静态数据准备方案样本.doc

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_______ERP项目
静态数据准备方案

建立日期: -05-22
修改日期: -05-22
文控编号: UF) XX_(PMP项目号)_01(阶段序号)_XX(流水号)

客户项目经理:

日 期:

用友项目经理:

日 期:

第一章静态数据的概述
1.1、 静态数据
建议描述内容提要:
1、 静态数据的定义
2、 静态数据准备的特点
3、 静态数据的重要性
静态数据是指在系统应用中一般不随时间变化而改变的数据, 如会计科目、 存货档案、 客户档案、 供应商档案、 产品结构( BOM) 、 工艺流程等。在整个项目实施过程中, 静态数据的准备、 整理、 测试、 完善等相关工作是需要花费比较长的时间和耗费比较大的精力去完成。静态数据的准备进度和质量直接影响到系统的上线进度和项目的质量。
1.2、 静态数据来源
建议描述内容提要:
1、 静态数据的来源
2、 对准备静态数据的影响
静态数据分散存在于企业的多个职能部门, 如会计科目的数据在财务部门、 客户档案在销售部门、 供应商档案在采购部门、 产品结构在技术和生产部门等。静态数据的准备需要各职能部门的大力配合、 甚至直接参与。

第二章数据编码原则
2.1、 数据编码原则
建议描述内容提要:
1、 数据编码的意义;
2、 数据编码的基本原则;
ERP系统对数据的识别和处理需要经过一种具有唯一性的代号进行, 这便是编码。它作为准确快速、 有效的数据输入, 在ERP系统管理上显示了极大的威力。
数据编码应该遵循的是简单原则, 你如果没有很好的理由不要把资料的属性含义放到编码中。
2.2、 静态数据编码规则
建议描述内容提要:
1、 描述各类静态数据的编码规则
例 仓库编码:
公司共有四十多个仓库; 本地、 外地均有, 而且由物资处和销售处分别管理。建议编码五位第一位部门别, 第二位地域属性, 后三位流水号。
X X X X X

流水号
本外地属性( 本地1, 外地2)
部门( 物资2, 销售1)

2、 料品编码:
1) 、 料品分类编码
料品代码的第一位是料品分类,
（1） 0----成品
（2） 1----原材料
（3） 2----配套件
（4） 3----制造件
（5） 4----工具
（6 5----辅助材料
（7） 6----备品备件
2) 、 成品料品编码方案: 使用9位编码, 第一位是分类编码, 成品固定为0; 第二位是分类号, 泵是1、 阀是2、 油缸是3; 第3—5位是系列号, 最后4位是流水号。

X X X X X X X X X
流水号
系列号, 如001 表示CB1-D3 01
分类号, 如泵1、 阀2、 油缸3
分类号0
3) 、 其余现有库存料品编码方案: 使用九位编码, 第一位是大分类编码, 中间三位是小分类编码, 后五位是流水号。
X X X X X X X X X

流水号
小分类号, 如螺栓141、 螺母142
分类号
4) 、 现在不入库的制造件的料品编码方案: 使用九位编码, 第一位是大分类编码, 中间三位是小分类编码, 后五位是流水号。
X X X X X X X X X

流水号
小分类号, 如齿轮001、 泵体002
分类号
3、 地区分类编码:
地区分类省份进行分类, 编码方式采用长源销售处原有的编码方式, 如北京001, 天津002等。
4、 客户编码:
编码方式:
XX X X X

流水号
5、 供应商/委外商编码:
由于供应商与委外商编码不能相同, 因此编码采用五位, 第一位区分供应商与委外商, 后四位顺序号。
X X X X X

顺序号
区分号
如: 用G表示供应商, 则G0001上海宝钢公司, 用W表示委外商。
6、 部门编码:
1) 、 0000 总公司
2) 、 0010 销售处
3) 、 0020 财务处
4) 、 0030 生产处
5) 、 0040 物资处
6) 、 0050 供应处
7) 、 0060 总师办
能够依据ISO9000体系文件来编码。
7、 员工编码:
1) 包括将来所有在计算机上操作的人员
2) 编码原则:
（1） 老总级的首位数是1, 后面四位流水号。
（2） 部门经理级的首位数是2、 后面四位流水号。
（3） 普通员工首位数是3、 后面四位流水号。
X X X X X
流水号

