总经理秘书职位说明书.doc

总经理秘书职位说明书52020年4月19日文档仅供参考，不当之处，请联系改正。职位说明书总经理秘书公司：北京龙发装饰集团公司职位名称：总经理秘书编制日期： .01任职人：任职人签字：部门：总经办直接主管：总经理直接主管签字：职位编号：LF-HR-FZB-03批准日期：职位概要：负责来访客人的接待工作并完成总办文件起草下发及归档管理，在总经理指示下完成与集团及分公司各部门信息沟通工作，保证公司ERP信息通讯畅通。任职条件年龄25岁以上性别不限学历与专业文秘、中文等相关专业大专以上学历性格品行品貌端正、举止大方、语言沟通能力强。必备知识技能1、了解办公接待礼仪知识2、熟练使用各种办公设备及相应的办公软件 3、出众的文字操控能力工作经验三年以上行政、文秘相关工作经验业务了解范围能熟练使用计算机和办公自动化设备，了解公司人员状况， 熟悉礼仪及集团、分公司各部门工作流程。能力素质要求1、准确判断来电来函来人的目的、性质，及时做好记录和处理，礼貌接待总办来访客人，及时做好记录和处理，2、热情大方的沟通，举止得体，认真细致，严谨办理总经理交付工作。3、细致规范的处理文件的收发及信函处理。职位晋升可直接晋升的职位行政、企划、客服主管可晋升至此的职位无能够降级的职位无总经理与公司有往来的各级外部单位、客户公司各部门总经理秘书组织关系图：主要责任范围汇报责任直接上报 1 人间接上报 0人培育责任培育下属无专业培训无保密责任对公司文件承担保密责任，对总经理交办工作保密主要权力范围权力项目主要内容使用权对电脑、复印机、打印机、考勤机等有使用权建议权对工作中出现的各种问题有建议权联络权对政府相关部门及外部客户有联络权工作范围工作依据负责程度1、规章制度执行遵守公司的各项规章制度（包括但不限于以下制度）：考勤管理制度（及补充条款）、员工手册、奖惩法则汇总（及优化、补充条款）、劳动合同、部门管理规定及制度、岗位说明书、培训制度、行政管理制度、考核制度等相关企业的规章制度公司各种规章制度全责2、文件处理负责总经办文件的复印、打印工作公司行政管理制度全责3、信函处理负责公司总办来往信函的收发、登记和传阅公司行政管理制度全责4、来往信息处理负责接听电话并记录，传真收发并记录，根据总经理临时的工作安排，进行信息的收集整理和上报公司行政管理制度全责5、文件起草负责总经办文件的起草和收发上级要求全责6、来访接待负责对来访人员接待，并根据情况做出安排公司的员工行为规范全责7、卫生管理负责总经理办公室内卫生维护。全责8、设备设施管理负责总经理办公室内各类设备设施的管理，保证设备设置保持正常运营全责9、耗材申报及成本控制负责总经理办公室各月度耗材的申报，保证正常办公，同时，对申报的各类设备实施及耗材进行核算，避免浪费现象的发生全责10、其它完成总经理交办的临时性工作全责违规行为性质（一般/严重）可能违规行为1.文件处理过程中出现遗失、差错一般2.私自泄露公司经营管理信息严重3.未能及时将收到信息上传下达一般/严重4.未及时打扫清理总经理办公室一般5.不能按要求完成上级分配的工作任务一般/严重特别明确：以下为严重违反公司规章制度行为（包括但不限于以下行为），公司有权予以解除劳动合同并追究经济责任、法律责任。1. 违反公司网络管理制度，玩网络游戏、泄露（篡改）公司OA、ERP网站密码及公司信息（书面、邮件、其它形式的文件类型），发布、散布公司负面消息。2. 累计旷工二天（含）3. 违反真实原则（包括但不限于以下行为）：数据、考勤、合同、文件、个人证件等弄虚作假。4. 违反社会治安及法律法规行为5. 给公司造成损失500元以上的