公文管理细则.doc

泰富重工制造有限公司
编　　制
郑雯辉
Z/TFZG201008-2013
审　　核
李华伶
公文管理细则
批　　准
熊 波
页 码
共14页
生效日期
2013年11月5日
1 目的
为提高公司公文处理效率和质量，使公文处理规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
2 范围
2.1本细则适用于公司内外部来往的公文自收（发）文至归档的全过程管理。
2.2 本细则中所指公文特指行政性公文，党务、工会系统的公文另行规定。
3 定义
3.1公文（包括电报、传真），是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司经营方针、策略、计划，发布行政命令和规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流信息的重要工具。
3.2公文处理指公文的撰写、发布、办理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
3.3公司级公文指以集团公司（泰富重装集团有限公司）名义发布的公文。
4 职责
4.1综合管理部为公司公文处理的归口管理部门，负责组织公司与外界来往文书的办理，负责公司级公文的发布、整理、归档及公文管理制度的制订、修订工作。
4.2根据公司部门职责与权限的划分，公文内容所涉及的业务主办部门为该公文的主办部门，所涉及的其他部门为协办部门。
4.3为保证公文有序运转，各部门应设立兼职文件管理员，负责本部门的公文传递、催办和归档 。
5　公文种类与应用范围
5.1公司的公文种类主要有：总经理令、决定、决议、通告、报告、请示、通知、通报、批复、函、会议纪要等。
5.2各类公文使用范围
5.2.1总经理令：由总经理签发的公司最具权威性和强制性的命令。适用于宣布实行重大强制性行
政措施；嘉奖、处罚有关部门及人员等。
5.2.2 决定、决议：对重要事项或重大行动做出的安排。经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项。
5.2.3 通告：适用于在一定范围内向员工或者往来单位公布要求遵守或知晓的事项。
5.2.4 通知：适用于发布规章制度（包括规定、办法、章程、规程、细则等）和措施；传达上级有关指示；要求下级单位办理或者需知晓的事项；转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；印发公司领导的讲话；人事任免事项等。
5.2.5 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要文件和会议精神或情况。
5.2.6 报告：适用于向上级（部门或领导）汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级（部门或领导）询问或交办事项的处理结果。
5.2.7 请示：适用于向上级（部门或领导）请求指示、批准的事项。
5.2.8 批复：适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。
5.2.9 函：适用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。
5.2.10 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。
6　公文格式和行文规则
6.1公文一般由公文名称、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发单位、印发日期等部分组成。详见附件一：公文格式和行文规则
6.2 公司发文行文规则
6.2.1根据发文与受文单位之间的关系选择合适的文种：
① 上行文指下级单位向所属上级单位的发文，如呈报、请示、报告。
② 下行文指上级单位对所属下级单位的发文，如董事长令、决定、决议、通告、通知、通报、批复等。
③ 平行文是相互没有隶属关系的单位之间的行文，如函、知照性通知、简报等。
6.2.2向上级行文时，一般要按照直接的隶属关系而不能越级。若遇特殊情况必需越级行文时，应抄报直接上级，以便直接上级掌握情况，协助办理。公司同级部门可以联合行文，不同级的部门应尽可能减少联合行文。
6.2.3根据公文的性质与内容，明确主送与抄送的适当对象，负有办理职责与权限的人员和部门为“主送”；需知道或办理的人员应“发送”。
6.2.4在公司内部发布的公司级公文，由主办部门负责起草，总经理或授权分管领导签发，交综合管理部统一发布。
6.2.5需以公司名义对外的公文，由主办部门负责起草，总经理或授权分管领导签发，综合管理部负责印制、盖章，主办部门负责发送。
7　发文办理
7.1 发文办理是指以公司或部门名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、核稿、签发、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。
7.2 拟稿。拟稿一般按照职能部门分工和工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再行文。
7.3 会签。文件主办部门所拟公文中涉及其他部门的问题，应事先征询有关部门的意见并请有关部门的领导人签字，当确实无法达成共识时，要把分歧意见汇总说明，如实向签发领导反馈，并附有关部门的会签意见备查。
7.4 核稿。公文签发前，相关领导应对所拟公文进行审核，对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责。
7.5 签发。

