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合同管理办法

20 年 月

目 录

第一章 总 则 2
第二章 合同管理原则 2
第三章 合同管理职责 2
第四章 合同谈判 5
第五章 合同起草 5
第六章 合同的审批与签订 6
第七章 合同履行 6
第八章 合同变更 6
第九章 合同终止 7
第十章 合同档案管理 7
第十一章 奖惩管理 8
第十二章 附则 8
附件一 合同审批表 9
附件二 合同交底记录表 10
附件三 合同付款申请表 11
附件四 合同执行情况评价表 12

合同管理办法

第一章 总 则
第一条 为了保证公司对外经营活动的正常开展，规范员工对外业务往来中的行为；维护公司合法权益，防范公司经营风险；强化合同起草、制订、评审、执行、反馈的统一管理；保证公司的经营活动在安全高效的环境和条件下运行；逐步建立公司自身完善的合同管理体系，特制订本办法。

第二章 合同管理原则
第二条 合同管理应该遵循“合法性”原则，即公司对外签订的各项合同均应符合有关法律法规及行业规定。
第三条 合同管理应该遵循“合同书”原则，即必须通过书面（不包括电报、电传、传真，电子数据交换和电子邮件）正式签署合同书以明确约定双方权力义务等事项。
第四条 合同管理应该遵循“事前签订”原则，即合同必须在事项发生前签署，原则上禁止未签署合同即开始履行经济活动。
第五条 合同单位选择应该遵循“招标”原则，即除《招标管理办法》中所规定的议标或直接委托范围外的合同，均采用招标方式确定各项业务的合作方。
第六条 严禁肢解合同，各部门分管副总经理对肢解合同负总责；
第七条 合同管理应该遵循“利益明晰”原则，包括：
（一） 合同应清晰界定各方的权力和义务，杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；
（二） 合同中应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算方式和付款方式；
（三） 如果合同价款可以调整，则应明确调整依据、调整方式，并对合同变更等事项做出明确规定。

第三章 合同管理职责
第八条 部门合同管理职责划分
（一） 成本部负责材料（设备）类的采购合同及造价咨询类合同，其中主要包括：门、窗、幕墙材料、散热器、卫生洁具、石材、瓷砖等建筑材料供货合同；电梯、水泵、采暖锅炉、大型空调设备、空调末端设备、泳池桑拿设备、厨房设备及工程建设所需的大宗材料、
设备或设施等供货合同；以及因采购材料设备而附带的施工及安装合同，主要指电梯、门窗安装；项目所需的招标代理、造价咨询（含委托计量）、造价管理委托等合同。
（二） 工程部主要负责工程类合同，其中主要包括：工程监理合同；工程施工总包合同；土方开挖、降水、护坡、地基处理施工合同；建筑装饰工程分包合同；安装工程分包合同；室外园林施工、市政管线、配套工程合同（自来水、供电、燃气、供暖、排污、电讯、网络、智能化安防工程、园林工程）及其他项目建设所需的工程分包合同。
（三） 规划设计部负责设计类合同，其中包括指项目开发建设所需的勘察、概念、规划、方案、扩初、施工图、园林景观、室内装修等设计合同；项目标识系统、楼宇照明系统等专项设计合同；样板房设计、施工及配饰一体化合同、独立的室内软装合同；设计咨询、工程技术咨询等合同。
（四） 营销部负责营销类合同,其中包括销售、租赁、广告策划、媒体发布、物业委托、代理服务、顾问服务（策划、销售、物业）、模型制作及其他销售、道具制作等营销合同。
（五） 人力行政部负责固定资产及低值易耗品采购、劳保、培训等合同。
（六） 开发部负责项目前期开发类合同，其中包括教育、园林、交通、人防、消防、商业配套咨询、规划咨询、拆迁、定桩、面积测绘等前期开发类合同。
（七） 财务部负责贷款、融资、担保等财务金融类合同及审计委托类合同。
（八） 对于企业合资、合作、土地使用权出让、企业并购、对外投资及股权转让、房地产开发和交易合同等重大经营投资类合同，由公司成立专门的工作小组，进行合同的签订、变更、转让、解除、终止等有关事宜的办理。工作小组成立之前，由公司总经理指定负责人牵头，组织协调其他职能部门处理相关事宜。
第九条 依据部门合同管理职责的划分，各部门分别负责本部门主办的合同的签订、变更、转让、解除、终止以及风险提示、协助督办、法律咨询等有关事宜，主要职责如下：
（一） 直接发起、组织、参与合同的洽谈，就合同的各项条款与对方当事人达成一致。
（二） 组织起草、修改、签订合同，有标准合同的参照标准合同起草（标准合同由成本部负责）。
（三） 依据部门合同管理职责的划分，负责相关合同示范文本（含示范招标文件）的起草和修订。
（四） 依照本办法规定的流程（详见合同管理流程），报公司审核批准其经办的合同，真实准确完整地回答相关部门提出的疑异，并及时根据审核部门提出的意见与
对方协商补充和修改合同。
（五） 对经办的合同要认真履行职责，随时跟踪、监督和检查合同的履行情况。
（六） 负责合同的跟踪，及时报告合同履行过程中发生的问题，并参与相关合同纠纷的协商、调解及诉讼。
（七） 将正式签署的合同：正本交人力行政部存档，副本留财务部备案，交成本部一份复印件备案，自己留一份复印件。
（八） 完整保存合同履行过程中的所有往来信函、传真、协议书、正式的合同文件等资料，并及时存档，在合同履行完毕后按档案管理要求将完整的资料归档。
（九） 负责对合同的签订、变更、转让、履行、解除、终止、结算等过程提供专业和技术支持。
第十条 成本部管理职责
（一） 成本部是公司的合同管理部门，负责对公司所有合同的商务条款进行全过程跟踪、审核及管理。
（二） 对公司的合同事务进行统筹管理，负责合同管理规章制度、操作流程的起草。
（三） 负责公司合同示范文本（含示范招标文件）的起草和修订；
（四） 审核公司所有合同文本。负责与合同主办部门就合同价款、价格及其调整方式、支付方式、索赔、违约金、期限等经济条款洽谈。
（五） 汇总分析公司采购合同和非采购合同报表，建立合同台帐；跟踪、监督合同主办部门履行合同的情况，并及时提供意见。
（六） 参与解决合同履行过程中发生的纠纷。
（七） 定期组织检查、分析采购合同签署和履行情况，并上报公司主管领导及总经理。

第十一条 财务部职责
（一） 评估合同是否满足公司对现金流的基本要求，满足公司完成该合同的财务支付能力。
（二） 对合同内容进行税务策划、依据公司要求提出税赋、相关财务票据要求。
（三） 审核合同付款是否符合公司的年度预算。
（四） 审核合同的价格、支付方式、期限等条款，按要求履行收款、付款等。
（五） 协助合同主办部门跟踪公司和合同方在履行合同的过程中的适时财务状况，若发现异常，及时通知合同主办部门、成本部或直接向公司主管领导汇报。
第十二条 人力行政部职责

（一） 制定公司的合同统一编号规则。
（二） 合同签订时的用印手续。
（三） 合同原件和相关资料的归档、分发工作。
（四） 规范公司内部的授权行为，制作公司领导签署的授权委托书。
（五） 参与合同纠纷的协商、调解，负责处理合同履行过程中发生的诉讼、仲裁案件。
第十三条 法务职责
（一） 负责对公司的所有合同进行法律审核，提供法律意见或法律顾问支持。
（二） 参与公司各类标准合同的审核确定。
（三） 负责对公司签署的各类非标准合同，主合同修改部分及合同附件的法律风险的审核。
（四） 负责对非招标方式确定的各类合同单位进行工商年检、税务年检、财务报表、审计报告及其他必要的财务证明文件的核准。
（五） 组织进行合同纠纷的协商、调解，负责处理合同履行过程中发生的诉讼、仲裁案件。

第四章 合同谈判
第十四条 合同洽谈准备工作：合同主办部门根据业务需求，需要与其他法人或自然人建立合同关系的，应事先准备技术和业务要求、商务条件等资料，对合同内容做好谈判准备,了解相关法律政策、背景材料及专业知识，做好对方资信调查等合同洽谈前的各项准备工作。
第十五条 合同谈判：合同谈判由主办部门负责组织，必须有成本部人员参加，其余人员根据需要工作需要参与。

第五章 合同起草
第十六条 待签订的合同如有标准合同文本则尽量采用标准合同文本，如没有标准合同文本，则由合同主办部门负责草拟。在合同谈判中尽量由我方起草合同为主。
第十七条 政府部门规定的合同规范文本或在一些特殊垄断行业，对方提供合同文件形式的，公司相关部门会签审核后，认为需要增加、删除或变更某些条款的，合同经办人应当告知对方，并与之协商后列出补充条款进行补充和调整。

第六章 合同的审批与签订
第十八条 公司根据业务性质、管控模式、合同金额等因素实行合同的分级审批制度。董事长审批总价****万以上和投资、担保、借款类合同，其余各类合同由总经理或其授权人进行审批。
第十九条 合同的审核、审批流程见《合同管理流程》。（审批表格见表附件一）
第二十条 为提高合同流转的速度，各环节审核工作一般应在1天内完成，特殊情况（出差、开会、或合同较为复杂等原因）可视情况最多延长至2天。尽可能确保合同流转的整个期间控制在7个工作日内。可采用电话、传真进行异地审核签署，事后补签的方式加快流转速度。

第七章 合同履行
第二十一条 合同签订后10个工作日内，如有必要，由主办部门组织合同交底。（交底表格见附件二）
第二十二条 合同生效后，各类合同的履行部门必须指定专人（合同跟踪人）监督合同双方的履约情况，并按合同约定落实双方的权利和义务。
第二十三条 合同款支付时，由合同跟踪人填写《付款审批表》（见附件三），报公司领导审批后付款，****万以下由总经理审批后即可付款，*****万以上由董事长审批后方可付款。
第二十四条 在合同履行过程中，一旦出现合同对方违约的情况，合同跟踪人必须保留和收集有关证据，并及时报告领导，由其会同相关业务部门进行处理。
第二十五条 合同的履行跟踪应实行严格的管理，分工明确，责任清楚，层层落实。

第八章 合同变更
第二十六条 工程类、材料设备采购类合同的设计变更、工程洽商及现场签证按照合同约定的方式进行处理。当累计变更费用超过合同总价的5%以上，合同双方应以补充协议的形式进行确认；并由执行部门写出详细的书面报告澄清原因，陈述超出理由，否则一律不予纳入结算中。
第二十七条 如因情况发生变化，我方需要对合同进行变更，公司合同跟踪人应立即请示公司相关负责人，并按照合同签订审批程序中职责权限由相关领导进行审批后，由其会同

相关部门共同研讨变更的风险和处理的方法，并与对方进行协商。
第二十八条 如对方提出变更合同，跟踪人应及时报告公司相关负责人，由其会同相关部门研究是否同意其变更要求，并将情况报请有关主管领导决定（按照合同审批权限确定报相关领导最终审批）。如我方拒绝对方变更要求但对方仍然实际变更，应按违约处理。
第二十九条 原则上应及时根据合同变更情况与对方签订相应的补充协议，并按原合同的审批程序进行流转。
第三十条 跟踪人和部门负责人应对合同变更过程中的有关事实进行证据收集，避免造成公司损失。

第九章 合同终止
第三十一条 合同履行完毕、合同解除、合同义务免除或出现其他不必继续履行合同的情况时，合同跟踪人在支付最后一笔结算款时，如需结算，则结算完毕后进行款项支付。
第三十二条 合同终止过程中如果发生补偿问题，合同有规定的，按合同规定执行，合同无规定的，遵循另行签订补充协议、补偿条款的原则，由合同双方协商解决，补充协议，按照合同签订审批程序及权限由相关领导进行审批。
第三十三条 合同终止后两周内，由经办部门填写《合同执行情况评价表》（见附件四）。重大合同终止后一个月内，成本部需组织合同执行情况评估会，经办部门及各专业相关人员参加会议，由经办部门对合同执行过程中的时间、质量、成本、配合等问题进行总结，由参会人员对合作方进行综合评估，评估结果作为选择合格供应商的重要依据之一。

