人员异动办理流程及资料样本.doc

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人员异动办理流程及资料
一、 异动审核时间
每月10至22日为我局审核单位提交人员异动纸质材料的时间。超过时间的异动纸质材料我局不再受理审核。( 遇法定节假日不顺延, 星期五下午对外)
二、 异动所需资料
1、 人员异动表一式两份, 加盖单位公章。
2、 人事证明材料一份, 人事证明材料原则上须为原件, 非原件的必须加盖单位公章予以确认。
3、 办理退休异动的人事证明材料必须为原件材料, 但可由我局核实原件后, 留下单位加盖公章后的复印件由我局存档。
4、 提供的其它统筹地区的参保缴费证明必须为盖章的原件材料。

5、 提供的非纯新增异动的免于补缴的证明材料必须提供原件材料。
6、 提供的退休人员死亡证明材料原则上为火化证明书或者公安局的销户证明或者医院开具的死亡证明书原件材料。如果确实是死亡在山区农村, 无法提供上述材料的, 可由单位开具含具体死亡时间的证明材料并加盖单位行政公章, 同时, 如果是参加了养老保险的, 还须提供由养老保险经办机构停发养老保险的相关证明材料。
三、 异动相关要求
1、 办理退休异动时, 一定要凭人力资源和社会保障部门( 湖南省人力资源和社会保障厅机关事业单位退休审批( 备案) 专用章) 或者是养老保险经办机构( 湖南省人力资源和社会保障厅职工退休审批专用章和湖南省社会保险管理服务局退休待遇审核专用章) 批准的退休审批表进行办理。中央在湘的机关、 事业单位请提供加盖单位行政公章的退休审批表和退休人员个人人事档案。
2、 单位新进人员一定最晚要在三个月内办理好医疗工伤生育保险, 凡是超过三个月办理的, 而且要求补交且补交月数超过三个月的请写专题申请报告, 并提供补交人员的工资总额情况的原始证明材料和合同或者调令等原件证明材料。否则, 我局只能按照上年度社会平均工资进行补交。
3、 人员异动的人事资料必须带齐, 并按异动人员顺序排放好, 每一确认批号的人员异动和人事材料请放在一起, 不同确认批号的人员异动请不要放在一起, 而且人事材料就算是一样的, 也必须按确认批号单独分开提供。
4、 在我局同时参加了医疗和工伤的单位, 人员异动严格执行同增同减。
5、 异动资料提交要求:
第一、 异动表放在最前面, 按异动申报顺序放好附件人事证明材料。
第二、 异动表纵向放时, 所附材料表头一律朝上,表头靠右。
第三、 所附材料纸张必须为A4纸大小, 不得裁剪。
第四、 人事材料必须齐全, 如劳动合同必须是合同全部。
第五、 在申报增加或减少异动超过5人以上的, 可由单位直接出具人事证明, 但有大龄新参保( 男50岁以上、 女干部45岁以上、 女工人40岁以上, 女干部必须提供能证明是干部身份的证明资料) 的必须提供合同或调令。具体格式如下( 不是以下格式的, 不予办理) :
新增人员人事证明材料格式:
关于新聘张三等56人的决定
公司各部门:
5月我公司与张三等56人签订了劳动合同, 建立了劳动关系, 并从 5月开始建立一切社会保险待遇。名单如下:
姓名 身份证号码 岗位 工资 合同签订时间和合同期限或调入时间 工作部门
年月日( 盖章)
减少人员人事证明材料格式:
关于解除李四等56人的决定
公司各部门:
5月我公司与李四等56人签订了解除劳动关系协议, 并从 5月开始停止一切社会保险待遇。名单如下:
姓名 身份证号码 岗位 工资 合同解除时间或离职时间或调出时间 工作部门
年月日( 盖章)
第六、 续保人员如果有医疗、 工伤补缴月数不同步的, 请单位出具合同或调令, 异动表打出来后请修改成正确的补缴月数, 单位必须在修改处盖章。
第七、 从网上申报的人员异动一定要认真核对后再确认提交。特别是人员异动牵涉到要补交费用的人员一定要其本人确认同意补交以后单位专管员再提交我局审核。我局审核的时候也都会要求专管员在相应的表格上签字确认。一旦我局录入系统后, 将不能再撤销异动的申报, 请大家一定要注意, 不要随意办理人员异动。
第八、 每月参保单位申报的异动, 我局最晚会在次月的5号以前录入完毕, 请大家注意多到异动处理情况查询窗口查询自己本月申报异动我局审核情况。
第九、 增加异动的申报录入窗口中的参保日期请大家一定要依据提供的人事证明材料上的日期进行正确选择, 凡是与人事证明材料上的日期不相符的, 我局将不予受理。
第十、 办理人员的退休异动, 一定要核对好该同志是否还在省本级以外的地方参加过城镇职工医疗保险, 一定要核实该单位不够年限要补交的医疗保险费是否准确。
第十一、 凡是工亡人员, 单位办理减少异动的时候必须提供工亡认定书或者工亡事故备案表( 加盖单位公章) 。
第十二、 录入其它统筹地区的缴费情况时, 一定要严格按照其它经办机构打印的参保缴费证明录入, 对于参保证明上未缴费的不能算年限转移过来。
第十三、 异动导盘的, 你们每次导盘都要重新下载一次导盘的格式, 不能用你上次下载的导盘格式。而且你复制原始数据的时候要直接复制到具体的数据, 不能整行或者整列复制。可是, 你要在电子表格里面删除错误录入的, 就要整行或者整列删除。而且数据不能够偷懒, 要按数据格式要求输入数据。异动不多的最好不要用异动导盘。
第十四、 非纯新增增加异动只能经过申报录入手工进行, 不能够经过申报导盘进行。同时, 异动不多的也请不要用申报导盘进行处理。

