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档案管理制度编写指导文本70资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。档案管理制度编写指导文本目 录一、 档案管理实施细则3示例文本一: 档案管理实施细则4二、 归档制度7示例文本二: 归档制度8三、 档案保管制度10示例文本三: 档案保管制度10四、 档案借阅制度11示例文本四: 档案借阅制度12五、 档案的鉴定与销毁制度13示例文本五: 档案鉴定和销毁制度13六、 档案员岗位责任制度14示例文本六: 档案员岗位责任制度15示例文本七: 档案综合管理制度( 上墙) ( 云浮市通用文本) 16档案室职责16档案保管制度16档案利用制度18档案鉴定和销毁制度18档案保密制度19档案资料统计与检查制度20档案员的岗位职责和考核办法20示例文本八: 中学档案室档案综合管理制度( 云浮市通用文本) 22七、 云浮市机关、 事业单位档案分类编号方案(示范本) 28云浮市局档案分类编号方案28附件: 、 云浮市局档案分类体系表30、 云浮市局档案排列编号方法和档号结构说明31、 云浮市局档案分类、 归档范围和保管期限表40云浮市机关、 事业单位档案分类编号方案(示范本)使用说明42一、 档案管理实施细则档案管理实施细则是个单位根据国家档案法及有关档案管理的规定, 结合实际情况, 对本单位档案工作原则、 档案管理体制和档案工作人员职责、 档案管理的各项业务建设的具体规定。档案管理实施细则, 一般应包括以下几个方面的内容: 1档案管理体制(1)应根据本单位实际情况, 明确档案工作机构的设置。如不需要建立档案机构, 则应规定设置适应档案管理需要的工作岗位和配备专(兼)职档案工作人员。(2)明确档案工作主管领导, 并将档案工作列入主管领导任期目标管理和岗位职责。(3)落实档案工作主管领导下的、 以专职档案员为主并包括各个文件材料形成部门兼职档案员在内的档案管理网络。(4)规定档案工作机构和档案工作人员的职责与考核办法。2文件材料的形成与归档凡是属于本单位公务活动中形成的具有保存价值的材料都必须整理、 立卷、 归档。应根据文件材料的形成情况, 确定本单位文件材料的归档范围。文件材料的形成、 积累、 整理和归档工作, 应列入各部门人员的岗位职责。3档案的管理(1)确定本单位档案分类原则和档案分类方案(企业可参照国家档案局工业企业档案分类试行规则制订本单位档案分类大纲和编号方案)。(2)编制档案检索工具。档案员应编制档案案卷目录、 全引目录、 总目录、 分类目录、 底图目录、 专题目录、 图书资料目录等基本检索工具。(3)档案库房管理。规定档案保管场所的防护设施和环境条件要求。(4)档案鉴定要根据国家和有关部门的规定, 编制档案保管期限表, 并组织对保管到期档案的鉴定销毁工怍。(5)档案统计, 健全统计工作, 统计数据以原始记录为依据, 做到准确、 可靠。(6)提出逐步实现档案管理现代化的目标和要求。4开发档案信息。规定利用档案资料、 开发档案信息的手段和方式。各单位在制订档案管理实施细则时, 要注意以下几点。(1)必须落实档案管理体制, 明确档案工作岗位, 这是做好档案工作的关键。如果档案岗位是兼职, 则注意不能兼职太多, 以保证档案员有充分的时间和精力来完成档案管理工作。(2)必须坚持实行档案集中统管理原则, 以保证档案完整安全。(3)要保持档案岗位的相对稳定, 不要随意更换档案员的工作。【见示例文本一】示例文本一 档案管理实施细则1总则11 为了加强本单位档案业务建设, 进一步提高档案管理水平, 根据国家、 广东省、 云浮市档案局有关档案管理的规定, 制订本细则。12 档案是指本单位在各项管理活动中形成的全部档案的总和, 包括党政工团、 人事劳资、 教育培训、 财务管理、 产品生产、 经营销售、 基本建设、 设备仪器, 技术管理、 计划统计、 科技研究、 友好往来等各项业务活动中形成的档案。13 档案工作是本单位各项管理的基础工作, 是维护本单位经济利益、 合法权益和历史真实面貌的项重要工作。