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物流试调管理解决方案

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2020年4月19日
文档仅供参考

物流试调管理解决方案

目录

一、引言 1
二、华普物流现状调研分析 2
2.1物流组织 2
2.2物流运作 2
三、华普AVAYA项目物流解决方案内容 3
3.1 Avaya项目物流方案的设计策略 3
3.2主要业务流程模块 5
3.3主要业务流程物流作业 5
四、华普AVAYA项目物流方案的实施 13
4.1方案实施范围及阶段规划 13
4.2方案实施成功要素 14
4.3华普物流解决方案工作组 14
五、华普AVAYA项目物流报价方案 17
5.1华普Avaya项目全程物流业务流程图 17
5.2物流服务内容 17
5.3数据来源以及相关假设 18
5.4对华普需求 20
5.5单据及付款条件 20
5.6合同 20
六、海尔物流介绍 23

一、引言
中美合资华普信息技术有限公司是由华东计算技术研究所(原国家电子部32所)与美国惠普公司共同投资设立的高科技企业,是惠普公司在华成立的首家计算机领域的合资企业。公司投资额达900万美元,总部设在上海浦东陆家嘴金融贸易区。1996年以来,华普连续荣获”上海市外商投资先进技术企业”称号。 至 7月公司已在全国23个城市设有分支机构,当前仍在扩展之中。 
华普公司不但是HP的合资企业,是其在华代理商;而且还朝着代理多元化的方向发展。 成为Avaya产品在华一级代理商,并成立Avaya事业部大力推进多元化代理的发展。
海尔物流作为专业物流解决方案公司提出——华普公司需要一家高水准的物流服务商战略伙伴,分散独立的物流服务商很难理解华普公司的整体商务发展战略目标。只有战略合作伙伴的物流服务商才能为华普公司的商务发展提供全方位的物流保障,双方在战略合作中实现双赢长远发展。
在以下章节中将描述海尔物流专为华普Avaya项目制定的物流解决方案内容和实施。
二、华普物流现状调研分析
华普公司是一家IT运营商,其产品对物流服务的速度、质量要求很高,同时又要保证物流成本的合理化。
2.1物流组织
物流组织隶属商务主管,专人负责一个或几个物流项目。
分析:华普公司物流自营状态,每个产品或项目由专人全职负责,并隶属商务部门管理;因此出现若干个物流人员负责不同的商务项目,但天天在向同一家仓库和车队进行物流作业联系,编制出的报表大同小异;或者一个物流人员负责几个物流项目,却同时接受着多个商务主管的指令。这种机构设置,不但没有重视物流管理在现代企业的重要性,还在一定程度上造成了重复作业和多头管理。
2.2物流运作
物流运作是分产品、项目来运作的。
分析:分散独立的物流作业在简单的物流要求下运行是可操作的,但随着业务的多元化进程,物流整体作业需求的提高,致使物流作业越加复杂,不同阶段的作业出现断层,各操作单位相互推脱物流责任;于是物流负责人大部分工作时间被浪费在各种协调工作上。或许,你今天卖出去的货物还在大洋彼岸与你隔海相望。
针对华普公司当前物流现状,海尔物流提出Avaya项目一体化物流作业方案。
三、华普Avaya项目物流解决方案内容
3.1 Avaya项目物流方案的设计策略
在Avaya物流方案的设计之前,我们不但要划分本次一体化物流方案的目标和范围,同时,也要对未来华普总体物流做一个初步的规划。
由于前期Avaya项目运作中国际运输段存在一定的问题导致整个物流过程出现阻滞,为了使整个流程更加流畅,我们设计的是从国外运输、报关、国内现已运作的物流部分全程物流一体化服务。
海尔物流方案Avaya项目解决方案设计思路如下图所示:
本次Avaya项目物流解决方案内容如上图所示涉及从Avaya生产厂商所在地运输至北京报关,提货进入海尔北京HMS中心,进行仓储管理,再根据华普的销售订单配送至全国各地。