员工类别
… …

第三章数据的格式和质量
3.1、 数据的格式
建议描述内容提要:
1、 采用规定格式的重要性
2、 数据格式的具体内容见附件《静态数据准备表单》, 如果使用用友快速导入工具请务必按照导入工具模板格式整理。
例:数据的重要属性之一是标准化, 指的就是格式的统一性。信息系统的后台数据库对处理的信息均有相应的格式要求。有些数据类别准备的工作量非常大, 需要由多个人员进行准备, 因此数据格式的统一性显得非常重要。
各类数据格式的具体要求, 见附件《静态数据准备表单》。
3.2、 数据的质量
建议描述内容提要:
1、 保证数据质量的重要性
ERP系统是管理数据处理系统, 数据质量的好坏直接影响系统的运行效果。无数实例已经说明, 一个良好运行ERP系统, 其数据准确性达到98%以上。对于ERP系统而言, 如果输入的数据是垃圾, 那么它输出的数据也是垃圾。
第四章 关键字段及说明
建议描述内容提要:
1、 关键字段说明
2、 关键字段的具体内容见附件《静态数据准备表单》
关键字段是对系统运行质量有直接影响的字段, 需要重点关注这些字段数据准备的质量。提前向数据准备人员, 说明这些字段的含义和系统使用原理, 有利于提高准备数据的质量。如客户档案中地区这个字段, 将对销售分析中的地区统计产生影响。
关键字段的具体说明见附件《静态数据准备表单》。
第五章静态数据准备的要求
建议描述内容提要:
1、 静态数据准备的负责人和内容分配
2、 静态数据准备的人员要求
3、 静态数据准备的时间
例: 静态数据根据职能部门的实际情况进行分别准备, 具体分配见下表:

财务部
销售部
技术部
采购部
A
B
C
D
会计科目
√

币别
√

税别
√

… …
√

客户档案

√

销售地区

√

客户料品资料

√

… …

√

产品结构

√

料品分类

√

… …

√

供应商档案

√
采购料品提前期

√
… …

√

由于静态数据的重要性, 参加静态数据的准备人员应该需要熟悉业务、 认真仔细、 具有高度的负责精神。
全部静态数据的准备时间从 11月11日至 1月3日, 全部历时8周。具体时间表见附件《静态数据准备计划》。
第六章静态数据的检查
建议描述内容提要:
1、 静态数据检查的负责人
2、 静态数据检查的时间安排
3、 静态数据检查的方式、 方法、 内容
静态数据准备进度和质量的控制对整个项目质量而言非常重要。同时静态数据准备的工作量决定了准备周期的长短, 一旦返工将对项目进度、 成本造成巨大影响。静态数据的检查, 对进度控制、 质量控制有重要意义。
静态数据检查由静态数据检查小组负责, 客户方项目经理方祥明任组长, 负责检查活动的时间和人员安排, 并对检查结果负责。
检查的时间间隔是每周两次, 每次预计需要花费3个小时, 分别为周三下午13:00—16:00, 周五下午13:00—16:00, 并于次日上午提供检查结果。
数据检查的方式分为抽检和全检, 对关键数据的数据需要进行全检( 如会计科目、 产品结构等) , 对大量而相对次要的数据能够视情采用抽检( 如备品备件、 辅助材料等) , 以提高检查效率。数据检查的内容包括数据的准确性( 如料品名称、 客户名称等) , 数据间的逻辑关系( 如料品名称和料品分类、 客户名称和联系电话是否匹配等) , 数据要求( 如料品代号是否重复、 位数是否符合要求等) 。
数据检查的方法一般采用手工核对, 对大量数据进行格式检查时, 也能够使用检查工具以提高检查效率。如检查上万的料品代码是否重复, 就能够编写程序对有料品代码的电子文档执行检查。
( 如果使用检查工具, 需要保证工具能够在检查开始前提供并测试完毕。)
第七章静态数据的导入
建议描述内容提要:
1、 静态数据导入方式的选择
2、 静态数据导入的时间安排
3、 静态数据导入工具( 可选)
例: 根据企业的实际情况, 多数种类静态数据的采用手工录入的方式, 对数据量特别巨大的料品基本档案和产品结构采用计算机导入的方式。
静态数据的导入将在系统切换阶段进行, 时间安排见系统阶段的文档《数据转换计划》。
料品基本档案和产品结构的导入工具, 由用友公司负责提供。双方项目组将于 1月5日至10日对导入工具进行测试。
(说明: 静态数据导入系统的方式有两种, 一种手工录入, 一种计算机导入。这两种方式各有利弊。手工录入, 经过系统界面录入数据, 经过程序检核, 后台数据库不会发生表单逻辑错误, 但录入速度慢, 内容容易发生错误。计算机导入, 导入数度快, 内容不会发生错误, 但如果导入工具不可靠, 可能造成数据库表单逻辑错误, 这种错误一般难以发现, 但在系统运行后可能造成严重错误。)
附件
静态数据准备方案包括两个附件。
1、 《静态数据准备表单》
2、 《静态数据准备计划》