四、 异动人事证明材料简析
异动类型
所需提供的人事证明材料( 复印件)
其它可能的要求
增加异动中的纯新增( 指未在省医保局参过医疗保险)
聘用
聘用合同书
医保经办机构参保缴费证明
大学生分配
就业协议书或报到证
停保后续保的毕业研究生须提供毕业证、 学位证( 所需填写表格请根据网上办事软件提示一步一步操作)
军转安置
军转介绍信

统筹区外调入
人力资源部门的调令或干部任职文件
医保经办机构参保缴费证明
补办参保
补办人个人人事档案和单位补办参保的函
需要上级行政主管部门签字认可
增加异动中的非纯新增( 指在省医保局参过医疗保险)
统筹区内调入
劳动或人事部门的调令或任职文件
医保经办机构参保缴费证明( 所需填写表格请根据网上办事软件提示一步一步操作)
回国
回国人事证明件及护照
公派出国工作和回国的相关证明( 所需填写表格请根据网上办事软件提示一步一步操作)
续保
申请复保的报告及人事证明材料
医保经办机构参保缴费证明( 所需填写表格请根据网上办事软件提示一步一步操作)
减少
异动
解除劳动关系
单位解除职工劳动关系的文件

开除公职
开除公职的文件

服刑
人民法院的判决书

出国( 境) 移民或定居或读书或工作
出国人事证明材料及护照

全日制脱产考研或考博
录取通知书或其它人事证明材料

调出
劳动或人事部门的调令或任职文件

参军入伍
参军入伍人事证明材料

辞职
单位领导签字盖章的职工辞职报告

死亡
火化证明或死亡证明书或单位证明
必须要有死亡时间且死亡后必须在15天内上报
工亡
火化证明或死亡证明书或单位证明
还要提供工亡认定书或者工亡事故备案表
退休
异动
退休
劳动或人数部门出具的退休审批表

数据变更异动
错误工资更正
工资错误的证明材料
单位修改错误工资的专题报告
公务员干部级别变动
提供任命或变动文件
专指缴纳了公务员医疗补助的单位