5采购、仓库、财务制度.doc

采购管理制度（暂行）
一、总则
为规范公司原材料的采购供应，特将实施步骤规范如下：
二、申购及检验部门:
序号
名称
申购
检验部门
1
车间/工程原材料、物料设备、零配件类
生技部
生技部、供应部
2
办公用品、非生产用品
行政部
行政部、供应部
3
广告、宣传类
行政部
行政部、供应部
（备注：采购，仓库统称供应部；工程，车间统称生技部）
三、采购程序:
1、项目工地操作程序:各项目部申报----经项目经理(负责人)汇总填制签认《采购计划单》（一式三份）------交主管副总（总工）审批------交供应部采购。
2、公司采购操作程序：各部门根据生产实际情况制订月计划并填制《采购计划单》（一式三份）---报公司总经理或车间主任审批——交仓库核验——仓库没货需采购者，由仓库汇总——报供应部采购——供应部、生计部检验合格后入库
3、仓库、生计部应负责进厂原材料质量检验、确认。
4、非计划性采购（突发事故或生产计划突然改变而进行的采购）或大宗固定资产采购:
由相关部门部填写《采购单》---报公司总经理或分项目经理审批---供应部购买---检验合格后办理入库手续。
四、入库：
1、入库前的检验控制程序：
a质量检验：必须由计划人，生计部及仓库管理员共同验收，凡不合格均不可办理入库手续。否则,根据情节对相关人员予以处罚。
b入库手续的检验：所有材物料入库时均必须符合以上规定后方可办理相应入库手续。
2、库存量的管理方法：
仓库配合车间核算出常用物资量佳库存量，保证生产的良性运转，且保障不占用过多流动资金。
a最低库存量:最低库存量到最低限时,由仓库管理员依实际生产情况上报申购计划并填写《采购单》。（车间生产小组长见到主任签字的作业通知单后开始备货。平时每套产品至少备有20套库存量，气溶胶至少有200套库存量。）
b最高库存量：应根据生产及仓库实际情况予以执行。
c所有设备常用配件及必备物资应根据实际生产运行情况以保持最低库存量。
e.介于产品的特殊性及行业的特殊要求，主要原材料入库时配套应有相关的合格证及检验报告。
3、仓库管理员对验收合格的购进物资办理入库手续。
六、结算程序：
1、采购结算程序：凭核准的《采购申请单》、《入库单》、购物发票等凭证财务审核―――公司总经理或分项目经理审批―――出纳办理结款手续。
2、合同供应商结算程序：凭验收入库单，发票，由采购员负责办理结算，经财务核准―――分项目经理审核―――公司总经理或审批-------交财务入帐按合同约定付款。
3、凡未按此操作程序办理，财务不得付款。
七、合同管理：
1、对常用物资，做好前期合同评审，如需可与供应商签订长期供应合同,采取月结或季结方式结算物资款项，。
2、所有合同应由公司总经理或分项目经理及供应部主管共同签订,并加盖公司合同章.
3、所有合同均必须加盖合同专用章。凡未盖公司合同专用章,则视为草签协议，如有问题发生则公司不负任何责任及对协议内容不予认可。
4、所签订合同原件应由供应部门统一编号后,交财务部存档。
三．供应部（采购、仓库）岗位职责：
1、负责企业所有原材物料、辅料、配件、设备、仪器等的市场调查、采购和购后服务工作。
2、按照《采购管理制度》采购物料。
3、负责原材料、半成品、成品、工具四大的管理；
4、加强内外部各种原材物料的信息反馈工作；
5、负责合同评审、采购、服务的归口管理；
6、建立供应商档案，对所有采购物料回厂后,造册登记《物料采购登记表》交供应部备档以便日后查询；
7、提交所采购物资产品合格证，检验报告等相关资料以配合生产/工程部所需。
8、仓库保障入库物资的数量准确，质量合格，按仓储要求保管在库物资安全；把控物资的最佳库存量，保障生产所需。
9、仓库及时传递物料耗用单据（出库单），做好与财务信息的及时传递。
10、仓库应好定期、不定期的盘存。月盘存应于每月30号进行。提供仓储报表（库存明细表、材料出入库汇总表，产成品月明细表）三份，经与财务部核对后，一份自备,一份送财务部，一份送总经理室。每周末根据库存情况提供周采购计划至供应部。
11、仓库每周根据库存情况提供周采购计划到供应部。
