Excel-2013-使用技巧27个.doc

Excel 2013使用技巧技巧一： 快速填充以前对数据进行提取、变换等二次加工时，需要使用公式或宏。现在，我们只需用最简单的方法进行录入，Excel就能识别数据模式和规律，智能地提取或合并数据，快速完成填充。操作步骤：1. 例如，要提取混合数据中的姓名，在第一行输入【孙林】，按【回车】键。2. 在第二行输入【刘】，下面各行的数据就已提取出来了，再按【回车】键，完成快速填充。技巧二： 推荐的数据透视表推荐的数据透视表功能，可为数据找到最佳汇总方式。您能从不同角度快速查看数据汇总结果，从而选择最佳方案。操作步骤：1. 单击【插入】-【推荐的数据透视表】。在弹出窗口中，选定需要的透视表，单击【确定】。2. 结果如图所示。您可以在右侧继续选择需要分析的字段。技巧三： 推荐的图表推荐的图表功能可以自动根据数据模式为您推荐最合适的图表，快速查看数据在不同图表中的表现，选择最佳洞察方案。操作步骤：1. 单击【插入】-【推荐的图表】。2. 选定需要的图表，单击【确定】，完成图表。技巧四： 图表格式控制Excel 2013能够让您快速而简便地调整图表格式，通过新的交互式界面更改标题、布局和其他图表元素。操作步骤：1. 选定需要调整的图表，单击图表右侧的【图表元素】图标，可以修改图表元素。2. 单击图表右侧的【图表样式】图标，可以修改图表的样式或颜色。3. 单击图表右侧的【图表筛选器】图标，可以选择显示在图表中的数值或名称。技巧五： 图表数据标注在图表中可以加入新的数据标注，在图表中突出重要数据。操作步骤：1. 如下图，单击【图表元素】-【数据标签】-【数据标注】。2. 右键单击数据框，单击【设置数据标签格式】。3. 在任务窗格中，可调整数据标注的参数。技巧六： 图表动画当您调整或增加新的数据时，Excel图表可以动画显示变化的过程，您能在图表中看到由此产生的每一处变化，更好地理解数据的动向。操作步骤：1. 选中需要修改的数据，如图。2. 把【上海】的数据改成【177】之后，图表中对应的数据条马上显示动态增长过程，结果如下。技巧七： 快速分析Excel 2013可以一键显示多种数据可视化方案，选中内容，立即进行快速分析。当您看到中意的格式、迷你图、图表或表格后，一键即可应用。操作步骤：1. 选中需要进行分析的数据，单击右下角的【快速分析】。2. 鼠标悬停在每个选项上，都会显示相应的预览。如图，单击【表】，鼠标悬停在【数据透视表】上，即显示预览。3. 单击【数据透视表】，结果如下图所示。 技巧八： 快速浏览快速浏览能够帮助您深入钻取数据，无论是想从不同的切片和视图探查数据，发现数据背后的玄机，还是想要交叉分析大量数据集，都可快速完成。1. 选中需要进行钻取的数据条，如图，要钻取产品名称，单击旁边的【快速浏览】图标，选择【产品】-【钻取到】-【产品名称】。2. 结果如下图所示，得到的图表还可以同样方式继续钻取。技巧九： 日程表筛选器在Excel 2013的数据透视图和透视表中加入日程表筛选器，可以方便地按年、季度、月份查看数据和图表。操作步骤：1. 单击【插入】-【日程表】。选中【订购日期】，单击【确定】。2. 可以根据需要选择按【年】、【季度】、【月】或【日】查看报表。技巧十： Power ViewPower View可以创建各种漂亮的交互式报表，利用高度交互的方式和熟悉的数据探索手段，进行全方位的可视化展示。Power View 可将您的数据、图表和图形汇聚到一个视图下进行生动的展示。操作步骤：1. 单击【插入】-【Power View】。2. 选择合适的Power View类型，并进行设置。3. 例如，下图是一个气泡图展示方式，单击【播放】按钮，可以得到根据时间变化动态显示的业务发展历程。若需查看特定年份的数据，只需在时间轴上单击相应的时间。技巧十一： 新增函数DAYSExcel 2013中新增了几十个函数，丰富了Excel的计算能力。如果要计算2个日期之间的天数，可以用DAYS函数。操作步骤：1. 单击【公式】-【日期和时间】-【DAYS】。2. 