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沃尔玛业务操作流程

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2020年4月19日
文档仅供参考
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7月18日

沃尔玛业务操作流程
一、主要业务操作流程：

合同签订

首单及新品进场

送货（含退货）

促销员驻场申请

促销活动开展

财务开票、结帐、对帐

（一）、合同签订
1、一般情况沃尔玛单店及区域采购经理均有签订采购合同的权力，如沃尔玛宁波店的合同可在上海总部签订，也能够在宁波当地签订。
2、沃尔玛合同文本很规范，除了主合同文本外，还有几份附属的协议，如何填写能够咨询采购经理或助理，按其要求填写后交于采购，采购会将合同报深圳总部审批，审批后会返回采购，其中一份给我司。一般审批下来的时间是一至两个月之间，在此期间须追踪采购合同审批下来的进度，否则会出现无合同的现象。
3、准备进场产品样品一份、质检报告各一份、企业相关证件各一份（主要有营业执照、卫生许可证、税务登记证、商标注册证、生产许可证、绿色食品证书、ISO管理体系认证证书、组织机构代码证、商品条码系统成员证书等）、产品报价单（含产品品名、规格、包装率、含税供价、未税供价、未税箱供价、建议零售价、原料原产地、条形码）、按要求填定沃尔玛MPS表，交由对应的采购。
4、签订的附属合同文本中要求我司提供电子邮箱给沃尔玛，沃尔玛对帐单及相关告之信息会经过此邮箱发送给我司。电子邮箱尽量固定，不要因为人员的变动导致邮箱更改而带来麻烦。另外向采购要一份《沃尔玛供应商货款结算须知》，内有关于订单、开票、送票的相关程序及注意事项。
5、沃尔玛合同主要条件：：首单免费、正常返利（也称年佣）5%（个别地方如上海返利3%；武汉返利4%，取决于与采购的谈判），帐期一般为货到60天（个别地方如武汉为货到45天，取决于与采购的谈判）。
6、其它规定：沃尔玛包装率较特殊，一般为5或10个单位。例：我司220G迷你山楂片正常包装率为30袋，沃尔玛则要求MPS表上的包装率（即沃尔玛下订单的最小单位）为5袋或10袋，沃尔玛下订单时1件即5袋，2件即10袋，故送货较零散。

（二）、首单及新品进场
1、合同签订及相关资料齐全上交后，等待沃尔玛下免费首单，免费首单会传真至我司或要求我司至采购处索取，按要求时间送货。
2、免费首单由采购下达，免费首单的金额由采购自行掌握，一般满足货架基本陈列即可；正常按供价计算不高于350元/单品；也有个别出现500元/单品的首单免费，这取决于采购。如果首单金额下得太多，一方面造成我司进场费用提高，另一方面造成首批新品在终端的销售周期太长，影响正常销售。
3、首单要求100%按时间送足，送至沃尔玛单店后，即可找食品部主管安排排面并上货架。
4、如货未送足，在订单过期之前仍能够拿订单再补送缺货的品种，如订单过期之前仍无货，则需告之采购，协调缺货的产品延期送货；如无法送货，也需告之采购。
新品进场与首单进场流程基本一样。

