办公自动化系统运行管理新规制度.doc

办公自动化系统运行管理制度

1 总则
1.1 目标
为规XXXXXXX集团（以下简称集团企业）办公自动化系统（以下简称OA系统）正常、安全、有效运行，规范用户操作使用，优化办公业务步骤、提升工作效率和降低管理成本，特制订本制度。
1.2 适用范围
本制度适适用于集团企业各单位全部使用OA系统人员。
1.3 定义
OA系统运行是指在集团企业内，使用办公系统处理日常办公业务，实现本单位移动办公、资源共享、高效协同事务处理机制。
1.4 职责
1.4.1 信息部
1.4.1.1 OA系统硬件维护、软件升级归口管理部门。
1.4.1.2 负责集团企业OA系统运行环境维护及监管
1.4.1.3 负责公文、表单、步骤等在OA系统内预制。
1.4.1.4 负责集团企业OA应急处理。
1.4.2 集团办公室
1.4.2.1 OA系统运行及规范使用监管部门。
1.4.2.2 负责集团企业OA系统公文、表单、步骤审核、管理。
1.4.3 各单位
1.4.3.1 系统管理员负责本单位系统运行环境维护及监管。
1.4.3.2 负责集团企业OA系统协同推广、文档管理。
1.4.3.3 单位管理员负责本单位OA系统后台配置及前台应用管理。
1.4.3.4 表单管理员负责本单位OA系统表单制作。
1.4.3.5 文档管理员负责本单位OA系统文档管理。
1.4.3.6 公文收发员负责本单位OA系统公文管理。
2 系统运行管理
2.1 权限划分
2.1.1 集团企业系统管理员为信息部指定专员担任，系统管理员负责对集团企业各单位OA系统运行环境进行维护及日常监督管理，系统环境维护包含基础信息配置、系统应用配置、信息集成配置、组织架构设置及变更、企业标示配置等。
2.1.2 集团企业应用管理员为信息部指定专员担任，应用管理员负责对集团企业各单位OA系统使用进行推广、指导、监督。
2.1.3 各单位管理员为各单位指定专员，负责对本单位OA系统进行后台配置及前台应用管理，对本单位组织架构及账号进行变更调整，对登录系统人员账号及权限进行划分，对表单管理员、文档管理员、公文收发员等角色进行授权，单位管理员任免及授权须经本单位主管领导审批。
2.1.4 表单管理员由单位管理员进行授权，负责本单位表单制作、协同推广，表单管理员任免及授权须经本单位主管领导审批，各单位内部流转表单上线须经本单位领导审批。
2.1.5 文档管理员由单位管理员进行授权，负责本单位文档管理及公共讨论区管理，文档管理员任免及授权须经本单位主管领导审批。
2.1.6 公文收发员由单位管理员进行授权，负责本单位及部门公文收发管理，文档管理员任免及授权须经本单位主管领导审批并报集团办公室立案。
2.2 操作应用
2.2.1 集团企业职员应熟练掌握OA系统使用操作方法使用OA系统人员应立即登录系统获取办公信息，处理相关业务，集团企业定时对OA使用人员进行培训、考评。
2.2.2 使用OA系统人员应确保经过OA系统提议协同、表单、公文等内容正确完整，步骤正确，在公共空间公布公告、新闻、讨论等内容主动向上、正面健康、符合国家法律法规及企业各项制度要求。
2.2.3 使用OA系统人员应立即处理OA系统处理业务。
2.2.4 OA系统公共信息实施实名制管理，提议人提议公共信息经授权人员审核经过后方可公布在公共空间对应版块中，公布公共信息应遵守国家相关法律法规及集团企业相关制度要求。
2.2.5 OA系统表单模板涵盖范围内办公步骤，包含到相关单位应根据表单模板使用说明实施网上办公，步骤定制提议单位应督促表单模板使用。
2.2.6 OA系统签章由各单位责任人实名管理，签章须由本人保管密码并使用，不得随意将密码外泄，发觉密码出现问题应立即通知集团系统管理员处理，确因条件限制不能亲自操作使用，须书面授权指定人员。
3 业务运行管理
3.1 协同办公管理
3.1.1 各单位人员需要传输文件，须使用协同工作和权限内部门内部或其它部门人员、部门领导或企业领导进行日常文件交换和消息沟通。
3.1.2 提议协同应正确编辑或选择步骤，步骤无法正常实施，应立即联络本单位相关授权人员给予处理。
3.2 表单管理
3.2.1 OA系统中表单分集团、部门单位间使用表单和部门、单位内部使用表单。
3.2.2 增加集团、部门、单位间使用表单，由申请单位将所需表单样式及步骤，经过相关部门、单位评审，签字确定后，提交集团办公室或经营管理部审核，集团企业信息部应用管理员制作正式公布为表单模板。
3.2.3 增加单位内部使用表单，需求单位将经本单位责任人签字确定后表单样式及步骤，交由集团企业信息部应用管理员制作，经过需求单位责任人审核，签字确定后公布并授权相关人员使用。
3.3 公文管理
3.3.1 各单位公文收发员负责接收公文并负责内部传阅及发文拟稿。
3.3.2 各单位信息管理员应对本部门需保留、共享电子版资料进行分类整理，并归档到本部门单位文档”对应目录中；并依据查询权限授权其它人员查询或借阅，关键文档需另外备份。集团应用管理员应根据各部（室）需求建立“单位文档”，并指定对应权限。
