高坝洲工程合同管理信息系统应用与分析.doc

高坝洲工程合同管理信息系统应用与分析

关键词：合同管理；信息系统；计算机应用；高坝洲工程
摘  要：为了搞好高坝洲工程的投资管理，提高工作效率，湖北清江高坝洲工程建设公司在总结隔河岩工程投资管理经验的基础上，与武汉蓝溅开发公司联合开发了《水利水电枢纽工程经济管理系统》，并应用于高坝洲工程整个建设过程，使从事合同、计划、结算和统计管理的工作人员数量不到隔河岩工程管理人员的1／4，大幅降低了管理成本，较好地控制了工程投资；还提出了在网络环境下改进系统的设想。

为了搞好高坝洲工程的投资管理，简化管理中的繁琐工作，有必要引入计算机这一现代化工具。我们在总结隔河岩工程投资管理经验的基础上，和武汉蓝溅开发公司（武汉市科委软件研究中心）联合开发了《水利水电枢纽工程经济管理系统》(以下简称“系统”)，从高坝洲枢纽工程前期准备工程到竣工，应用了该软件进行计划管理、合同管理、结算管理和统计管理。在整个工程项目建设过程中，我们从事上述管理工作的人员不到隔河岩工程的1／4，大大提高了工作效率和工作质量，大幅降低了管理成本，对工程投资控制起了积极的作用。
1 系统的特点
(1)通用性强。系统是根据多年来水利水电工程管理的经验，
尤其是清江隔河岩工程投资管理的经验而开发的，完全适用于水电工程的投资管理；同时，充分考虑了各类工程的特点，所以有较强的通用性，不仅适用于建设单位，也适用于施工单位。
(2)内容较广。系统包括合同、计划、结算、统计、投资管理等，基本上涵概了除财务管理以外的所有经济管理内容。
(3)数据共用。系统每一部分管理的信息数据共用，保持口径一致。
(4)操作简便。系统基于窗口处理技术，操作简便，汉字录入量少，采用了无服务器局域网结构；既降低了环境平台的投资，又可面向多个用户服务。
2 系统的功能
系统由合同、计划、结算、统计、概算、相关单位以及资料等管理模块和数据共享用户字典、汇总、各种报表部分组成。
2.1 用户字典
用户字典是为了方便用户操纵使用系统而专门设置的一个共享数据库,属系统正确运行的基本支撑平台之一。用户字典包括概算名称字典、工程类别字典、数量单位字典、合同类别字典、经办部门字典，使用极其方便快捷。
2.2 合同管理
合同管理包括合同录入及修改，合同查询及统计，按概算、合同类别查询以及组合、模糊查询。
(1)合同录入及修改。记录录入的基本内容有：合同编号、
合同名称、合同类别、施工单位、合同金额、签约日期、经办部门及备注等。一个合同往往包括概算中的几个项目，为了将合同按照概算进行分解，在合同录入及修改中设置了合同分解功能。
(2)合同查询及统计。在此功能下能够方便地根据合同编号、合同名称、签约日期、施工单位、经办部门等进行分别或组合查询。当合同数量比较多、时间比较长、记不清或难以查找时，用组合查询可很快准确地查到：而且计算机将所查找到的合同进行统计，并按合同类别进行分类。
(3)按概算口径查询。该项查询是按照概算的项目划分进行统计查询。当输入所需查找的概算号后则所有属于该项的合同都将被查找出来，并和概算金额进行比较。
(4)按合同类别查询。该项查询是按照合同的分类，例如建筑工程、设备安装工程、临建工程、房建工程等合同类别进行查询。
2.3 计划管理
计划管理包括年、季、月计划的录入，计划完成汇总，计划完成查询，计划完成统计。
(1)年、季、月计划的录入。水利水电工程计划编制一般都是按照概算项目进行的，通过帮助功能键可在提示窗口下直接选择概算字典库中的项目，这样就保证了计划录入和概算完全保持一致。
(2)计划完成汇总、查询和统计。系统可以根据工程完成情
况,将已结算部分及已完成但未结算部分进行汇总,自动生成计划完成情况表；同时提供分年的年、季、月的计划完成情况查询和各年分季分月计划完成情况统计汇总功能。
2.4 结算管理
结算管理包括结算数据录入、结算项目管理、汇总结算数据、按合同查询、按结算项目查询等功能。
(1)结算数据录入。分别按合同项目逐月录入结算工程量和结算金额。当结算合同的合计值与合同分项结算的相加值不同时，系统即予以提示，及时纠正录入的错误。
(2)结算项目管理。在此项功能中录入结算合同及合同的各个项目，同时录入各个项目的工程类别、计量单位、单价、合同金额、所属概算号等。录入以后，每次结算时就不必再重录。
(3)按合同查询。与合同查询一样，可对已结算合同进行单项、组合、模糊查询。
2.5 统计管理
该部分包括未结算但已完成工程量的录入、统计汇总、统计报表生成等功能。
(1)未结算工程量的录入。因为实际完成工程量总是超前于工程结算，有些已完工程量统计时并未结算，这样仅按结算量统计出来的数值就不能真实地反映实际完成情况。因此，增加了未结算工程量的录入，录入的方法同结算数据录入。
(2)统计汇总。按照工程实际完成情况（包括已结算工程量
和已完成但未结算量）进行完成投资及工程量的统计汇总并生成统计报表。
3 改进合同管理信息系统的设想
3.1 基本思路
在目前的公司广域和局域网络条件已经成熟的情况下，合同管理系统应该突破仅限于合同主管部门内部使用的局限。通过跨部门的信息系统，将工程技术部门、物资管理部门和财务部门的需求有机结合起来，满足建设单位部门内部相互协作的客观要求。这一改进主要基于以下设想：
（1）将各种分散在各职责部门内部相关合同管理信息作为整体处理，合同管理信息的收集及共享将更简便、高效。
（2）将“人—人”的首要协作方式转变为“人—数据库—人”的形式，使合同管理过程中对特定人的依赖性减弱，从而防止在项目管理过程中由于此类人员变更导致的管理信息不连续。
（3）强调各类信息之间的关联性，即通过对某个关键信息的查询可以同时获得与之有关的其他关键信息。例如：通过对某个合同的查询，可以同时获得该合同的设计文件信息、材料供应信息等，更加有效地简化工作程序。
3.2 系统结构简析
合同处理的每一阶段都需要各个部门协同进行，不同的部门在不同的阶段提供和需要不同的合同信息，从图1所示的合同流程示意图中可以大致看出合同信息的来源及流向，部门的职责反
映在信息系统中即表现为提供信息；部门对信息的需求则表现为信息的流入。一个部门既是信息的制造者又是使用者，这种特性由部门在合同管理过程中的职责及部门间的相互关系所决定。因此，在此处以部门为基础对合同管理过程中的信息流进行分析。

