企业采购过程表单及管理规定(全套表格).doc

业务采购说明书
编号：JSTRI-G-04-12/01 序号：
需求部门

经办人

项目名称

项目编号

服务（产品）名称

1.需供方提供服务（产品）的种类：
□地勘 □工程测量 □水文评价与分析 □地震安全评价 □工程设计与咨询 □试验检测 □科学研究 □制图出版 □环境监测与评估 □科技查新 □桥检车、加载车、支架搭设 □其他

2.具体工作内容

3.服务（产品）需遵循的规范和技术标准：

4.特殊的技术要求：

5.拟采用服务（产品）质量控制措施：

6.工作期限及提交文件
①. 年 月 日 至 年 月 日，提交　　　　　　　　　　　　　　　　
②. 年 月 日 至 年 月 日，提交　　　　　　　　　　　　　　　　
③. 年 月 日 至 年 月 日，提交　　　　　　　　　　　　　　　　
④. 年 月 日 至 年 月 日，提交　　　　　　　　　　　　　　　　

7.是否需要供方提供工作大纲：（工程勘察类服务采购均需按《工程勘察质量控制规定》要求编制工程勘察方案）
□需要 □不需要

8.其他：

（以上由经办人填写，表格不够可另附页，□无附页 □有附页 共 页）
部门负责人/项目经理意见：(管理过程中技术服务采购说明由部门负责人审核，项目服务采购说明由项目经理审核)

部门负责人/项目经理： 日期：
填表说明：1.本表是《服务采购申请审批表》（JSTRI-G-04-12/02）的附件，也是供方报价和编制工作大纲（方案）的依据之一；2.管理过程技术服务采购说明时，表中“项目名称、项目等级、项目编号”栏可不填写；3.跨部门需求，由归口管理部门统一填写说明。
服务采购申请审批表
编号：JSTRI-G-04-12/02 序号：
需求部门

经办人

项目名称

项目编号

服务（产品）名称

采购原因分析：
费用估算：
待选供方：
拟定采购小组成员名单：
对供方其他要求：
□无 □有： 具体情况为：
（以上由经办人填写，表格不够可另附页 □无附页 □有附页 共 页）
项目决策人意见：（当决策组长为部门负责人或分管总裁时，此栏不需签署）

签名： 日期：
需求部门负责人意见：（列入公司E平台《标准服务采购目录》的采购业务，如环境监测、科技查新等业务，其收费符合国家相关标准时，审批到此为止，可不与供方签订合同，直接按照财务相关规定付款即可）

签名： 日期：
技术质量部采购经理意见：

签名： 日期：
技术质量部负责人意见

签名： 日期：
需求部门分管总裁意见：（项目服务采购、计划内管理过程技术服务采购审批到此为止）

签名： 日期：
总裁意见：

签名： 日期：
填表说明：1.跨部门需求由各需求部门分别填写；2.待选供方均为合格供方且估算金额大于10万（含）时需3家供方比选，待选供方含有非合格供方且费用估算大于5万（含）时需3家供方比选。有合格供方的业务类型外包待选供方含有临时供方时，则需按照要求先通过《特殊供方审批表》（JSTRI-G-04-12/25）的审批。科学研究类外包可不进行3家供方比选；3.待选供方为“合格供方”时预计合同金额50万元及以上需成立采购小组；含有临时供方需成立采购小组。需成立采购小组时，外包合同金额大于100万（含）时，组长由部门负责人担任，人数为3人及以上单数，小组成员须包含技术质量部及其他相关部门人员；4.管理过程技术服务采购申请时，表中“项目名称、编号、等级”栏不需填写；5.本表审批时须附《服务采购说明书》（JSTRI-G-04-12/01）；6.本表是《服务采购合同审批表》（JSTRI-G-04-12/03）的附件之一；7.列入《标准服务采购目录》的采购业务，应及时将该表送至技术质量部备案；8.无合格供方的业务类型，需附《供方基本信息表》（JSTRI-G-04-12/18）。
服务采购合同审批表
编号：JSTRI-G-04-12/03 序号：
项目名称

项目编号

服务采购名称

项目经理

工程量及费用清单
工作名称
计价单位
数量
单价（元）
总价（元）
备注

合计（大写）
万 仟 佰 拾 元 角 分
合同签订人; 合同签订日期：
经办人： 日期： （以上由经办人填写，表格不够可另附页 □无附页 □有附页，共 页）
需求部门负责人意见：

