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广东科展 市场部 麦绮慧 2011.1.8
年度个人总结
市场部 麦绮慧
我主要负责口腔展观众组织、研讨会筹备和宣传推广的工作。下笔写这份个人总结的时候，刚好是我进入科展的第265天，100天之后才正式完成一个工作周期。尽管进入科展之前我也是从事会展行业的工作，基本熟悉筹展流程，但不同的公司有不同的工作模式和沟通风格，所以我还是十分感谢公司领导和同事对我的关怀和指导，使我很快融入广东科展的工作环境，熟悉这里的工作方式。我想特别感谢我上司、我们部门的陈志敏和项目组伍经理，工作中和她们接触最多，她们也不吝赐教，教会了我很多工作技巧、注意事项以及与媒体沟通的方法。
合指一算，52天后就是口腔展16华诞开展之日，扣除双休和新年假期，可以进行展会筹备工作的时间大概只有30天了，我不禁感叹，时间紧啊！在这个关键时刻写工作总结大有裨益，因为可以总结工作经验，反思工作成效，为接下来30天冲刺提供更有价值的参考信息。
现在把之前的工作分为观众组织、研讨会筹备和媒体合作三个大方面进行总结，同时针对相关问题也会作出一些建议。

一、 观众组织
1、2010观众退信处理
2010年口腔展开展前邮寄了两批资料邀请数据库里面的观众前来参观，这两批信件共收到2742封国内退信和913封国外退信。我们组织了学生对这些退信进行了处理，通过电话、电邮等方式联系相关观众更新地址、单位和联系人。我要求学生在联系观众的时候都预告一次2011年口腔展举办的时间和地点，邀请他们2011年来参观，这样实际上是为我们展会做了一次宣传。2010年处理退信的时候是四、五月份，当时预登记还没有启动，所以无法利用这次机会也做一次关于预登记的宣传攻势。我建议明天提前开始预登记，这样就可以充分利用处理退信的机会对观众做一次宣传，使他们更早了解到我们下一年展会的信息，对预登记更热衷，也增加预登记观众的数量。

2、2010观众信息完善
2010展后组织了一批学生录入现场观众信息，我负责抽查，抽查率为10%，目的是提高录入的观众信息的准确性，确保宣传资料能够到达目标观众。此外，我组织学生，对2010年登记时信息不详的观众做了电话回访，补充他们的信息，过程中同样要求学生预告2011年展会的开展时间和地点。

3、展后报告
我参与了展会报告数据统计。

4、观众回访
观众回访是直接了解专业观众满意度和诉求的重要手段，2010年展后我们把专业观众按行业分成个体诊所、经销商、口腔医院、综合医院、牙科生产厂家、配件商、技工所和协会共八类，组织学生在每一类观众中抽选3%的进行回访，在这3%的观众中，每个省份的抽取数量较为平均，使数据不会因地域单一而失真，最后，一共回访了612位专业观众。观众回访数量比较大，为确保回访的有效性，我在开始回访前都对学生进行了一个细致的培训，教他们如何在观众没有想法的时候引导他们回答问题，告诉学生哪些是重要的问题，那些是相对没那么重要的，这样，保证回访比较忙的观众时，也能得到我们想要的信息。当然，我们也同样抓住这一次机会邀请这些观众参观2011年的展会。
完成观众回访之后，我和陈志敏合作根据不同行业撰写了对应的观众回访报告，我负责牙科口腔医院、综合医院、义齿加工所和配件商回访数据的统计和回访报告的撰写。各份报告有详细的文字、统计图和表格展示观众的满意度、诉求、华南口腔展的优势和有待加强的地方，并提供了相关的改进建议，为之后的观众组织工作做了铺垫。
据统计，80%以上的专业观众对华南口腔展表示满意，他们觉得华南展规模大，展商展品比较全，展会环境和服务也比较完善；不足之处在于展商展品的分区不够明确，指引系统还可以进一步完善，住宿和餐饮相对不够方便。研讨会方面，观众反映北京展的研讨会比我们更高端，但我们的研讨会做得比上海展好。有观众反映展品难找，其实上一年我们现场就专门设立了一个区域，提供电脑给专业观众搜索展品，但还是有不少观众没有留意到这一服务，我认为主要是宣传力度不够，所以今年我们在观众邀请宣传小册子、电子期刊上面都突出介绍这一服务，在展品搜索系统开放的时候也进行一次短信群发，希望观众可以更快捷找到目标产品。