（三）、送货及退货的处理
A、送货的处理
1、沃尔玛正常订单一般固定于每周的其中一天下达，传真至我司，正常每周下一份订单，一个月4份订单。促销订单有时与常规订单一起下，有时单独下。收到传真后，先检查订单上门店是否正确？订单到期日是否正常？订单上正常价格或促销价格是否准确？订单共几份？是否有漏单现象等。然后复印三份，一份交财务结帐用，一份用于开送货单并与送货单一起方可送货，一份备档。
注：如有促销，订单上的供价会显示我司供沃尔玛的促销供价，我司在开送货单时，不能按原价开，而要按促销价格开单；同样在开税票时也要按促销价格的金额开单
2、一般沃尔玛的订单到期日为5天左右，正常在周三之前收到订单，收到订单后组织货源，一般在周五之前送达，因为周六、周日为销售高峰。送货需提前一天向沃尔玛收货部预约，预约时沃尔玛会给我司一个预约号及预约时间，我司按时间送货。如预约时间为15：00，送货最好在14：30—15：30之间，不能太早也不能太迟。
3、收货完毕，收货员与我司送货员共同签字后，双方各执一联。然后将货拉进超市上货架，上不完的货，按超市要求放置，完成后由01部（即食品部）人员在送货单上签字，最后到收货区盖收货章，完成送货，送货回单当天交公司内勤处。
4、送货订单要求：一般按订单数量100%送足，如有断货现象，可在订单过期之前，再次补送断货的产品，一张订单能够送两至三次，但送货数量不能超过其订货的数量。同样的单品断货次数不可连续超过两次，否则沃尔玛会自动锁码。如因断货被锁码，此产品只能再重新申报进场，因此千万不要出现连续两次断货。
着重说明： 南京/武汉沃尔玛均发现由于订单送货不足，导致罚款，罚款金额按缺货的数量及订单上的含税供价计算（不翻倍罚款）。针对此问题，现要求大区根据沃尔玛定稿的产品结构及历史销售数据、单品促销情况、季节性等因素，做好每月每单品销售预测，并加强与采购及南京公司相关部门的沟通，合理备货，及时送货，避免此类现象的发生。
5、送货的产品要求符合沃尔玛相关规定，一般沃尔玛收货区有明确说明。

B、退货的处理
1、沃尔玛下达退货单会直接传真至我司，时间不固定。淡季一般没有什么退货，旺季期间库存如控制不好，才会出现退货。
2、旺季可针对各区域沃尔玛门店的目标量、历史同期销售数据、公司本年度产品主推重点、销售政策等因素，确定沃尔玛操作细案。本案包括主推品项、次推品项；促销方式、预估目标量（分解到各品项）。然后与采购进行认真沟通磨合、确定旺季操作意向及方案；以此作为旺季沃尔玛门店的要货基本准则和控制标准。团购订单各区要第一时间了解现场促销员或业务是否为真实订单，以免采购恶性屯货；旺季要及时检核各门店库存情况，进行即时处理调拨。
3、如退货单未下之前，能够与超市主管或采购沟通处理方式；退货单下达后，则我司只能无条件退货。内勤在收到退单之后，交由业务人员安排何时退货。
4、退货需带上退货单及委托书一份，委托书需盖公章且必须原件。退货前一天，电话告之沃尔玛索赔部。退货时将退货单及委托书一并交由索赔部工作人员，将退货拉至收货部，由索赔人员、我司人员及沃尔玛收货人员、防损共同清点，确认无误并签字即可，我司拿其中一联。退货回单当天交由内勤处。

（四）、促销员驻场申请
1、申请：办理促销员要先到采购处拿沃尔玛展示促销协议书，按要求填写完整后并加盖公章，再交由采购（或传真），待沃尔玛审批同意后，会给我司一个促销申请号码（电话告知）及何时办理入场手续。促销人员资料准备齐全后，带上供应商促销人员入场清单及促销申请号码到沃尔玛门店促销部办理入场手续。
2、促销人员手续要有身份证、学历证、健康证等，沃尔玛采购处有明文规定，也能够咨询采购助理。
3、促销人员办理手续时要交纳管理费，一般按周收取，一人20元/周。
4、如开展促销活动需要店内的促销车或其它设备，仍用沃尔玛展示促销协议书填写，待申请下来后，同样至沃尔玛门店办理手续，同时交纳一定的使用费用。例：促销车子旺季期间每周200元使用费等。

