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虎门大桥高速公路信息化建设方案

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广东省虎门大桥有限公司
办公自动化系统
规划与实施方案

XXXX计算机技术有限公司
XXXX年2月24日
目 录

第1章. 前言 2
第2章. 系统总体设计 4
2.1. 总体目标 4
2.2. 设计原则 4
第3章. 系统设计 7
3.1. 办公自动化系统 7
3.2. 档案管理系统 20
3.3. 与原有京华OA系统的数据结合 23
第4章. 软件平台设计 24
4.1. 体系架构 24
4.2. 平台选型 24
4.3. 开发工具 27
4.4. 系统开放性 28
4.5. 软硬件运行环境 30
第5章. 系统安全与维护 31
5.1. 系统安全设计 31
5.2. 系统维护 36
第6章. 实施方案 39
6.1. 实施方法 39
6.2. 项目组织和管理 40
6.3. 实施步骤 42
6.4. 实施进度计划 46
第7章. 费用估算 47
7.1. OA软件开发 47
7.2. 网络杀毒软件[可选] 47

文档维护记录
版本号
修改日期
修改原因
1.0
XXXX.8.19
完成初稿

2.0
XXXX.2.24
完成终稿

第1章. 前言
21世纪, 是信息技术( IT) 飞跃发展的数字化的时代, 国际互联网( Internet) 应用广泛普及, 全球经济一体化步伐日渐加快。IT技术为信息传递提供了广泛、 快速、 直接的手段, 为企业进行业务信息的实时处理、 快速决策提供了技术基础与保障。利用先进的信息技术来改变企业的运作方法和管理模式, 优化企业的管理, 创造企业效益, 是电子商务时代企业管理发展的潮流和趋势, 也是企业在市场竞争中能够获得优势的关键。在新的趋势下, 面对机遇与挑战并存的市场环境, 企业正积极推进办公自动化、 网络化 电子化建设, 运用先进的信息技术, 建立科学的企业管理体系。
办公自动化( Office Automation) , 简称OA, 是利用先进的技术, 使原本由人来具体实施的各种办公业务活动逐步由各种设备、 各种人机信息系统来协助完成, 达到充分利用信息, 提高工作效率和工作质量的目的。随着信息技术的迅速发展, 办公自动化的内涵和外延都有发生了革命性的变化, 在电子商务迅速发展、 知识经济日益占据主导地位的今天, 以知识管理为核心的新一代办公自动化系统作为组织机构业务系统的基础平台, 在企业信息化方面发挥越来越重要的作用。
当前, 虎门大桥有限公司没有建立办公自动化系统, 对相关的业务信息的处理仍是采用电话、 传真、 纸介文件资料等传统方式, 公司电脑基本以单机运行的状态做一些文字编辑与电子表格工作, 传统的办公方式办公成本高、 效率低, 信息利用率差、 响应速度慢, 资源与信息无法实时共享, 不但造成了企业资源的浪费, 也大大影响了企业的管理及决策效能。
面对传统办公方式与企业发展之间日益尖锐的矛盾, 为了跟进信息自动化建设的步伐, 提高公司相关环节的有效管理和工作效率, 虎门大桥有限公司决定建设办公自动化系统( OA) 的决定。经过OA的实施, 彻底改变落后的办公方式, 为企业的发展提供先进的办公管理平台。
本《规划与实施方案》是针对虎门大桥有限公司办公自动化系统的开发实施, 对系统实施内容、 实施方法、 项目组织管理、 实施流程、 实施步骤、 费用预算等作明确界定的规划方案。
我们衷心希望经过双方的努力, 在较短时间内完成办公自动化系统建设, 为虎门大桥有限公司员工构建舒适、 高效的办公自动化环境, 改进办公条件, 提高工作效率及工作质量。
第2章. 系统总体设计
2.1. 总体目标
经过综合办公管理系统建设, 为虎门大桥有限公司公路公司建立涵盖办公应用、 行政管理、 信息交互等多功能、 全方位的综合管理信息系统。
l 1) 建立网络化的办公自动化系统
以xxxx办公自动化系统( Newsoft OA) 为原型, 根据公司的应用需求与业务处理流程, 订制一套办公自动化系统, 全面实现公文流转、 档案管理、 行政管理等电子化操作, 规范现有办公与业务处理作业流程、 提高办公效率, 为领导决策提供有效的经营与管理信息支持。
l 2) 建设虎门大桥有限公司统一的网上资料库, 实现企业信息共享
建立一套实用的网上信息资料库, 将法律法规、 专题政策、 电子刊物、 规章制度、 员工手册、 会议材料与领导讲话、 档案、 收发文、 业务资料等以电子方式发布与管理, 为虎门大桥有限公司全体员工提供信息浏览服务, 让员工随时随地调用业务资料, 领导方便查阅统计报表, 实现企业信息资源共享。
3) 建立档案管理系统, 实现档案管理、 查阅电子化
按照国家及省有关档案管理的规定, 在电子政务内网建设档案管理系统, 实现档案管理电子化, 并与行政办公系统进行集成, 方便档案管理人员管理及员工查阅。

