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人事行政部文员作业指导书 版本/修改状态：A/0
第一章 职位说明书
第一节 岗位职责
职位名称:人事行政部文员
直接隶属：人事行政部经理
直接下属:无
协调部门：采购部、生产部、品控部、储运部、财务部
岗位描述：在人事行政部经理的领导下，负责人事行政部的文书管理工作；负责文件的打字、复印、下发，报刊（邮件）的收发工作；负责文件、档案等有关资料的保管与存档工作.
岗位职责：
一、 负责文件材料的打字、校对工作。
二、 负责集团及分公司下发文件、资料的存档、借阅、归档的管理工作。
三、 负责分公司报刊、信件、电子邮件及传真的接收和发送工作。
四、 负责人事行政部人员的日常考核管理及月末考核上报工作。
五、 负责集团董事长、副董事长手机话费查询及续缴工作，确保手机不停
机，并每月向财务报表。
六、 负责分公司文件资料的复印、登记管理工作。
七、 负责分公司文件的下发工作.
八、 负责分公司图书借阅的管理工作。
九、 负责对人事行政部复印机、传真机、电脑的清洁管理工作。
第二节 主要权力
一、 有对人事行政部文件、图书、资料、档案及各类的物品的保管权。
二、 对接收到的传真件、报刊、邮件有及时下发权。
第二章 常规工作内容
第一节 常规工作
一、日工作待办单
1、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己。
2、随时记录待办事项，经常查看待办事项,排列好各事项工作顺序，一个工作日的工作完成后,要认真进行总结，并制定次日工作计划，填写待办单。上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上.
3、将当日工作项目记录,做出总结。
二、周部务会议
1、每周一参加由采购部经理召集采购部全体人员参加的部务会议，并做会议记录。
2、对一周内的工作向部门经理做出汇报.
3、做好会议记录，存档备查。
4、建立签到簿.
三、考勤管理
1、对人行部全体员工的出勤情况进行记录，员工病事假应履行公司规定的手续。
2、每月月末,将考勤表交本部门经理签字后，分公司总经理签字后，送财务部成本会计处.
3、协助部门经理对驻分公司各部门出勤情况及月末考勤核对。
四、月工作总结
1、月30日16：00时前做出个人工作总结。
2、对分公司各部门、各级管理人员的月工作总结进行收集整理后，上报
分公司总经理.
3、工作总结应按公司规定的模式书写，内容真实全面、不漏项。
五、司刊稿件
1、每月15日16：00时前，收集各部门向分公司人事行政部提供司刊稿件。
2、要求所提供的稿件内容具有知识性、趣味性、 娱乐性，要有真情实感，不应随意摘抄，应付了事。
3、将摘选后的稿件传至集团总经办。
第二节 卫生检查
随时与人事行政部经理一同对分公司各部门的室内、外及个人卫生进行检查。
一、对分公司各部门的室内卫生进行检查,主要内容包括：
1、 门、门把手、窗户、文件柜顶部、墙壁等有无灰尘及霉点。
2、 物品摆放合理，无杂乱感。
3、 地面卫生清洁无杂物。
4、 检查各部门养花是否符合公司规定。

5、 检查室内防蝇设施,是否存在蚊蝇进入办公室及车间的隐患。
二、对各部门分担区卫生进行检查，主要内容包括:
1、 室外分担区地面无杂物、纸屑、废弃的塑料袋及包装物。
2、 检查各部门是否将垃圾倒到指定地点，有无随处乱倒现象。
3、 冬季地面有无积雪，以雪为令，随时组织各部门进行清雪劳动.
三、个人卫生的检查,主要内容包括：
1、检查是否存在披长发、染指甲、染头发、佩戴饰品等现象.
2、工作期间的妆束应符合公司规定，大方得体，不化浓妆，不穿奇装异服.