14本单位档案工作实行集中统管理。2档案管理体制21 本单位成立综合档案室, 负责统筹、 协调、 组织、 管理本单位档案工作; 配备专职档案员人, 负责综合档案室档案的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。22根据广东省档案管理规定第二十六条的规定, 档案工作人员应当具备档案专业知识, 持证上岗。23 综合档案室由本单位主管技术工作的领导分管, 并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。24 各部门应指定兼职档案员, 负责本部门形成的文件材料积累、 整理和按时向档案室移交归档工作。3文件材料的形成与归档31 凡本单位在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须向档案室移交归档归档的具体范围、 时间和要求按归档制度的规定执行。32 根据本单位档案数量和种类, 制订归档制度, 明确归档范围、 时间和要求。33 文件材料的形成和积累须纳入各部门工作计划和有关人员岗位职责。4档案的管理41 本单位档案分为文书档案、 基建档案、 设备仪器档案、 会计档案、 已故人员档案、 特殊载体档案( 声像档案) 、 专门档案、 实物档案八大类。其中, 文书档案按”年度保管期限”进行分类; 基建档案按工程项目进行分类; 设备仪器档案按种类或型号进行分类; 会计档案按报表、 帐簿、 凭证、 其它分类; 已故人员档案按已故人员级别或去世时间先后分类; 特殊载体档案( 声像档案) 按照片、 底片、 录音带、 录像带、 机读材料、 电子文档进行分类; 专门档案按问题或机构设置; 荣誉实物档案按荣誉品、 纪念品进行分类。42 编制案卷目录、 卷内文件目录、 专题目录及底图目录等档案检索工具; 按档案著录规则进行档案著录工作。43 档案鉴定。根据上级档案部门有关规定、 编制档案保管期限表, 档案保管期限分为永久、 长期和短期三种。 1月1日后档案保管期限分为永久、 30年和 三种档案鉴定分两次进行: 归档前对文件材料价值进行鉴定; 归档后, 对保管期满档案的存毁进行鉴定, 及时销毁失去保存价值的档案。44 建立档案管理统计工作。编制基本情况统计表, 对档案数量、 档案设备设施、 档案人员、 档案借阅利用人次、 档案的利用效果、 编研情况进行统计, 统计数据以原始记录为依据, 做到准确可靠。45 档案库房管理。配备专门档案库房, 做好防火、 防盗、 防光、 防高温、 防潮、 防有害气体、 防尘、 防虫等八防工作。4、 51 档案存放应有铁制箱柜, 箱柜排列方式要便于查找。452 对照片、 胶片、 磁带等特殊载体的档案必须配备特制的设备进行管理。453 定期对档案库房进行检查、 清理、 核对工作, 做到帐物相符; 对破损档案及时进行修补和复制。46档案管理现代化461 档案管理现代化是本单位现代化管理的组成部分, 应列入本单位现代化管理的整体计划。462 逐步采用以电子计算机为主, 包括缩微技术和先进的监控装置、 通讯设施和办公自动化等现代化管理手段。5开发档案信息51 在本单位内部实行档案开架阅览。52 在保证不泄密的前提下, 对内对外交流档案目录。53 开展档案编研工作, 根据本单位工作需要和档案库存情况, 编制各种专题资料。54 在档案信息开发与提供利用中, 必须严格遵守保密制度。55 对积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员, 本单位应给予表扬和奖励。6附则61 本细则根据工作需要可另行补充。62 本细则由档案室负责解释。63 本细则自发布之日起执行。二、 归档制度归档制度是保证一个立档单位的各种文件材料能够完整、 及时、 准确归档的一项重要的档案工作制度。其内容主要包括归档范围、 归档时间、 归档要求三个方面: 1规定本单位文件材料的归档范围。即在制度的条文中明确本单位所有文件材料中哪些需要归档, 哪些不需要归档。