在目标、内容明确的前提下,我们的物流解决方案设计策略体现了以下特点:
3.1.1一体化的设计思路
根据海尔本身在国际采购、国际运输、报关、国内物流的多年运作经验,我们设计的是Avaya项目的全程物流的一体化解决方案。
3.1.2整合海尔物流优秀管理服务质量、先进的信息技术优势。
l 经验丰富的项目管理团队和高质量的服务
由于Avaya项目物流运作具有比较复杂的特性,海尔物流派出以专家为首,包括信息系统设计实施小组、物流流程设计项目管理小组、物流业务运作项目管理小组在内的项目管理团队,为华普提供高质量的物流流程设计以及物流实际运作服务。
l 先进的物流信息系统对物流运作的支持
我们采用世界首屈一指的SAP公司设计,由惠普负责实施的SAP/LES 物流执行系统,将运输管理、仓库管理以及订单管理系统高度一体化整合,针对华普Avaya项目中的对货物的单品管理的个性化需求,信息系统设计实施小组专门设计了适合产品特性的订单配置模块、仓库配置模块、保质期管理模块以及扫描程序的开发和系统特殊报表的开发。
3.1.3海尔物流整体资源平台的统一规划
在海尔物流全国庞大的运输网络中可统一调配的车辆达17000多辆,在原有海尔产品销售网络基础上在全国设立了42个大型区域物流分拨中心(如下图所示:海尔物流分拨中心覆盖了除中国西藏和台湾省以外的所有省市自治区),可使用的仓储资源面积达到300万平方米。

Karamay
Urumqi
Yining
Kashi
Yumen
Xining
Lanzhou
Shiqunhe
Lhasa
Yinchuan
Hohhot
Dalian
Shenyang
Changchun
Hailar
Jinan
Qingdao
Taiyuan
Zhengzhou
Hefei
Nanchang
Changsha
Nanning
Guiyang
Chengdu
Xiamen
Haikou
Xinjiang
Qinghai
Xizang
Sichuan
Gansu
Ningxia
Shanxi
Henan
Guizhou
Guangxi
Guangzhou
Jiangxi
Anhui
Shandong
Nei Mongol
Liaoning
Jilin
Hunan
Hong Kong
Hangzhou
Yantai
Beijing
Nanjing
Zhuhai
Yunan
Shan’xi
Harerbin
Shijiazhuang
Shanghai
Wuhan
Shenzhen
Tianjin
Tangshan
jinzhou
wuxi
Ningbo
Jinng
xuzhou
Fuzhou
Xiangfan
Kunming
chongqing
Xian
yinchuan

海尔物流有着每年上百亿的国际货物采购额和国内每年近十个亿的物流销售额,Avaya物流项目在海尔物流整体资源平台上的统一整合,意味着能够获得最佳的物流成本效益和运作效益。
3.2主要业务流程模块
海尔物流针对Avaya项目的需求,提供以下业务流程模块:

仓库管理
定单执行
国际货运
报关业务
运输管理
客户终端服务
保险策略

其中,”国际货运”和”报关业务”是国际物流作业,其余为国内物流作业,海尔物流将这两段物流作业进行整合,提供顺畅的流通渠道,提升物流作业效率。
3.3主要业务流程物流作业
3.3.1国际运输
l 国际运输服务承诺:
每天对当日发生的国际空运情况总结E-MAIL或FAX给华普
每日空运情况总结报表含以下主要内容:
海尔编号
SHPR
CNEE
PURCHASE NO.
品名
数量
当前状态
目的港
预计发运
时间
要求到达
时间
D02-A-240
HONGKONG
RYOSAN LTD
HUAPU
AV001
Avaya
20
已经备好
PEK
11月26日
11月26日

前提贵司完成对我司的书面承运委托或指令并将发货计划提供我司。
对于每日不能够按时发运的列明原因当日的运输差异说明中列述。贵司的其它要求能够列明,我们共同商讨一致后加入。
l 国际运输资源控制
1、安排专人负责贵司的进口空运控制。运用海尔现有网络为华普服务。华普至少提前7天给我司承运委托和书面的发货计划。
2、根据华普的承运委托和书面的发货计划,制订出我们自己的发货计划书面反馈华普确认后执行;华普应对当日5:00前收到的反馈完成确认。
3、对于华普确认的发货订舱同航空运输公司确认定舱。
4、承运监控由我司专门人员负责将承运信息在每日信息反馈中反馈华普。当日4:00前到货,当日通知贵司,4:00之后第2天通知贵司。通知贵司的同时通知报关行,准备报关。
注:国际运输收费标准详见附表1

3.3.2海关报关业务
l 进口口岸:北京机场
l 提供限时服务
在贵司提供的单据准确、齐全,货物正常安全到港,海关无异议的情况下,我司向贵司提供20小时内放行的服务。具体报关时间安排见附表:空运进口货物时间流程(北京)见附表3关税、增值税由华普支付。如果时间要求紧迫且关税增值税总额在5万元以下,能够代垫,但华普应在二个工作日内将税款支付我司。若华普超2个工作日的支付期,除华普承担支付利息(根据现在的市场利率标准)外,海尔有权扣押在途或在库货物作为抵押。

