3-《企业文件材料归档范围及档案保管期限规定》.pdf

企业文件材料归档范围与档案保管期限规定解读 国家档案局经济科技档案业务指导司 企业处 肖 云 10号令内容的十点新意 第一部专门规范企业文件材料归档范围和第一部专门规范企业文件材料归档范围和档案保管期限的行政规章。档案保管期限的行政规章。第一次在规章中，确定了企业档案保管期第一次在规章中，确定了企业档案保管期限的设置原则，界定出永久和定期保存的限的设置原则，界定出永久和定期保存的管理类档案的范围。管理类档案的范围。第一次在企业档案管理规章中对保管期限第一次在企业档案管理规章中对保管期限的设置采用了标时法。的设置采用了标时法。10号令内容的十点新意 第一次对国有企业文件材料归档范围和管理类第一次对国有企业文件材料归档范围和管理类 档案保管期限表的编制建立了审查制。档案保管期限表的编制建立了审查制。第一次在行政规章中明确了各级档案行政管理第一次在行政规章中明确了各级档案行政管理 部门对企业、以及企业对所属单位编制文件材部门对企业、以及企业对所属单位编制文件材 料归档范围和档案保管期限表的责任。料归档范围和档案保管期限表的责任。第一次在行政规章中规定企业总部要对境外企第一次在行政规章中规定企业总部要对境外企 业文件材料归档范围和档案保管期限提出实施业文件材料归档范围和档案保管期限提出实施 要求。要求。10号令内容的十点新意 与时俱进地突出了现代企业在实施战略管控中与时俱进地突出了现代企业在实施战略管控中产生文件材料的特点。产生文件材料的特点。第一次扩展了对不同类型企业的关注范围。第一次扩展了对不同类型企业的关注范围。第一次没有按传统的分类方法设置保管期限表第一次没有按传统的分类方法设置保管期限表的条目。的条目。第一次在第一次在企业企业档案工作的行政规章中，对无纸档案工作的行政规章中，对无纸质和无法输出纸质的电子文件的管理提出要求。质和无法输出纸质的电子文件的管理提出要求。10号令正文条款的解读 第一条第一条 为便于企业正确界定文件材料归档范为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据营和规范管理，根据中华人民共和国档案中华人民共和国档案法法、中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国档案法实施办法，制定本规定。制定本规定。是是10号令的制定目的和法律依据。号令的制定目的和法律依据。10号令正文条款的解读 第二条第二条 本规定所指的企业文件材料是指企业本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。中形成的各种门类和载体的记录。对企业文件材料的定义对企业文件材料的定义 企业活动的内涵和外延企业活动的内涵和外延 文件材料内容的内涵和外延文件材料内容的内涵和外延 文件材料载体的内涵和外延文件材料载体的内涵和外延 10号令正文条款的解读 第三条第三条 各级档案行政管理部门依照企业各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。务指导和监督。对档案行政管理部门指导企业进行编制对档案行政管理部门指导企业进行编制工作提出的明确要求工作提出的明确要求 10号令正文条款的解读 第四条第四条 企业文件材料归档范围是：企业文件材料归档范围是：（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；料；（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和（二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料；职工权益具有凭证价值的文件材料；（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文（三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料所属和控股企业报送的重要文件材料；料；所属和控股企业报送的重要文件材料；（四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。（四）其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。是重点内容之一是重点内容之一 10号令正文条款的解读 第五条第五条 企业下列文件材料可不归档：企业下列文件材料可不归档：（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；的抄件等；（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；有关工作参考的文件材料；（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；料；（四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会（四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；组织抄送不需本企业办理的文件材料；（五）其他不需归档的文件材料。（五）其他不需归档的文件材料。