实习期办公室工作调研报告.doc

实习期办公室工作调研报告摘要：通过两个月来在XX县中国轻纺城“两湖”开发建设办公室综合处的工作，我对职场秘书工作有了一个框架后较细致的了解。内容涉及办文、办事、办会三方面，旨在全面熟悉办公室事务，掌握办公室工作的主要内容和程序。在此就毕业实习要求结合观察了解、个人体会综合从办公室目前基本状况、公文处理工作、报纸信件传递工作、档案工作以及办公室目前存在困难、值得思考的地方等方面综合展开论述。针对实习过程中暴露的缺点和不足，我将引以为戒，作为今后工作和生活中着力改进的地方。关键词：办公室；调研；公文处理；能力；思考随着城市社会经济的迅速发展，用人单位对秘书能力提出了更高的新要求。笔者利用工作之便就当前“两湖”开发办办公室情况作一调研。因各方面条件的限制，此调研严格意义上是一次理论联系实际的过程。我的调研主要涉及三方面，一是办公室相关工作自查情况汇报；二是对办公室工作目前存在问题、困难的解读，一并提些浅薄的建议；三是关于秘书专业的教学反馈。这包括三方面内容：指导秘书对单位实习生的评价，自身存在的问题以及今后努力改进的方向。一、单位基本情况及办公室工作自查情况汇报中国轻纺城“两湖”开发建设办公室地处XX县人民政府所在地柯桥，负责开发“两湖”区域，依照XX县委、县政府“坚持经济中心，推进率先发展”的总体要求和打造县城“国际纺织之都、现代商贸之城”的总体目标，计划利用五年左右的时间,充分挖掘地方文化,充分发挥现有存量土地优势,把该区域建成融合传统江南风情和现代文明的水乡旅游区;集休闲游乐和商贸服务为一体的都市休闲区，使之成为特色鲜明、富有影响的城市发展“新名片”。综合处：负责办理“两湖”开发办日常事务、干部管理和党建工作；负责融资及资金收支管理；负责国有资产运行管理；负责工程项目及大额固定资产的审计工作。鉴于我的工作涉及范围，这里就办理日常事务作一情况汇报。（一）公文处理按照相关公文处理方法规定进行收发文的处理工作，具体情况如下：1、收文处理方面（1）文件接收和转办准确及时，未出现漏接收的情况；对于部分有领导批示的文件，能够及时传递给有关领导和部门阅办。（2）建立了重要来文当即电子入档制度，避免了重要文件因为传阅不当而对文件的接收产生质疑。具体操作：文件入档前的一系列工作主要包括文件接收、区分文件性质（即轻重缓急，重者、急者急办）、粘贴文件传阅单、交由领导批示、视批示内容逐个传阅，如有需办理文件则保留底稿，复印给分管领导或部门，底稿传阅完毕后分类放入归档箱。至此，文件传阅告一段落。思考：综合所学知识，可否考虑在收文时将文件分为“阅件”和“办件”两类？这样既方便领导节省时间，也可对“办件”作一更明确认定，提高工作效率。2、发文处理方面（1）规范行文规则。不越级行文，对于请示事项坚持“一文一事”的原则；（2）规范草拟公文及发文审稿工作。文种准确，文稿全部经办公室审稿后才能按程序发文，注重标题及内容的简明规范。（3）规范公文签发、发文登记、编号等工作。（4）规范文件格式，严格校对程序。在印章、封发方面也能够按照规定处理。发文方面，我并未直接参与拟稿过程，只是协助文字输入、排版方面工作。其中“两湖”开发简讯给我留下较深刻印象，该简讯总结每月单位各分管部门工作情况并对下月工作作一主要计划。这是政府信息公开的一个窗口，值得肯定。思考：本单位产生文件的打印、复印是否需要进行审核登记；是否有规范的会议记录、会议纪要；会议的落实情况是否需要建立通报机制，还是就有针对性地进行督办。（二）报纸、信件分发工作这项工作看似简单但容不得半点马虎。报纸信息反映了社会概况，结合单位实际，领导的报纸、信件直接送至其办公室，分管部门因有多个办公室，故存放于综合处的分管部门交换箱，量其所需，各自来取。有些印刷品可直接拆封，以省去领导拆封时间，发挥秘书人员的主观能动性。此过程需注意事项：领导不在情况下，切忌东张西望。如灯开着，请关灯；领导有客情况下，放置好报纸，轻步带上门；信件及时送出，快件签收后通知到收件人或直接交给本人。思考：报纸的征订还需合理，必要应增加人民日报、天天商报、绍兴晚报的征订数，了解时事、民生信息对于更好地从事工作有帮助。（三）档案工作1、领导高度重视档案工作。专门派人参加档案工作培训，将档案工作列为领导记事日程。