公文处理实施办法.docx

公文处理实施办法
第一章总则
第一条 为使项目经理部公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合项目经理部实际，制定本实施办法。
第二条 公文是指在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，包括项目经理部及项目分部在生产经营工作中制发的文、函、传（真）、合同文本及有关资料等，可分为纸质公文、电子公文（如通过路桥建设办公信息系统传递的公文）二种形式，是项目经理部依法依规进行企业管理和公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的拟写、制作、处理、传递、保管、提供利用以及对公文处理的监督控制和组织管理。公文处理分为收文处理和发文处理。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时准确、安全、统一。
第四条公文处理必须严格执行审核制度，未经核稿不得进入发文程序；严格执行收、发文前的复核制度，未经复核不得收、发文。
第五条 项目经理部公文处理工作依托路桥建设办公信息系统，实行电子公文流转、传输。通过使用先进的文档软件制作公文;科学的管理平台监管公文；现代化的通信技术传递公文；自动化的办公设备印制公文；安全保密的存储设备保管公文，大力推行公文标准化，努力实现公文处理现代化。
第二章公文种类
第六条常用的公文种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（二）公告
适用于向企业内外宣布重要事项或者法定事项。
（三）通告
适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（四）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；任免和聘用干部；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。
（五）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（六）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。
（七）请示
适用于向上级机关请求指示、批准事项。
（八）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（九）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第七条 公文一般由密级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）秘密公文应当标明密级（绝密、机密、秘密）及保密期限。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文时，主办机关应排列在前。
（四）发文字号包括项目代字、年份、序号。
（五）上行文应注明签发人、会签人姓名，还应在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人应为对该公文的咨询能作出答复的人。
（六）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。
（七）公文的主送部门、抄送部门均应使用全称或规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应注明附件顺序和名称。
（九）公文除”会议纪要”以外，应加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项，如：签发人、联系人、联系电话等），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注统一、规范的主题词。
（十三）抄送部门（指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门）应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）印发部门为综合部（办公室），印发日期以电子公文发送或纸质公文付印的日期为准。
（十五）会议纪要应书写标题。分送对象标注在公文版记中的主题词下。
（十六）文字从左至右横写、横排。
第九条公文用纸一般采用国际标准A4型（长297毫米、宽210毫米），装订视情况采用骑马钉和平钉两种。
第四章行文规则
第十条行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般应逐级行文，不得越级行文；上行文如确需越级，应抄送越过的上级机关。
（一）上行文是指向隶属的上级机关报送的公文。
项目经理部向客专公司请示问题、汇报工作、反映情况和对重要问题提出处理办法等，用上行文。
（二）下行文是指向所属下级单位发送的公文。
（三）平行文是指同级单位或不相隶属单位之间来往的公文。
项目经理部向地方政府和相关业务部门行文，原则上以"函"的形式行文。
（四）联合行文。因工作需要，联合行文使用主办机关发文机关标识，联合机关在标题和用印中明确，联合行文，主办机关排列在前。
第十一条 以项目经理部名义行文的形式及其适用内容划分如下：