八、相关责任及采购纪律：
1、责任：
a在满足以上规定而没有完成采购任务，责任在采购员。
b因计划的时间不足或没有执行以上规定而不能完成采购任务，责任在计划人。
c属采购员超计划采购，则由采购员原价购买。
d属质量问题而不能使用，否则退货处理，否则由采购员原价购买。如果由计划人指定，而回厂后不能使用，则由计划人原价购买
2、纪律
a、任何人不得私下收取客户回扣，如经发现，予以除名并扣除一个月薪资。
b、任何人不得收受供应商吃请、赌博及进入娱乐场所，如经发现，予以除名并扣除一个月薪资。

仓库管理制度（暂行）
一、仓库纪律
1、严格按照公司规定的作息时间上下班，做到不迟到、不早退不旷工；上班时间内在各自岗位上尽职尽责，不串岗、不做与工作无关的事情。
2、非仓管员工不得进入仓库，因工作需要的其它人员经请示上级同意后，在仓管员的陪同下方可进入仓库，任何进入仓库的人员必须遵守仓库管理制度。
3、所有人员不得携带包装物品（如手提包、纸袋等）进入仓库，因工作需要携带，在出仓库时必须接受仓管员或理货员的检查。
4、任何人员不得在仓库内吸烟。
5、仓管员工不得将水杯、饭盒、零食等东西带入到仓库，更不得在仓库内吃东西。
6、服从上级的工作安排，并按时保质保量完成上级交待的任务。
二、货物保管制度
1、仓管员严格参照“ISO9000”标准要求，规范仓库货物管理。
2、仓管员、必须全面掌握仓库所有货物的贮存环境、堆层、搬运等注意事项，以及货品配置（包括礼品等）、性能和一些故障及排除方法。仓管员对所有入库货物的质量进行严格检查和控制。
3、贮存在仓库的货物，按照货物的品牌、型号、规格、颜色等分区归类整理摆放，在货架上作相应的标识，并制作一个《仓库货物摆放平面图》，张贴仓库入口处。
4、同类型的货物，不同批次入库要分开摆放，发放货物时，要按照先进先出的顺序原则出库。
5、严格遵照货物对仓库的贮存环境要求（如：温、湿度等）进行贮存保管，定时对货物进行清洁和整理。
6、保证仓库环境卫生、过道畅通，并做好防火、防潮、防盗等安全防范的工作，并学会使用灭火器等工具每天下班前必须检查各种电器电源等安全情况。
7、仓管员按照财务要求及时地记录好所有货物进出仓库的账目情况，每天做好盘点对数工作，保证账目和实物一致。
8、仓管员不得挪用、转送仓库内的任何物品，其他人员需要到仓库借用货物，必须经过本部门负责人在借条上批准后才能让其借走。
三、货物进出仓库规程
1、严格执行仓库的货物进出仓的运作流程，确保仓库区域的货物的贮存安全。
2、仓管员在接到入库通知时，按照入库单与交货人员做好货物清点交接工作，并在入库单上签字确认。
3、仓管员在接到出库通知时，按照调拨单与提货人员做好货物清点交接工作，并要求提货人员在出库单上签字确认。
四、仓库与相关部门的衔接
1、做好定期不定期盘存，做到账实相符。
2、每月30日定期盘存，报送盘存报表至财务。
3、出入库原始单据及时传递，保障财务信息处理及时准确。

财务管理制度（暂行）
一、财务工作管理
（1）会计年度自本年1月1日起至12月31日止。
（2）会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整并符合会计制度的规定。
（3）财务工作人员办理会计事项，必须填制或取得原始凭证，并根据审核所需原始凭证编制记账凭证。会计、出纳员记账,均必须在记账凭证上签字。
（4）公司财务部专人定期对各项财务工作进行财务清查时，账本记录应与实物款项相符。
（6）每月10日前编制财务报表经财务总监审核签认后上报公司。
（7）对公司内外资金运作实行会计监督，对不真实，不合法的原始凭证，不予受理签字。
（8）对记载不准确不完整的原始凭证予以退回。
（9）如发现账本记录与实物、款项不符时，应查明原因。并及时书面报告总经理。财务部无权自行处理。
二、会计档案管理：
（1）会计凭证、账本、报表、文件及其他重要文档均应归档保存。
（2）凭证应按月、按编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年份、起止时间、号数、单据张数、由会计及相关人员签字盖章（包括制单,审核,记账主管）后归档保存。
