重庆龙湖合同管理办法07版.doc

重庆龙湖合同管理办法
为了加强合同管理，提高工作效率，促进公司对外经济活动的开展，防范公司经营风险，规范合同起草、会签、审批、签章、执行、变更、纠纷处理及档案管理的过程，特制定本办法。
1 适用范围：
凡涉及金额在5000元人民币以上的经济事务（不包括行政税费），必须签署相关合同、协议或其它书面文本。
2 管理办法：
3.1  岗位职责
3.1.1.  综合管理岗位：计划财务部合同管理员
3.1.2. 计划财务部：
3.1.2.1  负责审核价格、付款条件、违约责任是否清楚、明确、有效；
3.1.2.2  负责对合同会签过程进行动态监督管理；
3.1.2.3  负责起草、修订、解释本管理办法及附件文档。
3.1.3. 行政部：
3.1.3.1.负责法律顾问事务所的选择、监督、评价和日常组织协调工作；
3.1.3.2.负责处理法院、仲裁事务；
3.1.3.3.负责合同用印、存档、查阅工作。
3.1.4. 集团信息中心：负责根据本办法及附件文档将合同类型及模版、岗位审批权限等在OA系统及运营管理系统中进行设置及固化。
3.1.5. 合同承办部门：
3.1.5.1. 负责本部门合同起草、会签、校稿、审核、批准、生效的全过程管理；3.1.5.2. 负责审核合同内容的合理性、合法性、严密性及有效性，包括但不限于合同要素及条款是否齐备，当事人双方的权责和义务是否明确，合同文字及数字的表述是否准确规范；
3.1.5.3.负责建立和管理部门各类合同的示范模板；
3.1.5.4.负责对本部门员工进行合同管理办法及应用的培训；
3.1.6. 合同会签部门：
负责从本部门工作需求和专业角度提出会签意见。
3.2 合同基本内容和格式：
3.2.1 基本内容：
包括标的物（施工、采购、服务等），数量和质量，价款，付款节点和相应的支付条件、履行的期限、地点和方式，违约责任，维保服务等主要条款。
3.2.2 合同名称
3.2.2.1 命名原则：必须包括“公司发布的项目标准名称+事项”；
3.2.2.2 适用范围：合同名称、合同中的附件名称、以及合同正文中的名称，上述三类合同名称必须规范、统一；
3.3 合同起首部分：
3.3.1 写明甲乙双方（供需双方）的全称，且必须与公司印章名称保持一致；
3.3.2 一般情况下一份合同一个合同主体，若一份合同多个合同主体需要说明不同主体对应的标的物及金额（目的是满足运营管理系统和办理承兑的需要）；
3.4  合同正文部分：
3.4.1 基本信息应包括但不限于：产品名称、牌号、商标、厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件和期限，必须符合国家行业相关政策规范；计量单位、计量方法、自然损耗率等；运输方式及运费承担责任；交（提）货期限、地点及验收方法；
3.4.2 合同必须有违约责任，违约责任应明确约定违约金数额、比例及计算方法，以及合同解除的条件，具体内容由合同承办部门确定：
——各部门应根据本部门的业务特点，总结一些本部门常见的违约责任标准条款，如“未能按期交货或者付款，每延期一天，由违约方向对方偿付未履行部分款项总值每日千分之五的违约金；任何一方如单方面中途撤消或无故不履行合同者，应由违约方偿付对方未履行部分款项总值20%的违约金”；
——一般情况下，任何合同都不能缺乏违约条件，应杜绝“乙方是长期合作单位，不会出意外，不必考虑违约条款”的观念，“甲方有权保留追溯损失的权利”之类的说法不能代替具体的违约条款；
——合同违约责任应在合法、合理的范围，应避免由于甲方违约责任过重导致乙方产生恶意的条款，例如“延期付款甲方每日支付3%违约金，延期付款5天以上乙方有权解除合同，甲方应支付10%违约金”。
3.4.3  一般情况下，合同必须有质保金、质保期及维保服务方式，以保证合同后期服务的正常进行；
3.4.4  一般情况下，合同争议处理的机构应为甲方所在地有管辖权的人民法院或仲裁委员会；