签名： 日期：
相关管理部门意见（会签）：（如某项采购有归口管理部门，需经该部门审核，如IT相关技术服务采购需由公司行政部审核）

签名： 日期：
经营部合同经理意见：
合同范围 □有 □无 合同金额 □有 □无 付款条件 □有 □无
合同权利和义务 □有 □无 是否需要公司法律顾问审核 □是 □否
公司法律顾问意见：（另附页说明，□无附页 □有附页 共 页）

签名： 日期：
技术质量部采购经理意见：
供方是否符合要求： □是 □否 相关说明：
是否附《采购调查表》 □是 □否 合同与采购申请之间差异 □无 □有
是否退回修改 □是 □否 是否需知识产权管理人员审核 □是 □否
其他说明：
知识产权管理员意见：（如需要可另附件说明，□无附页 □有附页 共 页）

签名： 日期：
技术质量部负责人意见：

签名： 日期：
需求部门分管总裁意见：

签名： 日期：
填写说明：1.本表需附《服务采购申请审批表》（JSTRI-G-04-12/02）及《采购调查表》JSTRI-G-04-12/12；2.合同金额大于采购申请金额时需重新办理申请手续；3.经营部盖章后负责把合同审批表、合同和相关附件报技术质量部备案，由技术质量部在PM系统上登记；4.合同执行过程中，因合同范围、金额等因素发生变更时，需重新办理合同申请审批手续；5.地质勘察、工程测量、工程设计服务采购应采用院发布的格式合同。
服务及产品评价表
编号：JSTRI-G-04-12/05 序号：
项目名称

项目编号

服务（产品）名称

供方名称

评价阶段
□中间（评价1～8项） □最终（评价1～11项）
项目实施情况
供方实力
1人员投入： 10□ 8□ 6□ 4□ 2□
2设备投入： 10□ 8□ 6□ 4□ 2□
3管理水平： 10□ 8□ 6□ 4□ 2□
4技术水平： 10□ 8□ 6□ 4□ 2□
实施过程
5计划、实际进度符合性： 10□ 8□ 6□ 4□ 2□
6与项目组的沟通： 10□ 8□ 6□ 4□ 2□
7按产品采购要求执行吻合度： 10□ 8□ 6□ 4□ 2□
8双方合作的适应性： 10□ 8□ 6□ 4□ 2□
产品评价
9产品完整性： 10□ 8□ 6□ 4□ 2□
10产品描述准确性（图纸、说明书）： 10□ 8□ 6□ 4□ 2□

11技术可靠性： 10□ 8□ 6□ 4□ 2□
产品是否可以使用：
□合格，可以使用 □经修改后合格，可以使用 □产品不合格，不可采用
评分： 分
供方需改进的建议：

经办人： 日期：
对上述结果的确认：（项目服务采购评价时，本表由项目审定人确认；管理过程技术服务采购评价时，本表由部门负责人确认）

部门负责人/项目审定人： 日期：
填表说明：1.本表适用于评价、验证供方提供的服务和产品；2.管理过程技术服务采购评价时，表中“项目名称项目编号”等栏目可不填写；3.对产品验证结果为“不可采用”时，执行《不合格产品控制程序》(JSTRI-QP-8.3-2007)；4.付款前须提供此表报技术质量部备案；5.工程勘察类技术服务采购时，本表需附《地勘、测量报告验收单》(JSTRI-C-04-37-04)。其他类技术服务采购应附相关服务（产品）质量检查或验证的原始记录，具体记录格式可根据检查内容的需要自拟表格。
服务采购工作量决算表
编号：JSTRI-G-04-12/06 序号：
项目名称

项目编号

服务（产品）名称

经办人签字

供方名称

日 期

工作名称
计价单位
数量
单价（元）
总价（元）
备注

(多项目重复使用的服务采购，应在此对每个项目的采购费用进行拆分，以便财务部支付采购费用)