第十章 合同档案管理
第三十四条 合同执行过程中，合同原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）均需在人力行政部进行存档备案，财务部需留存一份合同原件，经办部门及相关部门可备有合同文本资料的复印件。合同进行结算后，合同执行部门应公司应按照《档案管理制度》有关规定定期向人力行政部移交合同档案。
第三十五条 合同履行过程中的所有书面材料（包括往来信函、证据等），应由各业务主管部门暂存，定期向公司人力行政部存档。
第三十六条 合同文本保管应及时整理、分类、归档、保存，以便复查或借阅使用。
第三十七条 公司各部门应针对部门所有合同设立合同台帐，台帐应包括合同的签订、
履行、结算等动态情况。
第三十八条 合同用章的使用及保管见《印章管理制度》有关规定。
第三十九条 关于合同的借阅、借用、保管期限、保密、销毁等具体规定按照《档案管理制度》规定执行。

第十一章 奖惩管理
第四十条 对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的可以予以奖励。
第四十一条 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失。
（一） 未经授权批准或超越职权签订合同。
（二） 为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书。
（三） 应当签订书面合同而未签订书面合同。
（四） 公司履行合同未经对方当事人确认。
（五） 遗失重要证据。
（六） 发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的。
（七） 合同用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告。
（八） 未履行规定手续擅自在对方出具的确认书、索赔报告上签字而给公司造成损失的。
（九） 其他违反公司相关制度的。
第四十二条 公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

第十二章 附则
第四十三条 本制度与相关制度、流程及相关描述文件配套使用。
第四十四条 本制度未尽事宜或与新颁布的法律法规、其他有关规范性文件的规定冲突的，以法律法规、其他有关规范性文件的规定为准。
第四十五条 本制度自发布之日起生效，原有相关制度如与本制度冲突，以本制度为准。
第四十六条 本制度的解释权属于公司成本部。
附件一 合同审批表
合同审批表
项目名称:

合同名称:

合同签约单位：

拟签合同金额：

经办人：

合同会签意见简述

主办部门： 负责人：
成本部意见：

财务部意见：

法务意见：
主办部门反馈意见：
分管副总意见：

成本分管副总意见：

总经理意见：

董事长意见：
附件二 合同交底记录表
合同交底记录
项目名称

合同名称

合同类型

合同主办部门

合同交底
拟参加部门
主办部门

交底参与人员

合同交底核准
（由公司成本分管副总核准）
合同交底实施
合同交底时间

合同交底地点

合同交底主要内容：

合同交底主要疑问：

合同交底问题回复：

合同交底参加人员确认：

附件三 合同付款申请表
合同付款申请
项目名称

合同名称

合同签约单位

合同总额

已支付金额

已支付比例

本次拟支付金额

累计支付比例

经办人

申请时间

付款说明：

经办人： 部门负责人：
成本部意见：
财务部意见：
分管副总意见：

成本分管副总意见：

总经理意见：

董事长意见：
附注：建议附上工作成果

附件四 合同执行情况评价表
合同执行情况评价表
项目名称： 填写日期 年 月 日
合同名称

合同编号

承包单位

资质等级

序号
内容

经验教训总结
1
合同订立(招投标、合同的规范性等)

2
工作成果的质量

3
工作进度情况

4
成本控制情况

5
合作配合情况

6
其他情况

对合同单位的综合评价
□优秀 □良好 □一般 □较差
是否推荐列入合格承包商
数据库：□是 □否
质量控制
□优秀 □良好 □一般 □较差
填表/负责人签字：

时间控制
□优秀 □良好 □一般 □较差
合作配合
□优秀 □良好 □一般 □较差
报价合理
□优秀 □良好 □一般 □较差
过程管理
□优秀 □良好 □一般 □较差
技术实力
□优秀 □良好 □一般 □较差
经济实力
□优秀 □良好 □一般 □较差

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