3.4.5 合同应有明确的起止时间及签约地点；
3.5  合同结尾部分：
3.5.1. 双方都必须使用合法的印章（公章或合同专用章），不得使用财务章或业务章等不合法印章；
3.5.2. 落款应包含签订时间、法定代理人及委托代理人、开户银行及帐号、联系人及电话。
3.6 格式化的合同：包括国家规定的格式合同和某些垄断机构的格式合同，由经办人按要求填写，在合同中应尽量通过其它说明事项或补充条款等方式为甲方争取公平的权益，同时，经办人员应在审批的合同摘要中对格式合同予以明示；
3.7 境外合同：
3.7.1 必须明确约定税费的承担人，税费交纳手续的办理人、国内段工作涉及的合同金额或比例；
3.7.2 鉴于税务局有权质疑合同约定的国内段、国外段的金额分摊比例，故合同应约定“最终税费以税务局认可金额为准”；
3.7.3 鉴于境外合同付款周期的特殊性，故合同约定的付款时间应考虑充分，如在收到发票后20个工作日，并应强调付款遇中华人民共和国法定节假日顺延。
3.7.4 与代理方所签合同中应包括对代理方票据的要求，例如“代理公司提供之海关代征增值税及关税发票抬头须为购买公司及代理公司双抬头,且发票之含税金额需与卖方公司相关材料价款一致.；代理公司交付买方之所有发票均须为原件,相关发票抬头,除海关代征增值税及关税发票为购买公司及代理公司双抬头外,其余一切代理费及相关中间费用等,均须为买方公司名称抬头”；
3.7.5 凡涉及境外付款的合同需添加计划财务部税务专员会签。
3.8  合同流转流程：
3.8.1  基本流程：
起草→会签→校稿→审核→批准→用印→存档/抄送
3.8.2  起草：
3.8.2.1 合同承办人对合同签订的及时性、合理性、合法性、规范性、完整性和正确性承担主要责任，即第一责任；
3.8.2.2 合同承办人在会签过程中应严格按合同会签权限添加相关人员参与会签，不得随意添加合同会签权限以外的人员参与会签（目的是提高合同会签效率、明确分工和责任、控制合同流传范围）；
3.8.2.3 若发生多版本情况，应说明版本之间的差异，明确修订的内容（目的是提高会签效率，保证版本的有效性）；
3.8.2.4 合同承办人不得未经规定会签人员会签完成就直接校稿，如有特殊情况，必须在办理说明中明示。
3.8.2.5 当合同承办人不能找到合适的合同类别时，首先应与计划财务部合同管理员确认，如属于尚未建立适用的合同类别，则承办部门应通过工作联系单向计划财务部合同管理员提出增加合同类别的要求，必须杜绝“随意”选择一个合同类别的做法（工作联系单由合同管理员参加会签，部门经理审批，抄送财务部经理。
3.8.3  会签：
3.8.3.1 会签人对合同内容提出本部门工作需求和专业意见，承担相关专业责任，负责提供专业标准规范或技术要求条款给合同起草人；
3.8.3.2 合同承办人必须逐条明确回复会签人意见、直到意见达成一致（严禁合同承办人含糊简单的以“OK、同意”等字词接受会签意见、其实没有充分沟通、甚至根本就没有接受会签意见就送审批的情况）；
3.8.3.3 涉外合同：合同承办人必须自行添加会计组主管参加会签（是否涉外合同以乙方是否境外单位为判断标准，不以是否外币付款为标准）；
3.8.4  审核：
3.8.4.1 合同审核人负责对校稿版本的合理性、合法性、规范性、完整性和正确性进行全面审核，承担合同签定的第二责任（审核人必须全面检查会签意见并确认合同承办人已经与会签人达成一致意见）；
3.8.4.2 根据各个部门的情况，可设定多级审核；
3.8.4.3 合同审核人必须检查会签记录，起草和会签流程是否正确；
3.8.5  批准：
批准人在审核的基础上批准该合同的执行，对签订合同承担决策责任，不承担因合同的及时性、合理性、合法性、规范性、完整性和正确性等具体条款所涉及的相关责任；
3.8.6  审批：
审批人同时兼任审核和批准，承担第二责任和决策责任。
3.9 合同的变更、解除：