7.5.1 公司重要经营管理事务、活动、工作的公文应依据公司授权，由总经理签发；公司其他一般事务性公文，由分管领导签发。
7.5.2属联合行文的，公文必须由所有联属部门负责人、分管领导会签。
7.5.3 签发人应在《文件办理申请单》（附件二）上签署意见，意见要明确、具体。一般要在《文件办理申请单》“签发”一栏签署“同意”本人签名和日期。如果是经过会议讨论通过的，还应注明：“经××会议讨论通过，同意印发”。
7.6 发文登记编号
7.6.1文件在签发之后、发出之前，主办部门应进行登记，登记内容包括：文件编号、发文范围、印制数量、发出方法等。
7.6.2公司级公文发文字号规定如下（具体名称待统一发布后确定）：
部 门
代字
发文字号示例
部 门
代字
发文字号示例
综合管理部
综合
泰富重工综合〔2013〕1号
人力资源部
人力
泰富重工人力〔2013〕1号
财务管理部
财务
泰富重工财务〔2013〕1号
品质部
品质
泰富重工品质〔2013〕1号
营运管理部
营运
泰富重工营运〔2013〕1号
技术工艺部
工艺
泰富重工工艺〔2013〕1号
物流管理部
物流
泰富重工物流〔2013〕1号
制造部
制造
泰富重工制造〔2013〕1号
7.7 校对、印制、发布
7.7.1以公司全称红色版头格式发布的公文，主要用于发布公司重要的经营决策方针、措施，部署重要工作，通知重要事项，批转上级主管部门的重要指示、向各有关上级主管部门请示、报告工作等。
7.7.2以公司全称红色版头信函格式发布的公文，主要用于公司对外发函。各部门根据职能权限或授权可以代公司传达或发布的有关事项。
7.7.3以“泰富重工会议纪要”红色版头格式发布的是总经理办公会议或其它重大会议纪要。
7.7.4公文校对由拟稿人或部门负责。属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲校；校对人发现的问题应及时与有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动。
7.7.5 公文盖章按《印章管理制度》执行。
7.7.6 公文发放范围由拟稿部门提出签发人审核确定。内部发文时要做好文件领用登记。向外部发出的公文，应严格登记手续并进行编号、注明密级、邮寄地点、单位要书写准确，封闭要严密，绝密文件在封口处加盖封章。
8　收文管理
8.1 接收
8.1.1外部收文统一由综合管理部负责，其他部门和个人接收到外部来文，应由专人及时移交综合管理部；属于上级对口部门直接寄送的且按惯例应由本部承办的文件可先承办。
8.1.2除“一般性的简报、公开或不带密级的刊物、资料以及简单事务性的便条、请柬和一般性的通知等”外，其他来文均应在《收文登记电子台帐》（见附件二）中进行登记。
8.1.3 综合管理部及时填写《收文处理单》（见附件三）。
8.2 拟办
8.2.1综合管理部填写拟办意见。
8.2.2 根据来文性质与内容，确定批办的领导，规定如下：
表1
来文内容
来文单位、性质
批办领导
拟定（会签）
批准
评先、奖项申报
政府行政机关
分管领导
总经理或授权分管领导
媒体、商业性质机构
综合管理部
总经理或授权分管领导
入会、入编、赞助、捐赠等涉及到费用的项目
外部协会、各类活动组委会、编委会等
分管领导、相关部门负责人
总经理或授权分管领导
外部会议通知
省市级综合性会议、要求企业第一负责人参加的会议
——
总经理
专业性会议、市区级综合会议
对口部门
分管领导
已确定了参会人员范围的会议
——
直接上级
接待活动安排
重要接待
综合管理部
总经理或授权分管领导
业务对口拜访，其他日常接待、入园参观申请等
相关部门
综合管理部
带有行政指令性质的各类培训班
政府部门来函
对口部门
总经理或分授权管领导
外事接待与应邀出访
政府文件或函件
分管领导
总经理
8.2.3“拟办意见”一般有以下几种表述：
表2
序号
拟办意见示例
表述意思
1
“请××、××阅。”
阅读，知情即可。阅毕签署“阅”，返回综合管理部归档。
2
“请××阅示。”
此件还要办理或需传达贯彻，阅后要提出办理或贯彻执行的意见，再由领导本人或转有关部门和人员去执行。
3
“请××、××阅示。”
与序号2相同。但因文件涉及面需由不同分工的领导共同提出处理意见，再行办理。
4
“请××阅示，拟请××办理。”
在序号2的基础上，提出初步的处理意见供领导参考。
5
请××部门阅处（办）
依据职能划分直接批转某部门办理。