归档和不归档的文件材料范围在归档制度里般是将本单位的文件材料按文书档案、 基建档案、 设备仪器档案、 会计档案、 已故人员档案、 特殊载体档案( 声像档案) 、 专门档案及实物档案等分类后, 再用条款形式列出每应归档和不归档的文件材料的条目, 一般用序号加文件材料名称的形式排列。2确定归档时间。就是确定各类文件材料移交档案室归档保存的时间。各类文件材料的归档时间, 应按国家档案行政管理部门和有关主管部门的规定加以确定, 比如: 文书档案在第二年的上半年内归档; 基建档案在工程竣工验收后归档。3提出归档要求。指对归档的文件材料质量要求, 文件材料的质量要求应包括完整性、 原始性、 准确性、 系统性四个方面。案卷质量要求是指案卷的卷内文件加工、 排列、 编号、 编目、 标题拟写、 案卷格式、 保管期限的确定等符合国家规范要求。在制定归档制度时, 应该注意以下几点: 1归档文件材料应以本单位形成的材料(自制文)为主, 以保证归档的文件材料能够比较全面地反映本单位的主要职能活动和基本情况特别是要注意对本单位内部产生和未经收发文渠道形成的文件材料的收集。2机关事业单位应参照国家档案局制订的机关文件材料归档与不归档范围, 确定归档范围。3企业单位文件材料的归档范围, 一般包括党群工作、 行政管理、 经营管理、 生产技术管理、 产品、 科学技术研究、 基本建设、 设备仪器、 会计档案、 干部职工档案等方面。4专门档案的归档范围可参照国家档案行政管理部门和上级主管部门的有关规定, 并结合本单位实际情况而定。5要防止有文必档的现象。【见示例文本二】示例文本二 归 档 制 度为了完整系统地保存本单位在工作活动中形成的各种门类和各种载体档案, 提高归档文件的质量, 更好地为本单位各项工作服务, 特制订本制度。1文件材料的归档范围11 文件档案的归档范围, 包括本单位在公务活动中形成的公文、 电报、 簿册、 图表、 书信、 日记、 会议材料等内容: 12 科技档案的归档范围, 包括本单位在科研、 基建、 设备调试、 产品生产等活动中形成的图纸、 说明书等内容。13 专门档案的归档范围, 包括本单位在专门业务活动中形成的各种档案, 如: 会计档案、 声像档案、 公安档案、 纪检档案、 信贷档案、 审计档案等2归档要求21 归档的文件材料必须字迹清楚工整, 纸张及文件格式符合国家要求, 禁止使用圆珠笔、 铅笔、 纯蓝墨水、 红笔等书写材料。22 归档的文件材料要完整、 系统、 准确、 真实。23 每类科研成果、 产品试验定型、 基建工程竣工验收、 设备开箱必须有档案部门参加。对其文件材料(含有关图纸等)不完整、 不准确、 不系统不能进行鉴定和验收。 (有此类档案的单位, 可列此项)24 归档的文件必须是原件。25 保持归档文件材料之间的历史联系, 并进行科学分类、 立卷和编目编号。26 案卷题名应确切反映卷内文件内容, 并区分保管期限。27 文件材料的归档必须办理移交手续。3归档时间31 文书档案在第二年上半年内归档。32 产品和工艺底图在设计完成并经领导审核批准后, 投入生产前正式归档。33 科研文件材料在科研成果鉴定后一周内归档。34 基建项目在竣工验收后一个月内归档。35 新购设备(包括引进设备或技术)在开箱时必须会同档案室进行技术资料核对登记, 于竣工后连同试车记录等文件材料整理立卷归档。36 各项管理工作形成的文件材料, 在翌年上半年内, 要将应当归档的文件材料组成保管单位, 由各职能部门负责人审定后, 向档案部门移交归档。(3136项目, 如果单位没有上述档案的若干项, 可不将其列入制度之中)4归档份数41 各类文件材料一般归档一式一份。42 重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。5不归档文件材料的范围51 重份和无查考利用价值的事务性、 临时性文件。52 上级机关任免、 奖惩非本单位工作人员的文件、 普发供参阅、 不办的文件材料。53 上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件, 54 未经会议讨论和领导审阅、 签发的未生效文件、 电报草稿, 一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、 定稿除外)、 铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。