“互联网+”背景下住房公积金无纸化档案管理思考.docx

互联网+”背景下住房公积金无纸化档案管理思考
“互联网+”背景下住房公积金无纸化档案管理思考

王敬平
摘 要 随着住房公积金归集总量的不断扩大和居民住房需求的持续增长，各地住房公积金管理中心（以下简称“中心”）业务发展迅猛，在办理公积金如贷款、归集、提取等活动中产生了大量以纸张为载体的住房公积金业务档案。“互联网+”背景下，以纸张为载体的住房公积金档案管理存在诸多问题，如档案库房等安排设计上达不到现档案管理规定的要求，各分中心、区（县）管理部的条件尤为简陋，更别说是“九防”措施了，档案随时存在被毁坏和遗失的可能，同时来自公积金网厅、微信等各平台的电子文件得不到很好的存储和利用。基于此，中心在有限的人力和物力资源环境下，如何利用现代信息技术来处理这些资料，让中心业务受理人员、审批人员及其他有需要者能够快捷查询及便捷利用所需档案资料就成为本文的研究出发点。
关键词 “互联网+” 住房公积金 无纸化 档案管理
传统“大而全”的住房公积金档案资料管理理念造成了存档资料的过度膨胀，大量纸质档案在占据大量空间的同时造成管理成本的上升。同时，随着信息化的发展，庞大的电子数据与纸质档案并存，但这些数据又不能形成有效的档案。因此，通过信息化手段来集中管理这些庞杂的档案，优化档案流程管理、提高运作效率并降低部门运行成本迫在眉睫。
一、从纸质档案向无纸化档案过渡
人是确保住房公积金无纸化档案管理顺利开展的关键因素，因此相关工作人员（归集、贷款、财务及档案管理人员）必须首先在思想上引起高度重视，正确认识到住房公积金无纸化档案管理的必要性和重要性（住房公积金无纸化档案管理不仅是顺应法律发展的必然需求，也是确保信息资源建设和共享、节约管理成本与做好保密工作的必然举措），然后在实际工作中主动发挥能动性，用强烈的责任感来开展相关工作，并积极探讨总结住房公积金无纸化档案管理中遇到的各类问题，结合具体实际情况来采取行之有效的解决措施。
二、制定操作规范
（一）公积金行业原有纸质档案数字化处理相关规范
根据国家档案局、中央档案室印发的相关文件要求（如《全国档案信息化建设实施纲要》），制定相应的操作规范：如果由外包服务商承接大量住房公积金无纸化档案管理的工作，则应对外包服务商的资质、加工工序设置、监督管理制度、生产管理机制及生产管理队伍等进行考察，并且签订相应的保密协议;在住房公积金无纸化档案管理开始前，以档案的原始档案号为档案标识，并将其作为记录或核对的依据，与服务商共同做好记录台账并相互签字认可;在住房公积金无纸化档案管理实施过程中，要按照所在地区相关档案管理制度要求，规范住房公积金档案中的目录内容;对住房公积金档案扫描实施全过程监控，认真填写纸质档案无纸化转换交接登记表，对扫描页数进行登记，认真核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，发现不一致则应标明具体原因和处理措施;住房公积金档案扫描结束后，根据档案保管规范对拆除档案进行重新装订，装订过程中应确保档案排列顺利不变且牢固整齐;以档案质量标准为依据，对无纸化档案质量进行随机抽样检查，发现不合格电子数据要重新加工。
（二）电子档案移交、接收、归档相关规范
为确保电子档案的真实、完整、可用和安全，促进档案信息资源开发利用，中心需制定相关移交、接收、归档规范，明确档案存储格式、在线或离线移交程序、加密解密方法、归档方法等内容。
一些公积金中心已经意识到数字化档案管理的重要性，在办理业务过程中，提前进行了资料的采集，甚至部分中心已经与其他部门联网，适时取得了所需的电子档案。操作过程中应当注意：提前梳理各资料名称，确保各流程、各业务办理时，各“档案袋”所对应的资料名称一致;所有电子档案共建、共享，职工仅提供一次资料就能办理完毕所有业务;从外单位共享过来的电子档案要有共享时间，防止时间不同引起的资料不一致。具体流程如图1。