6
“请××部门提出意见，报董事长批示。”
请相关人员（部门）会签提出意见，再报董事长批示。
8.2.4涉及到上表序号2、3、4、6的情形，在“拟办意见”中还需对来文进行必要地提炼和综合，供领导批示时参考。
8.3批办
8.3.1对“拟办意见” 有异议时，批办领导可签署意见通过流程及时退回，由综合管理部重新拟办或分送。
8.3.2 批办领导在《收文处理单》上的“领导批示”栏签署意见，一般有以下几种表述：
表2
序号
批办意见示例
表述意思
1
“同意”
对“来文”或“拟办意见”中提出的办理建议表示同意。
2
“请××阅处(研究、办理)。”
请经办人认真阅文，判断是否需要落实办理。如认为需要落实且属于权限范围内的可直接办理；认为不需要落实或属于权限以外的，需提出处理方案向批办人报告，然后再按批办人的批示办理。
3
“请××阅，并由××办理。”
此件已交由有关部门办理，但因内容的重要性，需让其他相关人员阅知。
4
“请××办理，结果向××作口头(或书面)汇报
形式同序号2，明确此事需要谁办理，同时要求在办理完毕后必须向谁汇报。
5
“阅”
对一般性质的通知或函件，表示已阅知。
6
“传阅”、“转××阅”
文件内容需要其他领导阅知，请办文人员传递。
7
“缓”
文件可暂时不办理，存档备查。
8
报董事长阅示
分管领导认为超出权限以外的，提出处理方案向董事长报告，然后再按董事长的批示办理。
8.3.3对于需要落实和办理的外部收文，批办人要批明承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等。文件需批由两个以上部门承办时，应明确指定主办部门。
8.3.4 属于本部门主办但涉及到跨职能的工作，应请相关领导与部门会签。
84 承办
8.4.1承办人员接到领导批办的文件后，首先研读文件内容，然后分清轻重缓急安排处理。预计在来文要求时间内无法完成时，应及时向批办的领导反映，以便采取相应措施，并向交办单位或来文单位说明理由。
8.4.2主办部门要先准备好处理意见，邀请协办部门会商会签，再负责将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。
8.4.3承办人员按文件要求办理，涉及到需向来文单位回复或报送文字材料、图片、数据的，必须经批办人审核同意后方能报出。
8.4.4在公司OA尚未正式开通前，文件承办结束后，应将结果填写在《收文处理单》上的“处理记载”项，流程方能结束。
8.5 催办
8.5.1在流程结束前，综合管理部、流程涉及到的各环节人员均有义务提醒下一环节人员及时完成该环节的工作。
8.5.2催办的具体范围包括：所有未完结，即“处理记载”上无记录或记录不全的流程。
8.5.3催办人员应根据文件的具体情况和进度要求进行催办，并将催办检查情况及存在的问题尽快向部门主管汇报，必要时应向批办领导汇报。
9　公文归档
9.1公司级公文发文的原稿、定稿、正本综合管理部立卷；部门各类发文以及部门起草、公司发文的原稿、定稿、正本由主办部门立卷；联合办理的公文，原件由主办单位立卷；
9.2外部来文办结后，由承办部门负责收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料立卷。
9.3公文立卷归档按档案管理相关制度执行。
10　公文管理
10.1公文密级。
10.1.1按照公文有无保密要求，所有公文分为普通文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。
10.1.2“秘密”及以上密级的公文，应在公文右上角标注密级。未经批办领导批准或授权，不得自行翻印。其复印件视同正式文件、资料，阅办后须按规定保管、立卷、归档或清退、销毁。
10.2未经公司领导或公文制发部门同意，公文的阅读和传达范围不得自行扩大（包括OA网上转发）。
10.3文件流转各环节的所有人员均对文件及批办信息负有保密义务，不得擅自披露和传播，各兼职文件管理员应做好文件的保管存放，防止文件信息泄露。
10.4工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退，个人不得保存文件。
11 附件
附件一 《文件办理申请单》
附件二 《收文登记电子台帐》
附件三 《收文处理单》
附件四 《红头文件》模板
附件五 《通知》模板
附件六：《呈批文件》模板
附件七：《工作协作函》模板