（五）、促销活动开展
1、沃尔玛店内较常见的促销活动方式有：特价、DM、试吃、买赠、捆绑等。
2、促销活动与采购经理洽谈，门店无决策权力，但门店有反馈的权力，一般采购经理在审批促销活动时会事先征询门店的意见。在与采购经理洽谈之前需准备相关资料：特价产品或DM产品MPS表（产品进场及降价/调价均用此表）、捆绑产品样品、试吃活动或买赠活动告之内容的公函等。
3、特价申请至少提前一周以上递交MPS表，以便采购有充分的时间安排我司促销活动。若要上DM，需提前60天左右提送样品及促销计划书，交至对方采购，我司需追踪DM是否批下（因为DM是否批下，对方不会传确认单给我司），具体档期，才好准备货源。在DM及特价的档期内，订单上的价格与MPS表的促销供价是一致的。
4、捆绑促销，如我司在送货之前即捆绑好的，需注意赠送的产品不能有条形码，如果同样是食品赠送的产品必须有生产日期；如送货至沃尔玛收货部或将赠品带入沃尔玛超市后才捆绑，如赠品无条形码的，经收货人员同意后，可直接带入捆绑，如赠品有条形码的，则要向收货人员领取促销标签，按要求一一覆盖条形码后，才能捆绑。试吃产品则需要有生产日期及品名，贴上促销标签后才可进入超市。
5、如买赠活动是凭消费者收银小票到服务台领取赠品的，则需填一份赠品清单（采购处有固定文本），将赠品明细填清楚后，加盖公章，连同赠品至沃尔玛收货处，由收货人员、服务台人员共同点清，赠品拉至服务台即可。
6、促销活动的告之能够将活动内容请促销部相关人员写在POP上，在活动产品旁展示。
7、一般沃尔玛不允许厂家的POP、宣传画、地堆围布等进场宣传，挂筐挂条、形象包柱也是不允许的。如需进场宣传，应经采购同意及门店主管同意方可。
（补充促销订单的下单？？？）
8、注意事项：
A、开展试吃活动时，促销人员需带口罩、带一次性手套，小盘子及食品夹子，介绍时，最好有耳麦；
B、赠品进了沃尔玛超市后，如未用完，很难再调得出来，因此赠品应少量多次的进，做好数量的控制。
C、DM海报费一般按单品数计算，一个单品大约600元左右（淡季），旺季可能1000元左右，此价格未明确规定，可与采购协商。确认费用后，采购会发一份扣款协议书至我司，如确认无误，签字盖章回传。其余如有扣款费用均有扣款协议书。
D、DM海报或惊爆促销产品，门店能够免费提供地堆陈列支持。
（六）、财务对帐及结帐
A、开票及交付发票
1、沃尔玛结帐一般为货到60天，对帐款的规定很清楚，信誉也很好，只要我司按时开票，结款资料准确，都能按时回款。一般发票应在结帐前一个月寄到，如6月1日至6月20日期间的送货，在6月25日前寄到，6月21日至7月10日的票在7月15日前寄到即可。如果发票开得太迟则会影响我司的回款时间。
2、发票的开具，参照《沃尔玛供应商货款结算须知》，内有详细说明。为加快发票的处理速度，以订单为最小结算单位开具发票。即当一份订单有两次或超过两次以上的送货时，须将订单的所有送货金额开在一张发票上结款。一张发票可对应多份订单，但要确保这几份订单的所有送货金额一次开完。
《沃尔玛供应商货款结算须知》一般在合作之初，沃尔玛就会给我司。
3、将开好的发票以EMS寄至沃尔玛深圳总部。
B、结帐及对帐
1、沃尔玛的付款清单（即对帐单）会在到帐前4-5天，以邮件形式发至我司在合作之初设定的邮箱，付款清单详细说明了，几号付款哪张发票，多少金额，哪天付款等。具体如下：
付款发票明细    (每周五)      
已扣除索赔清单  (随付款明细)，一般指退货；
问题发票明细    (每周一)
未处理索赔明细  (每月初)
货款到期时，会自动打入我司在合作之初设定的帐号。
2、我司财务人员将沃尔玛付款清单与我司的开票明细比对，检查是否差错。如有问题，填写一份问题单说明表（沃尔玛统一格式），按要求写清楚寄至深圳总部财务组收，

如以EMAIL方式进行查询时，务必以供应商号码作为主题名称，发至沃尔玛指定邮箱跟踪反馈结果。或者也能够直接打沃尔玛总部财务的电话询问如何处理。

附件1：《关于沃尔玛中国总部搬迁，邮寄地址及联系方式变更的通知》
附件2：《供应商付款清单》
附件3：《供应商未扣索赔清单》
附件4：《结算清单》

销售公司重点客户部
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