2.2. 设计原则
办公自动化系统建设科技含量高、 技术要求较高。在系统规划设计中, 我们必须抱着科学、 严谨的态度去进行, 立足虎门大桥有限公司公司现阶段实际需求, 以实现系统的总体目标为主线, 坚持”易于使用, 易于管理, 易于推广”的基本原则, 努力做到既立足现实, 又放眼未来; 既考虑对已有投资的保护, 又努力采用新技术, 保证系统建设目标顺利实现。
实用性与先进性相结合。系统建设应本着实事求是的态度, 以工作为本, 注重实效, 保证系统建设完成后, 能解决现有问题, 以电子化操作替代原来繁杂、 重复的手工劳动。同时, 在实现功能的前提下, 应保证系统容易使用、 方便维护和利于管理; 系统操作界面简捷、 友好, 从电脑技术人员到一般员工均能操作使用; 采用键盘、 鼠标、 触摸屏、 光电笔多种人机交互手段, 最大程度贴近用户的工作方式和工作习惯, 将改变工作方式所带来的不适应减少到最低程度; 业务流程处理简单快捷, 尽量减少用户干预过程, 以最大限度地提高工作效率。
除了注重实用性, 系统还必须具有一定的先进性和前瞻性, 要选用市场占有量大、 成熟先进的技术和设备, 保证这些技术、 设备在今后较长的时间内不会被淘汰, 能跟上信息时代的发展步伐。
规范业务流程, 展示自身特色。与手工处理的随意性不同, 信息系统是建立在一定的规则之上的, 应具有一套完整的行为规范。规范的设计需以国家机关行文、 档案、 业务处理流程的有关规范为指导, 符合国际标准和国家标准。
同时, 在制定规范时, 应充分考虑虎门大桥有限公司业务流程与工作模式的特点, 做到既遵循有关规范, 形成统一的业务处理模式, 又贴近实际工作, 体现交通行业的特色, 满足自身管理的需求, 便于管理, 提高效率。
灵活性好, 集成度高。系统的灵活性包含以下几个方面: 可扩充性好, 随着业务的发展与扩展, 用户数目的增加, 系统能够方便地实现平滑升级与扩充; 网络体系结构灵活, 能适应网络发展和功能拓展; 系统设计模块化, 能缩短新业务应用的开发周期, 提高开发效率; 良好的兼容性与互换性, 能轻易实现不同系统间的数据交换; 系统可配置性高、 适应性强, 能够随着机构、 事务的变化而变化, 易于管理。
系统应具有良好的集成度, 选用先进的群件平台, 在统一的平台上集成各种应用, 拥有统一的界面、 语言和使用风格, 便于管理、 方便使用, 使系统具有长远的生命力。
符合开放性标准, 又稳定安全保密。系统的设计应符合Internet/Intranet开放性标准, 支持多种传输协议, 支持多种操作系统平台, 支持多种硬件网络设备及异构网络的互连, 能够与异种数据库及其它信息系统交换信息, 而且提供完善的软件开发环境及编程接口, 以利于系统今后的发展与功能扩充。
大规模的系统、 分布式应用、 广泛的网络连接需要系统具有更高的可靠性和更强的安全控制。远程通信线路故障、 多用户操作冲突、 共享数据的大量分发与传递, 需要管理系统有超强的稳定性, 并能够对出现的各种意外情况做出正确处理。黑客入侵、 越权操作等现象需要管理系统有健全的安全防线。对系统内部数据记录的存取及删改权限的管理, 系统操作日志的建立都是必不可少的安全措施。