合计

需求部门负责人意见：

签字： 日期：

填表说明：1.多项目打包服务采购、单价合同及其它没有明确总金额合同在申请付款时，需附此表。

部门 年度固定资产需求申请表
编号：JSTRI-G-04-12/07 序号：
填报部门

□上半年编制 □下半年调整
序号
固定资产名称
类别
（IT类/其他）
规格型号
产地厂家
需求数量
参考单价
（万元）
总 价
(万元)
需求理由

合计

下一阶段固定资产需求估算金额：

填报人： 部门负责人： 日期：
填表说明：1.本表用于部门年度固定资产采购计划申请，年初制定，半年度根据实际情况进行一次调整；2.固定资产（IT类）、固定资产（其他类）部门分别编制（调整），固定资产（IT类）交行政部汇总，固定资产（其他类）交技术质量部汇总。

年度固定资产购置计划表
编号：JSTRI-G-04-12/08 序号：
□上半年编制 □下半年调整
序号/部门
固定资产名称
类别
（IT类/其他）
规格型号
产地厂家
计划数量
参考单价（万元）
总 价(万元)
备 注

合计

行政部意见
（IT类需签署）

签字： 日期：
技术质量部
意见

签字： 日期：
分管总裁意见

签字： 日期：
总 裁
意 见

签字： 日期：
填表说明：1.本表由技术质量部设备管理员根据各部门编制的《部门年度固定资产需求申请表》(JSTRI-G-04-12/07)汇总后形成全公司年度固定资产购置计划；2本表年初制定，半年度根据各部门实际情况调整一次；3.本表经审批后由技术质量部留存（IT类由技术质量部转交行政部备案）。
计划外固定资产购置申请表
编号：JSTRI-G-04-12/09 序号：
需求部门

填报日期

固定资产名称
品牌、规格型号
类别
（IT类/其他）
数量
参考单价（元）
总 价（元）

合计（大写）

万 仟 佰 拾 元 角 分
申购理由：

未列入年度采购计划原因：

开支渠道：
□ 公司设备基金
□ 项目开支：项目号 名称
□ 部门基金：
填报人： 部门负责人： 日期：
行政部负责人意见：（IT类需签署）

签名： 日期：
技术质量部/综合管理室负责人意见：（按照标准配置计算机类设备审批至此为止）

签名： 日期：
技术质量部/综合管理室分管总裁意见：（项目开支的仪器设备<50万元、设备基金开支的仪器设备<20万元、特殊配置计算机类设备、其他固定资产一次性购置50万元以下审批至此为止）

签名： 日期：

总裁意见：

签名： 日期：
填表说明：1.计划外固定资产购置申请需填写此表；2.在“申请理由及开支渠道”中详细说明购置理由及用途；3.该表经审批后需交至相关采购人员实施采购，办公服务类固定资产由行政部负责采购，专业生产类固定资产由需求部门负责采购；4.本表由技术质量部备案（IT类由技术质量部转交行政部备案）。
小型设备、易耗品购置申请表
编号：JSTRI-G-04-12/10 序号：
需求部门

填报日期

名 称
品牌、规格型号
数量
单价（元）
总 价

合计（大写）
万 仟 佰 拾 元 角 分
经办人： 日期： （以上由经办人填写，表格不够可另附页 □无附页 □有附页 共 页）
审批流程
办公类小型设备（IT类）购置申请审批流程
申请理由：