55 从正式文件、 电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。56 参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。57 非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。58 下级单位送来参阅的简报、 情况反映、 不应抄报和不必备案的文件材料。6单位的档案部门要对本单位文件材料的形成、 积累、 整理和归档工作进行指导、 监督和检查。三、 档案保管制度保管制度是规定档案保管条件和档案管理人员保管档案职责的制度。主要内容包括: 1档案的接收与验收要求2档案的排列与上架要求3底图与照片、 磁带、 录像带的保管要求4库房的要求5档案的保管措施【见示例文本三】示例文本三 档 案 保 管 制 度档案是社会的宝贵财富, 为了保护好本单位的档案材料, 维护档案的完整与安全, 使档案更好地为本单位的各项工作服务, 特制定本制度。1接收档案必须认真验收, 并办理交接手续。2存放档案必须有专用柜架。在排列上架时, 应按照类别和保管单位的次序, 自左向右, 自上而下地排列, 以便于管理和查找。3底图除修改、 送晒外, 不得外借。修改后的底图入库, 要认真检查其修改、 补充情况, 底图存放以平放为宜。(没有底图的单位可不设此项)4存放胶片、 照片、 录像带、 磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒, 按编号顺序排列在胶片柜或防火柜、 防磁柜内。5定期每半年进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作, 做到帐物相符, 对破损或载体变质档案, 要及时进行修补和复制, 发现档案发霉或虫害, 必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。6档案库房是集中保管档案的基地, 须有铁门、 铁窗、 铁柜等防盗设施。7档案库房应配置调控温、 湿度的设施和设备, 使库房温、 湿度基本保持在温度1424, 相对湿度4560之间的规定要求。8档案库房不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。9档案库房要防止阳光直射, 库房照明光源应用白炽灯。10库房内要配备消防灭火器材, 严禁吸烟和使用明火。11应保持档案库房整齐干净, 档案入库前, 必须严格检查、 消毒、 档案柜内应施放防霉、 防虫药剂。12档案的接收、 移出、 外借必须履行登记手续; 借出档案须在规定时间内归还。四、 档案借阅制度档案借阅是档案管理工作的重要内容, 只有经过利用工作, 才能体现档案的作用和价值。档案借阅制度包括以下几个方面的内容: 1明确借阅范围包括内部借阅和外部借阅、 原则上本单位内部工作人员因工作需要都能够借阅; 外单位则需要办理一定手续后方借阅。2规定借阅程序如果是内部借阅, 履行登记手续即可。如果是外部借阅, 利用者需持所在单位介绍信、 工作证, 说明借阅目的和借阅范围, 办理手续后方可借阅。涉及到本单位机密的材料不能外借, 以防泄密。3借阅要求利用者在借阅档案时, 应遵守以下规定: (1)限期归还(2)所借档案不得丢失损坏, 否则, 应追究当事人责任。(3)遵守保密要求4其它要求(1)建立催还制度(2)对工作调动者, 需办理档案材料清退手续(3)注意收集反馈信息【见示例文本四】示例文本四 档 案 借 阅 制 度 为维护档案的完整与安全, 服务本单位各项工作, 特制订本制度。1本单位所有工作人员都有保护档案、 借阅档案的权利和义务。2本单位人员在档案室内查阅档案, 须办理登记手续。3在借阅档案时应做到以下几点: (1)按规定办理登记手续, 定期归还。(2)要爱护档案, 不得丢失。(3)所借档案不得随意折叠和拆散, 严禁对档案随意更改、 涂写。