3.3 基本数据流
将各个部门的工作结合在一起的是统一管理的数据系统。在该系统中，尽管数据来源不同，但用户通过数据库可以方便地调用已经透明化的各类数据。
3.4 数据间关联
为有效地管理各类基础数据，将其有机地结合为一个整体，使其在查询过程中可以完整地反映被查询项目的全貌并简化查询过程，可以考虑在基础数据之间加入“关联”。
所谓的“关联”是指，在五类基础数据中，根据其在工程项目合同管理中的内在联系，加入一些数据指针。这样，在对某项数据进行查询时，根据数据指针提供的指向，同时将与该项数据相关的其他数据加入检索结果中，从而达到尽可能对相关项目提供充分信息的目的。这种方式可以将源于不同部门的重要信息直接集成，客观上为加强各部门的联系及资源共享提供了工具平台。

根据前面描述的合同管理业务流程及数据特性，可以很容易根据以下原则确定基础数据间的基本关联形式(见图2)：①合同必需依据技术文件签订；②结算必需依据合同文件进行；③物资供应依据合同进行。

根据图2所示，箭头指向即为关联方向。设定箭头指向数据为被关联数据，指向被关联数据的数据称为关联数据。如果在被关联数据中预设一个特征代码，在关联数据建立与被关联数据的关联时，将特征代码作为关联指针添加到关联数据中，那么在对关联的任一方进行查询时，就可以依据特征代码与关联指针的对应关系将另一方的信息同时加入查询结果。显然结算表与物资供应单只需要关联指针，技术文件只需要提供特征代码，而合同文件既需要关联指针与技术文件建立关联，同时也提供关联代码与结算表和物资供应单建立关联。
4 结语
在企业要求不断提升内部管理水平，获取核心竞争力的过程中，管理工具的进步同时也可以达到促进管理模式的进步的作用。本文中关于合同管理系统的探索也正是希望可以达到这一目标。希望本文中所介绍的一些实践和探索可以为水利水电项目建设管理水平的实质性提高提供一些借鉴作用。