3.3.3 公文处理步骤完成后，文件自动归档到电子公文档案库，形成归档文件，文档管理员要对文件进行登记、分类、立卷等工作并形成档案，供相关人员查询或借阅。其它人员查阅或借阅公文档案资料，需要在OA系统中提出申请，审批步骤经过后，由档案管理人员授权查阅或借阅。
3.4 公共空间管理
公共空间分由集团办公室、信息部负责管理。
3.5 新闻公布管理
公共空间“集团最新新闻、最新公告、最新调查”由集团办公室审核并负责公布。各部门工作动态由各部门领导审核后公布到公共空间对应版块，根据“谁公布，谁负责”标准，相关责任由公布单位自行负担。
3.6 公告管理
各单位起草公告、通知等信息需要公布在公共空间，应交本部门责任人审核后在公共空间本部门\单位管理板块上公布；需要到公共空间中集团管理板块上公布信息，部门\单位责任人审核经过后交集团办公室审核并公布到对应版块。
3.7 讨论管理
在讨论区公布信息，应遵守国家相关法律法规，符合集团企业相关制度要求，尊重她人权益和隐私。空间管理员有权利及义务对空间进行监督管理，如发觉违反国家相关法律法规，违反企业相关制度要求及侵犯她人权益及隐私言论一律删除，并追究提议者、相关管理人员责任。
4 安全保密管理
4.1 OA系统使用要严格实施国家相关保密法律、法规和集团企业商业秘密保护相关制度要求，确保国家秘密和企业秘密安全。
4.2 经过OA系统生成电子文档或表单和相同内容纸质文档或表单含有相同效力，除相关要求必需采取纸质文件存档外，其它无需打印存档。
4.3 OA系统经过用户名和密码进行身份管理和认证，用户首次登录系统应立即更换密码，不得泄露给她人，因为密码泄露造成损失，由该用户负担相关责任。
4.4 OA系统管理员及其它授权管理人员经过用户名及密码进入系统后台，对系统运行及应用进行管理、维护，管理员应确保用户名及密码安全，不得泄露给她人，因为用户名及密码泄露造成损失由管理员负担相关法律责任。
4.5 OA系统经过密码认证对中高层管理人员电子署名及集团企业电子名章进行管理，持有电子署名人员及集团企业电子名章保管人员应确保电子签章密码安全，不得泄露给她人，因为密码泄露造成损失由本人负责，并对其追究法律责任。
5 系统维护管理
信息部每两天对OA数据进行一次当地备份，每七天对OA系统完整数据（含upload）进行一次异地备份。
6 系统配置变更管理
6.1 申请或变更OA系统登录账号及相关权限，需填写《人员增减及权限变更申请单》，由部门领导审批后，提交人力资源部审核并由单位应用管理员进行处理。
6.2 变更组织机构设置，信息部管理员依据集团企业下发组织机构，进行变更组织机构。
6.3 新增或变更表单步骤，申请部门需填写《表单变更步骤申请单》，附表样、步骤图，由集团办公室或经营管理部审核，业务分管领导签批后提交单位表单管理员制作。
6.4 申请或主动放弃空间版块管理权限，应填写《公共空间版块管理权限变更申请单》，部门\单位责任人签字确定后提交信息部变更。
7 考评管理
7.1.1 信息部每个月对各单位OA使用情况进行跟踪，凡违反OA使用人员、单位或部门，责令整改，整改仍没有效果，每个月信息部将违反操作不进行整改单位进行集团企业通报。
7.1.2 凡违反OA系统登录，造成泄密，罚款500元，情节严重者给予解除劳动协议。
7.1.3 凡违反OA系统签章管理，对企业造成损失，罚款1000元，情节严重者给予解除劳动协议。
7.1.4 凡在OA系统中散播违反企业制度、国家法规、欺侮性言论，对企业造成不良影响，直接解除劳动协议。
7.1.5 因违规操作，造成OA系统不能正常使用，视情节轻重，对相关人员纳入月度考评。
8 附则
8.1 本制度由信息部负责解释。
8.2 本制度自下发之日起实施。
8.3 相关统计
附件一：《人员增减及权限变更申请单》
附件二：《表单步骤变更申请单》
附件三：《表单模板变更申请单》
附件四：《公共空间版块管理权限变更申请单》
附件五：《OA系统故障处理申请单》
附件一：
人员增减及权限变更申请单

申请人

申请部门

申请日期

权限变更
说明

部门责任人

应用
管理员

附件二：
表单步骤变更申请单

申请部门

申请日期

申请变动
表单名称

变更说明
（职责、权限变更说明，附表样及表单步骤图）
部门责任人

经营管理部/
人力资源部

业务分管领导

应用管理员

附件三：
表单模板增减变更申请单

申请部门

申请日期

表单名称

变更说明
（职责、权限变更说明，附表样及表单步骤图）
部门责任人

业务分管领导

信息部
应用管理员

附件四：
公共空间版块管理权限变更申请单 

申请部门

申请日期

版块名称

变更说明
（申请或管理权限变更说明，空间概述）
部门责任人

办公室

信息部
应用管理员

附件五：
OA系统故障处理单

申请人

单位\部门

故障说明

联络人

联络电话

处理结果