档案工作是综合处一项重要的工作内容，在加强对档案工作人员能力培训的同时，注重了物的投资。新采用的电子入档程序不仅大大提高文件检索速度，而且为档案现代化工作开了好头。2、科学保管档案，有效提供利用。在档案保管和档案信息资源的开发利用方面，单位配备了管理查询快捷灵活的档案管理软件系统，在新设备的利用下，综合处档案工作人员将之前县旅游局的档案重新归档，经过耐心的整理输入，如今，县旅游局和“两湖”开发办的档案已一目了然。思考：进一步提高整体档案意识。档案工作关乎全局，是一个单位的历史佐证。人人应自律。二、办公室工作目前存在问题、困难首先，本单位属旅游局和“两湖”办合署办公，因客观条件限制，单位的行业管理处和市场开发处在异地办公，这必然产生了一些问题，比如文件难在第一时间传阅、报纸信件略显滞后等，但是我相信事在人为，只要各部门积极配合，尤其是综合处发挥“中转站”作用，信息和文件是可以有效率地传递过去的。其次，积极倡导节约。我们宣传十七大精神更应该落实到具体行动。节约是当今社会发展的要求。从小处看，外出时的一个关灯的动作，午饭时间的一个电脑待机设置，这些都值得注意。还有就是复印、打印用纸的问题了。节约需要每个人的努力，当然，首先是转变意识的过程。再次，有必要注重一下单位整体对外形象。比如在建设局食堂的买饭问题，我在排队时听到有人议论“看吧，前面是两湖办的人，一个人买那么多份饭”口气不雅，我觉得有则改之，无则加勉，“两湖”办的形象是由每一个工作人员共同构成的。这也就是团队的重要性。这里直言此问题，作一思考。此外，如何提高工作效率，发挥每个人的主观能动性，仍有待研究。三、关于秘书的教学反馈我的单位指导老师楼主任是个直爽、热爱生活的人。每天中午，我们会出去散步，散步的内容很多时候是寻找自留地，她希望能在附近找一小块地，种些青菜、南瓜。而我也乐意于这样的行程。这两个月和楼主任的相处是有礼而融洽的。我曾试探性地问楼主任对于我工作的评价，她表示基本满意，但也提出了欠缺的地方，比如处理事情稍显稚嫩，待人接物欠热情奔放等等。我建议学校往后着重培养秘书专业学生的实际操作能力以及提升秘书专业学生的个人修养。文秘人员除了需要具备工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养。因此，文秘人员要自觉、全面地加强个人修养，努力把自己造就成为德才兼备，既合格又称职的工作人员。概括一下，应注重掌握以下几点：一、要有充分的政策依据和事实依据。秘书人员办文办事，绝大部分都是针对现实状况的，或是为了解决某个问题，或是指导某项工作。因此，必须以党和国家的政策和客观事实为依据，坚持实事求是。二、要有准确性。准确，是对工作质量的要求。文秘管理的准确性是指正确体现政策，正确表达领导意图，正确地办文办事，言行有分寸，文字能达意。它在一定程度上保证领导工作的准备性。我现在存在一些问题，比如为人处事过于拘谨等等。三、对工作效率的要求。任何目标的实现，都离不开两个因素，一是准确，二是时限。其中任何一个失误，都会使事情办不成或办不好。时限就是尽可能缩短周期，减少中间环节。秘书人员办文办事必须具有很强的时效意识，要迅速行动，不可拖拖拉拉，要制定科学的工作制度，理顺关系，分工明确，充分发挥工作人员的重要性和创造性。这点也是我着力改进的目标，效率对于企业就意味着生命。四、严守纪律，保守机密。文秘管理要制发文件，处理文件和管理文件。在各种文件中，大部分具有不同程度的保密性，所以，秘书人员对什么应该说什么不应该说要心中有数。在我单位，印章在办公室管理下，任何文件的发送必须经过办公室，这对保密工作的要求更高，遇事心中首先得有一杆称，看是否需要保密处理。五、注意自己在办公自动化方面的锻炼。作为现代化的企业，计算机使用是办公室人员必备的素质。目前，利用计算机录入文字和文件处理，我都能够得心应手。复印、传真、公文处理等文秘工作基本熟练。文字录入速度有较大提高。同时，也能够利用互联网查询、传递、接收、储存有关信息。但是，还有一些方面尚有欠缺。如，制表，由于操作较少，不够熟练。还有扫描仪的使用，因为单位没有配备，也没有掌握。以上是我的办公室调研报告，不妥之处，敬请指正。最后，我感谢和我共事过的同事，感谢你们这段时间悉心的照顾。