（3）所有财务报表分月、季、年报，按时归档，并分类填制目录。
（4）非财务人员不得随便查阅、拷贝、摘录会计档案及财务软件、系统或携带外出，如因特殊情况需要，均须由总经理批准。
三、会计电算化的管理:
（1）财务电脑由财务人员操作使用,保证系统的正常运行管理，明确权责关系。
（2）建立严格的审核制度，对输入前的会计传票和输入后登账前的会计数据进行严格的审核。
（3）建立会计软件和会计数据的安全保密制度，制定防范计算机病毒的措施。
（4）加强会计数据的管理，建立会计数据备份及恢复制度。
（5）加强对电脑设备的管理，并指定专人负责。
四、财务盘点的管理:
（1）月盘点:财务部在每月30日盘点原料/半成品/成品,其它资产盘点后将真实数据填写盘点表报公司。
（2盘点分为定期与不定期盘存两种。公司领导认为必要时可随时进行不定期抽查盘点。
五、内部审计稽查管理:
（1）由总经理直接安排审计工作。
（2）设兼职内部审计机构和人员，负责对公司各部门的审计稽查工作。
（3）公司每年进行一次年度例行审计。
（4）必要时经公司批准，可随时对所属企业进行专项审计稽查。
A公司的采购、销售、成本核算、现金管理及财务操作情况;
B公司的实物、凭证、账册、有关文件和资料的完整性、真实性及会计报表；
C公司所提出的财务收支计划、投资和经费的预算，信贷计划;
D经济合同的真实性和执行情况,以及经济效益;
E公司基建工程项目的预算/执行、成本的真实性和经济效益;
F公司的资金、财产的完整安全情况;
G固定资产报废的合理性;
六、财务人员离、上任交接的管理：
（1）调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续后，由公司财务部指派专人监交,必要时总经理可直接委派专人监交。
（2）财务人员因工作调动或因其他原因离职的，必须在离职以前与接替人员办理好会计交接手续。否则，不得离职。
（3）财务人员离职必须提前一个月向行政人事部递交申请离职报告，并在规定的期限内办理会计移交手续，接替人员接管移交工作，办理未了事项。否则，视作自动离职处理。
（4）财务人员办理移交手续前，须办理应了事项，书面报告未了事项，编制移交清册，并在会计账簿的最后一笔余额后划线加盖印章。
（5）移、接交人员须按移交清册，逐项移交，核对总账，做到账证、账表、账实一致，不一致的由移交人负责，书面说明原因。
（6）交接完毕，交接双方和监交者要在移交清册上签名，并注明清册页数、各自职务、移交接日期，移交清册一式三份，交接双方各执一份，一份留公司财务部存档。
（7）凡移交时存在未了事项或遗留问题的，在问题未解决清楚或解决之前移交者不得离任。
（8）在以上事项未解决之前，行政人事部门不予办理调、离手续。
（9）会计手续移交后，接替人应继续使用移交的账簿，不得另立新账，以保持会计核算的连续性。若会计业务有违反《会计法》，财经纪律等问题，属移交前事项应由原移交人负责。移交人须向接管人详细介绍财务环节的全部工作，重大财务收支，会计、出纳、仓管情况。
（10）离职人员必须遵守职业道德，严守原单位的商业秘密，包括公司的经营决策和重大举措，否则，应承担相应的责任，严重的承担法律责任。
七、财务人员违规处罚办法：
（1）凡出现下列情况的财务人员，予以严重警告并根据《管理条例》予以处罚。
A超出规定范围、限额使用现金，或超出公司规定的资金留存现金者；
B给不符合财务操作秩序或规定的凭证予以签认或支付款项者；
C未经核准、审批、签认，擅自支付、挪用、借与他人现金者；
D保留账外款项或将分项目款项以财务人员个人名义储蓄方式存入银行者；
E在执行公司各项财务管理监督检查等过程中出现严重疏漏,徇私等情况者;
（2）违反本规定条款认定的情形之一者，财务人员应予以辞退并据情节轻重予以扣罚薪资1-3倍，情节严重者追究刑事责任。
A严重违反公司财务制度，并造成财务工作严重混乱者；
B伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证，会计账务等者；
