建立会计软件对原始业务信息识别系统的思路.doc

建立会计软件对原始业务信息识别系统的思路建立会计软件对原始业务信息识别系统的思路 - 编辑整理: 会计职称考试 编辑:王菲 文章来源：新浪 严格地说，目前的会计电算化系统仅仅只是一个会计业务核算系统，而且是以输入记帐凭证为起点建立会计业务进行处理程序的，这与手工会计从原始凭证处理为起点的核算程序存在一定的差异，可以认为目前的会计核算软件仍然没有真正实现会计核算全过程的自动化处理。当然，如果要建立一个能够象手工会计那样可以对原始经济业务进行处理的、真正完全自动化会计核算软件，现行的会计软件还需要做大量的优化更新和补充完善，而且，仅仅依靠现有的软件设计和开发技术是不够的。虽然目前在技术上还不能够开发一个对全部会计原始信息进行处理的会计软件，但是把这种软件作为今后会计核算优化更新的方向是可行的，也是必要的。 ? ?一、建立会计核算软件对原始经济业务处理的必要性 ? ?（）可以为会计人员节省大量的人工甄别经济业务的时间 ? ?任何一个会计人员都希望能够从那种机械、重复的核算工作中摆脱出来，更好地从事于充分发挥会计监督职能和管理决策等方面的工作。实际的状况是：对于没有应用软件进行核算的单位，会计人员的工作时间基本上被做凭证、记账和编制会计报表所牵制；对于已经采用会计核算软件的单位，对原始信息的处理仍然耗费会计人员大量的工作时间，很难挤出时间从事其他会计工作和提高自身业务水平，这主要由于在会计核算工作中，对原始信息处理的时间占整个业务核算所需时间的比重很大。 ? ?（二）便利于对需要核算处理的会计业务进行控制识别，减少会计错弊 ? ?俗话说“病从口人”，会计软件如果没有具备对原始业务信息的识别能力，而是那种来者不拒地接受各种信息，其结果可能就是“垃圾进，垃圾出”（Rubbish in，Rubbish out），尤其是对于那些通过输入不合法的记帐凭证进行舞弊的情形，如果不采取正确和必要的控制手段，利用计算机同样可以轻而易举地做到。因此，会计软件首先必须具有一定的原始业务信息识别能力，才能保证后续会计信息处理的正确性和合法性，保证会计信息处理的有效性，有利于提高会计核算的效率和效果。 ? ?（三）为会计检查和审计监督提供保障 ? ?目前如果要对会计核算软件的核算结果进行审计和检查，分为两种情况：第一种是利用手工审计检查方式，基本上通过帐表核对、帐证核对、帐帐核对和账实核对方式来审查其合法性和正确性；第二种是采用计算机辅助审计技术的方式，一般是把输入会计软件的记帐凭证信息拷贝下来，然后转换到审计备用的软件中进行处理，比较用审计软件和会计软件核算结果，如小型公司审计法等均如此，但记帐凭证本身是否有问题，仍然需要审计人员去验证。如果建立会计软件的原始业务处理功能后，显然审计人员可以省去这一麻烦，从而可以有更多的时间来获取原始业务合法和真实的证据。 ? ?二、会计软件允许接受原始业务信息的形式和来源 ? ?从存在形式上看，原始业务信息千差万别，如：文字信息、数值信息、图片信息、图表信息等等。作为一个具有对原始业务信息具有识别和处理功能的会计核算软件，应该同时具备接受各种不同形式的原始信息的功能。从来源渠道看，原始业务信息有的可以按照规定格式直接由系统操作员输入到系统中，有的可以通过扫描进入系统，再由系统进行文本转换和初步处理，还有的可能是软件系统自身产生的原始信息。无论何种形式和何种来源的原始业务信息，最终都必须能够以货币进行计量，这才能符合会计核算的要求。这些信息在会计软件系统内最终都可以被系统或直接、或经过自动转换后进行识别处理。 ? ?三、会计核算软件的原始业务信息处理系统应具备的功能 ? ?