经办人签名：
部门负责人：
日期：
行政部负责人意见：
（一次性金额≤3000元到此为止）

签名:
日期：
公司行政部分管总裁意见：

签名：
日期：
办公类小型设备（其他类）购置申请审批流程
申请理由：

经办人签名：
部门负责人：
日期：
技术质量部/综合管理室设备管理员意见：

签名：
日期：
行政部负责人意见：
（一次性金额≤3000元到此为止）

签名:
日期：
公司行政部分管总裁意见：

签名：

日期：
驻外项目组所需办公类易耗品采购流程
申请理由：

申请项目经理签名：
日期：
部门负责人意见： （一次性采购金额≤500元到此为止）

签名：
日期：
行政部负责人意见：（一次性采购金额≤3000元到此为止）

签名：
日期：
公司行政部分管总裁意见：

签名：
日期：
其他办公类易耗品购置申请审批流程

申请理由：
（每月集中计划申请一次，计划外可单独申请）

行政部经办人签名：
日期：
行政部负责人意见：
（一次性购置金额≤20000元审批到此为止）

签名：
日期：
公司行政部分管总裁意见

签名：
日期：
生产类小型设备、易耗
品购置申请审批流程
申请理由：
（一次性购置金额﹤2000元不需填写此表）
开支渠道：

其他意见：
经办人签名：
部门负责人：
日期：
技术质量部/综合管理室设备管理员意见：

签名：
日期：
技术质量部/综合管理室负责人意见：
（一次性购置金额≤3000元审批到此为止）

签名：
日期：
技术质量部/综合管理室分管总裁意见：

签名：
日期：

填表说明： 1.本表用于办公类小型设备及易耗品、一次性购置2000元（含）以上生产类小型设备及易耗品的采购申请；2. 驻外项目组所需的办公类易耗品（含简易家具）、办公类小型设备、生产类小型设备及易耗品的购置申请由各需求部门自行办理。其他办公类易耗品购置申请由行政部统一办理。

实物采购合同审批表
编号：JSTRI-G-04-12/11 序号：
经办部门

填报日期

实物名称
品牌、规格型号
数量
参考单价（元）
总 价（元）

合计大写）
万 仟 佰 拾 元 角 分
经办人： 日期： （以上由经办人填写，表格不够可另附页 □无附页 □有附页 共 页）
办公类固定资产（其他类）、生产类固定资产、生产类小型设备及易耗品采购合同审批流程
办公类固定资产（IT类）
采购合同审批流程
办公类小型设备及易耗品
采购合同审批流程
（定点采购的办公类易耗品在定点采购合同期限内采购不需再次签署合同）
需求部门负责人意见：

签名： 日期：
需求部门负责人意见：

签名： 日期：
经营部合同经理意见：
合同范围 □有 □无 合同金额 □有 □无
付款条件 □有 □无 合同权利和义务 □有 □无
是否需要公司法律顾问审核 □是 □否
公司法律顾问意见：
（另附页说明，□无附页 □有附页 共 页）
是否退回修改 □是 □否
签名： 日期：
经营部合同经理意见：
合同范围 □有 □无 合同金额 □有 □无
付款条件 □有 □无 合同权利和义务 □有 □无
是否需要公司法律顾问审核 □是 □否
公司法律顾问意见：（另附页说明，□无附页 □有附页 共 页）
是否退回修改 □是 □否
签名： 日期：
经营部合同经理意见（除标准配置的电脑以外其他采购）：
合同范围 □有 □无 合同金额 □有 □无
付款条件 □有 □无 合同权利和义务 □有 □无
是否需要公司法律顾问审核 □是 □否
公司法律顾问意见：（另附页说明，□无附页 □有附页 共 页）
是否退回修改 □是 □否

签名： 日期：
技术质量部设备管理员意见：
合同与采购申请之间差异
□无 □有
是否需知识产权管理人员审核 □是 □否
是否退回修改 □是 □否
其他说明：
知识产权管理员意见：（如需要可另附件说明，□无附页 □有附页 共 页）
签名： 日期：

行政部负责人意见（标准配置计算机、5000元及以下其他物品审批到此为止）：

签名： 日期：
技术质量部负责人意见：
（5000元及以下物品审批到此为止）
签名： 日期：
行政部分管总裁意见：

签名： 日期：
技术质量部分管总裁意见：

签名： 日期：
填写说明：1.本表适用于固定资产、一次性购置金额10000元（含）以上小型设备及易耗品合同审批，一次性购置10000元以下小型设备及易耗品不需签订合同；2.本表需附相关采购申请单；3.合同金额大于申请金额时，需重新办理采购申请手续；4.合同执行过程中，如合同金额不足需进一步增加时，需重新办理合同申请审批手续；5.除定点采购的物品外，本表需附《采购调查表》（JSTRI-G-04-12/12）； 6.经营部盖章后，负责合同审批表、合同文本（原件）和相关附件的登记和归档管理，每月5日前将上月归档材料复印件提交给技术质量部设备管理员（IT类同时提交行政部设备管理员）。
采购调查表
编号：JSTRI-G-04-12/12 序号：
采购标的

采购部门

市场整体状况
□独家供应 □不充分竞争 □充分竞争

如供方为《供方一览表》中合格供方，则以下各栏不需填写
售后服务
我公司推荐该供方人员
供方是否提供现金及礼品
供方库评价分数
（限服务采购填写）
供方报价
供方名称、联系人及电话
产品定位
用户美誉度
市场占有率

