几招提升合同管理层次.doc

几招提升合同管理层次
【摘要】 建立有效的合同管理机制   建筑产品是一种特殊商品，涉及到土建、水电、暖通、设备安装、内外装饰、材料供应及劳动输入、资金信贷、工程保险等诸多方面。建筑产品生产过程中生产主体的多元化，决定了建筑企业合同种类多样性和内容的复杂性。目前，公司合同涉及工程、材料、劳务等９大类，年签约各类合同和协议逾百份。面对合同类型多，数量大，履行周期长以及建筑市场竞争激烈，造成合同签订难、履行风险大等特点，公司从实际出发，充分认识合同及合同管理在企业生产经营中的重要地位和作用，将合同管理纳入企业管理的轨道，建立有效的合同管理机制，确保企业各项经济目标的完成。……碧森尤信 
建立有效的合同管理机制
  建筑产品是一种特殊商品，涉及到土建、水电、暖通、设备安装、内外装饰、材料供应及劳动输入、资金信贷、工程保险等诸多方面。建筑产品生产过程中生产主体的多元化，决定了建筑企业合同种类多样性和内容的复杂性。目前，公司合同涉及工程、材料、劳务等９大类，年签约各类合同和协议逾百份。面对合同类型多，数量大，履行周期长以及建筑市场竞争激烈，造成合同签订难、履行风险大等特点，公司从实际出发，充分认识合同及合同管理在企业生产经营中的重要地位和作用，将合同管理纳入企业管理的轨道，建立有效的合同管理机制，确保企业各项经济目标的完成。
  ２００２ 年，公司在原有制度的基础上，以《合同法》及有关建筑法规为依据，结合 ＩＳＯ９００２ 质量体系认证活动，制定了一套适合公司特点、操作性强的合同管理标准程序文件。２００３年，
对程序文件做了全面修订。程序文件以《合同管理程序》为主，对合同签订履行的全过程及其所涉及的各方面工作都作了具体规定，形成一个健全的合同管理体系。程序文件明确合同管理的具体任务和岗位职责。《合同管理程序》规定了公司合同的类型、签订原则、评审组织、评审程序、签订程序与签订权限、合同章的管理、合同履行过程中的监督与管理、合同的变更与解除、合同纠纷的预防和处理及合同管理的考核与奖惩等。其他相应的程序文件则对工程分包、劳务分包、材料采购等合同的招标、审报、签订、评审履行及分承包方的管理和考核等方面做了具体的规定。还确定了公司、项目部两级合同管理的领导和责任人，公司、项目部两级合同管理员组成的合同管理组织网络；规定了各级责任人、相关部门及管理人员在合同管理中的职责，使合同管理工作形成点、线、面的合理组合，构成“统一管理，分层把关，归口审查，各负其责”的完整的合同管理体系。
    带动各项合同的履行。首先，工程合同是合同体系的核心要素。一份工程合同的履行，涉及到一系列相关的分项合同，分项合同的签订必须以工程合同为依据，满足工程合同的要求；评审分项合同，必须随带工程合同；分项合同履行必须符合工程合同的要求。对照工程合同的工期、质量要求及工程变更情况，检查督促各分项合同的履行。其次，抓好各分项合同的履行，推动工程合同的履行。公司加大对分项合同管理力度，各部门、各单位通过对分包工程施工进度和工程质量的督促检查，对劳务分包队行。合同台账管理是合同管理中一项重要工作。合同台账包括合同签订和履行中的各种文件资料，既是合同履行的依据，又是合同履行的记录，对合同履行及合同管理的实施和评价都有着十分重要的意义。工程结束后，全面汇总工程施工中的合同资料、协议。合同主管领导组织有关部门，对合同资料进行抽
查，并跟踪到施工现场，全面考核履行情况，及时总结经验教训，不断提高合同签订、履行和管理的水平。
