办公室出国管理的职务说明书.doc

办公室出国管理的职务说明书32020年5月29日文档仅供参考办公室出国管理职务说明书岗位名称出国管理岗位编号所在部门办公室岗位定员1直接上级行政副主任职系管理职系直接下级所辖人员岗位分析日期 6月本职:负责申报出国任务、办理护照,办理签证等工作及文件管理、综合管理。职责与工作任务:负责起草制订出国相关文件、管理因公出国的相关事务职责一职责表述:起草因公出国相关文件,负责出国任务的申报。工作时间百分: 14%工作任务起草出国相关文件,指导相关人员填写出国任务申请表,按外事规定办理申报出国任务手续频次:日常负责将出国任务申请表进行编号,并登记归档,并办理出国任务批件,交由人力资源部办理出国政审手续,并负责出国政审报送频次:日常职责二职责表述:负责办理护照、因公出国签证、出境证明及出国团组统计等相关工作工作时间百分比:50%工作任务提供办理护照、因公出国签证、出境证明所需各种表格,指导出国人员填写并审核,办理相关手续频次:日常负责出国团组统计频次:日常出国人员回国后,负责及时收缴护照,并定期进行护照的清理频次:不定期职责三职责表述:按上级主管单位要求,负责邀请函的办理并统计归档,办理出国意见征询函工作时间百分比:24%工作任务协助有关人员填写及其它相关表格频次:不定期负责对所填内容进行核实,办理相关手续并归档。频次:不定期负责指导组团相关填写征询函内容,并报出。频次:不定期职责四职责表述:机要文件管理工作时间百分比:6%工作任务负责机要文件的取送、登记、收发工作频次:每周三次负责机要文件分类、编号、组卷、复印副本。确定密级,并办理入库移交手续频次:日常负责分发无名印刷品、国内外信函、复印、张贴、查找收件人频次:日常职责五职责表述:负责礼品的发放、登记、出、入库工作工作时间百分比:2%工作任务填写出库单、经申领部门领导签字后方可出库。定期清点核实所管物品。提供各部门分摊费用数据,移交主管人员核实分摊频次:不定期职责六职责表述:完成上级领导交办的其它工作工作时间百分比:4%权力: 出国任务申报的建议权各种相关文档的管理权办理出国签证、做护照等事宜的督办权相关部门对外联络权相关工作建议权权限内费用使用权工作协作关系:内部协调关系事业部、财务部、经营计划部、公司其它各部门外部协调关系集团公司外办、国机集团人力资源部任职资格:教育水平大学专科及以上学历专业管理及相关业务专业培训经历出国人员相关管理法规及制度,档案管理、行政管理、简单外语水平。经验3年以上工作经验知识熟悉公派出国人员相关管理法规及制度,熟悉档案法技能技巧具有一定的口头及文字表示能力,计算机操作能力和工作协调能力。其它:使用工具设备计算机、传真机、打印机、Internet/Intranet网络、文件柜及一般办公设备工作环境一般工作环境工作时间特征正常工作时间,偶然加班所需记录文档出国任务申请表、办理签证所需的表格、邀请函、被授权单位签证通知表、出国意见征询函、出国团组及人员统计、礼品领取记录备注