“可可”字表示可自主选择字表示可自主选择 10号令正文条款的解读 第六条第六条 凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。何个人不得据为己有或拒绝归档。档案法档案法第十条规定第十条规定:对国家规定的应当立卷归档的对国家规定的应当立卷归档的 材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案 工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有.档案法实施办法档案法实施办法第十二条规定第十二条规定:按照国家档案局关按照国家档案局关 于文件材料的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书于文件材料的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书 或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本 单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不 得据为已有或者拒绝归档。得据为已有或者拒绝归档。10号令正文条款的解读 第七条第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为两种，定期一般分为30年、年、10年。年。企业原来已按永久、长期、短期划分保企业原来已按永久、长期、短期划分保 管期限的现存档案管期限的现存档案,不需要重新按照标时制不需要重新按照标时制 划定保管期限。划定保管期限。但是对到期档案进行重新鉴定，而且认为但是对到期档案进行重新鉴定，而且认为 确有继续保存价值的档案，在重新划定保管期限确有继续保存价值的档案，在重新划定保管期限 时，应按新的标时法标时。时，应按新的标时法标时。10号令正文条款的解读 第八条第八条 永久保管的企业管理类档案主要包括：永久保管的企业管理类档案主要包括：（一）本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、（一）本企业设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或其他变动过程中形成的文件材料；本企业董事破产或其他变动过程中形成的文件材料；本企业董事会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行会、监事会、股东会的构成、变更、召开会议、履行职责和维护权益的文件材料；职责和维护权益的文件材料；（二）本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，（二）本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件材料；对外投资文件材料；本企业保护等凭证性文件材料；对外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业融资文件材料；资文件材料；（三）本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位（三）本企业关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上的请示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需本企业办理的重要文件材料；行业协级单位制发的需本企业办理的重要文件材料；行业协会中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料；本企业与其他组织计、公证、裁定等重要文件材料；本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；10号令正文条款的解读（四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计（四）本企业发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文划和总结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料；件材料；（五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；（五）本企业机构演变，人力资源管理的重要文件材料；本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化本企业涉及职工权益的其他重要文件材料；企业文化建设文件材料；建设文件材料；（六）本企业经营管理工作的重要文件材料；（六）本企业经营管理工作的重要文件材料；（七）本企业生产技术管理工作的重要文件材料；（七）本企业生产技术管理工作的重要文件材料；（八）本企业行政管理工作的重要文件材料；（八）本企业行政管理工作的重要文件材料；（九）本企业党群工作的重要文件材料；（九）本企业党群工作的重要文件材料；（十）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人（十）新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。