第3章. 系统设计
3.1. 办公自动化系统
虎门大桥有限公司公司在办公自动化系统方面的需求主要集中在公文档案管理、 行政事务管理、 信息交互及业务管理四个方面。经过对需求的综合分析, xxxx公司将最新的OA3.1版本交付客户使用。3.1版本与以前版本相比, 在底层技术上, 大大提高了内部性能, 从设计框架到流程代码的实现, 都有了性能上的提高, 从而使新版本的OA系统, 更适应现在企业的办公特点。
3.1.1. xxxxOA 3.1功能特点
Ø 先进的IE／Domino架构。系统采用IE／Domino架构, 在客户端用户只需使用自己熟悉的IE浏览器即可完成办公操作, 工作变得更简单、 便利、 直接, 减轻用户学习负担。在此架构下, 系统管理员对系统的干预是全面集中的, 无需进行客户端的安装和维护, 大幅度降低了系统的后期维护成本。
Ø 丰富的网络应用。传统的OA系统一般以行政办公功能为主, 而缺乏一些实用的网络应用功能。为了最大程度贴近用户需求, 调动用户对电脑系统的使用兴趣, xxxx网上办公系统为用户提供了大量与日常工作息息相关的网络应用服务, 如即时消息( 网上会议、 交流) 、 BBS社区、 手机短信、 网上培训、 网上订餐、 信息发布( 新闻、 通知、 天气、 制度…) 等。
Ø 自定义桌面快捷图标。为照顾用户对系统各功能模块不同的使用需求与使用兴趣, 系统首页提供了一个自定义桌面快捷图标区域, 用户可根据自己的兴趣与需求定制快捷图标, 快速启动常见的功能模块, 节约了时间, 提高了工作效率。
Ø 以待办事宜为核心的办公应用。系统的整个行政办公部分以待办事宜为流转中心, 系统产生的用户传递信息都由待办事宜来完成。个人的待办事件包括办公系统中所有流转或提交到该用户的待处理事件都集中在待办事宜系统中列表显示, 用户只需查看待办事宜中的事件, 并经过系统提供对应事件处理的快捷链接, 即进行工作处理, 大大地提高了办公效率, 避免工作延误。
Ø 图形化流程自定义。系统提供可视化的流程设计工具, 经过图形化流程设计工具, 用户能够设计特定的业务处理逻辑, 每一个流程步骤都可用鼠标拖放图形、 画线等可视化的方式表示, 无需编程便能快捷地自定义出完全适合本单位各项办公和管理需求的工作流程( 支持流程强行中止与跳转、 业务撤回等特例应用) 。同时系统提供流程进度控制功能, 流程参与者能查看其发起或参与的工作流程中各种事件的处理状态和前后关联关系( 流程图方式, 以不同颜色显示已完成、 待处理及当前流程点) 。
Ø 形象生动的个人办公助手—小信使。大部分用户在工作过程中, 并没有保持后台运行应用程序的习惯, 往往使一些时效性要求高的工作不能得到及时响应, 为了解决这一问题, xxxx网上办公系统中特别加入了”小信使”的功能。”小信使”是一个自动驻留系统的小程序, 平时不占用屏幕的显示空间, 而在有需要处理的工作时, 它会自动弹出一个生动的卡通人物, 提醒用户进行处理。用户点击立即弹出待办事宜窗口, 列出待办事宜、 新通知、 逾期未办事件等, 大大提高了办公协作效率。”小信使”还提供助手选择、 界面外观、 查询间隔时间、 声音提醒等个性化设置功能, 最大程度地贴近用户兴趣与使用习惯。
Ø 全面强化的办公应用功能。为全面加强行政办公系统的可用性, 提高工作效率, 系统提供了一些方便实用的功能:
ü 手机短信催办: 手机短消息服务与办公系统集成, 作为催办的手段。系统在收发文、 会议、 车辆管理等模块中, 提供发送手机短消息的快捷菜单, 可方便地将会议通知、 办文、 催办信息等发至用户手机。
ü 电子印章、 电子签名
ü 文件批阅修改痕迹保留
ü 收文到发文的直接连动, 对于由收文启动的发文, 提供对应收文快捷链接
ü 用户常见审批主题词库
Ø 全文检索: 用户可随意输入需要查阅文件中的任何一个字符, 系统自动检索列出检索结果, 大大提供了工作效率。
Ø 支持移动办公、 异地办公。系统对Web全面支持, 完全基于浏览器进行系统操作, 由一般的办公流程到系统配置都能够经过浏览器远程进行, 系统支持远程拨号等多种远程接入方式, 可使用移动终端( 笔记本电脑、 PDA等) 方便地与系统进行远程互连, 办理本人的待办事宜, 查询企业最新文件, 实现全方位的移动办公, 而不再受地域的限制。
3.1.2. 系统功能
1） 功能结构
整个办公自动化系统分为”网络应用”、 ”信息资源”、 ”系统管理”、 ”行政办公”四个子系统, 功能结构如下图所示:

