软件使用说明指导书模板.doc

中小微企业进销存信息管理软件软件使用说明书Version 1.0目 录1 概述11.1 系统介绍11.2 系统运行环境11.3 版权说明12 软件安装和配置32.1 用户端安装和配置32.2 MySQL 5.5安装和配置52.3 配置数据库113 软件功效介绍和使用说明133.1 系统管理133.2.1 用户管理143.2.2 数据字典153.3 基础信息管理163.3.1 用户信息管理163.3.2 供给商信息管理183.3.3 商品信息管理193.4 采购管理203.4.1 采购订单管理203.5 销售管理223.5.1 销售订单管理223.6 库存管理233.6.1 库存盘点233.7 查询统计243.7.1 用户信息查询253.7.2 供给商信息查询253.7.3 商品信息查询263.7.4 采购信息查询273.7.5 销售信息查询273.7.6 库存查询284 相关说明294.1 开发环境294.2 测试环境291 概述1.1 系统介绍 中小微企业进销存信息管理软件关键是针对生产经营活动单一、资金周转速度快、计算机水平低为特点中小微企业而建立，意在提升中小微企业信息化水平、规范生产经营步骤、提升企业资源利用率、全方面掌握企业运行情况，从而为企业决议提供支持。 该软件依据企业采购（进）、销售（销售）、存货管理（存）等业务步骤进行设计，经过提取采购和销售数据流，实现对企业业务信息整理、加工、存放和分析，从而实现资源有效配置和监管。1.2 系统运行环境该系统运行需要以下软硬件环境：操作系统Windows /XP/7数据库MySQL 5.1以上版本JDKJDK 1.6以上最低配置CPU：1.8GHZ 内存：512M硬盘：40G1.3 版权说明（1）、授权中小微企业进销存信息管理软件授权您在非盈利前提下安装使用本软件产品，并保留随时向您收回授权权力。（2）、限制严禁将本软件产品之拷贝以盈利为目标传输于她人。您不得对本软件产品进行反向工程(Reverse engineer)、反向编译(Decompile)或反汇编(Disassemble)。您能够复制本软件产品部分内容，但请注明出处。您必需遵守全部软件产品使用之相关法律。此限制如和法律法规冲突，则以法律法规为准。（3）终止若您未能遵守本版权申明之条款或条件，则昆明理工大学得在不妨碍其它权力之情况下，终止本版权申明。到时您必需销毁本软件产品之全部拷贝。（4）、著作权。凡和本软件产品及其拷贝相关之全部权和著作权均属昆明理工大学全部。凡和因透过本软件产品而存取之资料内容之全部权和知识产权，均属各该资料之全部权人，并受相关著作权法或其它知识产权法律和条约之保护。本许可协议并不授权您就该等资料之内容享受使用之权力。（5）、不为瑕疵担保。您因使用本软件产品所造成之任何损失和风险将由您独自负担。在相关法律所许可之最大范围内，昆明理工大学及其供给商不负担任何瑕疵担保责任和条件，不管其为明示或默示者，其中包含（但不限于）适合某特定用途和不侵害她人权益之默示担保责任。（6）、就衍生性损害不负赔赏责任。在相关法律所许可之最大范围内，昆明理工大学对于您因使用或不能使用本软件产品而遭受之尤其、衍生性、直接或间接损害（包含，但不限于营业利益之损失、营业中止、数据丢失或其它有形或无形损失）不负任何损害赔赏责任。此项要求不因您事先通知昆明理工大学或其供给商，该损害发生之可能性而有所不一样。在任何情况下，昆明理工大学或其授权方责任将绝不超出软件购置价。如您安装了本软件产品则表示您接收上述免责条款和限制申明。（7）、其它要求。本许可协议适合中国（包含香港、澳门、台湾）法律。若您就本版权申明有任何疑问，请接洽昆明理工大学。2 软件安装和配置2.1 用户端安装和配置1. 用户端软件安装双击打开中小微进销存信息管理软件安装向导，图2.1-1所表示。图2.1-1：开启软件安装向导单击下一步，则进入授权许可界面。图2.1-2所表示。图2.1-2：确定软件授权许可选择接收授权许可，则进入到安装目标文件选择对话框。图2.1-3所表示。图2.1-3：选择软件安装位置选择好安装目标文件夹以后，点击“安装”按钮，向导将自动完成软件安装。图2.1-4所表示。图2.1-4：软件安装完成向导勾选“运行中小微企业进销存信息管理软件”，单击完成则可开启软件，进入用户登录界面。图2.1-5所表示。图2.1-5：用户登录界面输入用户名和密码，则可登录至该软件系统中。2.2 MySQL 5.5安装和配置1. 下载并安装MySQL 5.5前往，系统测试所使用版本为MySQL 5.5.25。双击运行MySQL安装程序，将进入MySQL安装向导程序。图2.2-1所表示。图2.2-1：MySQL 5.5.25安装向导2. 