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海信商海导航增强版V4.0
进销存业务流程管理规定
( 仅供参考)

青岛海信网络科技股份有限公司
9月

目 录
目 录 2
第一章 商场组织结构 4
1组织结构 4
2工作职能 5
3系统中组织设定 7
第二章 信息系统基础建档 9
1基础档案列表 9
2品类编码 12
3商品编码 12
4供应商编码 14
5会员编码 14
6合同文本 15
第三章 业务流转程序 16
1新供应商和新商品开拓 16
2日常补货采购 20
3商品验收 20
4商品退货 22
5进价调整 24
6售价调整 25
7残损削价 26
8内部调拨 27
9商品盘点 29
10供应商结算 30
11前台收款 33
第四章 后记 34
1公司联系方式 34

第一章 商场组织结构
1组织结构
各个商业企业的组织结构不尽相同, 我们主要从工作职责的角度来分析商业企业应该具备的组织部门和工作岗位。首先, 来看两个商场组织结构举例。

国内某商业大厦组织结构举例:

国内某超市组织结构举例

在商业企业中与计算机管理相关的部门主要包括:
( 1) 招商采购部 ( 2) 录入组 ( 3) 经理室 ( 4) 电脑部
( 5) 收货部 ( 6) 前台部 ( 7) 现金办 ( 8) 核算组
( 9) 结算中心 ( 10) 营运部
2工作职能
招商采购部:
l 市场调研, 确定商品采购计划。
l 与供应商谈判, 签定采购合同。
l 整理、 填报供应商资料。
l 确定商品价格, 填报商品资料。
l 确定要采购的商品, 并下订单。
l 与供应商谈判促销活动, 填报促销报告。
l 对退货申请确认。
l 填报应扣供应商的各种费用。
l 按规定, 淘汰末位供应商及滞销商品。
l 制定商品大、 中、 小类的划分, 并确定营运部门组织结构的划分。

录入组:
l 按要求录入各种基础资料, 生成相应编码。
l 完成各种挡案资料的修改。
l 处理对进价、 售价的调整。
l 录入优惠促销信息。
l 打印补货单。
l 录入盘点数据, 打印盘点报表。
l 处理调拨、 削价、 报废、 特价等业务。
l 打印标价签。
经理室:
l 审核进货合同。
l 审核供应商信息表、 商品信息表。
l 市场调研, 对商品的售价进行监督。
l 查询、 打印销售报表、 计划完成报表, 进行各种数据的分析, 为决策提供参考。
l 统计滞销商品清单, 监督招商部的商品淘汰。
电脑部:
l 软件系统的安装、 调试。
l 硬件设备的安装、 维护。
l 电脑基础知识、 业务流程的培训。
l 系统基础信息的设定、 修改。
l 日结。
l 数据备份。

收货部:
l 整理订货单, 安排供应商送货。
l 根据规定及订货单验收商品。
l 打印验收单, 签字后传递给有关部门。
l 打印条形码, 并按规定收费。
l 整理退货申请单, 组织退货。
l 打印退货单, 签字后传递给有关部门。
l 负责商品索赔工作。
前台部:
l 总服务台工作
l 按规定开、 关收款机。
l 严格按照收款步骤收款。
l 日结
l 百货区 晚上与营运柜组对帐。
l 负责长短款的查找与处理。
现金办:
l 每天录入各收款员所缴的现金、 支票金额。
l 打印每位收款员的长短款差异表。
l 督促前台部及时处理长短款。
l 汇总每天销货, 报核算组。

核算组:
l 检查各种单据的合法性。
l 每天核对验收入库单、 退货单, 不符的, 查找原因, 并做帐务处理。
l 打印销售汇总报表和进销存报表, 对现金办的缴款单进行核对。
结算中心

l 对预付货款进行监督和管理。
l 定期打印对帐单, 并同供应商对帐。
l 查找、 处理对帐差异。
l 负责各种费用的扣除。
l 打印付款单。
营运部

l 配合收货部收货。
l 对商品进行分拣、 组合、 拆分、 理货、 上架。
l 提出商品调拨申请。
l 监督联营商品的销售。
l 提出商品报残申请。
l 配合招商部, 搞好促销活动。

l 分析销售、 库存等数据, 按各种口径进行排名, 提出改进意见。
l 提出商品退货、 削价申请。
l 按规定, 做好商品的实物盘点登记, 并负责处理差异。
3系统中组织设定
商场组织结构能够灵活设置, 系统最大支持5级组织。对于百货商场系统一般能够设置为3级: 商场、 部门、 柜组; 对于超市系统一般能够设置2级: 处、 课;
l 商场: 1位序号: 2 譬如: 一楼商场、 二楼商场
l 部门: 2位=1位商场+1位序号: 如洗化部21、 百货部22、 食品一部23
l 柜组: 4位=2位部门号+2位序号: 化妆品专柜2101、 化妆形象柜2102
组织设定图示:

