如何对采购合同进行规范化管理.doc

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如何对采购合同进行规范化管理
课程描述：
在你的企业中，你是否遇到过越权签订采购合同的行为？
你是否为合同签订和执行过程中的腐败现象感到烦恼？
你是否意识到合同归档保管的重要性？
当出现合同违约现象，你是否能够依照程序进行索赔，尽最大的力量挽回损失？
……
本课将从实务出发，为你详细分析采购合同规范化管理的具体做法。

学习要点：
如何规范合同的内容和编号？
如何规范合同的归档？
如何避免采购合同签订的越权行为？
如何规范管理合同签订流程？
如何防止合同签订和执行人员的腐败行为？
如何处理合同违约的索赔事务？

解决方案：
他山之石，可以攻玉！
虽然不同行业不同企业对采购合同进行规范化管理时，都有不同的做法，但万变不离其宗！下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程，以便大家借鉴！

好的。采购合同的规范化管理涉及格式规范化、编号规范化和业务规范化三个方面的内容。

采购合同的格式规范化主要应根据不同的采购业务编制合同范本。合同范本的编制依据是国家法律法规和企业管理要求。
编制内容一般包括合同头尾、通用条款和专业条款三部分。合同开头要有甲乙双方名称和编号，签写地点以及其他简要说明，合同末尾要留出双方负责人和法人签章的位置，要说明合同一式几份，双方各执几份，最后要有日期。合同中间部分是双方商定的通用条款和专业条款。国家对采购合同也有相应的范本规定，可以在网上和某些标准文件中查阅。
制定合同范本有以下注意事项：
首先既要尽可能涵盖更多内容，又要使范本品种相对较少，以便于管理。
其次企业要根据自身情况编制条款，确定哪些通用条款必须保存，专用条款应如何界定等。
最后范本的编制要经过审批，附于企业文件管理体系之中；而采购部也要保留相应文本。

合同编号规范化管理方面。
首先，编号部门主要涉及档案部和采购部；
其次，编号对象除了采购合同正本以外，还有与之相关的附属文件。
第三，编号方法的选择，一般档案部按照年月日的时间顺序进行编号；采购部则要按合同信息，例如供应商、采购员或采购计划等进行更为详细的编号；
此外还可以按照二进制条码编号，这主要适合有完备的现代化管理系统的企业。也就是说，每个采购合同都编列一个二进制条码，然后输入系统，让系统根据产品类型进行自动归档。如果企业还有其他特殊要求，那就按企业要求进行编号。附属文件的编号，或者用合同编号加横线和号码的形式，或者与合同编号统一，在归档时也与合同放在一起。

业务规范化是指对合同签订、合同归档、合同执行、合同变更、合同终止和索赔事务的规范化管理。

合同签订的规范化管理。
首先对合同签订规范流程，要由相应级别的人员审核合同的合理性和合法性；审核通过相关人员签字；
然后行政部门盖合同章。其次规范签名盖章，合同上要有负责人签名盖章、法人签名盖章和进行司法公证的第三方人员签名盖章。
合同签订的注意事项:
一是要把合同签订规定告知对方;
二是要将合同签订规范形成文本，进入企业文件管理体系。

合同归档的规范化管理首先要明确归档部门，一般而言，档案部、采购部要保管合同及相应文件，财务部要保管发票收据等，供应商那里当然也要保管合同。其次要明确采购部的归档流程：采购部负责收集合同及相关文件，然后进行合同编号，采购经理签字以后，由专门的管理人归档，并督促财务部保留发票收据。
其中的注意事项是：
一、对合同规定调档、复印权限；
二、采购部保留合同复印件。

合同执行的规范化管理.
主要是在合同中明确执行规范，并严格按照合同条款执行。
有两点注意事项：一是建立跟单制度，二是实行分块处理。两个方法都是保证合同签订和执行的人员相对分开，以防止业务过程中出现腐败现象。

合同变更的规范化管理，主要应明确合同变更依据：
一、产品技术规范发生变化；
二、与供应商谈成新的合作；
三、因不可抗拒的力量导致原合同无法执行。注意事项是：合同变更也要走正常审批程序；对变更内容双方达成一致并签字。

合同终止的规范化管理，主要应明确合同终止依据：
一、对方无法执行合同，己方同意终止合同；
二、交货和付款都已经完成，合同终止；
三、某一方中途停止业务，法律审办合同终止。处理方法方面，对第一、二种情况，合同自然终止；对第三种情况，则要通过法律仲裁，赔偿受损失的一方。

对索赔事务的规范化管理
首先要明确索赔细则；
其次要规范索赔流程；
第三要选择合适的仲裁机构；
最后要认真学习相关法律。

最后，将这几部分导图串起来，就形成了对采购合同进行规范化管理完整的方法与流程了。
或许文字的话大家并不是很清楚，我们可以看下面的思维导图，能让你更加形象的理解和明白该如何对采购合同进行规范化管理。

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