物的宣传报道。10号令正文条款的解读（十一）有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士（十一）有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲等重要来宾到本企业检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报话、题词、批示、录音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的等重要文件材料；本企业参与国家和社会重大活动的重要文件材料，本企业职工参加省级以上党、团、工重要文件材料，本企业职工参加省级以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；会、人大、政协等代表大会形成的重要文件材料；（十二）本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企（十二）本企业直属单位、所属、控股、参股、境外企业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等业和机构报送的关于重要问题的报告、请示和批复等文件材料。文件材料。是是10号令的重点内容，界定出了永久保存的管号令的重点内容，界定出了永久保存的管 理类档案范围的基本框架。理类档案范围的基本框架。10号令正文条款的解读 第九条第九条 定期保管的企业管理类档案主要包括：定期保管的企业管理类档案主要包括：（一）本企业资本金管理、资产管理的一般性文（一）本企业资本金管理、资产管理的一般性文件材料；本企业涉及职工权益的一般性文件材件材料；本企业涉及职工权益的一般性文件材料；料；（二）本企业部门工作或专项工作规划，半年（二）本企业部门工作或专项工作规划，半年/季度季度/月份计划与总结等文件材料；月份计划与总结等文件材料；（三）本企业召开会议、举办活动的一般性文件（三）本企业召开会议、举办活动的一般性文件材料；发布的一般性公告；材料；发布的一般性公告；（四）本企业经营管理工作的一般性文件材料；（四）本企业经营管理工作的一般性文件材料；（五）本企业生产技术管理工作的一般性文件材（五）本企业生产技术管理工作的一般性文件材料；料；10号令正文条款的解读（六）本企业行政管理工作的一般性文件材料；（六）本企业行政管理工作的一般性文件材料；（七）本企业党群工作的一般性文件材料；（七）本企业党群工作的一般性文件材料；（八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级（八）本企业关于一般性问题向有关机关和上级主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上主管单位的请示、报告、报表及有关机关和上级主管单位复函、批复；有关机关和上级主管级主管单位复函、批复；有关机关和上级主管单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一单位、行业协会制发的需本企业贯彻执行的一般性文件材料和对本企业出具的一般证明文件；般性文件材料和对本企业出具的一般证明文件；本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、本企业与其他单位和个人形成的一般性合同、协议文件材料；协议文件材料；10号令正文条款的解读（九）直属单位、所属和控股企业一般性问题的（九）直属单位、所属和控股企业一般性问题的请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文请示、报告、来函与本企业的批复、复函等文件材料；件材料；（十）本企业参与国家和社会活动的一般性文件（十）本企业参与国家和社会活动的一般性文件材料，本企业职工参加省以上党、团、工会、材料，本企业职工参加省以上党、团、工会、人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；人大、政协等代表大会形成的一般性文件材料；本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般本企业接待重要来宾的工作计划、方案等一般性文件材料。性文件材料。是是10号令的重点内容，界定出了定期保存的管号令的重点内容，界定出了定期保存的管 理类档案范围的基本框架。理类档案范围的基本框架。10号令正文条款的解读 第十条第十条 企业经营管理、生产技术管理、行政企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作等管理类档案保管期限见附件。管理、党群工作等管理类档案保管期限见附件。第十一条第十一条 本规定的管理类档案保管期限为最本规定的管理类档案保管期限为最低期限，各企业在具体划分时可选择高于本规低期限，各企业在具体划分时可选择高于本规定的期限。定的期限。允许企业根据自身具体情况拥有一定的灵活度，允许企业根据自身具体情况拥有一定的灵活度，但目前这个阶段，只能向上调整先不要往下调但目前这个阶段，只能向上调整先不要往下调 整，避免由于人为判断的不准确性造成有保存价整，避免由于人为判断的不准确性造成有保存价 值档案的流失。值档案的流失。