智慧城市建设背景下城建档案数字化服务之我见_张强.pdf

现代办公Modern Office 第 172 页2023/4 （下）总第409期智慧城市建设背景下城建档案数字化服务之我见文/济宁市城市建设档案馆张强改革开放40余年，我国城市化进程稳步推进，各地城市开始相继面临交通、资源、人口等各个方面的问题，相关专家围绕上述问题进行了深入研究，并且提出了未来城市的发展框架，提出将新的技术应用于城市建设。与此同时，各种新兴科学技术、信息技术迅速发展，如大数据、人工智能、云计算、物联网等新兴技术，智慧城市逐渐成为城市建设的主要方向。随着智慧城市建设的不断推进，对城建档案提出的要求越来越高，传统的城建档案服务模式显然已经无法满足智慧城市建设的需求。上述背景下，城建档案需要充分结合智慧城市建设动态，积极推进城建档案数字化服务，使得城建档案能够与智慧城市进行有效对接。一、智慧城市建设概述所谓智慧城市，指的是充分且全面应用新兴信息化技术，主要是以物联网、传感技术、云计算作为核心，基于系统型、整合型推动城市运行管理，从而有效保障城市诸多功能之间的协调运转，最终为城市各种单位提供更为优质的服务，创造一个具有创新性的发展空间。从智慧城市的本质来看，其主要是通过现代化的信息技术针对城市开展智慧化管理，提升城市管理的自动化水平、智慧化水平。从智慧城市的主要关注对象来看，包含民生、可持续发展，综合利用先进的信息技术针对城市管理的各个领域进行智能化的感知、监控，最终建立资源高度共享的城市信息平台，针对各种数据实施整合管理，最终实现自动化、智能化处理的目标。智慧城市建设不仅能够为政府、企业等相关部门提供多元化的信息数据支持，还需要为各个领域的企业、大众提供信息服务。二、智慧城市建设对城建档案信息服务提出新要求（一）智能化要求。处在当前这个信息技术高速发展的时代，广大用户对于城建档案的信息不再单纯局限于原始的档案信息，而是需要城市建设档案部门提供通过分析之后的智能化决策方案。要想满足广大用户的需求，第一时间作出智能响应，城建档案必然需要提高感知信息的能力，能够将碎片化的信息转变为系统化的信息，保障城建档案信息系统当中的用户、档案、设备之间能够进行动态的交流互动。（二）时空性要求。5G技术进一步提升了信息技术传播的效率，城建档案传统的服务渠道显然难以满足大众的需求，未来必然需要实现多平台、多渠道的发展目标，致力于提供跨越时空的档案服务。信息技术的高速发展，各种信息资源更新周期的大幅缩短，城建档案服务必须具备泛在化的特征，才能够提供满足用户需求的档案服务。从时间的层面来看，传统城建档案服务的时间有限，泛在化服务则需要全天候城建档案服务。从地点的层面来看，传统城建档案服务本身会受到区域的影响，泛在化服务则需要城建档案打破空间方面的制约，只要有网络的地点，都能够获取城建档案服务。此外，从城建档案服务方式来看，泛在化会让未来的内容更为多元，城建档案不但需要提供传统图表、文字、图片、视频等服务内容，同时应当进行多种载体的转化，提升档案服务的范围。（三）协同性要求。城建档案作为智慧城市至关重要的一部分，协同性无疑是最为基础的要求。具体来说，智慧城市建设背景下的协同性要求，主要包含以下几个方面：首先，政府部门、企业、学校、社会团体等各个档案机构之间的互利互通；其次，各级政府部门互通互联，要实现全国的互通互联；最后，档案馆文献资料方案需要做到互通互联。对城建档案服务来说，未来必然需要满足上述协同性要求，才能够更好地融入智慧城市建设。（四）个性化要求。人民群众对互联网依赖性不断提升，对于信息的需求也呈现个性化、多元化的发展趋势。以人为本、不断创新、可持续发展作为智慧城市建设的基本理念，城建档案服务必然需要将创新理念融入进去。智慧城市建设背景下，城建档案被动式的档案服【摘要】城建档案作为城市管理中至关重要的一部分，其必然也需要围绕智慧城市建设步伐，推进城建档案数字化服务，在推进城建档案发展的同时，为智慧城市建设提供有效的支持。基于此，本文结合智慧城市建设动态，提出几点推进城建档案数字化服务的优化建议，供参考与借鉴。【关键词】城建档案；档案管理；数字化；智慧城市第 173 页2023/4 （下）总第409期务显然已经难以满足大众不断增长的要求，未来必然需要主动去迎合大众需求的变化，尽可能满足大众个性化的需求，才能够有效提升城建档案的服务水平。