第三节 文件的打字、复印、下发
一、打字
1、需打字部门将文件送达人事行政部时，应审核需打字稿件上是否有该部门主管领导的签字。
2、检查该稿件是否符合公司规定的打字要求，如工艺配方、工艺标准、新产品研发等绝密资料不允许打字。
3、如需打印稿件符合公司打字要求，由人事行政部经理在稿件签字，并注明紧急程度、统筹安排后交由人事行政部文员进行打字。
4、 将打字完毕后的稿件由人事行政部文员将稿件交起草人校对无误后，
签字确认；如打字出现错误，人事行政部文员负责改正，直到完全正确。
二、复印
1、 严格执行公司《复印机使用规定》。
2、 复印申请部门应在《复印登记表》上注明复印时间、资料名称、用途、
密级、纸型、复印数量、废纸数等内容，由复印申请人在经办人栏中签字，交本部门经理签字确认，经人事行政部经理审核后可进行资料的复印。
3、原则上资料复印数量超过10份以上的及大批量的经常使用的消耗性报表，应打印腊纸油印或送印刷厂进行批量印刷。
4、公司绝密资料的复印应由复印申请人，在复印机旁留守，直到复印完毕，绝密资料复印时的废纸应由复印申请人收回，废纸数记入该部门消耗.
三、文件的下发
1、文件下发前应由文件起草部门填写《文件签阅单》,由该部门主管领导签批后，送至人事行政部，由人事行政部组织文件所涉及的部门领导进行文件会签。
2、文件会签完毕后，如无异议由人事行政部经理根据《文件签阅单》上注明的发放范围，由人事行政部文员在《文件下发登记表》上注明文件名称、文件编号、密级、将文件按发放范围发送到各部门，由各部门接收人员签收。
3、 人事行政部经理定期对各部门文件的归档情况进行检查。
4、 对于公司有关文件精神,向各部门文件精神的传达与落实情况。
5、 对于应按公司要求，学习、讨论的文件，人事行政部经理应做好对各
部门学习、讨论、记录情况的检查工作。
第四节 报刊（邮件）、传真的收发
一、报刊(邮件）的收发
1、人事行政部门卫在接收到报刊及邮件后，交人事行政部文员。
2、人事行政部文员对报刊、邮件在《报刊、邮件收发登记表》上进行登记,注明收发日期、名称、接收部门、接收人等内容.
3、人事行政部文员持《报刊、邮件收发登记表》，将报刊、邮件送达接收部门,由领取人签字
二、传真的收发
1、接收传真
（1）人事行政部文员在接收到传真后,应进行妥善保管.
(2）接收到的传真件在《传真接收登记表》上进行登记，并注明传真接收时间、传真名称（内容)、密级、页数等内容。
(3）由人事行政部文员持《传真接收登记表》与传真件送达接收部门,由接收人签字。
2、发传真
（1）各部门到人事行政部发传真时，必须在《传真发出登记表》上登记，注明发出时间、对方单位传真号、接收单位、接收人、传真名称（内容）,密级、页数、发出人签字、发出部门主管领导签字。如是国际传真需经分公司总经理签字同意。
（2)人事行政部文员在审核《传真发出登记表》上内容准确无误后，方可发出传真。
第五节 各部门物品的领用
一、矿泉水、传呼机电池、一次性纸杯、信封、软盘等物品均由人事行政部文员负责保管。
二、各部门在申请领用矿泉水、传呼机电池、一次性纸杯、信封、软盘等物品时，应由申请部门在《物品领用登记表》上注明领用日期、品名、用途、领用部门等内容，并由领用人及其主管领导签字。
三、人事行政部经理对《物品领用表》审核无误后签字，方可由人事行政部文员给付。
第六节 图书管理
一、图书的购买
1、由申请人提出购书申请，并在《图书购置申请书》上注明申请部门、经办人、需购置书目名称、价格等内容，由部门主管领导签字后，交人事行政部审核,经总经办主任或分公司总经理签批后，方可购买
2、图书的购置必须符合公司规定，不得购置与工作无关的图书.
3、图书购回后，凭购书发票，到人事行政部对所购图书办理登记手续.