Ø 网络应用
网络应用主要是针对网络办公环境( 内部局域网) , 围绕着用户对信息、 通信、 交流的基本需求, 提供的各类网络应用服务, 用于提高工作效率、 增强网络的可用性、 提高用户的使用兴趣。
² 电子邮件
n 内部邮件服务。
集成基于浏览器的Lotus Domino的邮件系统, 提供高可靠性、 高安全性、 高性能和高可管理的邮件服务, 无论是在线还是离线, 均可使用Web浏览器安全地访问内部电子邮件。
n 日程安排
利用Domino/Notes中邮件数据库的日历项, 实现日程安排、 重要事件提醒等功能。
n 通讯录
利用Domino/Notes中邮件数据库的通讯录项, 实现通讯录功能。
² 天气预报
在主页上显示天气预报信息, 系统自动读取权威天气预报发布机构的预报信息( 必须与Internet连接) 。
² 网站链接
在主页上放置与业务相关的常见网站链接, 点击即可进入相应网站。显示内容由系统管理员统一设置( 必须与Internet连接) 。
² 万年历
系统集成万年历查询系统, 用户可进行农历西历对照、 世界时间查询等操作。
² 文档检索
快速查询检索定位在网络办公数据库中的公司的资料、 文档 支持组合条件、 搜索范围选择等的检索方式。
Ø 信息资源
² 信息发布
对企业的一些具有时效性的新信息( 公司新闻、 通知公告) 进行发布, 系统提供管理工具, 管理员对有关信息进行发布、 更新与维护。系统可提供信息的定时删除功能。
² 业务通讯录
建立公司的业务通讯录, 提供姓名、 公司、 职务、 办公电话、 移动电话、 传真等信息, 系统提供按联系人、 公司名称、 联系电话的分类视图并提供检索功能。

² 资源中心
网上资源中心是一套实用的信息系统, 为企业用户提供丰富的信息服务, 包括法律法规、 专题政策、 规章制度、 会议材料与领导讲话、 报刊文摘、 图片中心等栏目系统具有信息丰富、 可扩性强、 管理便利的特点, 不但查询、 浏览方便, 还可实现内容增加、 栏目创立、 阅读权限控制等功能。
系统提供主要文件的存储空间, 用户可建立分类目录对数据文件资料进行存储、 查阅及管理。
² 资源中心的文件存储采用多层次的目录架构, 用户可自由定义目录名称、 层次数量, 支持海量数据存储;
² 资源中心提供完善的权限控制管理与控制功能。资源中心管理员可为多个部门建立自己的资料中心, 并指定由各部门信息员进行管理与文件发布。各部门信息员可在本部门目录下自由构造其资料体系;
² 各部门信息发布员发布( 存储) 文件时可指定不同的读者范围。 只有该文文档读者范围内的人员方能够检索、 查看该文件。如果发布时不设置读者范围, 则该文件全体人员均可查阅。

² 公司文件
汇集公司的文件资料, 主要包括企业的收发与发文, 文件按年度归类并提供检索功能。系统分为收文、 发文、 传阅专区、 本周发文四个栏目。系统提供管理工具, 经过对用户阅读权限的控制, 实现不同的文件对不同的用户开发。
Ø 行政办公
² 待办事宜
待办事宜系统是整个办公应用系统的重要组成部分, 系统产生的用户传递信息都由待办事宜来完成。系统运行后, 个人的所有待办事件包括办公系统中所有流转或提交到该用户的待处理事件都集中在待办事宜系统中列表显示, 用户只需查看待办事宜系统中的事件, 并经过系统提供对应事件处理的快捷链接, 即进行工作处理, 大大地提高了办公效率, 避免工作延误。
² 收文管理
完成收文所涉及的一系列操作: 包括登记、 编号、 拟办、 承办、 批示/批阅、 传阅、 归档等。公文原文可经过网络接收和调用系统已有电子文档等方式生成, 也可经过扫描仪扫描纸质文档生成。系统采用了完善的流程跟踪和控制, 可对收文的整个流程进行跟踪, 详细记录公文的当前状态、 办理的过程和拟办、 批示意见以及办理结果。提供”手机短信息催办”功能, 在Internet连接状态下, 将催办信息发送到有关人员手机。系统提供由收文到发文的直接连动功能。
² 发文管理
完成收文所涉及的一系列操作: 包括起草、 审核、 签发、 自动编号、 归档等。系统采用了完善的流程跟踪和控制, 可对发文的整个流程进行跟踪, 详细记录发文的当前状态、 发文审核的过程和领导审签、 签发意见。提供”手机短信息催办”功能, 在Internet连接状态下, 将催办信息发送到有关人员手机。
² 档案管理
将使用xxxx公司与省高联合开发的”xxxx数字档案系统”, 为虎门大桥有限公司建立一个符合国家有关档案管理规定的档案信息资源的管理系统, 主要功能包括: 文件管理、 整理编目、 检索查询、 系统维护等基本功能; 支持大数据量存储与操作、 支持远程访问与操作、 维护; 对主流数据库类型的信息转换, 提供通用的信息导入、 导出接口; 全面的档案利用功能, 实现档案信息的在线申请借阅、 在线审批、 在线授权、 在线阅读; 全文信息一体化管理, 保证电子文件的安全性。
² 考勤记录
记录人员出勤情况, 按人员或时间统计人员出勤情况, 生成报表。系统提供有关信息、 报表的统计、 查询、 打印等功能。
² 请假管理
实现请假的电子化管理, 包括请假申请、 审批、 人事部备案、 销假等。系统提供有关信息、 报表的统计、 查询、 打印等功能。