4借出和归还档案时, 应办理清点手续, 由档案员和借阅者当面核对清楚。5档案如有丢失, 损坏或泄密, 要立即追究当事者责任。6借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。7调离本单位的工作人员, 必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。8外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作证, 并办理有关手续。五、 档案的鉴定与销毁制度鉴定与销毁制度是规定档案材料保管期限鉴定方法、 组织人员和规定期满档案销毁程序、 办法的一项制度。主要条文包括: 1鉴定小组的成立及其人员的构成2鉴定小组的任务3鉴定时间的确定4确定保管期限的原则5对鉴定结果的确定与修改6销毁档案的程序要求(1)销毁文件登记(2)审查批准(3)监销【见示例文本五】示例文本五 档案鉴定和销毁制度为了保证库藏档案的质量, 保护好有价值特别是有重要价值的档案, 结合本单位的实际情况, 特制定本制度。1. 鉴定小组人员构成档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行, 鉴定小组由主管档案的领导、 档案员和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工作由档案员负责。2鉴定小组的任务21 负责制定本单位档案保管期限表。22 对到期档案提出存、 毁意见。3确定保管期限原则31 对本单位有长远利用价值并能反映本单位职能活动和历史面貌的档案应永久保存。32 凡是在一定时期有利用价值的档案分别为长期或短期保存。33 凡是介于两种保管期限之间的档案, 其保管期限一律从长。4鉴定工作应该定期进行。(具体时间由各单位根据实际情况自行确定)5档案经过鉴定, 要求达到划定保管期限准确, 保管单位质量达到标准规定, 鉴定中发现档案不准确、 不完整, 单位应及时责成有关人员和部门负责修改、 补充。6销毁档案的程序包括: 61 鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告并报单位主管领导审批。销毁清单及报告由档案室保存( 一般放入单位的全宗卷之中保存, 也可同时放入单位的文书档案之中归档保存) 。62 档案销毁时, 由单位派两人以上进行监销并在销毁清册上签名。63 销毁档案时要严格执行保密规定, 对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的, 将根据国家和单位有关规定进行处理。六、 档案员岗位责任制度为了进行档案目标管理, 保证档案业务规范的贯彻实施, 每个单位都应该制订档案员岗位责任制度, 作为考核档案专兼职档案员工作岗位成绩的依据。制订档案员岗位责任制度, 应从以下几个方面着手: 1明确对档案员的素质要求包括档案员的政治素质和业务素质, 档案员必须坚持四项基本原则, 认真贯彻党和国家方针政策, 热爱档案事业; 具有中专或高中以上文化程度, 具备档案专业知识。2熟悉档案管理各个环节的工作, 要求档案员能独立完成档案收集、 整理、 立卷、 归档、 编目、 检索等工作。3明确工作内容岗位责任制度必须明确档案员应从事哪些方面的工作, 主要包括两个方面: 管好档案、 提供利用。【见示例文本六】示例文本六 档案员岗位责任制度1热爱档案事业、 忠于职守、 努力钻研业务。2及时贯彻执行上级各部门关于档案工作的各项方针政策和业务规范。3制订本单位各项档案工作计划和长远规划。4制订各项档案管理制度。5主持本单位文件材料的收集、 分类整理和立卷归档工作, 编制档案检索工具。6参与本单位购进设备开箱验收、 工程竣工验收、 科研成果评审等工作, 验收其档案。7加强对档案库房管理, 定期对档案库房进行检查。8做好档案利用工作。9对下属单位档案工作进行监督指导和检查。示例文本七 档案综合管理制度( 上墙) ( 云 浮 市 通 用 文 本) 档案室职责一、 结合本单位实际, 组织实施党和国家有关档案工作的方针、 政策、 法规以及上级档案行政管理部门制定的有关规定。