l 工作日清反馈制
我司对每天的通关情况每日进行汇总,每日6:30点前将当天通关情况的日清明细表,反馈贵司。对日清中反馈的问题希望贵司给予协助。
l 通关单据返回
贵司需要的通关单据请贵司列出明细以便我司落实具体反馈返回时间,如售汇报关单我司在通关后12日内返回贵司(因海关系统原因未及时打印的除外)。
l 通关前后的监管库暂存服务。
监管库仓储等服务收费见报关阶段的报价附表2
l 新产品预归类服务
我司能够对贵司准备进口的产品同贵司一起进行提前预归类,以便贵司提前办理相关进口批文和单证等,避免货到后再去办理而在时间上造成的耽搁。根据贵司介绍的产品情况,我司咨询北京海关后,请参看以下列名,但具体的归类还需贵司提供具体的产品说明书和用途。为贵司方便起见,我司将监管条件也做了具体列名,但最终要海关确认为准。
服务器:海关编码8471 8000 税率3.8% 增值税17%;
工作站:海关编码8471 8000 税率3.8 增值税17%;
存储器:海关编码8471 7090 税率0 增值税17%;
监管条件:O 机电半自动进口许可证(北京外经委办);A 商检
l 海关优惠政策申请
协助贵司向海关申请优惠的进口政策。
注:海尔报关收费标准详见附表2(含监管库存储等费用)
3.3.3保险业务:
l 分段保险策略
全过程分为A、B、C三段保险
A段策略:国际进口运输仓至仓保险
1、保险起止
发货地仓库或机场(根据具体成交条件定)到目的地(北京)仓库。
2、保险范围
一切险加战争险
3、保险费率
进口发票金额的0.3%(远洋如美国),或0.15%(近洋如台湾)
4、保险加成
保险加成为10%,按照国际惯例对根据进口发票金额的110%投保,未来如出险理赔同样按照110%理赔
B、C段:国内仓储及运输保险
1、保险起止
自北京监管库提货到客户手中
2、保险范围
运输过程和仓储过程
3、保险费率
货值金额的0.15%(运输过程),0.2%(仓储过程)
4、保险理赔
根据实际发生的理赔、核保情况发生的差旅费等实报实销,由华普承担。索赔款项经过海尔物流落实支付华普公司或由海尔保险代理公司直接赔付。
l 投保代理人、投保对象
1、投保代理人:海尔保险代理有限公司
2、投保对象(受益人):华普信息技术有限公司
3.3.4转运(从海关监管仓库——北京HMS)流程图见附表3
该流程属于运输管理模块,但作为国际物流作业向国内物流作业转移的一个重要阶段,使该流程突显了其重要性。
1、海尔物流根据提单标示的数量预估使用车辆型号,安排厢式专车到位。
2、Avaya项目负责人到现场监控提货过程,并对提货数量、箱体提单号与提单进行核对;并对包装箱和”SHOCKINGWATCH”、”TILTWATCH”标志进行检查,现场登记和拍照损伤情况,以次作为运输质量及货损鉴定的可信性资料。
3、海尔物流将提供北京HMS实际入库有效信息与华普公司确认并备案。
3.3.5 仓库验收 流程图见附表4
此流程是国内物流业务重要作业阶段,海尔物流不但要经过该作业过程确定实际到货物料数据和物料质量,同时将及时向华普公司提供与Avaya公司装箱单的物料数据差异,以支持华普商务完成补货流程。
1、前备工作:按采购定单号整理 PACKING LIST、COMMERCIAL INVOICE、ORDER CONFIRMATION,并将PACKING LIST显示装箱货物定单号、对应产品、数量以及提单主副单号(MAWB、HAWB)录入EXCEL进行管理。
2、仓库库管根据提单和提货不良品记录确认入库数量和状态之后,按正品和不良品待验区分别入库暂存。
3、验收现场,华普产品工程师需在现场进行技术指导和作业规范。
4、以机柜和散件的验收方式进行单体验收,并对应PACKING LIST的描述准确记录到货 COM CODE、DESCRIPTION、SERIAL NO.、数量。
5、海尔物流将清点货物明细按照COM CODE、DESCRIPTION、SERIAL NO.、数量及对应采购定单号、MAWB、HAWB录入EXCEL进行管理。
6、将PACKING LIST的EXCEL表与清点实物的EXCEL表进行数据比较分析,针对出现差异进一步核对,落实最终库存及装箱差异。海尔物流向华普公司提供此两份物料数据,并共同确认备案。此两份数据将成为商务实际销售产品清单及商务采购定单差异证明。
3.3.6仓储管理 流程图见附表5