² 内部文件管理
内部文件主要是指用于公司内部日常管理、 部门之间关系协调性的文件, 不
发文号, 没有发文正式, 往往就某一事件提出具体的处理意见。
功能描述:
l 内部文件审批的电子化流程
l 对文件进行分为三类, 待审批、 已处理、 已否决。
l 提供按标题、 起草时间、 起草人、 文件分类等视图
l 提供流程日志和状态查询功能
l 提供文件的检索功能
l 催办人员对文件以待办事宜或手机短信的方式进行催办
l 支持多人同时审批
l 传阅时, 部门经理可确定是否将文件在部门内传阅。被传阅的员工不影响流程的继续执行, 一旦员工读取文件, 则系统自动记录读取时间和更改待办事宜。

² 自定义流程
经过图形化流程设计工具, 用户能够设计特定的业务处理逻辑, 每一个流程步骤都可用鼠标拖放图形、 画线等可视化的方式表示, 无需进行编程便能快捷地自定义出完全适合本单位各项办公和管理需求的工作流程。系统提供流程进度控制功能, 流程参与者能查看其发起或参与的工作流程中各种事件的处理状态和前后关联关系( 流程图方式, 以不同颜色显示已完成、 待处理及当前流程点) 。

Ø 系统管理
² 部门管理
部门管理按照公司组织架构搭建, 包括部门的基本信息, 如部门名称、 部门领导、 部门考勤员等信息。
² 角色管理
角色( 岗位) 定义系统中必须的角色, 是系统权限管理的必备部分。针对不同的人员授予不同的角色, 能够实现安全有效、 快捷的权限管理。

² 人员管理
人员管理实现系统人员的定义, 包括人员所在的部门、 岗位、 联系方式等基本信息。根据部门、 岗位的不同, 赋予不同的权限, 一旦人员岗位调整、 离职, 可方便实现权限方面的控制。

² 系统参数管理
主要包括两方面的参数:
1、 可用模块信息
定义系统所有的可用模块。
2、 系统配置信息
定义系统的一些初始数据, 如: 常见网站、 短信息参数等。

2） 系统管理与完全保障
Ø 基于Domino的安全认证与权限管理
系统采用Lotus Domino作为后台数据库, 提供严密的安全保障与用户权限控制。用户必须以用户名和密码方式登录系统, 经过密码验证后, 才能进行文件和消息的收发操作。密码经过加密后存放在数据库中, 不能直接查看。用户可自己修改密码, 但忘记密码后, 只能经过系统管理员重新设置一个新密码。
Ø 文件加密
对于业务数据、 财务报表等应采用文件加密的方式, 控制其阅读权限, 阅读者经过密码验证后, 才能进行文件阅读。无阅读权限的收发员只能看到有关目录信息。
Ø 系统管理
系统设置一个系统管理员, 负责系统的一些参数设置, 和用户管理, 包括增加、 删除用户, 设置用户权限等。
虎门大桥有限公司本部与各子公司至少有一个文件收发员, 负责其公司的收发文件和查看消息。收发员由系统管理员授权。。
3.1.3. 网上资源中心
网上资源中心是一套实用的网上信息共享资料库, 将虎门大桥有限公司公司的公用资料( 法律法规、 专题政策、 刊物等) 、 常见资料( 规章制度、 员工手册等) 、 文档资料( 会议材料与领导讲话、 档案、 收发文等) 以及业务资料( 财务审计、 投资经营、 基建业务、 人力资源的数据、 报表文档等) 等以电子方式管理, 用户可浏览对其开放阅读权限的资料, 对具有管理权限资料进行内容增删、 栏目创立、 阅读权限控制等操作。
1) 内容架构
资源中心内容分为通知公告、 常见资料、 文档资料以及业务资料四个部分, 提供文档与信息服务, 内容结构如下图所示:

