印章使用制度样本.doc

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公章使用管理办法
1、 项目部公章实行办公室统一管理, 专人负责, 各部门印章由各部门专人管理并加锁, 不得随意将印章放在任何地方,
2、 建立印章使用登记签字制度, 加强监控, 严格把关, 出现问题要追究管理人的责任。
3、 公务用章, 必须置于保险柜存放, 不准将印章放于明处。
4、 因签订合同或特殊情况需将印章携带外出的, 需报经项目经理批准, 由印章管理人登记备案, 并专人保管, 以防失窃。
5、 印章管理人要经常检查, 定期清洁, 确保良好使用效果。本人外出时, 经项目经理同意后, 可将印章委托保管, 并办理好相关手续。
6、 公文、 合同、 信函、 重要资料及日常事务性等用章需由项目经理批准。
7、 使用印章时由使用人将材料整理完备并填写登记表后, 按规定报批方可盖章。
8、 使用印章应将时间、 编号、 用章部门、 内容、 经办人等相关情况详细登记, 已备查阅。
9、 加盖印章后, 对于上报下发的公文、 函件、 资料等如工作需要, 应复印留存。用章情况, 管理人同机输入计算机内, 已备审查。
10、 对于往来文件盖章经负责人同意可直接盖章; 除此之外需要带章外出的盖章文件必须慎重, 须首先填写”行政印章使用审批表, ”并经项目负责人书面同意方可盖章, 否则由此造成的一切后果由盖章人负责。
11、 加强用章管理, 确保万无一失。杜绝因使用和管理不当造成经济损失和引起经济纠纷。
13、 项目部印章使用和管理结合公司发:公司办〔 〕227《印章管理使用规定》共同遵照执行。

附件:
公司办〔 〕227号关于印发《中铁十二局集团有限公司印章管理使用规定》的通知
附件见下页:

公司办〔 〕227号

关于印发《中铁十二局集团有限公司
印章管理使用规定》的通知

集团各单位:
现将重新修订《中铁十二局集团有限公司印章管理使用规定》印发给你们, 请遵照执行。
附件: 1、 行政印章使用审批表
2、 印章使用登记表
3、 印章移交登记表