5、观众预登记
今年8月份，我们启动了2011年展会的观众预登记，通过电子期刊、短信、官方网站、Facebook等做了一轮宣传，提高了预登记观众的关注度，增加了预登记观众的数量。截至我写这份总结的时候，国内网上预登记观众有1400位，国外网上预登记观众有440位。在宣传预登记的时候我对各种宣传方式有较深体会，简单分析一下不同方式的效率和效果。
首先，我认为短信是最直接有效的方式。口腔展前88预登记观众可获两年免费听课证，我群发预登记启动的信息后三小时左右，预登记观众已经超过100人，咨询电话无数，这表明短信群发是我们向专业观众传达信息的最快捷、有效的方式，因为观众接收资料速度快，而且接收成功率高。我之后又经过几次试验，在公布病例征集、酒店和交通信息发布的时候，均群发了一条短信，内容也包含预登记信息，我发现每次群发短信后1、2天内都能增加约100位的预登记观众!国内预登记观众里面46%的人在问卷中填写收到主办方邀请短信，居所有邀请方式之首。所以我建议以后充分运用这种发布信息的方式。我们数据库里面大约只有50%的观众留有手机号码，我建议以后完善手机数据，比如在预登记时，手机号码设为“必填”，或者写上重点提示，填上手机号码的观众能获得我们最新活动信息和优惠，在现场登记时，请登记人员仔细检查观众是否已经在登记表填上手机号码，没有的话要去追问。这样，我们和观众的信息传达途径就更为通畅了。
其次说一下电子期刊，这种方式相对来说效果没有那么好，因为电子邮件并不是随身的，观众可能几天才查收一次邮件，而且经常会出现退信的情况。针对退信情况，我建议以后组织学生整理电子邮件信息。我用自己的邮箱对退回展会邀请资料的观众发了一次邮件，咨询他们更新的地址，发现电子邮件退信率达到40%-50%。据资信部同事说，我们群发一次电子期刊给两万的观众就需要一到两周，如果我们做一期电子期刊分中英文两版，那么一个项目发一次电子期刊就需要近1个月。我建议把没用的电子邮箱清理掉，这样就可以节约50%的时间了。发电子邮件的频率相对就可以高一些。
观众预登记有一栏备注项，往年没有特别提出需要观众填写什么资料，今年我建议请预登记观众写上他们经常阅读的期刊或者经常浏览的网站，结果不少观众对此项进行了填写，为我们日后开发新媒体提供了方向性指导。

6、网站观众服务信息
针对观众提到找酒店难和交通不便的问题，我制作了一套的中英文版交通指南和酒店预订资料，交通指南不单有简单的机场到展馆的交通信息，还有每个酒店来回机场和展馆的交通介绍，这些资料都已经在网站上面公布。我也群发短信告知专业观众可以通过我们预订酒店，既节省时间，也保证住宿的舒适度。国外专业观众预订酒店后我们这里会发邮件跟他们确认。

7、国外观众邀请函
国外观众需要我们发邀请函申请签证，我就制作、寄发邀请函并处理相关疑问，截至目前为止，发放超过100份邀请函。由于申请邀请函的地方系统没有要求什么信息必填，所以观众基本上都没有留邮箱地址，而邀请函需要包含这项内容我建议明年系统设置必填项，这样就不需要再上预登记系统寻找观众的信息。

二、 宣传推广
1、 电子期刊
之前我制作了中英文各两期，一共四份电子期刊，内容涵盖展会回顾、展会预览、观众预登记、病例征集等信息。电子期刊发出后并没有立竿见影的效果，过了很长一段时间预登记观众数量才慢慢增加，但相信电子邮件也是和观众沟通的一种有效方式，因为预登记观众中有18%（约80人）从主办方邮件得知预登记信息。下一期电子期刊我们发布关于展会介绍、参观指南、展品搜索等信息，陈志敏做好了中文版，英文版我们根据自己的工作量协调完成。

