信息技术在电力工程档案管理创新中的应用_魏晓峰.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案112兰台论坛Lantai BBS信息技术在电力工程档案管理创新中的应用魏晓峰1魏祎2郑慧丽3（1.2.通用技术集团工程设计有限公司，济南 250031；3.山东省淡水渔业研究院，济南 250013）摘要：面对日益激烈的市场竞争，电力工程企业要想提高自身竞争实力，占据竞争优势，加强企业内部信息化管理是十分关键的。而企业的档案资料涉及企业的核心信息，对于企业的持续发展具有重要意义。基于此，本文针对信息技术在电力工程档案管理创新中的应用进行具体分析，旨在推动电力工程企业数字化发展。关键词：信息技术；电力工程档案；档案管理电力系统是保障企业正常生产、维护人们正常生活的必需品。为了更好地提高电力系统的运行平稳性，需要不断加强各个方面的管理与优化。其中，电力工程档案关系着电力企业的实际经营情况、发展目标及规划等，电力企业管理者必须对其足够重视。由于电力企业的规划较大、项目较多，所涉及的档案资料数量和种类也比较复杂，这就对电力企业的档案人员提出了较高的需要。档案管理人员应充分掌握多种信息化技能，从而紧跟时代发展快速准确地开展电力工程档案管理工作。但是，就当前我国电力工程档案管理现状分析，仍然存在很多制约因素和不足之处，亟待采取相应的创新管理策略。一、电力工程档案创新管理应用信息技术的意义（一）有利于提高电力档案管理的质量和效果电力企业作为一个较大的企业群，其档案资源涉及内容十分广泛、复杂。而现阶段，各大电力企业仍然应用传统的人力管理模式进行档案资源管理，这不仅降低了档案资源管理工作的效率和质量，同时还割裂了电力企业中的各子公司的档案资源，进而导致电力企业无法进行有效沟通与交流，严重影响着电力企业的决策工作。利用信息技术创新电力工程档案管理，则能够充分利用互联网平台和信息化技术，减少人力资源投入，对于企业的信息化发展具有重要意义。（二）有利于保障电力企业的信息安全虽然有很多电力企业进行了工程档案资源信息化建设，但是并没有过多关注信息管理以及网络安全，进而给网络黑客以及网络病毒可趁之机，轻则造成电力企业的经济损失，重则导致电力企业市场份额萎缩，甚至破产。而利用信息技术创新电力工程档案管理，能够在工程档案资源管理工作中形成有效的权力制衡。各公司以及企业内部各部门在进行工程档案资源共享过程中，会对其他部门的工作行为进行有效监督，进而减少电力企业内部经济风险发生的可能，同时也有效规范了电力企业的工程档案资源信息管理，保障电力企业信息安全。（三）有利于加强电力企业的市场竞争优势近年来，随着我国市场经济的深化改革，给越来越多的中小型企业带来了发展新机遇，加剧了市场竞争。而电力企业要想争占市场份额，占据竞争优势，做好工程档案资源管理工作是十分必要的。电力企业的工程档案资源涉及企业的核心资料、发展规划、财务账目、客户信息等，做好电力企业工程档案资源管理工作，能够为电力企业进行科学决策提供数据参考。电力企业只有保障科学决策，才能够在激烈的市场竞争抓住发展机遇，进行升级与转型。（四）有利于促进电力企业持续发展当前电力企业中传统的管理思维和管理模式已经无法满足其发展需求和转型要求。在激烈的市场竞争面前，电力企业要想实现持续发展，必须要对内部管理模式以及工作内容进行改进和创新。而利用信息技术创新电力工程档案管理，能够提高电力企业的信息化技术水平，有效完善和优化档案管理模式，进而利用信息技术提高档案管理效率和质量。二、电力工程档案管理存在的问题（一）对于档案管理工作重视度不够在信息化时代背景下，越来越多的先进科技转变为生产力，有效提高了企业的生产效率和发展速度。就当前电力企业档案管理工作的开展情况分析，部分档案管理人员并没有充分认识到档案管理的重要意义与价值，片面化地认为档案管理是一项可有2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S113兰台论坛Lantai BBS可无的工作。某些电力企业甚至没有专门设置档案管理人员。此外，电力企业的档案管理人员流动性较大，往往没有接受过专业管理知识和技能的培训，仅能够掌握一些表面化的业务技能。