10号令正文条款的解读 第十二条第十二条 企业产品生产和服务业务、科研开企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，人事等文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定、标准，结合企业实际执行。按国家有关规定、标准，结合企业实际执行。企业应归档保存的不仅是管理性文件材企业应归档保存的不仅是管理性文件材 料，应该是反映各项工作的文件材料；料，应该是反映各项工作的文件材料；其他类别文件材料归档范围和档案保管期限的划其他类别文件材料归档范围和档案保管期限的划 分依据。分依据。10号令正文条款的解读 企业档案工作规范企业档案工作规范 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理国家重大建设项目文件归档要求与档案整理 归范归范 科学技术研究档案管理暂行规定科学技术研究档案管理暂行规定 科学技术研究课题档案管理规范科学技术研究课题档案管理规范 人身保险业务档案管理规范人身保险业务档案管理规范 会计档案管理规定会计档案管理规定 企业职工档案管理工作规定企业职工档案管理工作规定 目前都可以作为编制的依据目前都可以作为编制的依据。10号令正文条款的解读 第十三条第十三条 企业应归档纸质文件材料中，有重企业应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的企业对于无相应纸质或确实无法输出成纸质的电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。电子文件应纳入归档范围并划分保管期限。企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归企业对归档的电子文件的元数据要进行相应归档。档。发文稿纸和文件处理单，包含有起草、批办、发文稿纸和文件处理单，包含有起草、批办、承办、审核、签发等多种责任信息，可以显现文承办、审核、签发等多种责任信息，可以显现文 件材料形成过程的来龙去脉，是文件材料归档的件材料形成过程的来龙去脉，是文件材料归档的 组成要件，应该一并归档组成要件，应该一并归档。10号令正文条款的解读 第十四条第十四条 多个企业联合召开的会议、联合研多个企业联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文所形成的文件材料，原件由主办企业归档，其所形成的文件材料，原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。主办企业和其他企业虽然在归档内容上会有相同主办企业和其他企业虽然在归档内容上会有相同 部分，但在档案保管期限的划分上是不同的，主部分，但在档案保管期限的划分上是不同的，主 办企业对档案保管期限的划分应该高于其他企业。办企业对档案保管期限的划分应该高于其他企业。“联合联合”不同于产品部件分包、配套生产。不同于产品部件分包、配套生产。10号令正文条款的解读 第十五条第十五条 企业应依据本规定和国家及专业相关规定，企业应依据本规定和国家及专业相关规定，结合本企业生产组织方式、产品和服务特点，编制本结合本企业生产组织方式、产品和服务特点，编制本企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。企业应按资产归属关系，指导所属企业规范文件材料归档范按资产归属关系，指导所属企业规范文件材料归档范围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材围和档案保管期限表的编制并审批所属企业的文件材料归档范围和档案保管期限表。料归档范围和档案保管期限表。是对是对档案法档案法第七条和第七条和档案法实施办法档案法实施办法第九条第九条 的贯彻落实；的贯彻落实；将有助于企业强化自身的内控管理和提高对下属单位的将有助于企业强化自身的内控管理和提高对下属单位的 管控能力。管控能力。注意：注意：企业对下属单位的业务指导和保管期限表的审企业对下属单位的业务指导和保管期限表的审 查，应该包括所有的档案类别，而不仅仅是管理类档案。查，应该包括所有的档案类别，而不仅仅是管理类档案。10号令正文条款的解读 第十六条第十六条 中央管理的企业（包括国务院国有资产监中央管理的企业（包括国务院国有资产监督管理委员会监管中央企业、金融企业、中央所属文督管理委员会监管中央企业、金融企业、中央所属文化企业等）总部的文件材料归档范围和管理类档案保化企业等）总部的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报国家档案局审查同意后执行。管期限表，报国家档案局审查同意后执行。地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档地方国有企业总部编制的文件材料归档范围和管理类档案保管期限表，报同级档案行政管理部门审查同意后案保管期限表，报同级档案行政管理部门审查同意后执行。执行。明确各级国有企业总部编制的本企业总部文件材明确各级国有企业总部编制的本企业总部文件材 料归档范围和管理类档案保管期限表要履行审查料归档范围和管理类档案保管期限表要履行审查 程序；也是各级档案行政管理部门开展审查工作程序；也是各级档案行政管理部门开展审查工作 的依据。