二、 制定本单位的档案工作计划。三、 对本单位各部门文件材料( 包括文字、 图表、 声像等) 的平时积累、 收集、 立卷、 归档工作进行监督和指导、 和检查。四、 对本单位的全部档案及有关资料实行综合管理, 认真做好本单位档案的收集、 整理、 保管、 鉴定、 统计等工作, 并积极提供利用, 为本单位各项工作服务。五、 严格执行国家保密法和有关的保密、 保卫制度, 确保档案和档案机密的安全。六、 为党和国家积累档案史料, 并按规定向当地国家综合档案馆移交具有长久保存价值的档案。七、 收集、 整理、 保管与本单位档案有关的资料, 配合档案提供利用。八、 完成领导交办的其它有关工作。档 案 保 管 制 度一、 本单位领导要积极采取措施改进档案保管条件, 安排可容纳全部档案的专用库房, 购置必要的档案箱柜和其它防护设备, 库房不得存放与档案无关的其它物品。库房周围不得存放危害档案安全的物品。要经常检查库房的消防器材及其它的安全设施、 确保其功能完好。二、 文书档案、 基建档案、 设备档案、 会计档案、 已故人员档案、 专门档案、 实物档案等各种门类的档案及图书资料应按有关规定保管。三、 档案应按年度、 类别、 档案号的顺序由左到右, 由上到下装柜保管, 并在柜上标明档案的存放位置指引卡, 以便于查找利用。绝密档案应指定专人保管。四、 声像档案入库前要进行检查, 对不合格的声像材料, 需要经技术处理后方可入库, 并加注说明。1、 入库后的底片、 录音带、 录像带均放于木柜架( 或胶片柜或防火柜、 防磁柜) 上( 不准放在铁柜铁箱内保管) , 不能挤压。录音带、 录像带、 每隔六至十二个月要放像重绕一次, 以释放内部压力, 避免产生粘连或复印现象。如发现录音带、 录像带发黄、 霉变等现象, 要及时采取措施加以补救。2、 声像档案的库房要密封, 设有专用库房, 用木柜( 或胶片柜或防火柜、 防磁柜) 保管的也要放在有防紫外线窗帘布遮光的库房, 做到防火、 防光、 防盗、 防尘、 防磁、 防热、 防潮湿和防低温等。温度保持在142; 相对湿度在4060之间。五、 归档保存的案卷必须做到材料齐全、 排列顺序符合立卷归档规定, 装钉整齐美观, 移交手续完备。对不符合立卷归档制度要求的案卷, 档案室有权不予接收归档。六、 综合档案室每年应对档案进行认真的检查、 清点, 发现案卷丢失、 损失、 褪变等情况要及时报告主管领导, 并采取相应措施进行抢救、 追回, 以确保档案的完整与安全。七、 档案库房必须建立安全保卫制度, 认真落实防火、 防盗、 防虫、 防鼠、 防潮( 水) 、 防光、 防尘、 防有害气体等措施。每季度要进行认真的安全检查。非档案工作人员不得随意进入库房或翻阅档案材料。八、 档案室要认真做好档案统计年报工作。数据要准确, 内容要完整, 上报要及时。档案员要对档案资料的入库、 借阅或移出都要严格按有关规定办理好登记手续。九、 加强库房门窗管理, 平时对库房门窗不得随便打开, 以免灰尘或其它有害气体进入库房, 影响档案的寿命。库房内要保持整齐、 清洁、 美观。十、 档案干部( 职工) 调动工作时, 应要办好交接手续, 才能调离岗位。 档 案 利 用 制 度 一、 本单位工作人员因工作需要借档案, 须持所在科室、 领导签字的借卷单, 借出的档案应按规定期限退还。该工作人员调动工作时, 应经本单位档案室办理清结手续。二、 外单位需要查阅本单位档案的, 应持有有效介绍信, 并经本单位领导批准后方能提供档案利用。 三、 声像档案的利用需经有关主管领导批准, 任何部门或个人不得擅自借出、 复制、 消磁和涂改。四、 档案利用人对借出、 查阅的档案, 不得拆封、 抽取材料、 涂改、 勾画、 污损, 违反者应追究责任。五、 本单位综合档案室设立有阅卷室、 供查档案者使用, 以利于保密和监督。六、 档案工作人员要认真办理好档案的借阅登记、 归还注销手续, 并做好档案利用的反馈效果登记( 即档案利用效果登记) 。七、 档案工作人员必须遵守纪律, 保守国家机密, 不得擅自扩大利用范围, 不得泄露档案内容。