4、人事行政部经理经对所购图书进行审核后,在购书发票上签字确认。
5、对购书发票审核时，应仔细核实购书价格是否打折。
6、对于所购图书，经人事行政部经理审核无误后，交人事行政部文员在《现存图书情况明细表》上登记、对图书进行编号并加盖“希波图书专用章”后存档。
二、图书的借阅与归还
1、由图书借阅人到人事行政部在《借(还）图书登记表》上填写借阅图书名称、数量、规定期限、借阅日期、归还日期、借阅人。
2、填写完毕后,由人事行政部经理签字批准。
3、图书在借阅过程中，由人事行政部文员进行催要，并根据催要结果做好《图书催要记录》。
4、图书逾期不还者，由人事行政部文员进行催要，要求其按规定借阅时间归还,如需继续借阅，应重新办理图书借阅手续，直到归还为止。
5、图书在归还时，人事行政部文员应仔细检查图书是否出现缺页、损坏，并估算出折旧程度与实际价值。
6、员工在办理离职手续时，由人事行政部文员对其图书的借阅情况进行检查，如有借阅未归还图书，应立即催要，图书归还后，检查无误后,再在其《离职（任）申请书》上签字。
第七节 印信管理
一、印章管理
1、由用印申请人（部门)填写《用印申请单》，注明申请人、职务、所在部门、用印名称，材料名称、材料来源、加印份数、用途等内容。
2、《用印申请单》经部门主管、人事行政部经理、分公司总经理签字后，交人事行政部文员后，方可用印。
3、如急于办理公务,而有关领导不在公司内，可经电话请示领导，经人事行政部文员核实后方可用印.领导回公司后,由用印申请人找领导补签。
4、每月月末，由人事行政部文员将全月《用印申请单》将订成册，编号后存档备查。
二、介绍信管理
1、一般性介绍信的开具，应由人事行政部文员填写，同时要求介绍信的存根与正文保持一致,并在中缝及正文右下角压字盖章。
2、一般性介绍信由经办人签字后,交人事行政部经理审核签批。
3、如有特殊情况，需出具空白介绍信，则应由经办人、人事行政部、分公司总经理签字，并由人事行政部经理请示集团董事长批准。
第八节 电话费指标的考核与通讯费用的查询
一、各部门电话费用指标的考核
1、 根据电信局提供的通话记录，确定各部门全月电话费用.
2、 照公司核定的电话费用指标，对各部门全月实际电话费用进行考核.
3、 将电话费用的考核结果于每月1日前，上报分公司财务部.
二、手机费用的查询
1、由人事行政部文员打电话或去通讯公司进行公司董事长、副董事长手机费用的查询。
2、人事行政部经理根据文员查询手机费的结果(如果董事长手机费用余额低于1000元、副董事长手机费用余额低于500元时）,立即安排人事行政部文员通过电话续缴手机费，确保董事长、副董事长手机不停机。
3、交纳话费应有记载,以便及时掌握通讯费用。
三、传呼机费用的管理
1、对于因工作需要由公司缴付传呼机费用的员工,在缴费后,应将缴费收据交人事行政部经理签字方可报销。
2、人事行政部经理安排文员对传呼机缴费情况进行登记，注明缴费时间、使用期限、缴费金额、下次缴费时间等事项，存档备查。
3、当传呼使用人再次缴费报销时应由人事行政部根据上次缴费的登记情况审核后,予以签字报销。
第九节 文件、档案（资料）的管理
一、文件的管理
1、对于集团及分公司下发的文件，应由人事行政部文员，按照文件发放时间的先后顺序统一编号，满一个月后，编制文件目录，将全月文件装订成册。
2、对集团及分公司下发的文件,应分别装订。
二、档案的管理
1、人事档案
（1）员工人事档案的内容包括：《招聘人员登记表》、《经济担保书》、《聘用人员情况调查表》、《政审表》、《录用审批表》、《内部报到通知单》、《薪资调整通知单》、《福利待遇》等。
（2）人事档案应编号、建帐，按部门分类后妥善保管易于查找。
(3）在职人员与离职人员的人事档案应分别存放,便于管理。
2、综合档案
(1）综合档案包括设备档案、证照、法律要件及各类综合性材料。
（2）综合档案分类后，应编号、建帐，妥善保管易于查找。
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