的依据。10号令正文条款的解读 第十七条第十七条 企业资本结构或主营业务发生较大企业资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。和档案保管期限表。企业应在出现下列变化时，对文件材料归档范围企业应在出现下列变化时，对文件材料归档范围 和档案保管期限表进行修改：和档案保管期限表进行修改：（1）资本结构发展重大变化时；）资本结构发展重大变化时；（2）主营业务范围发生重大变化时；）主营业务范围发生重大变化时；（3）文件材料归档范围和档案保管期限表满）文件材料归档范围和档案保管期限表满5年时。年时。修订后还要按规定办理审查程序。修订后还要按规定办理审查程序。10号令正文条款的解读 第十八条第十八条 企业在编制文件材料归档范围企业在编制文件材料归档范围和档案保管期限表时，应全面分析和鉴和档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，准确界定文载体文件材料的管理要求，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。件材料的归档范围和划分档案保管期限。全面统筹考虑，不能顾此失彼全面统筹考虑，不能顾此失彼 10号令正文条款的解读 第十九条第十九条 本规定适用于在中华人民共和国境内注册本规定适用于在中华人民共和国境内注册设立的企业，在境外经营的企业，由企业总部参照本设立的企业，在境外经营的企业，由企业总部参照本规定提出实施要求；科技事业单位可参照执行。规定提出实施要求；科技事业单位可参照执行。三层含意：三层含意：只要是在我国境内注册设立的企业都可以适用，没有所只要是在我国境内注册设立的企业都可以适用，没有所 有制、规模和行业之分，一视同仁；有制、规模和行业之分，一视同仁；加强对我国在境外经营企业的管理，特别是要加强对加强对我国在境外经营企业的管理，特别是要加强对 境外国有资产的管理；境外国有资产的管理；科技事业单位可参照执行。科技事业单位可参照执行。10号令正文条款的解读 第二十条第二十条 本规定由国家档案局负责解释。本规定由国家档案局负责解释。第二十一条第二十一条 本规定自本规定自2013年年2月月1日起日起实行。实行。企业管理类档案保管期限表的解读（一）有关问题说明（一）有关问题说明(二)企业管理档案保管期限表企业管理档案保管期限表的细化的细化 1、保管期限表的体例、保管期限表的体例 以机构为主线：以机构为主线：优点：编制时便于与各部门一对一地进行沟通优点：编制时便于与各部门一对一地进行沟通 和表述；表述时不容易有遗漏；执行时和表述；表述时不容易有遗漏；执行时 各部门对应归档的文件比较清晰明确。各部门对应归档的文件比较清晰明确。缺点：企业组织机构经常会有变化；表述时可缺点：企业组织机构经常会有变化；表述时可 能会有重复能会有重复。以机构为主线的表头结构：以机构为主线的表头结构：(二二)企业管理档案保管期限表企业管理档案保管期限表的细化的细化 1、保管期限表的体例、保管期限表的体例 以职能为主线：以职能为主线：优点：编制时可以延续目前不少企业按职能编优点：编制时可以延续目前不少企业按职能编 制的体例；执行时可以应对机构频繁变制的体例；执行时可以应对机构频繁变 化的影响。化的影响。缺点：各部门的归档文件在表述上比较分散，缺点：各部门的归档文件在表述上比较分散，执行时不便对照；表述时容易有遗漏。执行时不便对照；表述时容易有遗漏。以职能为主线的表头结构以职能为主线的表头结构：2、归档范围的排列、归档范围的排列 以机构为主线排列：按职能部门以下的机构顺以机构为主线排列：按职能部门以下的机构顺 序，并细化到具体文件，序，并细化到具体文件，具有更强的可操作性。具有更强的可操作性。一般包括如下内容：一般包括如下内容：本机构制订的业务工作的规章、制度；本机构制订的业务工作的规章、制度；本机构工作的中长期规划、计划、总结；本机构工作的中长期规划、计划、总结；本机构组织召开的会议文件材料；本机构组织召开的会议文件材料；本机构业务工作形成的文件材料；本机构业务工作形成的文件材料；其他文件材料。其他文件材料。以机构为主线排列时的归档范围和保管期限表以机构为主线排列时的归档范围和保管期限表可排列为：可排列为：错误编制：错误编制：错误编制：错误编制：2、归档范围的排列、归档范围的排列 以职能为主线排列以职能为主线排列：按职能工作流程结合重按职能工作流程结合重 要程度排列，并细化到要程度排列，并细化到 具体文件，具有更强的具体文件，具有更强的 可操作性。可操作性。一般包括如下内容：一般包括如下内容：该项职能工作的规章、制度；该项职能工作的规章、制度；该项职能工作的中长期规划、计划、总结；该项职能工作的中长期规划计划、总结；该项职能工作的会议文件材料；该项职能工作的会议文件材料；该项职能工作具体事务的文件材料；该项职能工作具体事务的文件材料；其他文件材料。其他文件材料。以职能为主线排列时的归档范围和保管期限表以职能为主线排列时的归档范围和保管期限表可排列为：可排列为：3、保管期限的设定、保管期限的设定 各企业对定期的保管期限标时，应以各企业对定期的保管期限标时，应以10号令号令给出的最低时限为原则进行设定，允许企业根给出的最低时限为原则进行设定，允许企业根据需要稍做调整。据需要稍做调整。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化 附表中表述为附表中表述为“重要的重要的”、“一般的一般的”条款，条款，更是需要企业做进一步细化的重点。