从理论上讲，凡是具备对原始业务处理功能的会计核算软件处理会计信息时，不是首先输入记帐凭证信息，而是首先输入原始凭证信息，然后由软件系统根据这些能够被识别的信息自动生成记帐凭证。一个在质量和性能上真正达到自动化程度的会计软件。在对会计原始业务信息处理方面，应该至少考虑实现对原始信息识别、处理和修改三个功能。 ? ?（）会计核算软件对原始业务的识别功能 ? ?这是最为主要的功能，主要是通过设计程序识别会计原始业务的文字信息、数字信息，并自动从会计科目表系统中根据经济业务发生对会计要素及其具体项目的影响调用应借应贷的会计科目（含明细科目），并为生成正确的记账凭证做好准备。 ? ?1对原始业务的文字信息识别功能 ? ?虽然会计核算主要借助于数值尤其是货币价值数值，但是也离不开语言文字加以补充说明，会计对很多原始业务的发生描述时就运用文字和数值结合起来进行的。如果一个会计软件不能对录入的文字信息进行辨认，那么可能无法形成一些定性的说明和结论。即使可以产生也会错误百出，甚至令人误解。一般来说，为了保证软件的鉴别能力，就有必要在会计电算化系统中开设文字识别子系统，主要用于事先录入专用的会计科目、会计理论名词、常用的业务术语（如：报销、差旅费、结转、结帐、冲销等等）。其中涉及会计科目的词组可以由系统自动生成，主要是在第一次使用软件进行二次开发时把录入的会计科目名词自动生成到本辅助系统中。对于会计名词和常用的业务术语可以通过开设录入窗口由设计人员和用户随时追加输入并生成。值得注意的是，开设文字识别辅助系统并不是形成一个简单的文字录入词库，如果是这样的话，直接利用操作系统的汉字库岂不是更加方便快捷？开设文字识别系统的主要目的是会计软件系统对各种词汇进行记忆并接受后，自动生成一个可以用来检验、辨认、和认可录入中文信息的比较标准，在以后用户录入业务过程中可以运用这个标准对录入信息的正确性进行对比和校验，防止录入错误。从目前来看，多数会计软件尚没有这一功能系统。建立文字信息识别系统，可以通过在软件的辅助系统中增设这么一个功能，伴随每次进行会计数据录入、结帐前的自动转帐、会计对帐功能时，自动启动本功能系统，并载入到这些功能中，由软件执行。 ? ?2对原始业务数值信息识别功能 ? ?从商品会计软件来看，部分软件在这一功能方面有所增强，但是仍然存在诸多不尽人意之处。实际上，对于数值的识别和判断，主要取决于各种数值和数值之间的关系来识别和控制。 在原始业务的数值信息之中，一般可以体现出有关信息之间数学关系、逻辑关系和勾稽关系。所谓的信息之间数学关系主要是指某一数据可以根据该业务中其他数据计算得出，如：数量乘以单价等于金额、分项数值相加等于总和等等。所谓的信息之间逻辑关系是各种原始信息之间存在的互为因果、互相并列、相互依存等等在逻辑上的合理性、合法性关系，如：没有计算折旧额无法直接生成计提折旧分录、职工个人的工资额度一般超过一定标准就成为不可能的现象、输入的月份为13月必然是错误的等等。所谓的信息之间的勾稽关系是各种原始业务信息之间的相互牵制、互相约束的关系，这种情形是指一些不同方面的数据都是依照同一个原始依据而得来的，这些数据虽然分布区域不同，但是他们的结果应该一致。”利用各种数值关系对原始业务信息进行识别和控制，是目前会计电算化最可行的办法，这种识别功能一般没有必要独立设置到辅助系统中，它可以在设计会计电算化内部控制系统的输入控制功能中得以实现，如：平衡校验、额度核验、逻辑校验、合计校验等等控制方式就是本功能的具体应用。对数值信息的识别功能是整个原始业务识别功能的最主要部分。这是由于数值在会计工作中的重要意义所决定的。 ? ?3对原始业务信息所反映总体关系的识别功能 ? ?