分别选中【End_date】和【Start_date】对应的单元格位置，单击【确定】。 3. 结果如下图所示。技巧十二： 新增函数SHEETS如果要计算工作表的个数，可以用新的SHEETS函数。操作步骤：在单元格中直接输入“=SHEETS()”，即可得到工作表的个数。技巧十三： 新增函数FORMULATEXT如果要显示某个单元格中的公式和函数，可以用新的FORMULATEXT函数。操作步骤：1. 在单元格中直接输入“=FORMULATEXT (B4)”，其中B4是单元格，表示希望显示B4单元格中的公式和函数。2. 按下Enter键后，显示结果如图所示，以文本字符的形式显示出B4中的公式。技巧十四： 电子表格查询电子表格查询用于分析潜在问题和数据链接，以形象的图示展示表格之间的链接和相互影响，增强了Excel的管理和问题分析能力。操作步骤：1. 单击【INQUIRE】-【工作簿分析】。在弹出窗口中左侧的项目栏，单击任一项目，右侧的结果栏即显示对应的数据。2. 单击【工作表关系】，可以图表形式查看工作表之间的关系。技巧十五： 工作表对比Excel 2013的工作表对比可以比较2个Excel文件的差异，比如，增加或删除的工作表，计算结果的差异或格式的差异等，让您对工作表中的变化明察秋毫。操作步骤：1. 在Windows开始菜单中打开【Microsoft Office 2013】-【Office 2013工具】-【Spreadsheet Compare 2013】，这是一个Excel的附加工具。2. 单击【Compare Files】，选择需要对比的2个Excel文件，单击【确定】。3. 如下图所示，数据差异被用颜色标示出来，一目了然。技巧十六： PowerPivot for Excel PowerPivot在一个独立的窗口中打开，可以导入各种数据库的数据，快速处理大量数据集，流畅地整合数据，并轻松分享分析结果。操作步骤：1. 单击【管理】-【POWERPIVOT】。2. 单击【从其他源】-【下一步】，即可连接到数据源。3. 如图所示，可以编写公式进行计算。4. 单击【数据透视表】-【两个图（水平）】。5. 可以在Excel中快速建立透视图表。结果如下图所示。技巧十七： 按颜色筛选当我们在数据中通过填充颜色进行手工数据标注后，可通过筛选功能，按颜色筛选出标注了颜色的单元格。操作步骤：1. 原始数据表如图所示，其中分别在一些单元格中标注了黄色和红色。2. 单击“产品名称”列上的筛选按钮，选择【按颜色筛选】，并挑选颜色，例如“黄色”。3. 最终结果如图所示。技巧十八： 快速删除重复数据在进行数据核对的时候，往往需要核对是否存在重复信息，这时可以运用Excel 2013的删除重复项功能，对复杂数据表格的重复信息进行快速删除。操作步骤：1. 未进行处理的表格（颜色标注部分为重复信息部分）。2. 单击【数据】-【删除重复项】。3. 列中包含的各项为表头的标题，若勾选某列，则表示需判断此列数据是否重复；选择多列，则表示各列数据均重复才判断为重复数据。设置完成后，单击【确定】。4. Excel提示已删除重复项，保留唯一值。5. 最终结果（黄色部分为删除重复项后所保留的唯一项）。技巧十九： 筛选中的搜索功能Excel 2013在筛选中集成的搜索功能可助您准确快捷的找出所需信息。操作步骤：1. 单击【数据】-【筛选】。2. 单击筛选箭头。3. 在搜索框中输入所需要搜索的信息，如“有限”。4. 单击【确定】，结果如下图所示。5. 若还需要搜索其他信息（如“股份”），且需要将第二次搜索的结果和之前搜索出来的结果同时显示，可勾选“将当前所选内容添加到筛选器”。6. 单击【确定】，结果如下图所示。技巧二十： 扩充编辑栏Excel 2013的扩充编辑栏功能解决了Excel 之前版本编辑栏展开范围过大影响表格工作界面的问题，让您能够自由控制编辑栏的展开和收缩。操作步骤：1. 在单元格中输入多行文字。编辑栏中仅显示首行文字。【小诀窍】输入文字时，可按Alt+Enter键在同一个单元格内强制换行2. 单击编辑栏末尾的下拉箭头，可以扩展编辑栏。3. 扩展之后，即可看到所有文字。