更是需要企业做进一步细化的重点。第一种情况：有的条款直接给到了文件材料。第一种情况：有的条款直接给到了文件材料。第二种情况：有的条款提示到多项工作的文件第二种情况：有的条款提示到多项工作的文件材料。材料。住房公积金文件材料：住房公积金文件材料：单位登记表 单位帐户注销登记表 单位信息变更登记表 预留印鉴卡 住房公积金汇缴变更清册 住房公积金汇缴（跨年）清册 住房公积金汇缴书 单位汇款缴存公积金备案表 委托银行收款缴交住房公积金协议 特约委托收款付款授权书 补缴书 住房公积金补缴清册 提取申请书 提取清册 单位缓缴住房公积金申请表 个人信息变更申请书 转移申请书 第三种情况：还有些条款表述为“重要的”、第三种情况：还有些条款表述为“重要的”、“一般的”。“一般的”。先理清职能 办公厅（室）综合事务 会议筹办 文秘 档案 机要 办公用房 办公信息化 督察 52 政策法规部 管理工作 政策研究工作 法律顾问 普法 合同审核 53 工作规划、计划、总结工作规划、计划、总结 会议文件会议文件 政策研究及法律事务工作规定、办政策研究及法律事务工作规定、办法等法等 为公司领导起草的讲话为公司领导起草的讲话 软课题的立项、研究过程文件材料软课题的立项、研究过程文件材料，研究成果、报告等，研究成果、报告等 与律师事务所来往形成的文件材料与律师事务所来往形成的文件材料 诉讼案件过程文件诉讼案件过程文件 法院判决书、行政处罚决定等法院判决书、行政处罚决定等 证照、证照办理、年检文件材料证照、证照办理、年检文件材料 五年普法计划、总结五年普法计划、总结 年度普法活动文件材年度普法活动文件材料料 切记：忠于机构职能说明 3.3.5 股票首次发行过程中形成的其他文件材股票首次发行过程中形成的其他文件材料。料。按股票发行工作的内容和流程补充细化。按股票发行工作的内容和流程补充细化。3.3.6股票增发、配股文件材料。股票增发、配股文件材料。同理同理 3.3.7增资扩股文件材料。增资扩股文件材料。同理同理 4.1.5本企业境外资产与产权权属文件材料。本企业境外资产与产权权属文件材料。按本企业在境外的资产和产权种类结合业务管按本企业在境外的资产和产权种类结合业务管理流程分别细化。理流程分别细化。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化 6.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报讲话、总结、决议、决定、纪要、媒体宣传报道、录音录像。道、录音录像。按会议的重要程度和层次结合文件材料的重要按会议的重要程度和层次结合文件材料的重要 性细化。性细化。8 有关机关和上级主管部门领导、社会知名人有关机关和上级主管部门领导、社会知名人士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、士检查、视察、调研本企业工作时形成的文件、工作汇报、录音录像等文件材料。工作汇报、录音录像等文件材料。按来宾的重要程度细化。按来宾的重要程度细化。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化 9 本企业向有关机关、上级主管单位的请示、本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示。报告与有关机关、上级主管单位批复、批示。可根据企业过去历年向有关机关、上级主管单可根据企业过去历年向有关机关、上级主管单位经常请示的事项细化文件材料。位经常请示的事项细化文件材料。10 企业收到的文件材料。企业收到的文件材料。同理同理 4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化 11.1 本企业非资本经营业务中与银行、保险、本企业非资本经营业务中与银行、保险、证券、基金管理等金融机构业务往来的文件材证券、基金管理等金融机构业务往来的文件材料。料。可参考并根据过去历年收到银行、保险、证券、可参考并根据过去历年收到银行、保险、证券、基金管理等金融机构的文件材料分别进行细化。基金管理等金融机构的文件材料分别进行细化。11.2本企业非资本经营业务中与会计、审计、本企业非资本经营业务中与会计、审计、法律事务所等机构往来文件材料。法律事务所等机构往来文件材料。可参考并根据企业历年非资本经营业务的种类可参考并根据企业历年非资本经营业务的种类以及与这些有关机构形成的文件材料进行细化。以及与这些有关机构形成的文件材料进行细化。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化 11.4.本企业签署的长期合同或协议及其补本企业签署的长期合同或协议及其补充件。充件。可按合同金额大小和重要程度细化。可按合同金额大小和重要程度细化。11.5本企业对其他单位或个人的资信调查、本企业对其他单位或个人的资信调查、客户管理等文件材料。客户管理等文件材料。可按客户性质和对本企业的重要程度细化。可按客户性质和对本企业的重要程度细化。11.6本企业对外发布的公告、公示等文件材本企业对外发布的公告、公示等文件材料。料。可按公告、公示的类别细化。可按公告、公示的类别细化。