Ø 通知公告
列出5条OA系统最发布的通知公告标题, 并提供内容链接。
Ø 常见信息
法律法规——全国人大法律、 国务院行政法规、 部委行业规章、 广东省法规;
专题政策——国企改革、 ”十五”规划、 财务规章、 ”三讲”教育、 政府机关”三定”、 投资与计划、 绩效考核与评价、 政府工作报告、 安全生产、 科技创新、 工程招投标管理、 人事劳动分配制度改革、 公司设立等.
电子刊物——虎门大桥有限公司相关电子刊物
规章制度——虎门大桥有限公司设立法律文件、 公文处理办法、 投资经营管理制度 财务结算管理制度、 安全生产制度、 发展战略规划、 人事管理制度、 基建管理制度等
员工手册——虎门大桥有限公司员工手册
Ø 公司文件
会议材料与领导讲话——会议纪要、 会议材料、 领导讲话记录
计划与总结——工作计划、 工作总结
档案 ——已录入档案管理系统的档案资料
收发文——虎门大桥有限公司OA系统收发文资料
Ø 业务资料
财务审计——财务报表、 财务资料、 审计资料...
业务管理 ——项目资料、 报表、 计划...
人力资源——员工信息、 员工薪酬、 人员招聘...
2) 系统功能
Ø 系统登录
为网上文件交换系统、 OA系统提供登陆入口, 用户输入用户名与密码进行系统登录
Ø 浏览阅读
文档标题列表显示, 点击可打开该文档进行浏览
Ø 多层次树状目录导航
导航栏文件夹( 栏目) 采用树状结构, 点击展开下一层次目录标题, 内容栏显示相应的文档标题列表。
Ø 文档操作
新增文档、 删除文档、 文档移动( 文档在栏目间的移动)
Ø 内容调整
新增文件夹( 栏目) 、 删除文件夹、 文件夹维护( 修改文件夹名称、 设定栏目管理员)
3) 系统管理与安全保障
Ø 权限管理
系统采用Lotus Domino作为后台数据库, 提供严密的安全保障与用户权限控制。利用系统的安全体系, 可进行严密的阅读及管理权限控制。
l 阅读权限
ü 数据库级
经过权限控制, 对不同的用户设定不同数据库阅读权限。
ü 内容一级
在数据库权限控制的基础上, 对不同的用户设定不同文档的阅读权限, 如: 财务人员与虎门大桥有限公司领导可阅读相关财务资料; 收发文保密员可阅读相关收发文。对于没有阅读权限的用户, 只能看到相关的栏目与标题信息不能看到具体内容。系统访问方式分为:
ð 匿名登陆: 用户进入资源中心后, 可直接看到系统首页, 对于一些没有设定阅读权限的开放资料, 可直接阅读, 系统记录为匿名登陆
ð 认证登陆: 对于设定阅读权限的资料, 用户可看到文件标题, 点击后弹出用户登陆界面, 用户输入用户名和密码, 经过密码验证后, 才能进行文档阅读
l 操作权限
设定用户的操作权限, 用户必须经过用户身份认证后, 才可进行文档操作、 内容调整等工作。
l 管理权限
对于数据库的管理由指定人员进行系统维护, 进行系统的参数设置和用户管理, 包括增加、 删除用户, 设置用户权限等。

3.2. 档案管理系统
作为单位信息化工作一个重要组成部分, 档案信息化工作需要从全局考虑, 在信息共享、 信息安全等方面服务于信息化建设的整体规划, 提供数字化的档案信息服务。
3.2.1. 系统设计
”xxxx档案管理系统”是由广州xxxx计算机技术有限公司开发的一套基于C/S( Client/Server) 架构的产品, 采用Microsoft SQL Server 为数据存储介质, 文档采用文件方式进行存储, 该系统既是一套完整独立的档案管理与应用系统, 也是”xxxxOA”的重要辅助系统之一。
本系统完全采用人性化的设计, 参照了广东省电子文档归档处理办法及档案管理相关规定, 是一套符合国家档案管理规定的档案信息资源的管理系统, 能够与企业的信息化建设进行有机结合,实现档案的电子化管理。
3.2.2. 系统功能
1) 文件管理
文件的增、 删、 改( 及批量修改) 、 浏览, 文书的排序、 锁定、 解锁等功能。
Ø 登记文件
Ø 修改文件
Ø 删除文件
Ø 文件卡片
浏览文件信息。也能够双击文件执行该操作。
Ø 文书排序
该功能只对文书类别的文件才有效。排序规则为: 先发文后收文, 发文按文号和发文日期进行排序, 收文按日期进行排序。排序后自动产生新的顺序号。
Ø 文件锁定
如果确认文件的顺序不再改变, 执行该操作锁定文件的顺序, 文件锁定后, 不允许进行文件的顺序调整及组卷、 拆卷的操作。
Ø 文件解锁
如果需要对锁定的文件进行顺序调整及组卷、 拆卷等操作, 就需要进行文件解锁的操作, 解锁后, 文件顺序调整、 组卷、 拆卷等操作都能够进行。