由于档案办理人员受到专业基础、工作经验等条件限制，进而在实际工作中出现档案管理不规范、档案资料不全面等问题。除此之外，由于电力企业的档案调取及使用较为频繁，某些纸质档案由于质量因素、保管不佳等原因，导致在使用过程中出现较为严重的污染、损坏、页数缺失等问题。因此，很多纸质资料没有及时录入电脑保存，导致档案资料不完整，极大降低了电力档案的使用与参考价值。（二）档案管理意识薄弱档案管理人员的专业素养、专业技能等决定了电力档案管理的效率和质量。档案管理人员只有具备较高的职业素养和管理水平，才能够更好地胜任电力档案管理工作。当前电力企业档案管理人员不同程度均存在管理意识薄弱、管理技术落后守旧等问题，无法有效利用信息技术开展动态化电力档案管理。此外，电力企业档案管理还存在部分档案管理人员工作态度不端正、工作行为不规范等问题。而电力企业针对这一问题，仅采用强硬化的管理措施对管理人员进行处罚，很少开展面向企业全体员工的档案管理知识普及、宣传活动，很多电力企业员工无法理解开展档案管理的意义与价值，这就在无形之中增加了档案管理的难度。（三）档案管理缺乏规范性就当前电力企业的发展情况来看，档案管理仍然存在很多不规范的地方。例如，档案在长期保存过程中，往往会出现与实际情况不相匹配的问题，但是大多数电力企业并没有对档案内容进行更新。另外，在档案管理过程中，电力企业管理人员并没有对档案资料进行类型划分，导致档案资料较为混乱，增加了调阅难度。档案管理工作需要具有较强的规范性，只有按照相应管理标准开展管理工作，才能够更好地提高档案管理效率和档案资料的使用价值。（四）缺乏相应的档案管理制度电力企业的档案资料涉及的内容较多，涵盖了设计、施工、建设、设备等多个部门，由于上述部门并没有建立健全相应的档案管理制度，导致档案管理较为宽泛、模糊，管理方式落后。当前电力企业的各个部门的档案资料较为分散，档案在记录内容方面的差异性较大，这在一定程度上增加了电力企业档案资料整理和管理的难度和工作量。当档案资料传递给多个工作人员时，还会由于缺乏统一的管理制度，进而降低档案资料的使用价值，甚至出现档案资料与实际工作情况不相符合的问题。三、信息技术在电力工程档案管理中的创新应用策略（一）强化档案管理的重视度电力企业要想利用信息技术有效创新电力工程档案管理，首要任务是加强企业内部对于信息技术与档案管理的重视度。只有这样，才能够促使管理者积极采取各种措施，强化信息技术在工程档案资源管理中的有效应用，企业员工才能够在实际工作中更加配合工程档案管理工作，进而推动电力企业更好发展。首先，电力企业管理者应该紧跟时代发展，不断了解和学习最新的管理知识和信息化内容，为转变自身管理思维奠定良好基础。电力企业管理者还应该积极汲取和借鉴其他企业优秀的档案资源信息化管理模式和管理经验，并将其与自身企业的实际情况、发展目标以及档案资源管理现状进行有机结合，形成符合企业发展需求、具有电力企业发展特色的信息化档案管理模式。其次，电力企业管理者还应该对员工加强工程档案资源管理宣传。企业管理者可以通过组织信息技术宣传讲座、信息技术培训活动等提高员工对于信息技术与档案资源管理的认识与重视，进而更好地利用信息技术创新档案管理模式，提高档案管理工作的质量和效率。最后，电力企业管理层还应该深入到工程档案资源管理工作中，对管理人员的信息技术和工作能力进行有效指导，为企业员工树立良好的学习榜样，激发档案管理人员的工作热情，提升企业员工的重视度。只有这样，才能够为电力企业后续利用信息技术创新电力工程档案管理奠定良好思想基础。（二）打造专业化管理队伍档案管理人员的工作能力和专业水平在一定程度上决定着电力企业档案资源管理工作的质量和效率，同时也影响着电力企业的信息安全以及信息化发展。电力企业中的档案管理工作内容较为零散化、碎片化，管理人员在实际工作过程中一旦精神松懈，则不利于后续档案管理工作的有效进行。因此，为了切实提高档案管理质量和效率，电力企业应该将人才发展战略放在重要位置，吸引和招纳更多具有专业档案管理知识和管理经验的人才进入到电力企业档案管理工作之中。