供方一

□高 □中
□低
□无法判断
□高 □中
□低
□无法判断
□高 □中□低
□无法判断
质保期限 年
其他服务：

□无 □有
姓名
□无 □有
说明：

供方二

□高 □中
□低
□无法判断
□高 □中
□低
□无法判断
□高 □中□低
□无法判断
质保期限 年
其他服务：

□无 □有

姓名
□无 □有
说明：

供方三

□高 □中
□低
□无法判断
□高 □中
□低
□无法判断
□高 □中□低
□无法判断
质保期限 年
其他服务：

□无 □有

姓名
□无 □有
说明：

供方四

□高 □中
□低
□无法判断
□高 □中
□低
□无法判断
□高 □中□低
□无法判断
质保期限 年
其他服务：

□无 □有

姓名
□无 □有
说明：

技术质量部采购经理意见：

签名： 日期：
调查结论：（拟定供方名称、选择原因综述）

经办人/采购小组人员（全部）签名： 日期：
填表说明1.本表必须附所有参加比选供方的报价单并由供方盖章确认；2. 定点采购产品不需填写此表。
固定资产及小型设备台帐
编号：JSTRI-G-04-12/13 序号：
序号
编号
名称
型号
测量范围
精度等级
生产厂家
购买日期
出厂日期
出厂编号
保管人
使用部门
主控部门
检定周期（月）
备注

注：各部门建立固定资产及小型设备台帐，履行验收工作后进行登记。IT类由行政部汇总，公司总台账由技术质量部汇总（含IT类）。

易耗品购置登记及申领表
编号：JSTRI-G-04-12/14 序号：
类 别
名 称
登记日期
型 号
数 量
单 价
总 价
经办人
申领人
购置理由

填表说明：1.本表由部门内负责采购人员履行验收工作后进行登记，具体申领人员（使用人）领取时时需签字。

固定资产验收单
编号：JSTRI-G-04-12/15 序号：
产品名称

型号

价格

生产厂家

供方

出厂日期

出厂编号

使用部门

使用/保管人

随机文件验收清单
编号
文　件　名　称
数量
备　　注

附
件
清
点
单
编号
名　　　称
型号规格
数量
备　　注

验收结论：

需求部门验收人员：　　

行政部经办人/技术质量部设备管理员： 日期：
（办公类固定资产验收由行政部经办人负责，生产类固定资产验收由技术质量部设备管理员负责）
填表说明：1.本表用于固定资产购置验收；2.外地采购由需求部门两人以上同时验收，且其中一人应为非经办人员；3.固定资产（IT类）验收单由行政部保存并交技术质量部备案，固定资产（其他类）验收单由技术质量部保存。

合格供方一览表

编号：JSTRI－G-04-12-16 序号：
产品和服务类型

序号
基本信息
价格信息
供方评价
备注
供方名称
资质等级
工作
内容
计价
单位
平均单价
历史最低单价
历史最高单价
最新单价
最新报
价时间
平均分数
累计评价次数
最新分数
最新评价时间

填表说明：
1.本表用于提供供方主要信息，相关信息来源于《供方信息明细表》（JSTRI－G-04-12/18）；
2. “合格供方”条件：符合供方基本条件，一般需最近2个年度内与我公司有过3次及以上合格合作经历的供方。
3. “合格供方”每年评审一次；
4.供方评价分数满分为100分，具体分值根据《服务及产品评价表》（JSTRI-G-04-12/05 )中评价结果进行折算；
5.“供方评价”栏中各项分数根据《供方信息明细表》（JSTRI－G-04-12/17）中“最终评价分数计算得到。

供方信息明细表
编号：JSTRI－G-04-12/17 序号：
供方名称

地址

邮编

传真

电话

联系人

产品和服务类型

□地勘 □工程测量 □水文评价 □地震安全评价 □工程设计 □试验检测 □科学研究 □制图出版 □其他：
资质等级

质量体系
□ISO □计量认证 □试验室认可 □其他： □无
技
术
能
力
技术人员
数量
教授级高工
高工
工程师
助理工程师
技术员
技术工人
其他

主要设备
数量
设备名称

数量

近期供方主要业绩
（不含承接我公司项目）
项目名称
承接时间
顾客单位
顾客单位联系人
联系电话

历次供方评价记录
序号
我公司项目名称及编号
我公司项目经理
产品和服务类型
工作内容
中间评价分数
最终评价分数