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化 12 直属单位、所属和控股企业的请示、报告、直属单位、所属和控股企业的请示、报告、函与本企业的批复、复函等文件材料。函与本企业的批复、复函等文件材料。可按下属企业上报事项的种类和重要程度细化。可按下属企业上报事项的种类和重要程度细化。13.6.4 物资采购审批手续、招投标文件材料、物资采购审批手续、招投标文件材料、合同、协议、来往函件，物资保管台账、出入合同、协议、来往函件，物资保管台账、出入库记录等。库记录等。可按物资价值进行细化。可按物资价值进行细化。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化 13.10 客户信息及资信调查文件材料。客户信息及资信调查文件材料。可按客户重要程度或信息与资信种类细化。可按客户重要程度或信息与资信种类细化。15.2.10 企业职工培训工作文件材料。企业职工培训工作文件材料。可按培训周期细化。如，一年以上培训、一年可按培训周期细化。如，一年以上培训、一年以下一月以上培训、一月以下培训。以下一月以上培训、一月以下培训。15.5 综合治理工作文件材料。综合治理工作文件材料。可按综合治理工作的若干职责以及治理项目和可按综合治理工作的若干职责以及治理项目和治理内容细化。治理内容细化。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化 15.6 信访工作文件材料。信访工作文件材料。可按信访问题的种类和重要程度细化。可按信访问题的种类和重要程度细化。16.4.6 党员学习教育等活动形成的文件材料党员学习教育等活动形成的文件材料 可按党员类别或学习活动周期细化。可按党员类别或学习活动周期细化。16.5 企业宣传统战工作报告、会议纪要、调企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结文件材料、民主党派人员名单研、计划、总结文件材料、民主党派人员名单登记、活动记录、精神文明建设方面文件材料。登记、活动记录、精神文明建设方面文件材料。可按工作内容分别细化。可按工作内容分别细化。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化 16.6.3 违纪案件立案报告、调查依据、审查违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料。结论、处理意见等文件材料。可按案件的大小细化。可按案件的大小细化。16.9 女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划生育等方面文件材料。生育等方面文件材料。可按职能或活动种类作细化。可按职能或活动种类作细化。16.10 共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料。进、团费管理、文体活动等文件材料。同理。同理。4、文件材料内容的细化、文件材料内容的细化 16.11.2 民间团体活动过程形成文件材料。民间团体活动过程形成文件材料。可按民间团体类型和文件形式细化。可按民间团体类型和文件形式细化。17.6 企业纪念、庆典活动文件材料企业纪念、庆典活动文件材料 可按活动规模或重要程度和文件形式细化。可按活动规模或重要程度和文件形式细化。18 各种非纸质载体、介质及实物形式的文件各种非纸质载体、介质及实物形式的文件材料。材料。可按文件材料的来源和形式细化。可按文件材料的来源和形式细化。企业管理类档案保管期限表的解读（三）常见问题的说明（三）常见问题的说明 在附表的在附表的13、14和条目中提到的建和条目中提到的建设项目管理、设备管理、科技管理和基本设项目管理、设备管理、科技管理和基本建设管理。建设管理。对对“有关机关有关机关”和和“上级主管单位上级主管单位”的界的界定。定。表中的表中的“中介机构中介机构”是指哪些机构？是指哪些机构？企业管理类档案保管期限表的解读（三）常见问题的说明（三）常见问题的说明 如何理解如何理解“企业产品和服务企业产品和服务”。计划和总结的保管期限问题。计划和总结的保管期限问题。规章、制度、标准的保管期限问题。规章、制度、标准的保管期限问题。与人有关的档案保管期限问题。与人有关的档案保管期限问题。企业管理类档案保管期限表的解读（三）常见问题的说明（三）常见问题的说明 电子载体档案的保管期限问题。电子载体档案的保管期限问题。有相应纸质载体的电子档案。有相应纸质载体的电子档案。形成时没有相应纸质载体但可输出纸质载体的形成时没有相应纸质载体但可输出纸质载体的电子档案。电子档案。形成时没有相应纸质档案而且也无法输出纸质形成时没有相应纸质档案而且也无法输出纸质载体的电子档案。载体的电子档案。企业文件材料归档范围与保管期 限表编制工作 前期准备。前期准备。包括成立编制组织、学习文件、培训、情况包括成立编制组织、学习文件、培训、情况 调研、制定工作计划、分解落实责任等调研、制定工作计划、分解落实责任等.编制工作领导小组的职责：编制工作领导小组的职责：批准编制工作计划；批准编制工作计划；协调编制工作中的重要事项；协调编制工作中的重要事项；审定文件材料归档范围和档案保管期限表的各审定文件材料归档范围和档案保管期限表的各次稿本；次稿本；负责所属企业文件材料归档范围和档案保管期负责所属企业文件材料归档范围和档案保管期限表的审查。限表的审查。编制工作小组职