【档案信息化讲义】信息化档案.docx

【档案信息化讲义】信息化档案 第三编档案信息化第一章档案信息化概述第二章档案信息资源建设一、档案信息化：是指在档案行政管理部门规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用的活动和过程。 档案信息化是国民经济和社会信息化不可或缺的重要组成部分。 二、档案信息化建设的主要任务包括：基础设施建设、信息资源建设和应用系统建设。基础设施建设包括：计算机及外部设备选购、局域网建设、政务网互联网的接入。 档案信息资源建设是档案信息化建设的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。档案信息资源建设内容有：档案目录数据库建设、档案全文数据库和多媒体数据库建设、电子文件归档管理。 三、档案信息化建设的三个原则：文档一体化原则、电子文件与纸质文件并存的原则、确保网络安全的原则。文档一体化：是指根据文件运转规律，把文件管理和档案管理纳入一个同一系统之内，按照统一的要求，建立起密切的联系。做到实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化，以避免或减少重复劳动。 电子档案在长期保存方面存在的一些未知因素：1.电子文件载体的保管寿命问题。2.电子文件格式的通用性还没有定论。3.电子文件对软、硬件环境的依赖性。4.电子文件的法律效力问题。 四、.档案信息化保障体系：标准规范建设、人才队伍建设、信息安全措施（教育和管理、实体防护、漏洞扫描、入侵检测、病毒防治、数据加密、数据备份）。 五、档案信息资源建设的主要内容包括：档案目录数据库建设、档案全文数据库和多媒体数据库建设、电子文件归档管理。 档案目录数字化是采用数据库技术对原有非数字化目录进行加工、录入，将其转化为结构化、可共享的数字化目录数据库的过程。2004年6月15日，我省档案系统第一个地方标准文书档案文件级目录数据库结构与著录细则（DB34/T4502004）（以下简称地标）颁布实施。地标设立了36个著录项目。 六、纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机等设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。 纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储及目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化档案管理等。 音像档案数字化：是指采用数字化采集设备，在一段时间内以一定速度和采样率对模似音视频信号进行捕获采样后形成数字化数据的处理过程。 第三章电子文件的归档与管理七、电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 电子文件的两个基本特征：1.电子文件由电子计算机等数字设备生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。2.电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的和效力。 八、电子文件的种类:：1.文本文件：是指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字和符号表达的文件。 2.图像文件：是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数字相机拍摄的照片等。3.图形文件：是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量用图标的图形等。 4.影像文件：是指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。5.声音文件：是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 6.超媒体链接文件：超媒体链接是指这样一种媒体（文本、图片、声音、视频等），它与其它媒体一非线性方式连接而成。7.程序文件：是指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。 8.数据文件：是指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据库数据对象。 电子文件的特点：1.非直读性； 2.系统依赖性； 3.信息与载体的可分离性； 4.信息的不稳定性； 5.信息存储的高密度性； 6.多媒体的集成性； 7.信息的可操作性。 九、电子文件的产生与运行过程与传统纸质载体的文件产生和运行过程并没有原则上的差别，只不过传统纸质载体的文件产生和运行过程是按照线性方式流转的，而电子文件的产生与运转过程在传阅、承办等某些节点上可以设计成并发的方式。 文档一体化管理是保证电子公文内容的完整性、元数据结构的一致性，保证从文书部门到档案部门的数据流畅通、完整的重要手段。文档一体化要求电子公文从形成、办理到归档、保管、利用等管理过程是连续的、不间断的，对电子公文的管理过程及其控制是全程的、预知的、可控的。 电子公文的交换（收发文）、归档和移交三个节点，涉及到不同的办公自动化系统（OA）之间、办公自动化系统和单位档案管理系统之间、单位档案管理系统和档案馆档案管理系统之间的数据交换，直接影响电子公文全程管理的业务数据流是否通畅，是电子公文文档一体化业务流程中的三个关键点。电子公文在发文和收文环节，可采用完全符合国家标准的XML格式或者板式公文附加公文的描述信息进行数据传递。 十、电子文件的归档工作程序：一是电子文件形成签署、审批； 二是收集积累； 三是整理需归档的电子文件； 四是鉴定归档的电子文件，确定归档电子文件的档案属性； 五是检测归档的电子文件； 六是编制目录； 七是编制归档说明； 八是存入磁、光介质； 九是复制备份； 十是进行载体标识。 电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种形式。 电子文件归档要求：1.保证内容准确； 2.进行规范化整理； 3.脱机备份； 4.数据与软件一并归档； 5.数据不压缩； 6.数据不加密； 7.病毒检测； 8.多套拷贝； 9.与纸质档案同时归档； 10.附加非电子签章； 11.保存留痕信息。 电子文件归档与管理规范要求，电子文件归档要做到一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。 归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体至少保存1年。 逻辑归档：是指在计算机网络上进行，不改变园存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 十一、电子文件的鉴定，电子文件的鉴定主体体现在哪两个方面？答：一是归档电子文件的原始性、准确性和完整性，即是否在真实环境中形成的，经过审批的电子文件； 是否经过事务处理并有结果的电子文件； 是否组成完整的系统的电子文件。二是确定电子文件的价值和保管期限。 电子文件鉴定时要特别注意：一是确定电子文件的原始性、真实性。二是鉴定和检测要两相结合。 