配置MySQL 5.5退出安装向导后，打开MySQL配置向导。图2.2-2所表示。图2.2-2：MySQL配置向导单击“Next”按钮，选择MySQL配置类型。图2.2-3所表示。图2.2-3：MySQL配置类型选择单击“Next”按钮，选择服务器类型。图2.2-4所表示。图2.2-4：服务器类型选择单击“Next”按钮，选择数据库用途。图2.2-5所表示。图2.2-5：数据库用途选择单击“Next”按钮，选择MySQL安装路径。图2.2-6所表示。图2.2-6：设置MysQL安装路径单击“Next”按钮，配置MySQL最大连接值。图2.2-7所表示。图2.2-7：配置MysQL最大连接值单击“Next”按钮，配置MySQL连接端口。图2.2-8所表示。图2.2-8：配置MysQL连接端口单击“Next”按钮，配置MySQL默认字符集。图2.2-9所表示。图2.2-9：配置MysQL默认字符集单击“Next”按钮，配置Window服务，默认即可，单击“Next”，设置MySQL连接密码为root。图2.2-10所表示。图2.2-10：设置MysQL连接密码单击“Next”按钮，配置向导将实施配置选项。配置完成后，打开Mysql命令窗口，键入连接密码，将显示MySQL版本信息，图2.2-11所表示。图2.2-11：MysQL版本信息2.3 配置数据库打开MySQL数据库，图所2.3-1示。图2.3-1：开启MySQL工作区点击“Local instance MySQL5.5”,输入图2.2-10设置连接密码，进入工作平台。图2.3-2所表示。图2.3-2：MySQL5.5工作平台在SQL File1SQL工作区键入“create databse pss;”创建名为pss数据库，图2.3-3所表示。图2.3-3：创建pss数据库键入如上语句以后，按下“Ctrl+Shift+Enter”，便可创建pss数据库。再键入use pss;切换目前使用数据库，最终source pss_table_and_data.sql文件导入数据库表文件即可。完成上述配置以后，该软件服务器环境则配置完成。用户端即可访问服务器完成进销存业务管理。3 软件功效介绍和使用说明中小微企业进销存信息管理软件关键由系统管理、基础信息管理、采购管理、销售管理、库存管理和查询统计6大模块组成，涵盖小微企业关键业务步骤。软件以采购、销售管理为关键，自动统计并跟踪库存改变。另外，软件经过设置基础信息管理模块，使得软件基础信息录入变得简单，经过统一在基础信息管理模块录入，大大降低了在采购和销售步骤数据录入工作。而且，软件将查询统计从各模块中抽取出来，从而降低了系统管理职员作难度。在该软件中，系统管理员只需要勾选某用户可访问资源，则可实现复杂权限控制。3.1 系统管理系统管理模块关键用来初始化系统信息，设定职员操作权限和功效限制。该模块由用户管理和数据字典组成。其中用户管理关键不仅负担了用户创建和管理功效，还负担了权限分配功效。经过将用户管理和权限管理融合，简化了系统管理员负担。而数据字典担任了系统中全部基础数据管理功效，比如计量单位、规格型号等。3.2.1 用户管理用户管理关键用于创建用户，并为用户分配操作权限。用户管理由新增用户模块和修改或删除用户模块组成。1. 新增用户单击系统管理模块中用户管理，即可打开“新增用户”窗口，图3.2.1-1所表示。图3.2.1-1：新增用户窗口2. 修改或删除用户针对已提交用户信息，可单击“修改或删除用户”选项卡，则进入修改或删除用户窗口。图3.2.1-2所表示。经过选择用户姓名下拉框，则会取得该用户对应信息。图3.2.1-2：修改或删除用户3.2.2 数据字典数据字典关键用于管理其它模块所需一切基础数据信息，比如计量单位、商品类别等条目，用户可自行设置，方便在其它模块使用。1. 字典信息添加单击系统管理模块中数据字典管理，即可打开“字典信息添加”窗口，图3.2.3-1所表示。图3.2.2-1：字典信息添加2. 修改或删除数据字典针对已提交数据字典信息，可单击“字典信息修改和删除”选项卡，则进入字典信息修改和删除窗口。图3.2.2-2所表示。经过选择数据字典下拉框，则会取得该用户对应信息。图3.2.2-2：修改或删除数据字典3.3 基础信息管理基础信息管理关键用于处理企业经营活动过程产生用户关系、供给商关系和商品信息。另外，该模块还用于向其它模块提供基础信息，降低用户数据录入量。3.3.1 用户信息管理用户信息管理关键是对企业经营活动过程中产生用户关系进行管理。它提供了新增、修改、删除等基础功效，另外还为其它模块提供数据支持。1. 用户信息添加单击基础信息管理模块中用户信息管理，即可打开“用户信息添加”窗口，图3.3.1-1所表示。图3.3.1-1：用户信息添加2. 