附件一

文件办理申请单
申请日期： 年 月 日
申请部门

申请人

部门负责人

拟 稿 人

文件页数

需要数量
份（含存档2份）
文件标题

主 送

抄 报

抄 送

附 件

会 签

签 发

审批

审核

核稿人

签发日期
月 日
文件编号
泰富重工 [ ] 号
缓急程度
□特急 □急件 □平件
机密程度
□绝密 □机密 □秘密 □普通
用印种类
□公司章 □公司中英文章 □其他
打 字

校 对

施 印

备 注
存档记录□

附：1.本申请单系公司《公文管理制度》配套使用附表，适用于办理文件的申请。
2.使用本申请单处理文件、用印、打字、打印，不需再填写其他相关工作的申请表格。
3.缓急程度、机密程度、用印种类、存档记录选取规则：选取√ 不选取□(空格)；附件内容较多可另详细写在本单反面。

附件二
收文登记表

文 件 名
来 文 单 位
收文编号
收文日期
送交拟办日期
拟办人意见
呈送领导/部门
签收人、日期
领导批示意见
处理结果
备注
存档情况

附件三
收文处理单

来文单位

收文号

文件标题

拟 办 意 见

签字： 日期：
领 导 批 示

签字： 日期：
处理
记载

说明：“拟办意见”是针对来文就“审批领导”、“承办部门”以及“承办过程中可能涉及到的事项”所提出的初步处理意见，供领导批办时参考。

附件四：《红头文件》模板

泰富重工通报[2013] 7号(楷体-GB2312小三)

关于XXX通报（黑体二号）

各部门：(楷体-GB2312小三加粗)
××××××××××××××××××××。
特此通知。

（正文楷体-GB2312小三，段落行间距1.5倍）

泰富重工制造有限公司
二〇一三年XX月XX日

主题词： （黑体四号）
发： 公司领导、各部门
泰富重工制造有限公司 2013年11月05日印发

附件五：《通知》模板

关于×××××××通知(黑体三号加粗)
泰富综合[2013］01号（宋体标题五号）
各部门：（宋体小四加粗）
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
特此通知。

泰富重装集团有限公司综合管理部
二0一三年×月××日

备注：正文字体（宋体小四）
段落行间距1.5倍

附件六：呈批文件模板
泰富重工呈批文件
呈报对象：
文号：（如：综合部20110101）
呈报部门：
呈报人：
文件主题：

呈报人签字：
呈报时间：
部门负责人（或项目工作小组组长）审批意见：

总经理审批意见：

附件七：工作协作函

泰富重工协作函
发往：
日期：
发自：泰富重工 XXXX部
发送人：
主题：

呈送人签字：
呈送时间： 年 月 日
部门负责人审核意见：

签名：
审核日期：
协作部门负责人意见：

签名：
日期：