2、 媒体合作、展会网站推广
媒体合作方面我主要任务是开发新媒体，这半年我开发了美国的Dental Product Report杂志和法国的Dental technologies杂志，国内和爱牙网（即《牙科消费指南》杂志）几家媒体。美国的Dental Product Report面向口腔医生、经销商牙科技工和学生，发行量达15万册了，拥有约14万牙医会员、1万5千义齿技工会员和3千经销商会员，现在已经签订协议并为我们发了两期广告。法国的Dental technologies杂志面向6千多义齿技工，已签订协议并为我们发了一期广告，另外会在明年10月发一期广告宣传2012华南口腔展。爱牙网的合作已经谈成，他们会为我们发杂志广告、网站广告、夹寄、群发邮件、带资料到其他展会，协议已拟定，等待部门领导审核。
在预登记启动前我花了一段时间搜索可以免费发布口腔展展会信息的外国网站，在近50各网站发布或更新了口腔展的信息。我知道外国人比较多会上Facebook，所以今年提出建议，并在Facebook建立了口腔展的专页，在预登记、印度展等时段我们都发布信息宣传，并把口腔行业相关人员加进去，这种方式北京展和上海展都未有应用，以后我们要更充分利用这个平台加大力度做宣传。

3、 印度展的衔接工作
10月底，我们经理、伍经理和陈志敏去印度参展，出展前，我负责和印度方沟通和协调的工作，及时谈妥展位调整、展台现场配置、展会活动以及两大组织会面的安排，也准时提交对方印刷会刊所需资料。为得到更好的宣传效果，我和陈志敏一起完成宣传小册子的文字稿，之后跟进小册子的排版和制作。这些铺垫工作为印度展的顺利参展提供了有利条件，参展效果有目共睹。上一年12月份之前只有10位印度观众预登记，而今年达到了53位。

4、 厦门全球华人口腔医学大会
很兴奋可以参与厦门展的行程。这次公司参与厦门展的目的主要是了解竞争对手的情况，做到知己知彼，此外也充分利用这个机会和合作伙伴、展商、媒体保持联系。我们在厦门展会呆了一天半，我除了了解展会人流、服务等信息和收集展会资料外，去了绝大部分的研讨会，我还记录了各个研讨会的会议室容量以及参会上座率。感觉他们的研讨会做得很好，专家很多样化，中国大陆、港澳台和国外的专家比较均衡，吸引了很多专业人士参与。但也因为研讨会的缘故，第一天下午和第二天分流了展览的观众。研讨会的空余时间，我走访了所有参与厦门展的媒体，这些媒体大部分都是已经和我们合作的，我就向他们了解了他们的新动态、他们和北京、上海、厦门展的合作方式以及和我们合作的一些细节问题，回来为之前跟开这些媒体的陈志敏提供最新和有参考价值的信息。参与厦门展之后，我积极和未合作的爱牙网沟通合作事宜，现在已经达成口头协议。

5、 观众小册子
除了印度展的宣传小册子，我撰写了华南口腔展的中文版宣传小册子，里面完善了展会介绍、展品搜索、研讨会、交通、住宿等信息。由于研讨会信息不断更新，我和广告部小罗紧密合作，及时修正小册子内容。该小册子现在已经邮寄给数据库的专业观众，并提供了7000份供牙病防治杂志，以及2000份供香港牙医协会夹寄。

三、 研讨会筹备
1、 研讨会标记
由于导入2010观众资料的时候没有把参与研讨会的观众一起标记进系统，我花了很长时间，把2010年所有参与研讨会的观众人工一个个进行了标记，数量达七、八千个。建议明年在导入观众资料的时候设好系统的功能，把研讨会参与名单一起标记进去。

2、 研讨会专家邀请及研讨会资料整理
今年我负责研讨会的筹备工作，在收到研讨会演讲者以及主持名单后及时联系他们，邀请这些专家出席研讨会并提交参会回执。现在除了个别专家由于出差、会议等原因繁忙未能提交资料，基本上收集了所需的资料。收到这些资料之后我会进行整理，排出课表供市场部和项目组参阅，宣传小册子、会刊、导览和网站的资料也正在整理，只是一项庞大而繁琐的工程，需要耐心和细心去完成。同时也需要和项目组密切配合，收集展商专场的资料。我正以无比的责任心去处理在这些资料，期待一切顺利！

今年我手头上的工作进行的比较顺利，再次感谢市场部同事、项目组同事、广告部同事、资讯部同事和综合部同事的指导和支持！希望在新的一年，公司三个项目继续获得长足发展！
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