音频文件的格式可选择WAV、MP3等，视频文件的格式可选择MPEG、AVI等，存储载体可选择一次写光盘、磁带、可擦写光盘等。十二、电子文件的保管：电子文件归档与管理规范推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 .归档电子文件存贮环境即库房的温度应控制在1720之间，相对湿度控制在35%45%之间。 对于临时备份的软盘要做防写处理，对于临时备份在硬盘上的电子文件要标记为只读属性。 对于磁性载体每满两年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10，如发现问题应及时采取恢复措施。 定期拷贝与迁移是保证电子文件可靠性的有效方法，对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。 十三、电子文件的利用，一般有三种方法：即提供拷贝、通信传输和直接利用。 第四章档案信息管理应用系统建设十四、档案管理软件的的设计原则与功能要求： 原则：档案管理软件的研制，应遵循“规范、先进、实用”的原则。（1）基本要求是：1.功能齐全； 2.符合法律法规及技术标准； 3.确保安全； 4.简便实用； 5.具备较强的数据独立性； 6.配有相应技术资料。（2）档案管理软件数据管理功能与实现：1.数据管理模块应功能齐全。2.数据库管理系统符合检索优先原则。3.数据项的设置要符合标准。4.具备多种档案数据输入方式。5.采用通用文件格式。(3)档案管理软件整理编目功能与实现：1.具备整理编目的基本功能。2.符合整理编目的基本要求(4)档案管理软件检索查询功能与实现：1.具备多途径检索功能。2.检索项目设置齐全。检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。3.检索查询模块的功能要求。4.具有借阅管理功能(5)辅助实体管理功能与实现。(6)安全保密功能与实现。(7)系统维护功能与实现。 十五、数字档案馆：是指建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。 数字档案馆有广义和狭义之分：广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。 与传统档案馆相比较，数字档案馆具有以下特征：第一，信息数字化； 第二，传输网络化； 第三，空间虚拟化； 第四，服务现代化； 第五，人员专家化。 补充资料1实现电子文件信息共享和电子文件长久保存，也是新形势下档案部门面临的新课题。 2.局域网是由一组相互连接且具有通信能力的计算机组成的，并分布在较小的范围内（通常为一座大楼或一组相近的楼群）的计算机网络。 3.局域网主要作用是：网络通信和共享网络资源，对单位内部的生产、工作进行网络化管理，为用户提供Internet和其它网络的接入服务等。 4.政务网是由政府建设的为党政机关电子政务和办公自动化服务的网络平台。政务网由政务内网和政务外网构成。 5.政务内网与外网之间应实行物理隔离，政务外网与互联网之间须进行逻辑隔离。 6.电子文件与纸质文件并存将会持续相当长的时间。7.党和国家机关办公自动化系统，包括机关档案信息化系统，涉及大量的国家机密，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离。 8.计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入指导性教学计划。 9.网络漏洞是遭黑客攻击的根源所在。 10.入侵检测是保障系统安全的重要手段。 11.病毒防治的主要手段是使用防病毒软件。 12.网络加密的常用方法有链路加密、端点加密和节点加密三种。 13.数据备份是保障数据安全性的重要方法。 14.采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般应选择大于或等于100dpi。需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。 15.一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%，抽检合格率的计算公式为：合格率抽检合格的文件数抽检文件总数100%。 2930.超媒体链接文件包含文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”。 16.数据文件也可以称为数据库电子文件。 .电子文件归档时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测17.电子文件的归档范围可以参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。 18.电子文件保管期限和密级的划分工作，可以参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。 19.归档电子文件的鉴定销毁，可参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁。 20.档案管理软件推荐的通用文件格式为：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式； 扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式； 视频数据采用MPEG、AVI格式； 音频数据采用MP3、WAV等格式。 21.档案网站是档案部门在互联的公共信息网络上建立的站点，它以页面方式提供相关信息和相关服务，构成公共信息网络的一个节点。 22.电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）的要求是什么?答：电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性； 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性； 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量； 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。 23.相对于纸质档案来说，电子档案在长期保存方面存在哪些未知因素？答：一是电子文件载体的保管寿命问题； 二是电子文件格式的通用性还没有定论； 三是电子文件对软、硬件环境的依赖性； 四是电子文件的法律效力问题。 24.电子文件归档与管理规范要求是什么？答：具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。 25.信息安全措施有哪些？答：1.教育和管理； 2.实体防护； 3.漏洞打描； 4.入侵检测； 5.病毒防治； 6.数据加密； 7.数据备份。 26.电子文件的保管？答：1.存贮介质的认定； 2.存贮环境； 3.防写（划）处理； 4.定期检测转存。 27.电子文件定期检测的具体要求是？答：对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。检测内容包括外观检查，确认载体表面是否有物理损坏、变形和霉斑，然后对载体上的信息进行读取校验。 第 13 页 共 13 页