3.9.1 对合同条款中明确约定了最终的付款结算依据（价格及价格浮动范围，数量及数量浮动范围等），并且付款时遵照该结算依据进行结算的付款，可能出现结算金额超过或低于原合同暂估金额，可在成本系统“合同管理”中通过“合同变更”进行。
3.9.2 除3.9.1之外的其他合同变更，必须采用书面形式进行约定，并通过行政部档案管理员在OA系统上作出处理；
1）    凡涉及金额在5000元人民币以上的变更适用于公司通用性合同签定原则，必须签订补充协议或重新签定合同协议；
（2）    凡5000元以下的变更，业务部门可根据业务实际发生的性质和情况确定甲乙双方约定的形式（如当事人双方的信件、函电、电传等）。
3.9.3 解除经济合同，甲乙双方必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传、终止合同协议等），并通过行政部档案管理员在OA系统上作出处理；
3.9.4 合同转让原则上必须有三方协议；
3.9.5 因变更、解除合同而使公司利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应由相关责任人承担责任，并在变更、解除合同的协议书中予以明确；
3.9.6 变更、解除经济合同，需同样按合同审批流程办理手续。
3.10 合同类别及权限表：公司对合同进行分类管理，不同类别的合同对应不同的起草人、会签人、审核人、审批人和抄送人，详见《重庆龙湖合同类别及权限表（2007版）》；
3.11 合同示范模板：
3.11.1合同示范模板是各部门业务经验的积累，是各部门进行业务培训的重要工具，由合同承办部门负责建立和管理本部门合同的示范模板；
3.11.2确定合同示范模板的基本流程：
3.11.2.1 途径：工作联系单模块——合同范本类——**部门合同范本
3.11.2.2 流程：计划财务部合同管理员参加会签，承办部门经理审批，抄送集团信息中心系统管理员；
3.11.2.3 应用：系统管理员将其对应设置到每一个合同类别下；
3.11.2.4 合同示范模板的内容和格式：各部门自行确定，但必须符合本办法规定之相关内容和格式，且易于使用，能有效提高合同办理的效率。
3.12 合同付款详见《重庆龙湖运营系统付款审批管理办法（2007版）》、《重庆龙湖运营系统付款审核审批权限及流程表（2007版）》
3.12.1先做事情后补合同属特例管理，合同承办人在提交该类合同时必须自行申明属于先做事情后补合同的情况，同时说明补办合同的原因以及部门经理及相关人员对补办合同的意见；
3.12.2会签部门（特别是计划财务部）与承办部门不能达成一致意见的，由总经理审批；
3.12.3商运公司合同按《重庆龙湖合同类别及权限表（2007版）》的要求确定是否属于地产公司OA系统管控的内容，凡《重庆龙湖合同类别及权限表（2007版）》要求的，必须提交到地产公司OA系统。
4 责任
4.1凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任；
4.2 故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任；
4.3 各部门自行负责本部门合同承办人员承办合同的资格审查，对多次出现低级错误的合同承办人，应取消其承办合同的资格（合同计算错误、大小写错误等低级问题反映出员工的基本工作态度和基本工作质量）。
4.4 涉及合同保密内容的，合同承办人应在办理说明中明示，合同承办人、会签人员及审核、批准人员故意或过失泄露合同保密内容而给公司造成重大损失的，追究其经济和行政责任，情节严重的移送有关国家机关追究其法律责任。
相关文件
5.1       《重庆龙湖合同类别及权限表（2007版）》        
本管理办法由计划财务部每半年回顾修订一次；对未按本办法办理的合同每季度统计和公告一次。

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