（一）上行文可使用请示、报告、意见文种。
（二）上行文《文件》格式行文的适用范围：
1. 向客专公司、娄底指挥部及路桥建设行请示"、"报告"、"意见"。
2. 向属地的地方党委、政府行'请示"、"报告"、"意见"。
（三）平行文可使用通知、意见、函文种。
（四）平行文《路桥建设股份客专长昆段项目经理部》信函格式行文的适用范围：
1. 以"函"文种向地方党委、政府及其部门请示事项、联系工作、商洽问题、答
复询问等。
2. 以"函"文种与外单位、部门联系工作、商洽问题、答复询问等。
（五）下行文可使用决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要文种。
（六）下行文《路桥建设客专长昆段项目经理部文件》格式行文的适用范围：
1. 以"通知"文种项目经理部以"文件"格式下发的转发性文件。
2. 以"通知"文种发布内部管理规章制度等规范性文件。
3. 以"决定"或"通知"文种部署重要工作，采取重要的行政措施，重大活动方案等指示性文件。
4. 以"决定"、"通报"或"通知"等文种表彰奖励先进，惩戒错误或过失严重的单位及人员的专题性文件。
5. 以"通知”文种下达和调整重要年度、季度计划等计划性文件。
6. 以"通知”文种公布内部的机构设置和定编等事项的告知性文件。
7. 其它需以《路桥建设客专长昆段项目经理部文件》形式下发的事项。
（七）下行文《路桥建设客专长昆段项目经理部》信函格式行文的适用范围：
1. 以"批复”文种答复各分部的请示事项。
2. 以"通知”文种向各分部布置具体工作，下达、调整单项任务计划。
3. 其它需以《路桥建设客专长昆段项目经理部》信函格式行文的事项。
第十二条《路桥建设股份客专长昆段项目经理部XXX会议纪要》
用于记载公司领导主持或委托召开的会议情况和会议决定事项。
第十三条 向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第十四条 ”请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送，但不得同时抄送下级机关。”报告”不得夹带请示事项。”意见”用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行；用于平行文，所提意见供对方参考。
第十五条行文应讲究时效，保证效率。
（一）制发公文的时限要求：
1. 上行文的会签、审核，有时限要求的按时限要求办理，无时限要求的一般在1个工作日内完成。
2. 下行文（平行文）的会签、审核，有时限要求的按时限要求办理，无时限要求的一般在2个工作日内完成。
3. 紧急公文（包括会议通知、电话记录）要求即时完成。
（二）收文办理的时限要求：
1. 凡是上级机关要求报告结果的，有时限要求的，严格按时限要求办结并报告；没有时限要求的，一般在3个工作日内办结。
2. 各分部、部门的请示事项，一般在5个工作日内给予答复。凡超过办理时限，承办部门应及时予以说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门承办
的，应当及时退回交办的部门并报批办领导。
第五章发文处理
第十六条 发文处理一般包括拟稿、会签、审核、签发、复核（校对）、登记（编号）、缮印、发送（封发）、整理、归档、销毁等程序。
第十七条纸质公文发文处理程序
（一）拟稿
公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿，并由部门负责人认真核阅并签字。核阅的重点是：是否需要行文，是否符合国家法律、法规和有关规定，处理意见是否切实可行，与其他有关文件有无矛盾、重复，涉及其他部门职权范围的问题是否协商一致并会签。各部门草拟的公文必须提供电子文档，由综合部负责排版、打印。草拟公文应做到：
1. 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
2. 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3. 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
4. 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
5. 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
6. 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
7. 应当使用国家法定计量单位。
8. 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9. 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉
伯数字。
（二）会签。
公文内容涉及其它部门职权范围的事项，由拟稿部门负责送有关部门进行会签。
（三）审核
公文送负责人签发前，应由综合部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否规范等。
（四）签发
公文审核之后，由承办部门送机关负责人签发。