第二章 信息系统基础建档
1基础档案列表
在商业系统运行前, 需要确定商业系统运行所必须的各种基础资料和业务处理的管理方案, 然后用户能够根据管理方案就能够准备基础资料并开展商业系统监控下的业务了。
需要确定的基础资料主要包括以下几类:
基础级别设置:
项目名称
级别
长度
名称
是否启用
备注
部门
1
1
商场
是
总长度为8位
2
2
部门
是
3
2
柜组
是
4
0

否
5
0

否
品类
1
2
大类
是
总长度为8位
2
2
中类
是
3
2
小类
是
4
0

否
5
0

否
仓位
1
2
仓库
是
总长度为8位
2
2
大区
是
3
2
仓位
是
4
0

否
5
0

否
货位
1
1
区
是
总长度为8位
2
2
排
是
3
2
层
是
4
0

否
5
0

否
地区
1
2
省
是
总长度为8位
2
2
市
是
3
0

否

4
0

否
5
0

否
编码规则设置:
基本资料项目
编码长度
编码特性
是否自动编码
备注
普通商品资料
8
m 流水号
m 部门编码+流水号
m 品类编码+流水号
否
由人工控制编码资源
称重商品资料
5
部门编码+流水号
是

商品包资料
6
流水号
是

供货商资料
7
地区编码+流水号
否

合同资料
10
部门编码+流水号
否

会员资料
8
流水号
否

会员卡资料
8
流水号
否

客户资料
6
流水号
否

品牌资料
4
流水号
否

雇员资料
4
流水号
否

基础资料:
项目名称
是否需要准备
项目主要内容
雇员资料
√
雇员编码、 雇员姓名、 雇员所属部门
部门资料
√
部门所属关系、 部门编码、 部门名称、 部门类型、 部门经营面积、 说明、 是否为末级等
品类资料
√
品类所属关系、 品类编码、 品类名称、 说明、 是否为末级等
品牌资料
√
品牌编码、 品牌名称、 经营面积、 说明等
颜色资料
√
颜色编码、 颜色名称、 说明等
计量单位资料
√
计量单位名称
税率资料
√
税率类型( 进项税率或销项税率) 、 税率计算类型( 按照无税额计算或按照含税额计算) 、 说明等
合同类型
√
编码、 名称、 说明等。
合同公正状态
√
编码、 名称、 说明等。
合同级别
√
编码、 名称、 说明等。
企业性质
√
编码、 名称、 说明等。
客户级别
√
编码、 名称、 说明等。
客户类型
√
编码、 名称、 说明等。
付款方式
√
编码、 名称、 说明等。
供货商级别
√
编码、 名称、 说明等。
供货商类型
√
编码、 名称、 说明等。
供货商索证类型
√
编码、 名称、 说明等。
供货商扣项项目
√
编码、 名称、 说明等。
供货商评价项目
√
编码、 名称、 说明等。
供货商结算方式
√
编码、 名称、 说明等。系统预置资料。
会员类型
√
编码、 名称、 说明等。
会员级别
√
编码、 名称、 说明等。
会员距离范围
√
编码、 名称、 说明等。
会员搭乘方式
√
编码、 名称、 说明等。
会员卡类型
√
编码、 名称、 是否允许记名、 是否允许加密、 是否允许储值、 是否允许优惠、 优惠方案编码、 建议生效日期、 建议失效日期、 发放方式、 说明等。
交易折扣率
√
分为交易折扣率和单项折扣率各4种。
支付方式
√
编码、 名称、 说明等。
电子称类型
√
编码、 名称、 说明等。
收款机类型
√
编码、 名称、 说明等。
盘点机类型
√
编码、 名称、 说明等。
2品类编码
商品分类也能够灵活设置, 可设成3级, 最长支持5级。具体可根据商场商品分类的具体要求, 每个分类的长度也能够自己设置。
l 大类: 2位序号: 食品类01、 日用百货类02、 洗涤类03……
l 中类: 4位=2位大类+2位序号: 肉食类0101、 调味品类0102、 糖果类0103
l 小类: 6位=4位中类+2位序号: 火腿类010101、 烤肠类010102
品类设定图示:

3商品编码
商品编码可分成普通商品、 称重商品、 商品包。商品编码不允许重复, 普通商品的商品编码具体位数能够设置, 最长支持13位, 系统能够根据编码生成规则自动生成, 系统提供了3种常见的方式。
普通商品编码常见规则:
l 商品编码长度定长或者不定长。编码规则可人为控制或使用系统内置规则控制。
l 商品可使用颜色码和尺寸码总码分码体系, 来管理商品的颜色和尺寸, 一般用在专卖店系统中。
l 系统内置规则1: 按照商品编码序号统一增加, 例如0000001, 0000002……9999999, 每增加一种新品, 系统会自动判断可使用的商品编码。
l 系统内置规则2: 在部门的基础上参照序号管理。例如1101部门, 商品编码则11010001, 11010002……,11019999, 系统自动判断该部门可使用的新商品编码。
l 系统内置规则3: 在品类的基础上参照序号管理。例如135白酒类, 商品编码则1350001, 1350002……,1359999, 系统自动判断该品类可使用的新商品编码。
l 支持一品多供应商, 一品多条码, 一品交叉经营。
称重商品编码规则:
l 一般称重商品使用13位, 18位条码电子称称重销售, 因此称重商品编码长度要定为5位。
l 规则1: 手工录入, 系统只控制长度。
l 规则2: 系统按流水号自动产生, 并同时控制长度。
商品包编码规则:
l 规则1: 手工录入, 系统只控制长度。
l 规则2: 系统按流水号自动产生, 并同时控制长度。
商品资料属性:
商品资料
√
商品编码、 商品名称、 商品简称、 商品助记符、 商品条形码、 单位、 规格、 重量、 颜色编码、 颜色名称、 尺寸编码、 尺寸名称、 引进部门编码、 货号、 产地、 等级、 季节、 保质期、 供货商编码、 合同号、 结算方式、 品类编码、 品牌编码、 统计码、 含税进价、 无税进价、 零售价、 会员价、 批发价、 进项税率(%)、 销项税率(%)、 进销差价、 倒扣率(%)、 经营方式、 是否管理数量、 是否管理金额、 编码类型( 无分码总码、 有分码总码等) 、 是否管理颜色、 是否管理规格、 所属总码编码、 所属总码商品名称、 是否称重销售、 是否小数库存、 编码来源、 采购员编码、 采购员姓名、 大包装单位、 大包装细数、 大包装规格、 大包装重量、 小包装单位、 小包装细数、 小包装规格、 小包装重量、 进货周期、 允许最低含税进价、 允许最高含税进价、 允许最低售价、 允许最高售价、 允许最低批发价、 允许最高批发价
4供应商编码
为加强对供应商的管理, 发挥计算机按批次、 按单品、 按供应商管理的优势, 须给每一个进入商场的供应商进行编码, 规则自定义。
供应商资料属性:
供货商资料
√
供货商编码、 供货商名称、 地区、 企业性质、 供货商级别、 供货商类型、 邮政编码、 公司地址、 通讯地址、 网址、 电子信箱、 电话、 传真、 开户行、 开户行帐号、 增值税号、 统计码、 法人代表、 注册资金、 注册号、 经营范围、 股票代号、 股票名称、 联系人、 联系人电话、 联系人职务、 引进日期、 引进部门、 引进人、 供货商状态、 备注等。
5会员编码
会员支持”四卡合一”功能: 会员卡、 优惠卡、 积分卡、 储值卡。采用会员与会员卡分离方式, 支持同一会员不同主副卡方式。
会员编码可设定长度, 一般为8位; 可手工录入或系统自动产生方式。
会员资料属性:
会员资料
√
会员编码、 会员名称、 性别、 出生日期、 身份证号、 籍贯、 民族、 婚姻状况、 身高、 体重、 血型 家庭地址、 联系地址、 邮政编码、 个人网站、 电子信箱、 电话、 手机、 传呼、
距离范围、 搭乘方式、 居住方式、 信息传递方式、 购物动机、 年龄区间、 地区、 工作单位、 收入水平、 学历、 职业、 职务、 爱好、 个人简历、 照片、 会员类型、 会员级别、 引荐会员编码、 引荐会员姓名。
会员卡资料
√
会员卡号、 会员卡类型、 会员卡密码、 持有会员编码、 校验值、 发行日期、 生效日期、 失效日期。
6合同文本
合同是业务流程中的第一步, 也是非常重要的控制点。
合同资料属性:
合同资料
√
合同编码、 合同名称、 合同标题、 部门编码、 供货商编码、 供方签订人、 需方签订人、 签定地点、 签定日期、 开始日期、 结束日期、 合同类型、 经营方式、 结算方式、 合同公证状态、 合同等级、 延期天数、 延期日期、 倒扣率(%)、 商品调换率(%)、 合同文本内容、 合同状态、 备注。
如果是联销合同还包括提成类型、 保底月数、 保底额、 保底销售额、 保底起始日期、 不足月时的保底类型、 多月保底类型、 提成比例(%)、 保底额类型、 鼓励政策信息。