     “三个环节”：抓好合同评审环节，保证所签合同合法有效。合同评审根据合同类型分为两级评审。工程合同由公司分管生产副总经理组织相关部门进行初审和会审。对签约方的主体资格、信誉资质，工程项目所具备的合法手续和开工条件，合同（草案）中的预算及付款方式，工期、质量是否合理，我方的施工技术能力是否满足合同要求，以及合同条款是否符合有关法律、法规，有无含糊不清、责任不明之处等，进行全面审查评议。及时提出合同（草案）中存在的问题，尽量避免或化解风险。分包采购等合同由项目部负责评审，分包方必须持有营业执照、资质证书、企业安全资格许可证和施工许可证等。采购合同评审还须审查供货方企业简介、资质证明、质保书、合格证及获奖证书等。公司还通过填报《合同签订履行情况报表》，深入施工现场进行定期和不定期的检查、抽查，对合同履行情况进行动态管理。《合同签订履行情况报表》由项目部合同管理员详细填报，公司合同管理员汇总后报主管合同管理的总经济师。各相关部门经常深入现场对合同履行和管理情况进行有针对性的检查、抽查。公司每年集中组织两次执法大检查，对公司各类合同进行全面检查。当发生外部合同在履行中发生纠纷或违约时，有关部门在一周内采用书面形式向公司总经济师报告。先协商解决，协商无效，由总经济师代表公司申请仲裁或诉诸法律。发生内部合同纠纷，双方协商无效，在３天内报总经济师，由总经济师牵头，会同相关处室进行调解。
提高合同管理整体素质

   合同管理是一项重要而复杂的工作，鉴于合同管理法律性和操作性强的特点，公司采取遵循“一个原则”、实行“三个结合”的方法，有针对性、有目的地开展各项宣传教育活动。
   “一个原则”：理论联系实际的原则，这是公司开展宣传教育的宗旨，从实际出发，到实际运用，力求每一次循环，都要有一次提高，解决一个问题，达到一个目的，产生一次飞跃。
   “三个结合”：结合形势开展宣传教育。在公司范围内广泛开展以《合同法》《建筑法》及相关法律、法规为主要内容的学习宣传活动。同时，针对公司内部合同管理工作现状，开展有关的宣传教育。通过各种方式、途径，组织有关部门人员重点学习《合同法》及公司合同管理程序文件，并以合同履行和管理中的正反两方面实例为教材，将合同履行和管理上的缺口作为宣传教育的切入点，通过学习和总结经验教训，提高相关人员的合同意识和管理水平。还结合岗位职责开展宣传教育，采取分层实施的方法，从公司、项目部负责人和相关部门负责人到员工，不同岗位、不同职能、不同专业布置不同的学习内容，提出不同的学习要求，采取不同的考核方法。员工通过学习教育，充分认识了合同履行及管理的重要意义，正确理解合同与本职工作的关系，履行合同与自己切身利益的关系，自觉把履行合同的义务落实在自己的本职工作上，积极参与企业合同管理工作，使公司合同管理有了广泛的群众基础。针对公司分布状况及施工季节性强的特点，公司有计划、有步骤地采用了集中与分散、专题培训与多种宣传方式相结合的方法，开展各项宣传教育活动。利用冬训集中举办各类专题培训班，对象包括公司经理、项目经理以及各部门相关人员和合同管理员，内容主要有《合同法》重要条款释义、合同签订履行实务，
以及对合同履行管理中存在问题的分析等。由公司董事长、总经济师亲自授课。培训结束，就合同概念、签约原则、要件应注意的法律问题及违约责任、索赔等内容进行考试。项目经理培训每年举办一次。２００３年以来还就《合同法》和公司修改后程序文件的实施，对合同管理员进行了两次专题培训。利用集团公司报刊和各施工作业现场的黑板报、宣传栏等，开辟学习园地、论谈等专栏，公司组织开展《合同法》学习知识竞赛，公司主管部门结合合同管理工作季度考评、年度总结评比，以及合同管理工作经验交流会，开展学习与宣传。企业法律顾问还通过日常法律咨询服务，宣传有关法规。多种形式的宣传手段，使公司合同管理的宣传教育不断普及和深入，保证了学习和教育质量，达到了预期的目的。
         公司经过多年的努力，合同管理的规模和运作效率都达到了一定层次，形成了较好的内部环境，基本适应目前建筑市场的需求，为公司开展生产经营活动，实现经济目标，提供了有力的保障。同时，我们也清楚地认识到，市场经济的发展还会向我们提出新的要求和新任务，合同管理工作还会面临新的困难，我们要勇敢接受挑战，继续探索，不断创新，在实践中不断完善。