业主如何做好工程的招投标工作.doc

业主如何做好工程的招投标工作
工程施工过程中，业主在招标过程中应考虑可能存在的工程风险，并采取积极的措施予加以避免。现将招标工作分为：招标前期准备、招标图设计、招标文件编制、标底编制和评标等5个阶段，针对每阶段的工作内容分析其可能存在的业主风险并提出了相应的防范措施。
一、前言
工程是一项复杂的系统工程，涉及的金额大、环节多、时间长，具有技术要求高、影响因素多、效益和风险并存等特点。完成这个系统工程需要多方参与，如建设单位、监理单位、设计单位、施工单位以及材料供应商等。在前期策划、设计和招标投标、工程施工等一系列环节中，对业主而言，招投标阶段无疑是一个比较主要的环节。根据有关部门对全国工程建设市场所做的调查，工程建设市场主要存在六方面的问题，其中业主擅自违法违规招标、招标文件及程序等不规范的问题居于第一位。因此，对于业主来说，研究工程施工招投标阶段业主在招标文件及招标程序中隐藏的风险以及如何进行有效的风险防范，具有十分重要的现实意义。为此，本文将招标工作分为：招标前期准备、招标图设计、招标文件的编制、标底编制和评标等5个阶段，针对每阶段的工作内容，分析可能存在的业主风险并提出相应的风险防范措施。
二、招标前期准备阶段
1.选择有资质的招标代理机构
无论采用自行招标还是委托代理机构招标，作为招标人必须具备丰富的招标经验和工程管理经验，熟悉招标文件的整个编制过程，这是业主风险防范工作的首要环节。目前招标工作越来越趋于专业化，涉及的技术问题也越来越复杂。目前，我国在大力推广中介机构代理制，由专门的招标代理机构来协助业主完成建设项目的招标工作，这样既减轻了业主的负担，又提高了效率。但目前建设市场中的招标代理机构存在着良莠不齐的现象，业主在选择招标代理机构时应对其实力、资质、业绩等进行综合评价，选择一个既有较高业务水平又有良好信誉的代理机构。
2.建立专职的招标管理机构及监督机构
工程实行项目法人责任制，根据我国有关规定，该主体的法定代表人是权利
的行使者和责任的主要承担者。对于比较重大的工程，应由法人负责，组建一个专职的管理机构对建设项目全过程，包括招投标工作进行管理;对于一些中、小型项目，也可由法人委托专人负责。同时，由本单位和相关单位的有关领导组建工程项目建设监督小组，对项目建设过程中主要环节的管理工作以及资金投入使用情况进行必要的监督。
三、招标图设计阶段
在图纸设计阶段，不可避免地会出现设计原因引发的风险，例如因设计内容不全，设计缺陷、错误、遗漏，规范、标准选择不当，安全系数选择不合理，地质数据不足或不可靠，未考虑施工的可能性，工艺流程不合理，设计工艺、选用的设备已陈旧过时等原因引发的风险。因此，该阶段业主最主要的工作是协同有关部门做好招标图纸的编制和审查工作。业主要认真核查招标图纸中表明的工作量清单和设备清单是否准确，制定的技术规范是否先进可行等。与此同时，还应深入工程现场，严格控制测量精度等，尽量避免因施工设计误差而造成的变更和索赔风险。在招标图纸设计阶段，应重点注意以下几件事情：
1.施工方案
业主在选择施工方案时，必须对施工方案中可能存在的风险进行预测和评估;当采用新的施工方法和技术时，工程变更和索赔的风险也会大大增加。所以，要求业主必须根据工程项目的实际情况，确定最佳的施工方案，切忌盲目求新而增大工程的建设风险。
2.招标图纸