首先，电力企业管理者应该对档案管理人员的工作能力、信息化技能、职业素养等进行具体考察和分析，找出其中存在的问题和需要改进的地方，积极组织开展档案管理知识、信2022 年 第 6 期黑龙江档案114兰台论坛Lantai BBS息技术培训活动，为打造一支高素质、工作技术极强、工作理念先进的档案管理队伍奠定良好基础。电力企业管理者还应该鼓励档案管理人员进行个人能力提升，并引导其考取计算机资格证书、档案管理员资格证书等，提高电力企业档案资源管理队伍的工作水平。其次，电力企业管理者还应该优化和完善招聘工作，结合岗位需求、企业人才发展战略以及整个电力行业的人才走向等对应聘者进行综合考察，从源头上提升档案资源管理队伍的信息化水平。对于新入职的档案管理人员，电力企业应该进行统一化信息技术培训，并依据每个人的能力划分相应的工作内容和工作岗位。这样就能够真正实现“术业有专攻”，激发档案管理人员的工作积极性，提高档案管理工作的质量和效率。最后，电力企业管理层还可以通过开展校企合作模式，引进具有专业信息化技术的人才进行档案资源管理。这样不仅能够提高电力企业档案资源管理队伍的整体技术水平，还能够创新管理模式，推动电力企业持续健康发展。（三）提高电力档案管理工作的规范性和安全性随着信息化时代的到来，电力企业的档案管理工作也面临着前所未有的机遇与挑战。为了有效解决电力企业的信息安全问题，应该不断强化和提高档案管理的规范性和安全性。首先，电力企业应该强化网络安全意识，并利用信息技术建立高质高效的网络防火墙。这样就能够在最大限度上防止不法人员和网络病毒对电力企业档案信息资料库的入侵和损害。其次，电力企业还应该加强使用用户验证身份管理。通过给内部员工按照个人信息配备相应的数字账号，加强档案管理规范性和安全性。在这一过程中，企业员工要想进入电力档案管理系统需要进行身份验证，同时在后台终端对员工的浏览、操作记录进行实时监控和关键信息备份。这样就能够有效规范档案人员的工作行为，进而提高档案管理安全性。最后，强化电力企业档案管理的规范性和安全性还离不开相应的规律法规。相关部门应该针对信息化时代背景下的电力企业档案管理加强对相应法律法规的研究与完善，通过制定完善、合理的规章制度，加强信息化档案管理的安全性和规范性，为电力企业档案管理营造良好的工作环境。（四）建立健全信息化工程档案资源管理制度随着电子信息化时代的到来以及社会经济的飞速发展，电力企业档案管理传统的金字塔管理模式已经不能适应企业的发展需求，甚至还会阻碍企业的可持续健康发展。在这种背景下，电力企业要想利用信息技术创新电力工程档案管理，应该建立健全信息化档案资源管理制度，有效端正档案管理人员的工作行为和工作态度，为提高档案管理效率和质量提供重要保障。首先，电力企业管理层应该建立健全责任追责制度，并根据档案管理人员的工作能力和信息化水平进行具体工作内容划分。这样在实际工作过程中，档案管理人员就能够分区域、分模块地开展档案资料的整理与总结工作，不仅能够提高档案管理的效率，还能够在此基础上保障档案资料的信息连贯性。如果档案管理工作失误，管理部门还能够依据责任追责管理制度第一时间对档案管理人员进行有效追责，从而保障电力企业信息化档案资源管理工作的顺利开展。其次，电力企业还应该设置各部门、各子公司之间的工程档案信息共享制度，加强企业内部信任度，完善电力企业信息化档案资源库，为企业的决策工作提供良好的数据支持。此外，电力企业还可以建设信任机制，加强各部门之间的沟通与交流，最大限度上避免档案资源共享与管理中出现不信任现象，实现各子公司之间的有效资源共享，为推动电力企业持续健康发展奠定良好基础。当前，利用信息技术创新电力工程档案管理是十分必要的。这不仅是顺应我国深化改革的必然趋势，同时也是提高电力企业市场竞争力、促进其持续健康发展的重要前提与基础。利用信息技术创新电力工程档案管理能够有效提高企业内部各部门工作效率和质量，保障企业信息安全，有效推动企业升级转型与信息化发展。因此，电力企业管理者应该充分重视信息技术与档案管理的关联性和重要性，通过打造专业化档案管理队伍、加强档案管理规范性和安全性、建立健全管理制度等措施，创新电力工程档案管理。只有这样，才能够在激烈的市场竞争中有效提升电力企业的核心竞争力，更进一步实现企业持续健康发展。参考文献 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