第三章 业务流转程序
1新供应商和新商品开拓
流程图示:

流程说明:
( 1) 招商采购部根据市场变化, 竞争对手情况, 季节变化, 适时引入新的供应商和新的商品, 提交评审委员会评核。
( 2) 评核经过后, 填写新《供应商资料登记表》”一式两份和新《商品资料登记表》一式两份, 由采购员、 采购部经理、 业务部经理签字后提交电脑部录入组。
填写注意:
l 供应商编码和商品编码采购员不填, 由录入组编码
l 需要称重计量销售的商品在制作商品编码单时要注明”称重商品”字样;
l 需要打包销售的商品在制作商品编码单时要顺序填列, 并用大括号”｛”将其括在一起, 注明”打包”字样, ”打包”的解释在后面;
l ”单位”栏填列该种商品销售时的最小经营单位, 如按箱购进按个销售, 单位应以”个”计量, 如既有按箱销售又有按个销售, 单位仍以”个”计量, 箱能够做打包销售或以个销售处理。
l ”包装”栏填列按最小销售单位计算的一个包装中的数量;
l ”品类码”为商品的小类编码;
l 保质期按天数计算, 一个月按30天计。
l 进项税率和销项税率必须填写正确。
l 如要管理品牌的商品能够填写品牌码
( 3) 录入组核对《资料登记表》后, 为新供应商和新商品编码并录入系统, 在《资料登记表》签字后并返回给采购员。
( 4) 采购员与新供应商签定协议或合同, 合同主要内容包括经营方式、 结算方式、 费用扣项、 附加条款、 商品明细等。由采购经理和业务经理签字后提交录入组录入系统。
( 5) 采购员依据新合同向该新供应商下采购订单, 确认首批进货量, 采购经理进行网上电脑审批后, 采购员打印采购单一式三联, 自留一联, 转收货部一联, 传供应商一联。
( 6) 供应商送货上架销售, 采购员跟踪新供应商和新品销售情况, 以确定商品是否继续经营。
采购单样本图示:

系统界面图示:
1、 供应商档案

2、 商品档案

3、 合同

4、 采购

2日常补货采购
流程图示:

流程说明:
（1） 采购员根据营运部提交的补货申请, 或者根据系统自动补货预警, 选择供应商与合同, 制作《采购单》。
（2） 采购单经过网上审批经过后, 采购员打印采购单一式三联, 自留一联, 转收货部一联, 传供应商一联。
（3） 供应商依据《采购单》备货送货。
3商品验收
流程图示:

流程说明:
（1） 商品验收分为经销验收、 代销验收, 都是在采购时依据合同的经营方式而确定了。
（2） 商品验收根据货位不同分为卖场验收和仓库验收。
（3） 采购单供应商联经收货部核对数量并签字后, 可作为结算对帐单据。
（4） 送货数量若比采购数量多时, 原则上多出部分不收货。
（5） 无采购单商品一般指到农贸市场采购的各种蔬菜、 水果、 水产品等。打印出的验收单作为供应商结算对帐单据。
（6） 商品的生产日期、 保质日期要录入到验收单中。
验收单样本图示:

系统界面图示:
1、 商品验收

4商品退货
流程图示:

流程说明:
（1） 对营运部提出的退货要求, 采购部要及时相应, 一般情况: 生鲜类商品当日内决定; 包装类食品三日内决定; 非食品五日内决定。
（2） 商品下架时要核对帐面库存与实物库存, 即做单品盘点工作, 清点好数量后, 储放在收货部指定位置。
（3） 供应商提货时, 营运部、 收货部、 供应商核对退货数量, 并在退货单上签字。
（4） 签字的退货单第1联要传给财务核算员。
（5） 采购审批时要核对该供应商是否已经结清货款。
退货单样本图示:

系统界面图示:
1、 商品退货

5进价调整
流程图示:

流程说明:
（1） 采购员从供应商获得调价信息, 经双方谈判商定调价高低和调价数量。
（2） 对于进价调高要经过采购经理、 主管副总的审批。
（3） 调价分为对现有库存批次的调整和已经销售历史库存的调整。
（4） 系统自动将进价调整单列入结算业务中。
进价调整单样本图示:

系统界面图示:
1、 进价调整单

6售价调整
流程图示:

流程说明:
（1） 经过市调, 采购员填制售价调整申请, 注明调价原因, 经审批流程, 确定调价。
（2） 售价调整是对商品的所有库存进行调整。
（3） 调价生效可设定马上生效和计划生效。
（4） 营运部及时更换标价签。
售价调整单样本图示:

系统界面图示:
1、 售价调整

7残损削价
流程图示:

流程说明:
（1） 营运部提出削价申请, 视削价金额大小经营运经理和主管副总批准。
（2） 削价分为部分削价和完全报废两种, 对部分削价商品能够重新编码降价销售。
（3） 营运部对削价商品贴削价标签
削价单样本图示:

系统界面图示:
1、 残损削价

8内部调拨
流程图示:

流程说明:
（1） 调入部门填制内部调拨单, 经审批后, 调入部门、 调出部门、 营运经理签字后录入系统。
（2） 商品付款由原调入部门负责, 调出部门只负责销售。
（3） 调拨商品能够使用原有编码, 或者编制新商品编码, 如果商品在相同的收款区, 则建议使用不同的编码。
调拨单样本图示:

系统界面图示:
1、 内部调拨

9商品盘点
流程图示:

流程说明:
（1） 每月或每隔一定周期, 商场对全场商品进行盘点或者进行部分商品盘点工作
（2） 盘点前, 当日系统结帐完毕, 能够选择部门或者全部部门保存盘点库存数据。
（3） 然后经过三种方式进行盘点, 能够手工盘点、 盘点机盘点、 收款机盘点。
（4） 系统将盘点结果汇总后, 就能够查看商品的预盘分析数据了, 经过盈亏率分析和复盘警戒 能够对非正常的盘点结果进行复盘, 也能够抽出部分商品进行复盘。
（5） 盘点数据经审批确认后, 入账调整库存并同时产生盈亏处理单据。
盘点盈亏单样本图示:

系统界面图示:
1、 盈亏处理

10供应商结算
流程图示:

流程说明:
（1） 商品付款分为经销付款、 代销付款、 联销付款, 经营方式和结算方式是在厂家进入时合同中确定的。
（2） 采购进货业务是依据合同进行的。
（3） 系统在对帐日能自动筛选出符合合同规定的应结算业务, 进入付款预处理。
（4） 财务和厂家对帐确认后, 在结账日付款确认, 结算单入账。
结算单样本图示:

系统界面图示:
1、 经代销结算

2、 联销结算

11前台收款
流程图示:

流程说明:
（1） 超市收款时对所有商品必须一一扫描, 限制数量键功能。
（2） 百货收款也能够使用条码扫描, 能够对联销厂家的商品起到监督作用。
小票样本图示:

第四章 后记
1公司联系方式
公司名称: 青岛海信网络科技股份有限公司
公司地址: 青岛市东海西路17号海信大厦
邮政编码: 266071
电话: -8321
传真:
公司网址: WWW.HISENSOFT.COM.CN
Email:

2 重庆总代理/增值代理联系方式
公司名称: 重庆天英科技发展有限公司
公司地址: 重庆市高新区石桥铺泰兴科技大厦7-30
电话: 68691991
传真: