物业管理前期介入计划方案.docx

物业管理前期介入计划方案提要：专业、科学、规范的物业管理前期介入，将为今后物业管理 服务品质的提高及降底管理成本，打下坚实的基础。针对XX，现 代化、智能型、设施设备多规模大的物业特点，本公司如果中标， 将成立前期物业管理介入工作组，以国际先进的物业管理理念， 专业化、科学化的管理方式，介入行政中心的前期物业管理工作。一、前期介入人员安排组长：公司总经理兼任副组长：XX物管事务所经理其它成员：公司本部工程部工民建、电气、弱电专业工程师各2 名，品质管理部、资源管理部、市场推广部、计划财务部主管级 职员各1名，区行政中心物管员2名。二、工作方式组长每周组织会议对一周工作作全面布署，并检讨各项工作的 完成情况。副组长全日制现场办公，负责行政中心现场工作的协调与安排。各专业工程师及中心物管员按工作内容全日制现场工作，副组 长每日组织会议对当日工作作全面检讨。工作组其它成员按现场半日工作制工作，按计划完成各工作，每周向副组长提供工作报告。三、前期介入工作安排表工作内容完成时间落实部门备注一、前期工程监督1)审阅楼宇、设备图则及设计中标后根据工程进度展 开工程部、工作组2)设施设备隐蔽线路的熟悉与标注中标后根据工程进度展 开工程部、工作组3)从物业管理角度向业主方提供建议中标后根据工程进度展 开工程部、工作组4)按工程合同承诺标准，编造验收表格中标后根据工程进度展 开工程部、工作组5)制定验收程序并接管物业设施、初检遗漏工程按工程进度工程部、工作组6)提供楼宇、设施设备保养及维修建议工程部、中心物管事务所二、人事1)物管事务所架构制定及讨论审定中标后既展开资源部、工作组2)管理级员工的招聘中标后既展开3)各级员工编制、职责、聘用 条件及员工福利制度审批中标后既展开资源部4)人事管理制度、员工手册的讨论审批中标后既展开资源部a公开招聘中标后既展开资源部b面试中标后既展开资源部c聘用及入职培训中标后既展开资源部d熟悉物管事务所运作及在职培训中标后既展开资源部、中 心物管事务 所二、设立行政中心、物管事务所1)设立及装修物管事务所入伙前2个月工程部、工作组2)物资装备的准备资源部、工作组3)现场清洁及布置中心物管事务所四、管理文件1)中心公约、服务手册制定及审批入伙前1个月市场推广部2)各类文件、表格的制定及印刷入伙前1个月品质部、资源部五、管理预算、启动预算及财务安排1)制定初步管理预算、启动预算及讨伦入伙前计划财务部2)管理费及各项费用制定及申报入伙前市场推广部3)各项财务管理制度制定入伙前计划财务部六、楼宇基本设备预算1)设计及审定各类标牌、指示牌入伙前市场推广部2)采购、制作及安装入伙前市场推广部七、物业验收之准备1)楼宇各单项验收根据情况确定工程部、工作组2)公共地方的验收（道路、停车场等）根据情况确定工程部、工作组3)楼宇各项设施设备测试及验 收根据情况确定工程部、工作组4)楼宇内部初验根据情况确定工程部、工作组5)遗漏工程跟进及监督验收根据情况确定工程部、工作组6)绿化工程的验收根据情况确定工程部、工作组八、楼宇接管安排1)制定接管计划物业验收后一周内工作组2)安排准备各类文件品质部、工作组3)人员安排工程部、工作组4)接管培训工程部5)清洁开荒中心物管事务所6)现场氛围布置市场部、中心物管事务 所7)进行接管工作工程部、中心物管事务所九、遗漏工程跟进1)整理资料及落实遗漏工程跟进按工程进度工程部、中心物管事务所2)维修后复检、通知业主方再次验收按工程进度工程部、中心物管事务所3)现场施工方的管理讨论品质部、中心物管事务 所十、各服务项目检讨1)物业保险事宜之建议入伙前1个月内计财部、中心物管事务 所2)检讨物业管理人力资源入伙前1个月内资源部、中 心物管事务 所3)检讨保安安排入伙前1个月内中心物管事务所4)检讨清洁服务之安排入伙前1个月内中心物管事务所5)检讨维护保养服务之安排入伙前1个月内工程部、中心物管事务所6)检讨处理客户投诉之程序入伙前1个月内品质部、中心物管事务 所7)检讨园艺绿化保养及节日布置之安排入伙前1个月内工程部、中心物管事务所8)检讨公共关系之安排入伙前1个月内市场部、中心物管事务 所四、前期介入要求：公司中标后，将组建行政中心物业管理事务所，派驻事务所经理， 组织各专业技术人员进驻物业现场，按照招标要求和有关物业管理前 期介入的规定，进入有关工作程序，由甲方组织与设计单位、施工单 位、监理单位、材料设备供应厂商取得联系，并建立良好的合作关系， 并就有关工作协调问题进行磋商，明确物业管理服务在前期介入中的 工作内容、工作方式及所承担的责任与义务，并确定三方相互沟通的 方式和具体联系人员。通过前期介入，一是便于在前期介入中发现问 题能及时反馈到有关单位，争取得到理解并及时解决，二是便于以后 在物业使用维修管理中，使其作为我们的技术后盾，掌握材料供应渠 道和技术支持服务。三是参与设备调试，充分了解，熟悉物业情况， 对影响今后使用功能的工程问题提出整改合理化建议，制定操作性强 的物业管理方案。同时，我们将根据甲方对物业管理的要求、愿望，了解甲方对物业 使用的有关安排、计划，并在此基础上修订完善物业管理方案。我们 将从以下几方面开展物业的前期介入1、施工期的前期介入施工期主要指物业土建工程基本完工，设备实施基本到位之前的 阶段。工作方式：工程技术人员进场，熟悉建筑施工图和水电、设备安 装图纸、隐蔽工程记录，了解新材料、新技术的运用情况，收集整理各专业技术施工资料，对施工进行跟踪、监督、检查，发现影响今后 使用功能的工程问题，及时提出整改建议。（1）掌握设计思路行政中心涉及的专业技术很多，为便于今后的物业管理，要求物 业管理专业技术人员须掌握设计院设计思想、设计依据、载荷设计分 析、基础处理、功能分区、建筑结构、隐蔽工程、水暖电智等各专业 施工设计图等等。（2）掌握各专业施工方法日后的物业管理维修工作，必须在了解物业建设形成过程的施工 方法后才能进行维修，如屋面防水工艺、取暖保温施工工艺、设备的 输入输出参数等，因此，物业管理人员在施工期的介入阶段，必须深 入现场，了解各专业施工工序及方法，掌握施工的难点，收集整理各 种技术及施工资料，了解各种材料生产厂家及通迅地址。（3）提出整改合理化建议我公司将根据以往的工程前期介入和物业管理经验，就今后可能 存在的施工质量隐患或影响使用和管理的问题（如水池、天面、卫生 间的防水防漏，广场地面砖、内外墙裂缝的防范等等）与施工方、监 理方的技术管理人员协商，提出建议、意见，对于施工中因各种原因 造成的严惩工程质量问题，影响到今后的使用功能、使用安全等重大 问题，及时向有关方提出整改建议，如果一时解决不了的，写出专题 报告，提交甲方处理。（4）制定切实可行的管理方案行政中心功能齐全，且面向公众开放，来往人员复杂，管理难度 很大，保障安全更加重要，物业管理人员必须尽早熟悉物业情况，制 定切合实际的管理方案。2、设备安装调试期的前期介入设备设施安装调试期：指从楼宇设备安装工程开始到安装调试验 收全过程的管理。工作方式：由工程部参与调试工作，现场学习。主要工作内容有：（1）结合现场实际，通过详细研读各专业设计图纸，对照建筑 结构空间尺寸和设备外型尺寸，熟悉建筑物的全部配套设备设施系统 的设计布置情况，包括交配电设备系统、给排水设备系统、空调通风 设备系统、消防设备系统、电梯设备系统以及智能化设备系统等。由 于大厦功能的多样性、完备性和设备系统的专业复杂性，要求介入的 物业管理人员也要具备相应的专业技术和一定的工程施工管理经验， 及时发现施工中不符合设计要求，违反专业规范要求的质量问题。（2）通过详细查看各专业设备系统的设计技术参数，结合设备 随机技术文件，了解掌握各专业设备的技术性能参数、安装基础、标 高、位置和方向以及维修拆卸空间尺寸、动力电缆连接等技术问题。（3）在详细研读设计图纸和现场检查建筑空间位置及设备外形 尺寸的基础上，从设备运行维护及角度认真考虑设备及系统的可操作 性、可维修性、是否满足管理的要求等。在符合设计规范、设计技术 要求的前提下，应使设备及系统的巡视操作便利，易于维修保养，设 备系统容量易调节搭配，系统管线布置和流程控制更趋于合理，各系 统的功能、功能流量输出应便于计量管理、便于经济核算，并就这些 问题提出改进意见或建议，提请设计单位和工程筹建处改进。（4）参加设备安装工程的分部、分项工程验收、隐蔽工程的验 收和设备安装工程的综合验收，熟悉楼宇各设备系统安全经济运行的 状态参数，掌握设备系统的调节控制方法、紧急情况的处理措施，提 出设备系统运行管理方面的整改意见和建议。（5）建立比较完整的设备前期技术资料档案，要求收集整理的 文件资料主要有：设备选型报告及技术经济论证；设备购置合同；设备安装合同；设备随机文件（说明书、合格证、装箱单等）；进设备商检证明文件；设备安装调试记录；设备性能检测和验收移交书；设备安装现场更改单和设计更改单；相关产品样本；业务往来文件、批件等。文件资料连同设备安装工程竣工验收图纸资料一起归入设备 前期技术资料档案。（6）在对设备各系统全面了解的基础上，结合行政中心设备系统 修订完善管理制度，安全操作规程和作业指导书。3、楼宇和公共区域的前期介入（1）办公楼宇的前期介入前期介入任务是：了解办公室、各功能会议室结构上的特殊要求， 了解投放使用后的安全防范要求，制订办公室、功能会议室外部安全 管理措施及有关制度，前期介入的工作要点为：了解办公室、各功能会议室内部结构的特殊性；掌握与之配套设施设备的技术参数、技术标准；掌握消防安全设备设施的配套情况；制定应急情况时人员的疏散方案；在装修中特别注意控制材料的质量，严禁使用易燃或劣质材料， 在消防施工中确保安全，会同施工、监理方一起严把质量关。（2）室外绿化及园林小品的前期介入了解室外绿化面积和布局，绿化设计思路，树木、花卉的种类和 数量，了解花草树木的名称、种植季节、生长特性、培植管理方法等 一毓知识和技术，监督绿化施工，要求将建筑垃圾清理干净换成栽培 营养土；注意花木的种植，一定要去除营养袋；草地要求平整后才能 植草；及时跟踪了解绿化施工中的喷灌喷头布置、水管走向、绿化排 水工程情况，并根据园林设计规划要求及涉及到的绿化知识，编写绿 化技术管理措施和规定，同时对绿化人员进行培训，了解园林小品的 设计意图，掌握材料的性能并制定相应的维护措施。（3）地下停车场与道路的前期介入行政中心来往办事人员及来往车辆多，地下停车场的前期介入工 作重点是：了解与掌握地下停车场的设计规划、建筑结构、泊车位数 量、车辆行驶进出及上下坡道的安全要求、安全措施及消防安全的 设施、设备，并着重跟踪地下停车场、地面排水沟、井的污水排放设 备设施的施工与安装，发现有影响日后管理或影响行车安全的情况， 及时向甲方有关部门汇报并提出整改建议，要求施工方进行整改，事 物所对地下停车场的车辆行驶及车辆管理制订有关制度和措施，为日 后停车场的管理提供依据。4、竣工及接管验收的前期介入竣工及接管验收期：指物业工程竣工并向物业移交接管阶段。工作方式：按照物业接管验收的程序和要求，依据国家制定的物 业接管验收标准，做好接管验收工作，做到全面、细致而不漏项，为 日后的物业管理打下坚实基础。（1）物业验收（物业验收前编制验收计划）土建验收楼内地面平整，不裂缝、脱皮、起砂等缺陷。屋面清洁，无垃圾和堆放物，屋面排水无明显堵塞现象。卫生间地面不应积水、渗漏现象。进户门不得使用胶合板制作，门锁安装牢固。屋内墙面平整，无裂缝、剥落和起泡等缺陷。油漆、刷浆应色泽一致，表面不应有脱皮，漏刷现象。门窗玻璃完好无损，安装平整、牢固，开闭灵便。木作工程表面光洁，线条顺直。饰面砖应表面洁净，无裂缝、脱落现象。水、电设施验收水、电表底度清晰水、电表按套安装或预留表位。公共及室内照明设施齐全，无损坏，使用功能正常管道安装牢固、垂直，控制部件启闭灵活，无滴漏。地漏排污管接，检查不得渗漏，管道排水必须流畅。卫生间设施配件齐全、完好，接不得渗漏，制动灵活。设备验收水泵验收须提供产品合格证，产品说明书，土建安装图纸，水泵电路图纸，水 泵电路图。电机持续运行壹小时无故障，运行时无较大振动。蓄水池、阀门、管道无跑、冒、滴、漏现象。各种仪器、仪表规格、型号应符合设计要求，安全装置必须灵敏可靠，控制阀门开关灵活。