前已述及，多数情况下，会计软件尚不能根据原始业务自动做出会计分录，不能自动编制和生成记帐凭证，多数业条码要会计人员把编制好的记帐凭证录入计算机。如果一个会计软件具备前述的两项功能后，再加上具备完善的本功能系统，那么这个软件就可以直接接受原始业务，透过对这些业务的识别后自动生成记帐凭证，而用不着会计人员一张一张记帐凭证往计算机里录入。原始业务信息反映的总体关系大致包括：业务的合理性、业务的合法性、业务的真实性以及记帐凭证之中借贷方会计科目之间的对应关系是否正确。目前的会计软件在运用会计软件核算时，计算机一般根本不会对原始业务的这些关系进行识别，只会正确按照设计的程序进行处理。如：需要计算机处理计提折旧的业务，若固定资产原值为100000元，折旧率为8，计算机能够准确地得出该项固定资产得折旧额为8000元。但这个业务中的固定资产原值100000元是否是可以作为计提折旧的价值依据呢，有没有多订或者少计原值的现象，另外折旧的8是否按照企业率先确定的会计政策计算出来的，有没有任意调整折旧率的现象，对于这些问题，从目前的会计软件来看都是不能解决的。 ? ?对会计软件建立对原始业务信息所反映总体关系的识别功能是难度大大的，如果在理论上突破这道障碍，应该说实现记帐凭证自动化生成的功能就将成为现实。我们可以看到，随着计算机技术日益发展和会计软件系统的日益完善，实现这一功能是完全可能的。从目前看，会计软件若要具备这一功能可以考虑至少从以下三个方面进行：（l）在会计软件的辅助系统中建立本功能干系统，该子系统随着会计业务处理干系统的使用而被自动启动，同时立即被整个系统直接接受形成识别标准。（2）在该子系统中，首先由软件设计技术人员在完成设计后输入现行的国家、部门财经法规，然后允许用户根据需要输入本企业的财经制度和会计政策，也允许用户随时更新、修改、补充有关规定，形成一个相对完善的、可以用来识别业务信息的法规系统，作为识别标准和生成一些原始数据的依据。（3）把会计软件系统向职能型、专家型转变，使得软件能够根据某些逻辑关系自动推导并生成软件事先没有给定的标准，从而可以按照有关依据和标准即时开展识别，并对一些新发生业务根据逻辑推导结果进行识别。 ? ?（二）会计核算软件对原始业务的处理功能根据对原始信息的识别结果，由软件系统自动把有关数据信息转换成符合会计准则和会计制度要求的会计分录，生成记帐凭证，并对凭证 自动编号，同时由系统建立和检验原始数据信息和记帐凭证勾稽关系，包括：双方金额的一致性、双方列明单据数量的一致性、双方反映经济业务内容的一致性关系，这些关系主要供今后会计检查和数据核对时使用。最后将生成的记帐凭证如交给系统操作人员和有关业务处理进行确认，并将确认无误的记帐凭证存金。这里需要特别指出，业务处理人员和系统操作人员只应该具有审阅和确认系统生成记帐凭证的权限，而不施对系统没作直接输入记帐凭证。 ? ?（三）会计核算软件对错误结果的修正功课 ? ?通常，原始凭证进入计算机后，按照预定的系统程序生成的记帐凭证经过会计人员确认，一般难以出错，但是也不能保证这种正确率就是百分之百。因此，如果一旦出现错误需要改正，可以直接后用会计核算软件中率先设置的修改功能。当然，这种修改必须是符合会计法规和会计制度要求。同时在修改子系统中赋以密码控制、保留原有错误记录、定期披露修改情况的功能，以防会计人员随意篡改业务数据。 ? ?虽然本文提供这种思路，但是在设计这种功能的会计核算软件目前还会遇到很多困难。从本文提出的问题中还可以引申到审计领域，即如果会计原始数据在会计软件系统中得到有效的控制和识别，审计人员便能够节省大量的对原始数据进行审查的时间和精力，把主要的工作可以放在审查会计软件的识别系统和控制系统之中，大大提高了审计工作效率和效果。 ? 6 / 6