对于城建档案服务来说，必然需要针对用户进行深入挖掘，充分掌握用户个性化、多元化的需求，利用新兴技术去针对这些需求进行梳理、分析，才能够提供个性化的城建档案服务。三、智慧城市建设背景下城建档案数字化服务措施（一）积极推进城市资源共享体系建设。城建档案数字化服务的开展，必然需要与智慧城市建设进行有效对接，通过资源方面的高度共建共享，才能够进一步提升城建档案的服务职能，保障智慧城市建设的有序推进。具体来说，城建档案数字化服务不但需要在内部进行信息共享建设，同时还应当积极推进外部信息资源的共建共享。城市建设档案馆应当正确认识自身在智慧城市建设中的职责、任务，主动与其他部门进行深入的合作，保障智慧城市各个部门均能够与城市建设档案馆进行有效的对接，城市建设档案馆能够直接获取相关的档案资源，而其余部门也能够利用系统直接获取档案服务，从而有效提升资源利用的效率。这就需要政府部门进行统筹协调，从顶层设计进行规划，明确城市资源体系共享的制度、体系，统一共享信息资源的标准、规范、格式等，使得各个部门之间的系统能够进行无缝对接。对于城市资源体系共享涉及的信息技术来说，地方政府也需要积极牵头，通过与相关的科研部门进行合作，将云计算、大数据、人工智能等新兴技术融入城市资源共享体系，利用信息技术进一步提升共享的效率与质量。基于当前信息技术发展动态来看，城市资源共享体系建设可以充分利用云计算技术，如图1所示，建立基于云计算的城市资源共享架构，各个部门相关的信息直接上传到云端的服务器，通过云端服务器处理相关的信息数据，城市档案建设部门能够直接从远端服务器获取需要的档案资料，当中有关格式的转换、信息的筛选、数据的挖掘等都通过云端服务器进行操作，城市档案建设部门只需要获取相关信息即可。（二）基于智慧城市完善档案服务机制。在有效拓展城建档案信息资源的同时，城市建设档案馆应当充分利用档案资源，基于智慧城市完善档案服务机制。在推进城建档案服务机制建设的过程中，城市建设档案馆不仅需要听取上级部门的建议，同时还应当广开言路，针对城建档案数字化服务公开，引导更多的社会力量参与建设，倾听更多的社会意见，真正了解各方对城建档案数字化服务的需求，并将这些需求融入城建档案服务机制中来。与此同时，当前这个时代，大众在信息获取方式、获取途径方面均发生了翻天覆地的变化，城建档案数字化服务显然不能拘泥于传统的服务模式，而是需要主动去迎合大众的这种需求变化。因此，对于城建档案服务机制的建设来说，需要从智慧城市、大众需求入手，主动创新档案服务理念，在全面拓展城建档案服务范围的同时，提供大众所需要的城建档案服务内容，切实保障城建档案服务效率与服务质量的稳定提升。在完成服务机制建设的基础上，城市建设档案部门还需要针对城建档案服务的具体流程、方式等建立明确的规章制度，针对内部各个部门的职责进行细化，保障各个部门之间能够进行高效的协同，为城建档案智慧化服务奠定基础。需要注意的是，对于城建档案服务机制的建设来说，本身是一项动态、系统的工程，需要密切结合智慧城市建设动态、城建档案发展动态，针对服务机制进行动态的优化，才能有效保障城建档案服务的质量。（三）拓宽城建档案数字化服务渠道。要想提升城建档案数字化服务的覆盖范围，必然需要积极拓展城建档案数字化服务渠道，为服务对象提供更多的选择。结合智慧城市建设趋势、城建档案发展动态来看，拓宽城建档案数字化服务渠道，可以通过社交软件、手机APP、服务平台三种途径来拓展。对于社交软件来说，图1基于云计算的城市资源共享架构现代办公Modern Office 第 174 页2023/4 （下）总第409期当前广泛应用的各种社交软件，都能够为城建档案信息化服务提供支持，如微信、微博、QQ等，城市建设档案部门可以充分利用现有社交软件的用户优势，开设专门的官方账号、官方小程序等，设计有关城建档案相关的服务模块，用户能够直接通过社交软件获取对应的服务，且整体上手难度较低，大部分用户只需要稍加学习，就能够掌握这种服务模式。对于手机APP来说，随着移动互联网影响力的不断提升，各行各业在推进信息化、数字化建设的过程中，档案管理部门也在积极迎合用户使用习惯，诸多档案部门都尝试通过开发APP提供对应的服务。