1. 以本部名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。主要负责人外出期间，需要报送的紧急公文可由其他负责人签发，但必须经主要负责人审核。
2. 以本部名义制发的下行文或平行文，一般由分管副职签发，涉及其他负责人分管工作的，应经有关负责人审阅同意后签发；重要的或涉及面广的，由分管副职会签，由主要负责人签发。签发人要签署姓名和日期，并对公文全面负责。
3. 以各部门名义发出的公文，应由部门负责人签发。
（五）复核（校对）
公文稿签发后，应由综合部门进行复核和拟稿人进行校对。
1. 拟稿部门对清样应当认真校对，并对清样与文稿的一致性负责。
2. 校对后的文稿由文秘部门复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
（六）登记（编号）
公文正式印制前，由文秘部门统一登记、编号。
（七）缮印
1. 印制。对签发的公文定稿进行印制。将电子文档转换为纸质公文，必须符合规定格式，字迹清楚，整洁美观，份数准确。
2. 装订。装订要做到整齐美观。
3. 用印。发文用印前，应注意检查原稿是否经过单位领导人签发和综合部审核，公文格式是否符合要求，公文组成是否完备，版面是否整洁。对不符合上述要求以及超过规定份数的公文，不予盖章。
（八）发送
1. 凡发出的纸质公文，必须严格按照登记、签名、车递的程序办理。
2. 分发公文，要对公文进行检查，防止差错。
3. 急件、密件要加盖急、密戳记。
第十八条 电子公文发文处理流程
（一）拟稿、会签
1. 拟稿人使用计算机输入文字、表格等，编辑成文本文件。
2. 拟稿人正确选择发文流程，填写发文笺，上载（增加文件）公文稿进入发文流程。
3. 公文稿应逐级进行审核。
4. 需要会签的公文稿，由拟稿人负责直接发送给会签部门负责人会签。
（二）审核
与纸质公文相同。除此之外，还需检查发文流程是否正确，并在电子公文发文笺上填写审核意见。
（三）签发
与纸质公文相同。
（四）复核
与纸质公文相同。
（五）用印、发送
按电子公文操作程序办理，其他与纸质公文相同。
第十九条电子公文如需转换为纸质公文办理，其纸质办理情况应登记在电子公文发文笺中，保证电子公文办理过程的完整性和便于查询。纸质公文如需转换为电子公文办理，应采用电子公文紧急发文流程将纸质发文稿转为电子公文，并在纸质发文笺上登记备查。
第六章收文处理
第二十条 收文处理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办（传阅）、催办、整理、归档、销毁等程序。
主送或抄送的公文，主办单位不得直接分送领导，应由综合部统一签收、登记、编收文号后提出拟办意见。
第二十一条纸质公文收文处理程序
（一）签收
文书人员对写明有本部收启的封件进行拆封；对于写明领导人"亲收"的封件，由领导人本人或由其委托的人代拆；对于机要密件，按《保密管理办法》要求送相关权限人员拆封。收到文件材料后，收件人对公文进行鉴别、清点、核对、检查，并在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。
（二）登记
登记反映公文有关数据。登记项目包括：收文日期、来文单位、公文标题、公文字号等。
保密公文与一般公文应分别登记。按主次缓急，分阅件和办件，优先将紧急重要的公文呈送拟办。
领导和其他人员参加会议或从其他渠道收到的公文，应交综合部登记后办理。
（三）审核
收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本部办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
（四）拟办
对符合要求的公文，由文秘部门加贴"收文处理签"，送综合部负责人提出拟办意见（初步意见和建议），送领导批示或交有关部门办理。对不符合规定的公文，经综合部负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
（五）批办
领导人对送批的文件如何处理所作的批示。其内容包括：
1. 提出处理该份文件所述问题的原则和方法；
2. 提出并指明承办该文件的单位或个人；
3. 需要两个以上部门或人员办理的，应当明确主办部门和主办人。
（六）承办
承办部门对领导批示或交办的公文进行处理。
1. 领导批示由多个部门协同办理的事项，指定牵头部门的，牵头部门作为主要承办部门；没有指定牵头部门的，排在最前面的部门为主要承办部门。
2. 属承办部门职权范围内的事项，由承办部门负责答复来文单位，同时抄送交办部门；涉及其它部门职权的，承办部门要与有关协办部门会签后答复来文单位，同时抄送交办部门。承办人在文件办理结束后，需在《收文处理单》上简要注明承办经过与结果。
（七）催办
催办，是对收文承办件在承办过程中的查询督促工作，是避免积压，加速公文运行的手段。综合部对尚未办完的公文，要加强催办，并将催办检查结果及存在问题向主管领导汇报。定期催办的具体内容包括：
1. 上级机关主送本部并需要具体实施，贯彻执行的公文。
2. 下属单位主送本部的请示及其它需要办理的公文。
3. 平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务需要办理或答复的函件。
4. 送本单位（部门）负责人或交有关单位（部门）办理的公文，综合部（或公文办理人员）要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误推诿。紧急公文应当按时限要求办理；凡超过办理时限，主办部门应及时予以说明。