由于Avaya产品在包装尺寸、产品类型、销售配置标准及分拣频率上存在多样性。因此库位分配和优化作业方面需要进行精细作业。
1、清点时将清点完毕的货品在已验收区内进行分类,分类的基本原则是:首先区分语音和数据产品两大类,然后按同一型号货品按照:高架储位、平置储位、备件架储位、抽屉式储位分为四大部分。
2、全部货物清点完毕后,在已验收区对各个已分不同储位的各类产品进行细分类。分类的原则是: 同一个包装单下的标准配置组件放在一起并注明:标准配置的名称、组成、数量。
3、对首次入库的Avaya产品测量外包装尺寸(重量),确定相应的货架,估算确定每个货价所能存放的数量,对已有入库记录的同类产品,找到相应的货架区。
4、产品上货架,同时记录产品所对应的货位号,所有已清点货物确认上架完毕,将对应的货位号记录入实物的EXCEL表中,至此能够提供此实物工作表作为信息系统管理物料主数据。
5、在不断的分拣定单处理过程中,根据分拣频率对产品进行ABC分类,优化作业效率。
3.3.7定单处理 配送单格式见附表6
海尔物流秉承其一贯原则,采用一票到底的作业流程;而且定单的处理过程是紧密结合信息系统开展的。
1、采用一票到底的作业流程,华普公司仅根据配送单单据编号经过海尔物流查询到该定单指定货物从国际运输开始到客户签收前状态和数据资料。
2、接收到华普公司出货通知单后,从信息系统中对出货库存进行确认,并打印分拣清单。
3将分拣完毕后的物料数据在系统中进行核对,确认正确后打印出配送单。
4、配送单据在配送过程中作为货物出库、客户签收的凭证文件,信息系统将跟踪货物各环节状况。
3.3.8仓库分拣 出货流程见附表7
分拣作业因其复杂性经常成为物流作业中的瓶颈。Avaya产品的配置个性化及单品管理制度,大大加大了分拣作业难度。但良好的库存管理和严格的定单监控为分拣操作打下良好的作业基础。
1、系统打印出的分拣清单显示了库位信息,仓库库管按照清单库位指定确认分拣产品、数量,并在清单”序列号”栏填写分拣出产品的序列号。
2、货物分拣到出库区,库管将机柜产品和备件产品区分开,将同种型号产品放置在一起,同种型号小件封在一塑料袋内,并将不易被货主识别的COMCODE用荧光笔标出。
3、配送员在收到库管填写的配送清单后,立即到现场对清单上各项数据进行核查,发现错发漏发货或数据记录错误立即补正。
4、根据确认的配送清单在系统开具配送单。
3.3.9运输模式
Avaya产品是高价值产品,因此降低运输风险和保证运输质量成为该项目运输模式的重要参考因素;同时,因其IT产品的特性,加急定单相对频繁;针对以上两个因素,海尔物流向华普提供多模式的运输选择。
1、多模式的运输选择:1)专车运输;2)航空运输;3)汽车零担运输
2、运输模式选择条件:基本上是基于货物价值和定单紧急性来决定的,海尔物流根据每种运输模式实现的时间和安全性及对应货值的效益指标评审,提出针对不同定单及要求的运输建议。
3.3.10在途控制
当货物在海尔物流作业范围内,华普公司可经过海尔物流查询货物状况。
1、查询资格鉴定:海尔物流为华普公司提供查询密码,只有持有该查询密码的人员可获得有关信息。
2、查询方法:
1)电话查询:海尔物流提供查询电话,为客户提供快捷的信息沟通界面。 2)网络查询:海尔物流物流提供E-MAIL地址,定时反馈查询者全面详细的文挡型资料。
3.3.11客户收货
这个流程分两个作业重点:
1、为购买Avaya产品的客户提供快捷准确的验收程序。
1)以清晰的单据格式指导客户明确到货明细。
2)配合单据格式对发货进行包装,详同仓库分拣。
2、为保证Avaya产品的顺利成功交接,海尔物流要求收货客户在配送单上注明到货状况、时间(具体到分钟),签收人签字、盖章(收货单位有效公章)确认;在无有效公章的情况下,必须由签收人在配送单上注明身份证号码并提供本人身份证影印件。
3.3.12客户回访
1、对华普公司的回访:定期进行书面和电话回访,主动与其沟通,并针对整个物流过程中出现的各种问题及时拿出有效解决措施,同时积极采纳华普公司反馈的优化物流作业的建议。
2、对收货客户的回访:针对定单到货的及时性、准确性和服务质量进行及时回访,针对客户的信息反馈及时拿出有效措施,并将回访记录备案,为项目评审提供有效资料。
3、客户作业界面:由于海尔物流的整体物流方案,华普公司再也无须为物流环节大费周折了