但从当前手机APP开发的情况来看，诸多档案部门的手机APP在使用体验方面不佳。这就需要城市建设档案部门与相关的企业进行深入合作，尝试定制专门的手机APP，然后分别针对市场中主流的手机进行适配优化，切实提升用户使用体验。对于服务平台建设来说，城建档案数字化服务渠道不仅需要覆盖移动端，同时还需要尽可能覆盖更多的网络设备，为用户提供更为多元化的选择。因此，城建档案服务平台建设应高度重视电脑端、移动端的开发，分别围绕不同的平台进行针对性的设计，同时注重各个平台的无缝切换，用户在使用城建档案的过程中，能够随时切换平台。需要注意的是，城建档案拓宽城建档案数字化服务渠道，不仅仅需要注重渠道的建设，同时也需要充分利用这些渠道建立反馈机制，通过大数据技术收集整理用户使用习惯，了解用户反馈信息，针对用户使用场景进行还原，为城建档案服务渠道的优化提供数据支持。（四）加强档案服务队伍培训教育。智慧城市建设背景下的城建档案数字化服务，无论开展何种城建档案服务，必然离不开档案服务队伍的支持。与此同时，城建档案数字化服务的开展，对于档案服务人才提出的要求自然也就越来越高，不仅需要全面掌握城建档案相关的专业知识，同时也需要了解信息技术、线上服务、线上运营等相关的专业知识。因此，要想保障城建档案数字化服务的效率与质量，城市建设档案部门还必须加强档案服务队伍的培训教育工作。具体来说，针对现有档案服务队伍来说，城市建设档案部门应当设计针对性的调查问卷，了解现有档案服务队伍的专业能力、服务意识，针对现有档案服务队伍存在的薄弱点进行分析，以此来制订培训教育规划，完善培训教育的具体计划、培训内容、培训方式。在此基础上，城市建设档案部门还应当主动从社会中引入相关的复合型人才，包括信息技术人才、媒体运营人才、管理人才等，通过多元化的人才充实档案服务队伍，进一步优化城建档案数字化服务。此外，针对城市建设档案部门来说，需要全面加大档案服务理念宣传教育，致力于推进档案服务队伍更新服务理念。具体来说，城市建设档案部门应当通过线上线下相结合的模式，大力宣传智慧城市建设背景下城建档案管理工作会产生的变化，同时针对档案数字化服务涉及的有关知识进行系统介绍，帮助内部工作人员全面了解各种信息化手段，清楚智慧档案提供的新兴服务形式。在此基础上，城市建设档案部门还需要加强档案管理人员的培训教育工作，帮助档案服务人员全面了解智慧档案建设背景下工作的变化、档案服务的变化，帮助他们正确认识智慧城市建设背景下城建档案服务的方法。同时，服务过程中注重档案的隐私性、可靠性，进一步强化档案服务队伍的服务意识。四、结语综上所述，5G时代各种新兴技术不断发展，智慧城市建设也在这个过程中稳步推进，城建档案作为城市管理中至关重要的一部分，必然需要跟随智慧城市建设步伐，推进城建档案的改革创新。这就需要城市建设档案部门深入了解智慧城市建设动态，梳理其对城建档案服务提出的新要求。同时，主动去引入新兴信息化技术，通过积极推进城市资源共享体系建设、基于智慧城市完善档案服务机制、拓宽城建档案数字化服务渠道、加强档案服务队伍培训教育，切实提升城建档案数字化服务的效率与质量。【参考文献】1刘令.基于用户理念的城建档案利用服务体系构建J.办公室业务,2022(10):153-155.2罗绍辉,黄平友.基于时空数据的城建档案知识图谱服务平台构建J.北京档案,2022(04):38-40.3甯滔.新形势下城建档案管理的现状、难点及对策分析J.工程与建设,2022,36(01):250-251.4杨跃健.互联网助力下实现城建档案信息资源整合性服务J.黑龙江档案,2021(05):272-273.5吴林君.大数据时代城建档案信息面临的挑战及对策研究J.城建档案,2021(10):137-138.6蔡丹.智慧城市建设背景下城建档案数字化建设途径探索J.城建档案,2020(09):20-21.7鲍倩.大数据技术在城建档案管理工作中的应用分析J.城建档案,2020(09):22-23.8孙万彤.以智慧城市为背景分析城建档案管理工作J.黑龙江档案,2020(03):45-46.9车婷婷.“数字中国”布局下我国城建档案馆数字化转型之思考J.档案与建设,2020(02):35-39.