档案鉴定和销毁制度档案是党和国家的宝贵财富, 为了做好档案的鉴定销毁工作, 防止人为销毁有保存价值的档案, 根据本单位档案工作情况, 制定本制度。一、 加强档案的鉴定和销毁工作, 本单位成立档案鉴定和销毁工作小组。组长由分管档案的领导兼任, 副组长由办公室负责人兼任, 小组成员由档案员、 保密员及有关科室人员组成( 会计档案的销毁应包括会计人员或财务人员) 。负责对本单位的各门类档案的鉴定和销毁工作。二、 文件级的鉴定工作, 在每年立卷归档时, 应按照各门类档案保管期限的规定对每个案卷划定保管期限。三、 档案工作人员应对所保管的全部档案, 按照各门类档案保管期的规定, 对已超过保管期限的, 应作出鉴定, 已失去保存价值的档案应编制出档案销毁清册, 提交档案鉴定工作小组进行鉴定, 再报领导批准后才能销毁( 会计档案的销毁还应先报单位财务部门负责人批准) 。不经批准, 任何人不得销毁档案。四、 档案鉴定销毁时, 对有的档案虽然超过保管期限, 但在一段时间内还有一定利用价值的, 可延长保管期限。五、 销毁档案时, 应由档案鉴定工作小组派出两人以上的成员负责监销, 监销人应在销毁清册上签字, 并要等到档案完全销毁后才能离开现场。六、 对未到满保管期限的档案, 任何单位和个人不得以任何借口随意销毁档案, 违反本制度造成损失的要追究责任。 档 案 保 密 制 度为加强档案的保密工作, 根据国家保密法和档案法的规定, 结合本单位档案工作实际, 制定本制度。一、 档案工作人员要认真学习国家保密法和档案法, 熟悉保密业务知识, 遵守保密规定, 严守国家机密, 确保档案的安全。二、 档案库房应有保密安全设施, 安装有铁窗、 铁门、 铁柜。三、 档案室保存秘密级以上的档案, 不准向外提供利用; 本单位及各科室工作人员, 因工作需要借阅秘密级以上的档案, 必须经领导批准, 才能利用。四、 对秘密以上的档案材料, 不准擅自翻印、 复印, 如确因工作需要必须报市保密局批准后才能翻印、 复印, 并在使用完毕后及时收回档案室销毁。五、 档案工作人员不得在档案室接待亲戚、 朋友, 不准向亲友谈论档案材料的秘密内容。六、 利用者要自觉遵守保密制度, 对违反制度的要给予批评, 造成失泄密事故的, 要追究泄( 失) 密者责任。档案资料统计与检查制度档案资料统计是档案工作的一项重要的基础性工作, 是了解和掌握档案资料的形成、 管理、 利用情况的重要手段。为加强档案资料的记录、 登记和统计工作, 为各项工作服务, 制定本制度。1. 对档案资料的收进、 移出情况, 每年统计一次。2. 对档案案卷数量、 资料数量、 整理、 利用、 复印、 计算机著录、 编目、 消毒、 修复、 声像档案等情况, 每次都要登记记录, 每年综合统计一次。3. 对档案库房内温湿情况, 每日要有记录, 每一年统计一次。4. 对档案管理技术设备: 微机、 打印机、 复印机、 温湿度记录仪、 装订机、 空调机、 去湿机等做好保养维护、 使用的登记工作, 每一年进行一次综合统计检查。5. 对于各门类档案在历年的整理、 借阅、 利用方面都需要进行统计。6. 各门类档案在各自统计的基础上还需要进行汇总, 有关情况向有关领导汇报。7. 建立统计台帐, 及时做好平时原始数据的登记工作, 注意积累统计资料。8. 统计表所填的数字必须真实、 实事求是。档案员的岗位职责和考核办法一、 档案员岗位职责1、 贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、 政策、 法律、 法规, 以及上级和档案行政管理部门制订的有关档案管理的规定、 办法、 细则。2、 制订实施本单位档案事业的长远发展规划和年度工作计划。做好档案材料的收集、 整理、 保管、 统计、 鉴定和提供利用工作。编制检索工具, 逐步使用电子计算机管理档案, 提高档案工作效率。3、 对接收的档案材料要严格把好质量关, 不符合案卷质量的要退回原部门重做, 直至符合要求才能接收; 要认真做好接收登记, 及时整理和分类排架。并按照规范化、 标准化的要求, 指导各兼职档案员做好材料的收集、 整理和装钉、 编目工作。4、 要做好档案、 资料的统计鉴定工作, 及时准确地按要求做好档案的统计年报工作。