2) 案卷管理
案卷的增、 删、 改( 及批量修改) 、 浏览, 案卷的打印、 锁定、 解锁等功能;
Ø 著录案卷
Ø 修改案卷
Ø 删除案卷
Ø 案卷卡片
浏览案卷信息。
Ø 打印案卷
套红打印某类别下的案卷的信息, 包括案卷目录、 案卷封面及背脊、 卷内备考表、 卷内目录。
Ø 案卷锁定
锁定某类别下的所有案卷, 案卷锁定后不允许进行案卷顺序调整等会改变案卷顺序的操作。参见文件锁定。
Ø 案卷解锁
解锁某类别下的所有已经锁定的案卷, 案卷解锁后可进行案卷的全部操作。参见文件解锁。
3） 查询统计
文件、 案卷、 日志的查询, 案卷数量的统计
Ø 查询文件
Ø 查询案卷
Ø 查询日志
Ø 统计案卷数量
4） 参数配置
Ø 档案类别设置
Ø 输入项设置
Ø 存储目录设置
Ø 全宗设置
Ø 选项设置

5） 系统配置
数据库配置、 文件上传的Web Service服务器的配置;
6） 与OA数据共享
作为xxxx公司开发的系列办公管理软件, 档案系统与OA系统之间建立了良好的数据接口, OA系统的处理文档自动写入档案系统数据库, 作为档案保存。
档案系统与OA系统的数据的共享,充分发挥C/S结构与B/S结构的各自优点, 方便用户的档案管理。

3.3. 与原有京华OA系统的数据结合
为将京华OA系统的文档完好读入到xxxx档案数据库, 以对档案进行有效管理, 此将根据京华OA系统的实际情况进行处理。

第4章. 软件平台设计
4.1. 体系架构
系统采用的最新的三层分布式应用程序架构和Internet开放标准, 能够构建灵活的、 可伸缩的应用。系统结构按纵向分类可分为三层构成, 如下图所示。

三层系统互为依托, 构成完整的计算机应用系统: 通讯基础平台, 包括服务器、 终端、 网络设备、 网络传输协议以及操作系统等, 搭建整个综合管理信息平台的通讯及硬件基础; 信息处理平台提供消息传递、 电子邮件处理系统、 数据库应用等服务, 实现信息及数据的交互、 处理; 业务应用平台提供用户应用服务。
4.2. 平台选型
信息处理平台是集成的通讯、 协作及Web应用的软件平台, 应能提供灵活、 稳定、 高可扩展性的通讯基础设施和应用构架, 以较小的投资, 创造出极高的价值。
信息处理平台提供邮件服务和应用服务。邮件服务应具备强大的通讯功能和全面支持最新Internet邮件标准, 为应用系统提供高可管理性、 高可靠性的通讯基础。邮件服务须提供电子邮件、 Web访问、 在线日历和群组日程安排、 协同工作区、 公告板和新闻组等功能, 广泛支持Lotus Notes、 Web浏览器、 Microsoft Outlook、 PDA等访问应用, 并可支持移动用户。
应用服务应是一个开放、 安全的协作及Web应用平台, 能提供如消息传递、 工作流、 内容管理、 安全机制、 Web发布等服务, 在其上能够迅速地构建和管理集成的协同工作解决方案。应用服务应具有对Web技术的支持与集成, 保证能够在其上建立起完整的电子商务解决方案, 并在任何情况下都能提供无间断访问服务和最高性能的关键任务的集群服务。具有为移动和无线设备提供的先进的通讯、 协作应用, 能为Palm Computing Platform和SmartPhones等多种智能掌上电脑和无线设备以及Internet/WAP Phones等用户提供接入服务。
4.2.1. 关系型数据库
当前市场上流行的数据有Oracle、 Sybase、 Informix、 MS SQL Server、 Access等等。Oracle数据库功能强大, 提供了对多种编程语言的接口, 提供了丰富的开发工具, 能够运行在Unix、 AIX、 Windows NT等多种平台。建议作为系统远期数据库的首选。
Microsoft的SQL Server: 适用于一般的中小型企业级数据和应用, 当前应用较广, 是和Windows Server结合得最好的数据库产品, 由于近期操作系统选择了Windows Server, 因此我们建议采用Microsoft的SQL Server作为系统近期的数据库。
4.2.2. 文档型数据库
Lotus Notes/Domino是业界公认的群件”鼻祖”和事实标准, 是领先的Web应用平台。自1989年12月发布第1.0版以来, 已具备十多年的发展历史, 积累了丰富的经验, 是电子邮件、 文档数据库、 快速应用开发技术以及Web技术为一体的电子邮件、 群件与Web应用平台。其目的是跨越地域、 组织结构之间的界限, 提供企业级和跨企业级的信息传递、 信息共享、 协同工作的手段和环境。
当前, 市场上成熟的办公自动化信息服务平台有IBM Lotus Domino/Notes和Microsoft Exchange, 详细比较参见表3-1。
表3-1 Lotus Domino/Notes与Microsoft Exchange比较分析

