价单详情】, 如下图显示:
4) 点击【立即订单】 , 提交订单, 完成下单流程。
注意: 所确定订单金额为包含运费等其它费用后的最终交易金额, 无特殊情况不得随意修改成交金额。

7、 提取付款单
1) 在IE浏览器中输入财务共享系统网址:8003/

2) 输入用户名密码及验证码登陆, 进入主界面。

3) 选择上方的报账系统, 并双击打开付款单页面

4) 填写付款单

【支付方式】填写【0107第三方电子平台支付】
【收款人类别】填写【供应商】
【业务大类填写【预付账款类的支付】
【科目】填写【预付账款\预付购货款】
【供应商】填写网络订单的发货供应商
【金额】填写需和订单金额一致

【银行账号】填写阿里巴巴交易订单号
【收款人户名】填写订单供应商全称
【账户类型】、 【银行大类】、 【收款省份】、 【收款地市】、 【收款行名称】均不填写。
5) 随后填写附件张数及付款行信息, 保存提交即可。扫描时需附上以下资料作为单据附件:
l 子( 分) 公司审批经过的网络竞价采购付款申请书( 附件一)
l 阿里巴巴平台上打印出的订单详情
注意: 仅限于网络采购付款单能够一个付款单支付多笔订单; 仅限于网络采购付款单预付款不需附承诺函; 仅限于网络采购付款单不需引用采购合同。

8、 付款操作
当前支持支付宝的企业网银银行有: 中国工商银行、 中国建设银行、 中国农业银行、 招商银行、 中国银行、 浦发银行六家银行, 支付限额以在银行设置的限额为准。请各项目部在实施付款前开通企业网银的网上支付功能, 确保网络订单顺利支付。
8.1支付方式
项目部开户行为上述六大行。在公司物资部下单后, 由项目财务部在财务共享中心提交付款申请单, 待付款申请单审批经过后, 项目财务部登录阿里巴巴账号, 对该订单点击付款。
项目部开户行不是上述六大行。需提付款申请单付款到公司本级账户, 由公司本级财务人员登录阿里巴巴账号, 点击付款。
8.2具体付款操作流程
1) 在【我的阿里】下的【已买到货品】找到订单, 点击【付款】。

2) 在支付界面选择【使用企业网银】并进行选择, 选择【登录到网上银行付款】

3) 在界面中输入客户识别码。( 注: 用户识别号是网银端登陆的号码)

4) 输入客户识别号, 确认信息无误后, 选择【立即支付】

5) 支付时登录网上银行B2B系统

6) 在【电子商务】——【网上支付】——【网上支付制单】下进行操作, 若订单内容正确, 点击【确定】进行制单, 若不正确, 【删除该笔单据】, 重新制单。

7) 制单成功标识;

8) 复核员登录网上银行B2B系统。
9) 在【电子商务】——【网上支付】——【网上支付复核】下选择订单进行复核。

10) 复核员核对信息无误, 复核经过, 则支付过程结束, 网上支付完成; 若信息有误, 选择复核不经过, 并通知机关财务部重新制单。

9、 发票的收取
项目相关人员应联系供应商索要合法有效的票据并附上相应发货清单。
9.1营改增前可收取的发票:
1) 17%的增值税普通发票
2) 13%的增值税普通发票
3) 3%的增值税普通发票
4) 通用机打发票
9.2营改增后可收取的发票
1) 17%的增值税普通发票( 发票联和抵扣联)
2) 13%的增值税普通发票( 发票联和抵扣联)
3) 3%的增值税普通发票( 发票联和抵扣联)
9.3注意事项
1) 如果发票票面不能打印全部物资明细, 应附上相应发票清单。
2) 请项目人员准确填写所在单位的发票信息, 专票需填写企业名称、 税号、 地址和开户行信息。
3) 营改增前收取低税率增值税普通机打发票能够降低采购成本; 营改增后应尽量收取17%的增值税专用发票, 增值税普通发票和其它税率的专用发票会减少公司可抵扣进项, 无形中增加采购成本。
4) 营改增后, 如项目部在询价单注明需开具17%的增值税专用发票而且后期与供应商协商确定开具17%的增值税专用发票而供应商无法开具相应发票的情况, 项目部应与供应商协商退回税差, 降低采购成本。

10、 确认收货及售后事宜
货到现场后,项目部现场业务人员及时验货、 确认数量、 质量, 填写物资验收记录。发现与订单不符, 有数量、 质量问题的, 要在物资验收记录标明清楚, 及时和供应商沟通、 协商处理, 并同时通知子( 分) 公司物资部网上退货并申请退款处理。
10.1确认收货
1) 在【我的阿里】下的【已买到的货品】中, 对订单进行【确认收货】、 【申请退款】等操作。
2) 确认收货的产品, 点击【确认收货】, 此时会跳转到支付宝的输入支付密码页面。由子分公司物资部核实后进行付款确认。

10.2售后事宜
申请退款的产品, 点击”申请退款”, 根据实际情况选择退款货品, 并提供相应的凭证进行退款。

注意: 项目退款或退货前需与供应商沟通协商达成一致, 方可实施操作; 如遇到纠纷无法解决, 可提交退款或退货申请后, 请阿里巴巴客服介入协调处理。

11、 邀约既有供应商
为满足发布规则【需求信息在线上完成采购】的要求, 可邀请既有线下供应商参与网络采购报价。在采购管理中选择【供应商管理】, 对供应商进行报价邀请。供应商一旦报价, 报价视为响应需求, 报价有效。

注意事项:
1) 既有供应商要先注册阿里巴巴免费账号, 而且注册企业支付宝。
2) 注册好后点击新增供应商, 然后能够定向发送询价单。

附件一:
ⅹⅹ项目网络竞价采购付款申请书

ⅹⅹ公司:
我单位( 项目或单位名称) ( 物资品种) 网络竞价采购, 月 日已报价结束, 已确定供应商, 为由低到高报价排名第X名的 ( 供应商名称) , 总价 ( 不是最低价的供应商需在此注明原因) , 请审批。

发票信息(各单位视自己情况选择填写):
名 称
纳税人识别号
地址、 电话
开户行及账号

审批结果( 子分公司填写) :
审批经过 审批不经过
订单号: 原因为:
子( 分) 公司物资部公章 子( 分) 公司物资部公章
XXXX年X月X日