C利用职务便利，非法占有或虚报冒领，骗取公司利益的；
D弄虚作假、营私舞弊、非法谋私、泄露公司财务秘密，擅自外挪公司财务软件及贪污挪用公司款项者；
E工作范围内发生严重失误或因玩忽职守，致使公司利益遭受损失者；
F有其他严重渎职行为者。
八、货币/资金/支票/资产的管理规定：
（1）会计和出纳职责分工制度:
在财务部专门设置专职出纳员，负责办理货币资金（现金、银行存款）的收付业务。会计不得兼任出纳。出纳不得兼任其它财务工作，除登记现金、银行日记账外，不得保管凭证和其它账目。
（2）控制现金的使用范围:
按照国家现金管理规定，库存现金只能用于工资性支出，个人劳保支出，差旅费，零星开支、备用金及银行结算金额起点以下的小额款项，现金库内只允许留现金在5000元以下，所有现金必须于每日下班前全部交银行账户。其它特殊情况使用现金需经总经理批准。
（3）付款审批和支票的签发:
①付款必须填写相应的支付凭单，经财务主管、会计、出纳三方签审。所有付款应实行一支笔审批,必须经总经理签字后方能支付，如总经理外出不能及时签审，应电话请示或经总经理授权人员代签审后方能支付。财务章和支票图章，必须分别掌管，不得由一人包办。不准开出“空头票”和“空白支票”，开出支票要进行登记。
②公司支票由出纳员负责保管及使用;所有支票的使用必需由公司指定使用.
③作废的支票，须盖"作废"印记，粘贴于该同一号码的存根上.
④每次使用后，出纳员应即查对当日签发的支票存根，并将金额总数记在存根最后一张背面，核对与银行存款科目签发总数是否相符，同时查点尚未使用的空白张数是否相符。
（4）现金库存限额和银行结算管理:
按日常3-5天开支的现金需要量核定现金库存限额，不得超过，不得以白条抵库。企业单位间的经济往来，应通过银行进行转账结算；不准出借银行账户和套取现金。
（5）现金、银行存款日记账和结账:
现金日记账按币种设置，银行存款日记账要按账号分别设置，每日要结出余额。库存现金的账面余额要和实际库存现金每日核对相符，银行存款账面余额要由会计每月与银行对账单核对，调节相符。
（6）公司报表管理规定:
每月10日前财务主管负责向总经理办报送相关财务报表，包括《资产负债表》、《损益表》、《现金流量表》、《往来明细表》、《费用明细表》、《材料、成品库存表》、《固定资产明细表》、《办公用品耗用表》等，各生产部门、各施工工地负责人负责报送《生产进度表》或《安装进度表》等。
九、固定资产的管理:
公司所有机械设备/房产/汽车/电器仪表/工具等属公司的固定资产均必须做好登记管理工作,未经总经理审核签字批准，不得出租外借或做报废处理.
十．财务部操作程序及执行标准:
1、财务借支手续：
（1）借款:财务部领取《借款单》填写好该凭证→本部门主管同意签认→总经理审批→会计审核→出纳审核借支。
（2）借款出差人员必须于返回后二天内到财务办理报销手续，（如遇特殊情况延期报销者，必须经过总经理或财务总监批准签字）如两天内未结清欠款或未办理报销手续者，财务有权从其当月薪资中扣除。
（3）凡已有财务借支者必须结清遗留借款后,才能再次办理借支,否则,财务拒绝付款。
（4）禁止私人借款，如因特殊原因确需私人借款时必须报总经理批准签认后方可依本条第一款予以办理财务借支手续.
（5）禁止外单位借款.
（6）如因公司往来业务发生借资,必须由总经理批准并写出书面担保签认.
2、报销手续的规定：
（1）员工报销手续:持有效单据于事务结束二日内到财务会计处填写<报销凭证>，由部门主管签字确认→财务人员（包括财务负责人、主管会计）核准签字→总经理审批→出纳员核准后签字报销。上述相关财务人员因特殊原因未能签字，由财务负责人根据实际情况决定是否支付。

工程项目管理
1、 首先项目立案，工程部出具工程概预算。
2、 中标签合同，合同原件及预算分项明细交财务一份.
3、 人员进场，物资申购。（项目经理依工程时度报采购计划）
4、 现场施工，项目经理全面负责工程质量、安全、进度等。
5、 财务对工程费用事中监控、核算。
6、 进度工程量及时向甲方报批，工程款项催收。
7、 项目决算，最终盈亏分析。
8、 制作工程业绩。