消防设施验收消防设施有消防部门检验合格证。消防栓、消防管道无跑、冒、滴、漏现象，防腐措施符合设计要 求。消防设施有规定的标识。电梯验收电梯机房清洁、通风。有专业部门的检验合格证。提供电梯有关图纸资料：a. 土建图b. 电梯维护说明书c. 电梯控制图d. 产品说明书电梯持续运行30分钟无故障。电梯在运行过程中，指令、召唤、定向、程序转换、开车、截车、停车、平层准确无误，声光、信号清晰正确。电梯启动、运行和停止，轿厢内无较大震动及冲击，制动器可靠。电梯供电电源线必须单独敷设。供电系统验收供电系统安装后必须有专业部门的检验合格签证。配电柜（盘）及开关柜型号、规格，质量符合要求。柜（盘）内设备，电器的导电接触面与母线连接的接触紧固、牢 靠。空调系统验收：空调制冷机组、风柜、各风管及风，空调风柜房地面排水坡度， 下水、回风系统、新风机、空调冷却水系统、冷支采及电机、各检 修等设施符合国家标准。（2）验收确认验收过程应将验收物业的质量状况如实记录，记录后有移交人的认可签字。（3）资料接管新建物业在接管过程中，验收以下资料作为物业管理的原始资料建档保存：a. 住宅小区建设各项批准文件；b. 住宅小区平面规划图、竣工总平面图；c. 房屋及配套的基础设施、设备、园艺的竣工图；d. 地下管网竣工图；e. 工程质量检查合格证；f. 各种设备的检验合格证；g. 房屋产权明细表。（4）设备设施试运行设备设施在验收合格后，事务所对设备设施进行试运行，以确保 用户入伙后设备能正常运行，事务所的工程技术人员此时可在设备安 装调试单位配合下直接操作设备，并请设备调试单位对相关操作人员 进行设备正式运行前的培训。5、物业入伙的管理接管验收后至物业入伙，此间约为一个月时间，事务所将围绕入 伙做大量的准备工作，重点做好物业成品保护、各部门的入伙搬迁、 引导等，确保搬迁工作的有序进行。（1）清洁开荒入伙前，建议甲方对物业进行全面清洁工作，包括外墙、石材地 板、木地板、瓷砖地板、不锈钢表面的清洁。避免使用有腐蚀作用的 清洁液，防止腐蚀后造成损失及后续管理的困难。（2）搬迁准备工作A、跟踪竣工验收入接管验收中检查出的问题的整改情况。B、建立健全各项规章制度及管理制度。C、向甲方提交关于大楼相关配套设施配置的建议，诸如：室内 公共区域垃圾桶配置，公共洗手间垃圾筐、纸巾盒的配置。D、做好电梯轿箱、地面瓷砖、灯体、墙面等物业成品的保护工 作。E、协助甲方完成各类标识牌制作后的安装、停车场划线。（3）协助甲方完成搬迁工作A、了解入伙各部门的办公场所。B、了解搬迁日期与时间。C、提供搬迁路线及停车地点。D、安排好电梯操作人员值班。E、事物所协助做好现场物品的看护、引导、协助搬运、整理物 品等工作，做到整个搬迁过程中物品不丢失、不损坏，紧张有序地进 行。F、做好电梯等运输工具的保护工作，防止在搬运物品过程中造 成运输工具和设备的损坏。G、做好礼仪接待、宣传、美化环境工作，如挂彩旗、摆鲜花等。H、协助甲方举行入伙仪式因搬迁仪式来宾众多，车辆进出量大，安全保卫工作至关重要，既要 疏导交通，维护交通秩序，又要做好大楼内部安全，保证水电正常供 应，保证其它设备设施运行正常，届时，我们将在人力物力上全力以 赴，科学安排，圆满完成入伙仪式。建立良好的外部公共关系，以利今后工作的开展。6、其它前期准备工作（1）前期介入的办公场所在中标后，公司即与甲方商议事务所在前期介入阶段的办公场所 及仓库，以便前期介入的正常开展。（2）物资装备在公司介入前期介入后，将着手准备用于管理的工具、设备、检 测仪器、仪表等。（3）常用备品备件的准备工作设备设施接管验收后，事务所将施工单位移交的专用工具、备品 备件、易损件建帐入库后，还应根据运行管理经验制定设备的备品备 件的采购计划并购买，对于一些常用易损备件应有一定库存，防止设 备缺件停运，造成重大影响。（4）做好收尾工程施工人员及施工材料的管理，整个大楼竣工 后还有部分零星工程须进行整改，有关施工人员及施工材料进入大楼 时，管理处将专门派人进行监督与管理，从安全保护、噪音防护上采 取措施，减少对大楼工作人员工作与生活影响。