用户信息修改和删除针对已提交用户信息，可单击“用户信息修改和删除”选项卡，则进入用户信息修改和删除窗口。图3.3.1-2所表示。经过选择用户名称下拉框，则会取得该用户对应信息。图3.3.1-2：用户信息修改和删除3.3.2 供给商信息管理供给商信息管理关键是对企业经营活动过程中产生供给商关系进行管理。它提供了新增、修改、删除等基础功效，另外还为其它模块提供数据支持。1. 供给商信息添加单击基础信息管理模块中供给商信息管理，即可打开“供给商信息添加”窗口，图3.3.2-1所表示。图3.3.2-1：供给商信息添加2. 供给商信息修改和删除针对已提交供给商信息，可单击“供给商信息修改和删除”选项卡，则进入供给商信息修改和删除窗口。图3.3.2-2所表示。经过选择供给商名称下拉框，则会取得该供给商对应信息。图3.3.2-2：供给商信息修改和删除3.3.3 商品信息管理商品信息管理关键用户初始化商品信息，简化采购和销售步骤数据录入压力。1. 商品信息添加单击基础信息管理模块中商品信息管理，即可打开“商品信息添加”窗口，图3.3.3-1所表示。图3.3.3-1：商品信息添加2. 商品信息修改和删除针对已提交商品信息，可单击“商品信息修改和删除”选项卡，则进入商品信息修改和删除窗口。图3.3.3-2所表示。经过选择商品名称下拉框，则会取得该商品对应信息。图3.3.3-2：商品信息修改和删除3.4 采购管理3.4.1 采购订单管理采购管理关键是处理企业采购信息。该软件经过对采购订单录入，获取商品或货物数据信息，以更新库存。1. 新增采购订单单击采购管理模块中采购订单管理，即可打开“新增采购订单”窗口，图3.4.1-1所表示。图3.4.1-1：新增采购订单单击新增按钮，便可实现货物或商品信息选择，点击“产品名称”列下拉框，选择产品，软件则会自动获取该产品基础信息。当输入数量和单价时，软件会计算出对应订单金额。图3.4.1-2所表示。图3.4.1-2：采购订单填写3.5 销售管理3.5.1 销售订单管理销售管理关键是处理企业销售信息。该软件经过对销售订单录入，获取商品或货物数据信息，以更新库存。1. 新增销售订单单击销售管理模块中销售订单管理，即可打开“新增销售订单”窗口，图3.4.1-1所表示。图3.5.1-1：新增销售订单单击新增按钮，便可实现货物或商品信息选择，点击“产品名称”列下拉框，选择产品，软件则会自动获取该产品基础信息。当输入数量和单价时，软件会计算出对应订单金额。图3.5.1-2所表示。图3.5.1-2：销售订单填写3.6 库存管理3.6.1 库存盘点库存管理模块关键用于对库存量动态监控，和对亏盈库存盘点，软件将库存量查询放到了查询统计模块中，这里关键关注是对库存盘点。1. 库存盘点单击库存管理模块中库存盘点，即可打开“库存盘点”窗口，图3.6.1-1所表示。直接点击查询按钮，则返回目前商品库存情况。也可依据商品名称查询库存状态。图3.6.1-1：库存盘点在最终一列“实际库存”中输入目前实际库存，单击保留按钮，便可实现对库存盘点。当实际库存小于目前库存时，软件记账为盘亏，反之，软件记账为盘盈。图3.6.1-2所表示。图3.6.1-2：库存盘点填写3.7 查询统计查询统计关键用于对软件在各模块录入数据进行汇总查询。3.7.1 用户信息查询单击查询统计模块中用户信息查询，即可打开“用户信息查询”窗口，图3.7.1-1所表示。图3.7.1-1：用户信息查询3.7.2 供给商信息查询单击查询统计模块中供给商信息查询，即可打开“供给商信息查询”窗口，图3.7.2-1所表示。图3.7.2-1：供给商信息查询3.7.3 商品信息查询单击查询统计模块中商品信息查询，即可打开“商品信息查询”窗口，图3.7.3-1所表示。图3.7.3-1：商品信息查询3.7.4 采购信息查询单击查询统计模块中采购信息查询，即可打开“采购信息查询”窗口，图3.7.4-1所表示。图3.7.4-1：采购信息查询3.7.5 销售信息查询单击查询统计模块中销售信息查询，即可打开“销售信息查询”窗口，图3.7.5-1所表示。图3.7.5-1：销售信息查询3.7.6 库存查询单击查询统计模块中库存查询，即可打开“库存查询”窗口，图3.7.6-1所表示。图3.7.6-1：库存查询4 相关说明4.1 开发环境1 本系统软硬件开发环境以下所表示：操作系统Windows 7数据库MySQL 5.5.24JDKJDK 1.6.0_33计算机配置CPU：CORE i5 2.5GHZ 内存：4G硬盘：500G4.2 测试环境1 除本机开发环境测试外，其它已测软硬件环境为：操作系统Windows XP数据库MySQL 5.5.25JDKJDK 1.6.0_33计算机配置CPU：Pentium(R) 4CPU 2.8GHZ 内存：512M硬盘：80G