对不属于本部门职权范围或不宜由本部门主办的，应当及时退回交办的单位（或公文办理人员）。
（八）注办
对公文承办的情况和结果，由经办人员在公文处理单上作出简要说明。
第二十二条 电子公文收文处理流程
（一）签收、登记
1. 通过办公网发送给公司的电子公文由综合部负责公文收发人员负责签收、登记。
2. 客专公司或地方政府通过公文交换的纸质公文由综合部扫描，转换为电子公文，进入收文电子流程。
（二）审核
按纸质收文有关规定办理。
（三）拟办、批办
1. 综合部负责人提出拟办意见后，送领导人批示。
2. 遇拟办负责人、批办领导人出差在外，可发短信或打电话通知。
（四）承办
按纸质收文有关规定办理。
（五）催办
按纸质收文有关规定办理。
第二十三条为确保公文收文处理的及时性，综合部文书应定期向定点单位（网络）查问来文情况，并及时按公文处理要求办理传递、签收、登记、流转。
第七章公文归档
第二十四条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理立卷、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第二十五条公文归档采取纸质、电子归档"双轨制"。电子公文可转换为纸质公文归档，但必须经彩色打印机打印，保留"红头"、"红印章"，并与原电子版一同归档。
第二十六条 由纸质公文扫描制成的电子公文转发件，纸质公文原件应与电子公文转发件一同归档。
第二十七条 归档范围内的公文，应根据文件的相互联系、特征和保存价值等情况分类整理立卷。要保证档案的齐全、完整，能正确反映本部的主要工作情况，以便于档案的保管和利用。
第二十八条 联合办理的公文，原件由主办机关（部门）整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第二十九条本部负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。
第三十条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。不得使用圆珠笔和铅笔，应使用碳素墨水或蓝黑墨水；使用热敏传真纸传真的公文必须经过转换（复印或复制），才能作为正式公文使用。
第三十一条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合部负责人批准，可以销毁。
第八章公文管理
第三十二条各分部、各部门的主要负责人是制发公文的主要责任人，应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位、部门公文处理工作的领导和检查；不仅要加强公文起草的组织和管理，还要负责审定主办的各种文稿，承担相应的文稿法律和行政责任。
第三十三条综合部是公文处理的职能管理部门，主管本部并负责指导各分部的公文处理工作，负责本部公文处理的监督控制和组织管理；负责建立健全公文拟稿、审核、质量评议和工作实绩考核奖励等工作管理制度。综合部应配备专职人员或指定专人负责公文处理工作。各分部也应指定专人负责公文处理工作。
第三十四条 综合部是电子公文和办公信息系统公文处理子系统的应用管理和技术支持部门，负责本部和各分部电子公文处理的组织、检查、指导和监督工作。
第三十五条 全体工作人员都应当认真学习掌握公文处理办法，对公文处理做到应知应会。
第三十六条 公文稿一经领导审核签发，不得随意改动。若确有需要改动的，应征得签发领导的同意。需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，一般应先向签发领导人汇报，经过其同意后，才可以按程序重新修改、审核、签发。
第三十七条 公开发布的公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印机关的证明章。
第三十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第四十条 遇机构调整、人员调离时，应将正在办理和暂存的公文进行移交，妥善保存。
第四十一条 通过项目管理信息系统发布或交换的电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。在电子公文流转过程中，使用项目管理信息系统实现的电子签名与书面签名具有同等效力。
电子公文、电传公文应通过办公网传递，发送人负责落实接收情况。
各部门使用电子公文记名传达时，可下载传阅表单或在"信息互递"回复意见栏内签名，作为传阅备查记录。
上级机关的公文，除有保密要求和注明不准翻印的以外，经领导或者综合部负责人批准，可将纸质公文转换为电子公文传阅。
第四十二条建立重要公文承办事项的督办制度。对领导交办的重要承办事项，综合部要进行督办，逐级落实督办结果。承办部门在接到督办事项后，必须在规定时间内反馈办理情况，超时不反馈且未提前向督办部门说明原因的，按未完成处理，纳入督办考核。
第四十三条 建立规范性文件定期清理制度。每年应对上一年度以前制发的规范性文件进行评审，形成规范性文件清理目录，报领导审批。
第九章附则
第四十四条 综合部对上级和本部下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第四十五条 本实施办法由综合部负责解释，自发布之日起施行。