中铁某路桥工程有限公司合同管理办法(讨论稿).doc

中铁某路桥工程有限公司合同管理办法（讨论稿）
第一章 总 则
第一条 为了加强对建设工程施工合同、建设工程施工分包合同及材料采购等合同的管理，提高全体职工的合同意识，维护企业的合法权益，现根据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》、《建筑工程合同条例》和有关法律、法规，按照ISO9000标准和局有关规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。
第二条 合同作为明确合同双方权利和义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签订经济合同。
第三条 本办法所指合同均采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。
第二章  合同管理机构及职责
第四条 公司成立合同成本部，设聘法律顾问，负责合同的管理工作。主要职责为：
1、负责审核、管理公司对内对外的各类合同。
2、制定有关合同管理的规章制度；完善合同管理的归口管理，建立健全公司合同管理台帐和统计制度，并负责合同管理的日常工作。
3、主持重大合同的论证、起草、谈判和签订工作。
4、制定公司工程项目劳务或工序分包的招标和协作队伍验工计价管理办法并进行监督检查。
5、主持合同评审和合同修改工作，审核公司所属单位所签合同条款是否齐备，内容和程序是否合法。
6、履行监控职责，定期检查全公司合同履行情况。
7、受法人代表委托参加合同纠纷的诉讼与非诉讼活动，主持协调公司内部的合同纠纷。
8、在生产经营活动和法律事务方面当好领导的参谋和助手，为公司领导决策提供法律依据。
9、负责对员工进行法律培训。
第三章    合同的委托代理
第五条   公司实行法人代表授权委托代理制度，把关发放公司委托、代理证书（二级单位再委托时，仍按本条规定类推）。 
1、各单位根据工作需要推荐委托代理人，合同成本部对推荐人员进行年龄、文化程度、政治面貌、工作资历以及从事合同工作的年限进行审查；进行必要的法律知识培训，经考试合格者，由合同成本部签署意见交有关单位备案使用。

2、填发委托代理证书，由合同主管部门统一编号、填发，主管领导签字，留有存根，以备查询。
3、对代理人的代理行为和所签合同进行严格审查。
第六条   委托代理人应具备的条件：遵纪守法，作风正派，清正廉洁，有良好的职业道德，熟悉本行业知识，了解市场经济信息，具有一定的法律知识，具有一定的谈判能力和签约技巧。
第七条   各授权单位在对外签订合同时，经办人员必须办理委托手续，在取得代理资格后应当依照授权范围和权限对外签订合同。
第八条 委托代理人，委托代理证书不得转借他人或涂改，凡调离本单位或改做其他工作失去代理条件的，应主动向合同主管部门缴销证书。不缴销证书者，人事部门不得办理调动手续。
第四章 公司与业主合同的签订及评审
第九条   公司经营部在每次投标中标后，应将所有投标资料移交合同成本部，并把投标时同甲方之间的有关承诺及注意事项向合同成本部做好交底。
第十条   合同洽谈与签订实行法人授权委托制度与分级归口的原则。合同额在2000万元以下的施工合同，在公司领导审核把关下组织洽谈签订；合同额在2000～5000万元以内的施工合同，由公司主要领导负责洽谈签订；5000万元以上的施工合同或以局名义投标中标的工程承包合同以及有重大影响的工程合同，由局组织或参与洽谈、签订和评审。
第十一条 经营部收到工程中标通知书后，应及时通知合同成本部。由合同成本部组织相关人员及负责该工程施工的项目经理，认真熟悉研究招标文件、投标书及各种往来函件，负责草拟工程施工合同，并将合同草稿提请公司分管领导及有关部门负责人和项目经理进行评审，合同成本部根据公司分管领导和各相关部门的意见，对合同草稿进行修正，然后将修正后的合同草稿送交发包方，进行洽谈签订。
第十二条 签订施工合同的洽谈权、审核权、批准权相对独立、相互制约，任何合同均需经过评审、会签、批准后方可盖章生效。
第十三条 合同签订盖章前必须履行内部审签手续。根据ISO9000程序文件中有关要求及本公司内部有关规定，由分管领导组织，合同成本部牵头，组织程序文件中规定的相关部门负责人、项目经理及总经济师进行合同评审，并经分管领导审查把关，法定代表人或其法人授权委托人审批后方可盖章。各相关部门要通力配合，评审要做好记录，此记录由合同成本部保存。

第十四条 工程项目经理或项目主要负责人必须参与合同洽谈、签订活动的全过程。
第十五条  合同履行中的书面签证，来往信件、文书、申报等均为合同的组成部分，是合同索赔的重要证据，项目经理部经办人员在收到对方的有关工程信件、文书或申报资料后,均应及时审阅并制定对策，做好详细的备案记录，如因经办人员失职,给企业造成损失的,将追究经办人员及相关负责人的责任。
第十六条  合同内容的任何更改，均由原签订部门组织更改并做好评审记录。评审后报请分管领导审查，法人代表或其委托代理人审批。
第十七条  合同经双方签字、盖章后，按法律、法规或合同约定必须办理合同审查、签证、公证手续的，由合同成本部负责办理。
第五章 分包合同的签订及评审
第十八条  分包合同的签订评审及劳动队伍的管理按照路桥司合[2003]34号文办理。
第十九条  未经公司领导书面授权，任何单位和个人均无权指定分包商和签订分包合同。凡不按上述规定执行，先施工后补合同的，合同成本部一律不予补签合同。
第六章 材料、设备采购及成品半成品加工订货合同的签订
第二十条 材料、设备采购、定货合同的签订与评审，构件、成品、半成品加工订货合同的签订与评审，按照公司内部招议标管理办法执行。
第二十一条  材料、机电管理部门负责各自分管合同的起草工作，合同起草完毕，报送合同成本部审核完毕后返回，由材料、机电管理部门负责各自分管合同的会签工作，然后根据会签修改意见形成正式合同，经各有关部门负责人及公司分管领导签字审批加盖公司印章后，方可生效。
第二十二条  凡未经投标报价选择供应商和制作商的合同，或经报价选择供应商和制作商但未经会签的合同，公司一律不给加盖印章，财科部门拒付货款，由此出现的一切后果，均由合同签订人负责，并根据责任大小依据公司有关规定进行处罚。
第七章 合同的履行
第二十三条  对依法签订生效的合同，公司及各单位必须全面履行，不得擅自单方面变更、自行修改解除或终止。经双方协商变更合同的内容，应签订书面协议，按正常合同办理手续，作为原合同的附件进行管理。
第二十四条  合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的应及时与对方协商变更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行为的发生，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。