Lotus Domino/Notes
Microsoft Exchange
技术发展
Lotus Domino/Notes进入市场已有 以上的历史, 一直被Lotus/IBM作为Internet、 Intranet完整解决方案的核心产品, 是一个单一平台型产品。
Exchange是微软BackOffice产品家族的一员, 要实现完整的OA系统需要MS Office、 IIS等附加软件的支持。
跨平台支持
跨操作系统平台的企业信息基础设施, 支持Unix、 OS/2、 Windows NT, Novell Netware等多种操作系统
基于Windows NT环境, 不能跨平台使用
安全性
完全独立的安全控制方案, 安全性较高。在访问的控制上能够基于数据库、 文件夹、 文档或字段级, 支持基于角色的访问控制, 有利于复杂的应用, 公钥集成在产品体系内部, 更为方便
基于Windows NT系统, 在访问控制上Exchange的功能相对较弱, 在加密、 数字签字上由于NT缺乏对双密钥加密支持, Exchange采用第三方产品, 需要为每个用户建立另外的帐号和口令
通讯协议的支持
Async、 TCP/IP、 SPX、 NetBIOS、 NetBEUI、 X.25、 AppleTalk
Async、 TCP/IP、 SPX、 NetBIOS、 NetBEUI
开发环境
集成了大量的开发工具软件, 单个平台即可满足开发要求
只是一个电子邮件环境, 不是集成的开发平台。进行开发需要其它部件(IIS、 Active Server Pages、 Visual Basic或Visual Studio工具)的支持
工作流的应用
对文档和文档内的区段提供丰富的访问控制手段。对工作流应用中必须的批准/否决操作, 区段级访问控制十分有用。基于角色的访问控制手段使工作流管理更容易。支持单个文档中的多个数字签名, 允许由事件和日程调度触发
几乎不具备对工作流应用的支持。访问控制模式没有细化到文档级或子文档级访问控制, 数字签名不支持多个数字签名功能, 且不能应用于表单
Web应用
Domino Web Server效率略低
web发布依赖于Microsoft IIS, 具有微软操作系统的优势
软件的易用性
尽管也采用了Windows风格的程序界面, 毕竟是一个陌生软件, 用户适应需要一个过程
对于熟悉微软产品的用户来说具有更好的亲和性
二次开发和维护的难易程度
提供了丰富的开发工具和多种应用资源, 系统维护相对复杂, 难度高
应用资源相对较少, 维护相对简单, 难度较低
市场占有情况
根据幸福杂志的统计, 全球财富前500强企业中78%采用Lotus Domino/Notes作为软件平台, 已成为群件系统的事实标准, 是应用最为广泛的办公自动化平台
占有率小于22%
经过分析对比能够看到, 尽管Domino/Notes维护的难度略大, 但由于Lotus Domino/Notes的核心技术支持字段级复制, 在文档级或对象层次的安全性更好, 服务Notes客户机与Web浏览器的单一编程模式, 更加容易管理的支持远程服务器的机制, 更加有效的对远程和移动用户的支持, 更简明和专注的开发工具集与大量群件应用( 比较起来Microsoft缺乏应用) , 说明Lotus Domino/Notes是更适合的大中型企业、 政府机构的信息管理平台, 使理想的信息处理平台。
4.3. 开发工具
4.3.1. 主要开发管理工具
l Lotus Domino Designer
Ø 各应用数据库的创立;
Ø 应用数据库