二〇一〇年十月八日
主题词: 文秘工作 印章 管理 规定 通知
抄送: 集团公司机关各部门。
中铁十二局集团有限公司办公室 11月8日印发

中铁十二局集团印章管理使用规定
为加强对企业印章的管理, 进一步规范企业各类印章的制发、 管理和使用, 特制定集团印章管理使用规定。
一、 印章的规格、 式样
1、 集团公司的印章, 直径为4.5厘米; 各子公司、 集团公司分公司、 区域性指挥部、 集团公司工程指挥部( 项目经理部) 的印章, 直径均为4.2厘米; 其它单位的印章, 直径不得大于4.2厘米。
2、 单位印章一律为圆形。行政印章中央刊五角星, 五角星外刊机关名称, 自左而右环行。
3、 企业群众团体的印章, 参照同级单位印章的规格、 式样。
二、 印章的制发
刻制印章必须按照企业管理权限报上一级单位批准, 并符合有关法律手续, 经公安部门核准后刻制。任何单位和个人自行刻制单位印章属违纪、 违法行为, 必须追究行政及法律责任。
1、 集团公司印章, 须经中国铁建股份有限公司批准, 企业注册所在地的工商、 公安部门备案后, 由集团公司办公室到指定印章厂刻制。
2、 集团公司机关各部门、 各子公司、 分公司( 含区域性指挥部、 办事处、 直属单位) 的行政印章, 由集团公司办公室负责统一制发; 各单位本级业务部门专用章和下属单位需刻制的印章, 由各子公司、 分公司负责制发。
3、 以集团公司名义设立的集团公司直接管理的工程项目部, 或以集团公司名义承揽委托子公司管理的工程项目部的印章, 由集团公司制发。以各子公司、 分公司名义设立的工程项目部的印章, 由各子公司、 分公司负责制发。
4、 各子公司、 区域性指挥部、 经营部, 不得刻制其它工程公司的印章, 如确因经营投标工作需要, 能够向相关工程公司申请办理借用。
5、 凡集团公司、 各子公司临时设立的工程项目部, 除项目部印章和财务专用章外, 一律不得刻制其它业务专用章。
6、 集团公司直接管理的一次性指挥部,根据建设单位、 指挥部内部管理需要, 可由指挥部统一刻制按顺序编制的分项目部行政印章, 分项目部内禁刻科室印章。
三、 印章的管理和使用
建立印章管理、 使用责任制。印章必须指定专人负责保管, 使用印章必须经本单位领导人审批, 并建立详细的使用登记台帐。印章管理使用中发生失职渎职问题, 给单位造成损失的, 必须追究印章管理人员和审批责任人员的责任。
( 一) 集团公司行政印章、 法人代表人名章
1、 集团公司行政印章、 法人代表名章、 公司领导人名章, 由办公室设专人负责保管。
2、 使用集团公司印章, 必须先填写《印章使用审批表》, 并由使用单位领导签字, 经办公室领导审查或公司分管领导批准后办理。使用公司领导名章必须经领导本人批准。
3、 凡办理银行贷款担保和各类保函、 投标招标手续等需加盖集团公司印章的, 必须归口机关有关业务部门负责统一办理。
4、 凡需要携带集团公司印章到异地投标、 签订合同的, 必须办理印章借用手续, 或者由办公室派专人带章随行。借用印章先由使用单位提出申请, 经公司分管领导批准后办理。
5、 严禁出具空白介绍信和空白信纸, 特殊情况需使用的, 应经集团公司领导批准后办理。
( 二) 集团公司合同专用章
1、 合同专用章的管理及办理使用手续由法律事务部门负责。
2、 集团公司实行多枚”合同专用章”统一编号, 分片授权管理的原则, 各使用单位使用时须经法定代表人或委托代理人批准。
3、 法律事务部门管理的合同专用章, 负责签署集团公司各类经济合同, 包括机关各部门承办签订的合同和集团公司设立的项目经理部所签工程分包和劳务分包合同。经营计划部和区域性指挥部管理的合同专用章, 负责签署经过投标承揽的施工承包合同。合同专用章不得用于其它事项。
4、 签订合同用印必须按规定进行审批。合同承办部门或单位应填报《公司( 分公司) 签订合同审批表》和《项目经理部签订合同审批表》, 按表中顺序逐项审批后由印章管理部门用印。
5、 管理和使用合同专用章的部门和单位, 应根据本单位的实际制定合同专用章的使用管理制度, 建立合同专用章用印登记台帐。
6、 严禁出具加盖合同专用章的空白信纸和空白合同文本, 特殊情况需使用空白合同文本的, 应经集团公司领导批准后办理。
( 三) 集团公司投标专用章
1、 投标专用章的管理及办理使用手续由经营计划部负责。
2、 集团公司实行多枚”投标专用章”统一编号, 分片授权管理的原则, 各使用单位使用时须经法定代表人或委托代理人批准。
3、 投标专用章的管理部门和单位, 应建立使用登记制度, 建立投标登记台帐和档案资料。按有关管理规定, 定期向投标专用章管理部门上报使用情况。
( 四) 集团公司工程项目部行政印章、 财务专用章
1、 工程项目部行政印章由综合部门负责管理, 财务专用章由财务部门负责管理。严禁临时聘用人员管理印章。
2、 使用印章必须由使用单位填写《印章使用审批表》, 经工程项目部领导批准后用印, 并要建立印章使用登记台帐。
3、 工程项目部刻制的分项目部行政印章, 只限于指挥部内部往来使用, 不得用于对外签订合同或购买物资材料等。凡参加施工的分项目部, 对外一切经营活动应使用冠有工程公司名称的印章。
4、 工程项目竣工验交后, 项目部印章必须及时交回制发单位, 特殊情况不能上交时, 要向制发单位书面报告, 说明情况, 并限定交回时限。
四、 印章的移交和收缴
各单位对所使用的印章, 每年要进行一次清理, 对因机构变更、 撤销而终止使用的印章, 应当及时交回原制发机关封存或销毁处理。
1、 凡集团公司制发的印章, 由集团公司办公室负责清理收缴; 各子公司、 分公司制发的印章, 由各子公司、 分公司办公室负责清理收缴。
3、 各单位印章管理人员岗位变迁时, 必须履行移交手续, 填写《印章移交登记表》, 确保印章受控和安全。
本规定自下发之日起执行。

行政印章使用审批表
年 月 日
用印单位

用印件名称

用印份数

用印单位
领导意见

公司领导
审批意见

备 注

经办人
印 章 使 用 登 记 表

月
日
用章单位
份数
摘 要
批准人
经办人

印章移交登记表
年 月 日
印章名称

印 模
印 模 印 模

印 模 印 模

移交人

接收人

备 注