技巧二十一： 跨越合并在使用Excel进行数据处理的时候，往往会用到合并居中命令。Excel 2013提供的“跨越合并”功能，可以实现多行分别合并单元格的功能。操作步骤：1. 如下图，希望将黄色标示区域每行的单元格分别合并。2. 之前我们只能每行进行一次“合并后居中”，而在Excel 2013中可以实现跨越合并，让合并一次到位。选中所需跨越合并区域，在【开始】选项卡下，单击【合并后居中】-【跨越合并】。3. 结果如下图所示。技巧二十二： 条件格式的运用Excel 2013 提供了更多的条件格式样式，丰富了商业智能的呈现手段。操作步骤：1. 选中所需要运用条件格式的列或行。 2. 在【开始】选项卡中单击【条件格式】-【数据条】；选择渐变填充样式下的“浅蓝色数据条”。3. 结果如下图所示，并可以注意到，负数对应的数据条是反方向的红色色条。4. 也可以设置图标集条件格式。选中所需要运用条件格式的列或行。5. 在【开始】选项卡中单击【条件格式】-【图标集】，此处选择“三向箭头”。6. 效果如下图所示。7. Excel 2013中可自定义条件格式和显示效果，例如：只显示“绿色箭头”图标。可选中数据后，单击【开始】-【条件格式】-【管理规则】。8. 单击【编辑规则】。9. 按下图所示设置图标的显示条件。10. 单击【确定】，效果如下图所示。技巧二十三： 单元格中的迷你图Excel 2013的迷你图功能可以帮助您在工作表数据的基础上进行展示，并对趋势做出比较。操作步骤：1. 选中需要构建迷你图的单元格。 2. 在【插入】选项卡中单击迷你图组中的【柱形图】，选择数据范围，单击【确定】。3. 结果如下图所示。 4. 拖动填充柄可以快速制作出其他数据列的迷你图。5. 结果如下图所示。6. 选中迷你图单元格，单击【迷你图工具】，可以对迷你图的“类型”、“显示”、“样式”、“分组”进行设置。例如：把“柱形图”改为“折线图”。7. 结果如下图所示。技巧二十四： 套用表格格式Excel 2013的套用表格格式功能可以根据预设的格式，将我们制作的报表格式化，产生美观的报表，从而节省使用者将报表格式化的时间，同时使表格符合数据库表单的要求。套用表格格式步骤如下：1. 将鼠标定位在数据区域中的任何一个单元格，单击【开始】-【套用表格格式】。2. 选择自己所需要的表格样式，如图所示。3. Excel 2013自动选中了表格范围，单击【确定】应用表样式。4. 结果如下图所示。 技巧二十五： 页面布局视图Excel 2013增加了“页面布局”视图，从而帮助用户在分页预览工作表的同时编辑数据、编辑页眉和页脚等，适合于在打印Excel 2013工作表时使用。操作步骤：1. 单击Excel窗口右下角的“页面布局按钮”，如图所示。2. 进入“页面布局”视图后，用户可在分页预览工作表的同时编辑数据、编辑页眉和页脚等。例如：添加工作表页眉。技巧二十六： 显示“开发工具”选项卡当用户希望使用宏功能时，可在“开发工具”选项卡下选择相应命令。在默认情况下，功能区中不显示“开发工具”选项卡，需要用户进行自行设置。操作步骤：1. 单击【文件】-【选项】，打开“Excel选项”窗口。2. 在右侧的“自定义功能区”中，勾选列表中的【开发工具】。3. 单击【确定】，功能区中即可显示【开发工具】选项卡，其中包含了宏命令。技巧二十七： 数据验证Excel强大的制表功能，给我们的工作带来了方便，但是在表格数据录入过程中难免会出错。 Excel 2013的 “数据验证”功能，可以限定允许输入的数据类型和范围。在日常表格数据录入中，有些信息是不能重复的（如：身份证，电话号码等），“数据验证”功能可以防止重复数据的录入，操作步骤：1. 选中需要录入数据的列（如：B列），单击【数据】-【数据验证】。2. 弹出“数据验证”对话框，在“设置”选项卡下，单击“允许”下拉菜单，选择“自定义”。 3. 在“公式”栏中输入“=countif(b:b,b1)=1”。4. 单击“出错警告”选项卡，选择出错警告信息的样式，填写标题和错误信息，最后单击【确定】，完成数据验证设置。5. 此时当我们输入重复信息时，Excel 2013便会警告您输入信息重复。