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物资采购入库验收管理规定
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2020年4月19日
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八、物资采购入库验收管理规定
第一条 采购单处理
仓库保管员一旦接到采购部门转来的”采购单”,即应按物资类别、来源和入库时间等分门别类归档存放。
第二条 物资标签
物资在待验入库前应在外包装上贴好标签,详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期。
第三条 内购物资入库
1．材料入库前,保管人员必须对照”采购单”,对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对,确认无误后,将到货日期及实收数量填入”请购单”。
2．如发现实物与”采购单”上所列的内容不符,保管
2、人员应立即对通知采购人员和主管。在这种情况下原则上不予接受入库,如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料状况,并请采购部门会签。
第四条 外购物资入库
1．材料进厂后,保管人员即会同检验人员对照”装箱单”及”采购单”开箱核对材料名称、规格和数量,并将到货日期及实收数量填入”采购单”。
2．开箱后,如发现所装载材料与”装箱单”或”采购单”记载不符,应即通知办理进口人员及采购部门处理。
表12-9物资采购统计表
日 期
进厂量
使用量
库存量
订 购
未到量
采购参考量
月
日
数量
日期
限制
数量
可有
日数
3、
表12-10 购料单据汇总签收单
公司 年 月 日
请 购 单
验 收 单
其它单据
张数
请购总号
张数
验收号码
张数
4、
总 计
总 计
总 计
备 注
3．如发现所装载物料有倾覆、破损、变质、受潮等现象,经初步估算损失在 元以上者,保管人员应即通知采购人员、公证人员等前来公证并通知代理商前来处理,此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如未超过 元,可按实际数量办理入库,并在”采购单”上注明损失程度和数量。
4．受损物品经公证或代理商确认后,保管人员即开具”索赔处理单”呈主管批示,再送财务部门及采购部门办理索赔。
入库以后,保管人员应将当日所收料品汇总填入”进货日报表”作为入账依据。
第五条 交货数量超额处理
交货数
5、量超过”订购量”部分原则上应予退回,但对于以重量或长度计算的材料,其超交量在3%以下时,可在备注栏注明超交数量,经请示采购部门主管同意后予以接收。
第六条 交货数量短缺处理
交货数量未达订购数量时,原则上应予以补足。但经请购部门主管同意后,可采用财务方式解决。届时保管部门应通知采购部门联络供应商处理。
第七条 急用品入库
紧急材料入库交货时,若保管部门尚未收到”请购单”,收料人员应先询
问采购部门。确认无误后,方可办理入库。
第八条 验收与退货
1．为保证企业产品与服务的高质量,须高度重视来料质量标准问题。质量管理部门应就材料重要性及特性等,适时召集使用部门和其它有关部门按
6、照生产要求制定”材料验收规范”,呈总经理核准后公布实施,作为采购验收依据。
2．属外观等易识别性质检验的物料,验收应于收料后一日内完成。
3．属化学或物理检验的材料,检验部门应于收件后三日内完成。
4．对于必须试用才能实施检验者,由检验部门主管于”材料检验报告表”
(表12-11)中注明预定完成日期,一般不得超过7天。
5．检验合格的材料,检验人员在外包装上贴合格标签,交保管人员入库定位。
6．检验不合格的材料,检验人员在外包装上贴不合格标签,并于”材料检验报告表”上注明具体评价意见,经主管核示处理办法,转采购部门处理并通知请购单位,通知保管部门办理退货。
7．对于检验不合格的材料办理退货时,应开具”材料交运单”并附”材料检验报告表”呈主管签认,作为出厂凭证。
第九条 实施与修订
规定呈总经理核准后实施,修订时亦同。
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