对已达到保管期限和超过保管期限的档案, 应及时提请分管档案的领导组织鉴定小组进行鉴定, 并按规定做好档案的销毁工作。5、 要积极做好档案的开发利用工作, 为本单位的各项工作提供服务。要结合本单位工作实际, 积极做好档案、 资料的汇编工作, 编纂一些利用价值高的档案资料为领导决策提供依据, 充分发挥档案的作用。6、 切实做好档案的保护工作, 认真做好”八防”工作( 防尘、 防光、 防潮/水、 防火、 防盗、 防高温、 防虫鼠、 防有害气体) , 保持库房清洁和整齐, 确保档案材料的完整与安全。7、 严格执行党和国家有关保密工作规定, 执行本单位档案的保密制度, 维护档案的完整与安全。8、 要加强政治和业务学习, 不断提高自身的政治和业务素质, 提高工作水平。二、 档案员的考核办法1、 档案员的岗位职责考核工作以岗位职责为依据, 纳入本单位工作人员年度考核进行, 考核的内容包括政治素质、 业务水平、 工作质量、 服务态度、 工作实绩等几个方面。2、 对档案员进行考核时, 应对各方面的具体内容, 参照完成岗位职责的总量和质量进行全面的考核。3、 考核的办法按照本单位工作年度的考核做法统一进行。4、 档案员的岗位职责考核工作, 由办公室负责, 采用先由档案员进行自我总结, 写出鉴定、 自报等次。然后由干部职工评定, 再由办公室提出考核意见, 交考评小组审定, 再报单位领导确定考评等次。示例文本八 中学档案室档案综合管理制度( 云 浮 市 通 用 文 本) 为了加强本校档案工作的业务建设, 逐步实现档案工作制度化、 标准化、 规范化、 现代化, 全面提高档案管理水平, 有效地为教育事业和各项工作服务, 为国家积累档案史料, 根据中华人民共和国档案去、 国家行政机关公文处理办法、 国家档案局机关档案工作业务建设规范等有关规定, 结合本校的具体情况, 特制定本制度。一、 档案工作管理体制l、 档案工作实行统一领导, 分级管理的原则。本校在公务活动中形成的具有保存价值全部档案均由本校综合档案室集中统一管理。2、 加强对档案工作的领导, 明确分管校长, 并列入议事日程。办公室由主任具体分工主管档案工作。3、 建立健全档案管理网络, 由各部门配备专兼职档案人员, 业务上受档案室指导并配合工作。4、 本校综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管理部门的业务指导、 监督和检查。二、 档案室工作基本任务1、 集中统一管理本校在工作活动中形成的、 除人事档案外的各种门类载体的全部档案, 积极提供利用, 为本校各项工作服务。2、 指导、 检查、 督促文件的形成、 积累、 整理、 归档工作。3、 制订档案工作计划和管理规定。4、 办理领导交办的其它有关档案业务工作。三、 档案收集制度应当归档的文件材料, 必须由各部门兼职档案员收集齐全, 分类整理, 编制移交清单, 按规定时间移交学校综合档案室集中管理, 任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。1、 日常工作中形成的应归档的文件材料, 各部门一律在次年的第一季度内整理完毕, 向档案室移交。文书档案应在第二年的六月底以前完成归档工作; 教学档案应在第二年的九月底以前完成归档工作。2、 基建工程、 设备仪器在项目完成后或告一段落时, 经办部门应将归档材料组成保管单位, 经负责人审定后向档案室移交。3、 一次专题会议、 一次活动结束后, 应及时将归档文件材料向档案室移交。4、 因公外出参观、 学习、 考察和参加各种会议, 获得的文稿件材料在一个月内向档案室移交。5、 会计文件材料, 一般在次年的第一季度由财会人员完成整理立卷, 在财务部门保存一年后向档案室移交。6、 声像材料要用文字标出摄像、 录音、 摄影的对象、 时间、 地点、 内容和作者, 并及时向档案室移交。四、 档案整理制度档案室在接收到各部门档案材料后, 要按照本校学校档案分类方案和学校档案档号编制方法的有关要求, 分类整理, 并编制归档文件目录、 案卷目录等。1、 文书档案实行以件为单位进行整理归档, 应当按照归档文件整理规则、 广东省文件材料归档方法