第二十五条  承办部门负责组织、协调合同规定的我方义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。合同承办人应将合同履行的有关情况及时向部门、单位领导汇报。快捷的合同传递制度。合同签订后，承办部门应在两日内将合同文本送达与履行合同有关的部门，并将合同义务分解落实
第二十六条  对应验收的标的物，应由有关部门验收后签署验收证明。对验收不合格或与合同规定不符的标的物，应由承办部门在即日提出书面意见，按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议，尽快采取适当措施解决。
第二十七条  凡不按合同规定的结算方式办理收款和支付手续的，财务部门有权拒绝办理。
第二十八条  合同成本部应建立简便有效的合同履行督促检查制度，定期对到期合同的履行情况进行检查。问题较大的应书面上报有关领导，合同履行完毕，应到合同成本部办理核销手续。
第八章 违约和纠纷的处理
第二十九条  合同违约必须依法承担违约责任。对方违约要按规定索取违约金，如造成经济损失还应索取赔偿金；我方违约或给对方造成经济损失应由承办部门和直属单位查清原因，以书面形式上报合同管理部门和分管领导，经领导批示后按规定办理违约金和赔偿手续。
第三十条  发生合同纠纷后，承办部门应首先及时与对方协商解决。协商不成时，应在规定的期限内以书面形式上报主管领导和合同主管部门；并在法定代表人的授权下配合专职法律人员向有管辖权的仲裁机构申请仲裁或向法院起诉，不准私自对外委托有关部门或个人处理纠纷。
第九章 合同的监督检查
第三十一条  合同主管部门对公司合同要跟踪审查，各单位应予积极配合，提供所需资料和情况，对审查中提出的问题应及时修改。
第三十二条  合同主管部门或专职管理人员应着重从以下几个方面监督检查：
1、对国家经济法规和对本办法的执行情况；
2、合同的履行及未能履行的原因、责任等情况；
3、合同管理工作的程序、标准、资料登记的规范情况；
4、合同产生纠纷的原因所在和对纠纷的处理意见。
第三十三条 因下列情形对公司利益造成10万元以内损失的，对责任者按损失额的5%给予处罚，造成10万元以上部分按2.5%给予处罚。

1、违法或违反公司规定签订合同的；
2、签订的合同条款不全或不规范给合同履行造成障碍或发生纠纷的；
3、没有代理权、超越代理权或代理权丧失后签订合同的（法定代表人在一个月内追认代理的除外）；
4、没有对合同对方进行资信审查，或资信审查不认真、不准确，给公司造成经济损失的；
5、由于合同管理部门或承办部门及个人的原因造成我方违约的；
6、对方违约给我方造成损失而未及时给予追究的；
7、拒绝、阻碍合同管理人员依法执行职务的；
8、对检举和揭发者进行打击报复的；
9、不按时将已签订的合同交合同主管部门备案的；
10、             履行过程中，因部门、单位之间相互推诿影响合同的履行，而造成较大经济损失的；
11、变更或解除合同时不依法办理，从而发生纠纷造成经济损失的；
12、因我方不按期履行合同而败诉的，视其给企业所造成的损失大小给予处罚；
13、有意逃避合同主管部门审查的；
14、不负责任、玩忽职守，错签合同或购进伪劣产品的；
15、与对方蓄意通谋签订合同的；
16、应采用而未采用书面形式订立合同的。
第三十四条 合同承办人员或合同管理人员在合同签订、履行和纠纷的处理过程中，避免或挽回损失的或检举、揭发违法合同有功的，应当给予以下标准的奖励：
1、避免或挽回损失在10万元以内的，按避免或挽回损失额的5‰给予奖励；
2、避免或挽回损失在10万元以上部分，按3‰奖励。
避免或挽回的经济损失由合同主管部门以书面形式提出，经营部、财务部考核，经分管领导批准后从奖金中支付。
第十章 合同资料的管理
第三十五条 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档。
第三十六条 合同正本一份存合同成本部，一份存档案室，只有一份正本的，正本存档案室，其他相关部门均应保存复印件。

第三十七条 各有关人员应按合同妥善保管与合同有关的资料，包括有关的文书、图表、传真件等。
第三十八条 每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，各有关人员应及时将上述有关资料档案整理清楚，交档案管理人员存档。以上资料不得随意放置、销毁、遗失。
第十一章 附 则
第三十五九条 本办法自二○○三年四月二十五日起执行，执行过程中如有问题，请书面告知公司合同成本部，以便修订完善。
第四十条 本办法由公司合同成本部负责解释。

二○○三年四月二十五日