三、构建住房公积金无纸化档案管理信息系统
（一）住房公积金无纸化档案管理信息系统的功能需求
住房公积金无纸化档案管理信息系统的构建，可以实现中心文书档案、声像档案、财务档案、业务档案的数字化加工、档案维护管理及多元化利用，不仅能够为个人、缴存单位和房地产商提供优质高效的服务，而且能够规范化整理中心历年的公积金存量档案和现时产生档案，防范档案管理中潜在的各类风险。笔者认为，住房公积金无纸化档案管理信息系统的功能如表1所示。
（二）住房公积金无纸化档案管理信息系统的安全性
相较于纸质档案，电子化档案信息与载体是分离的，很容易被不留痕迹地篡改，如通过Photoshop软件修改电子档案图片中的关键签名信息。易篡改、易复制、易传输及易伪造等特点使住房公积金无纸化档案管理工作开展的一大重点就是解决安全性问题除了要求住房公积金无纸化档案制作者和管理者具有良好的业务能力、职业素养和安全保护意识外，还需要采取必要的计算机技术手段来对住房公积金无纸化档案进行保护。笔者认为，公积金无纸化档案管理系统应实现“四种功能”，即对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，对电子档案存储状况的监控和警告功能，对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能，电子档案保护功能。CA认证、电子签章和数字水印技术是解决此问题的重要措施，它可以在确保原始内容的价值及使用不受影响的前提下，在宿主数据源中嵌入一定意义的标识信息。具体来说有以下几个方面：
1.CA认证与电子签章。主要是确保中心工作人员和缴存单位、缴存职工等在网上传递信息的安全性、真实性、可靠性、完整性和不可抵赖性。一方面，通过时间戳、电子签名、电子签章等技术手段对档案进行固化，明确签名主体，确保其真实身份;另一方面，通过CA认证，确保其法律效应，为解决公积金无纸化档案带来的法律问题提供了依据。
2.数字水印技术。一方面是住房公积金无纸化档案完整性保护。在对住房公积金纸质档案扫描保存的过程中，可以通过嵌入对修改水印信息非常敏感的脆弱水印或半脆弱水印来防止档案文件被人为篡改。在住房公积金无纸化档案中嵌入脆弱水印后，当水印信息被非法用户恶意破坏时，很容易检测出档案内容或水印是否遭到篡改，并采取必要措施来避免住房公积金无纸化档案被伪造，这样非法用户就无法从档案中获取有用信息。另一方面是知识产权保护。网络的开放性意味着大量人员可以在线对住房公积金无纸化档案管理信息系统进行访问，档案资源可能被非法下载、复制及篡改，而将具有一定版权声明意义的水印信息（如制作单位、签名等）嵌入住房公积金无纸化档案后，水印信息很难被人的感觉系统所感知，但检测器非常敏感，以此来宣称对住房公积金无纸化档案的所有权，为侵犯知识产权而引起的法律纠纷提供了证据。
（三）住房公积金无纸化档案管理信息系统的性能指标
住房公积金无纸化档案管理信息系统会使用合理的数据库结构和查询算法，为确保查询的响应速度不会随着用户的增加和记录数的增长而显著下降，笔者认为住房公积金无纸化档案管理信息系统应该满足如表2所示的性能指标。
四、结语
“互联网+”背景下住房公积金无纸化档案管理工作的开展，不仅可以强化对重要且宝贵的纸质档案的保护，大大延长住房公积金档案的保存时间，而且有助于完善住房公積金档案的信息内容，利用者也无须再查阅纸质档案。总而言之，实现无纸化档案管理是住房公积金档案事业发展的必然产业，必将为住房公积金事业的可持续发展提供有力保障。
（作者单位为自贡市住房公积金管理中心）

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