某些工程因为设计时间仓促，设计书编写得不够严密，甚至个别项目的业主在初步设计的基础上就草率组织工程招标，其招标图纸远未达到施工图要求的深度，因此工程设计出现问题也就难以避免。这些设计问题将大大增加日后施工出现工程变更的概率，为承包商提出施工索赔创造机会，所以应充分引起招标人的重视。此外，对招标图纸后附带的参考资料的表述也应力求做到客观准确，这部分参考资料中应包括与工程有关的如地质、水文、气象、材料等各种技术资料。
3．工程量清单
工程量清单中细目工程数量是投标报价的基础和支付依据，因此，为了减少实际施工中出现不必要的争议和索赔风险，业主在工程量清单中所列的细目必须
与技术规范中的顺序一一对应，以保证工程量清单和工程数量的准确性。这是业主必须高度重视的预防风险的关键环节之一。
四、招标文件的编制阶段

招标文件代表了从招标工作开始到工程缺陷责任期届满整个工程建设阶段业主的全部意向和行为准则。承包商在施工中提出的所有质疑，业主都应该能从招标文件中找出相应的合理解释。这就要求招标文件的编写人员必须熟悉工程建设的全过程以及各个分项环节，对工程建设的每一个分部分项工程均能做到心中有数，对文件中每个句、词、字甚至是标点符号都应做到无懈可击，且符合法律习惯，表达意思准确到位，并避免词句产生歧义或多义。在招标文件编制阶段，应重点注意招标与发包方式风险及合同风险。
1．招标与发包方式风险
业主应充分根据工程规模、工程特点、工程性质以及业主自身的招投标管理能力，包括是否具有相关技术、经济和管理人员，以及能否独立编制招标文件、审查投标单位资质、组织开标、评标、定标，合理确定招标范围、招标方式和工程发包方式。
采用公开招标方式，业主可以在较大范围内选择承包企业，有助于承包企业开展竞争，改善经营管理，提高工程质量和降低工程造价。另一方面，公开招标对业主来说也存在着资格预审及评标工作量较大、费用支出多、耗费时间长的风险，以及增加了因对中标单位可能不了解而导致的今后协调困难的风险和合同履行中承包方违约的风险。
采用邀请招标，可以弥补公开招标方式的不足，但它限制了竞争范围，使业主失去了可能获得更低报价、技术上更有竞争力的潜在承包商的机会。
2．合同风险
工程合同既是项目管理的法律文件，也是工程全面风险管理的主要依据。业主必须具有强烈的风险意识，在起草合同文件时学会从风险分析与风险管理的角度研究合同的每一个条款，对项目可能遇到的风险因素有全面深刻的了解。否则，风险将给项目带来巨大的损失。
工程承包合同风险有两类：一类是由于合同条款不完整，叙述不严密，有漏洞，或部分条款违法、存有“陷阱”，在执行中可能给合同中某一方造成损失，
这属于合同不完善风险。对于这类合同风险，业主可以通过补充、完善合同条款，提高合同管理人员素质，将风险转移给承包商或消除掉。另一类是由于合同条款规定而引起的风险，即纯合同风险。对于这类合同风险，业主可根据工程项目的特点和实际，适当选择计价形式，降低工程的合同风险。例如对于施工条件较好，工程量变化不大，施工工艺成熟的项目，其风险量较小，可以采用固定价合同方式，以求得承包商在竞争中较低的报价；对于工程量变化较大的项目，采取可调价合同，在工程量可能变化的幅度范围内采取不同的结算单价；对于招标阶段建材市场价较高的项目，一定要在合同中增加材料调价条款，因为招标阶段与实施阶段有一个时间差，在这一个时间段攀升较高的材料降价的可能性较大，而继续涨价的空间较小。
五、标底编制阶段
标底作为衡量承包商报价合理性的基础，是业主评标、定标和最终确定中标人的主要尺度之一，也是防止投标人恶意串标的有效控制手段之一。依据标底，业主可以确定合理报价的范围，并在合理报价范围内用最适合低投入成本得到能够符合预期设计和建设要求的工程。
在编制标底时，业主应采用通用的定额、取费标准及其它有关规定，同时还应进行大量细致的前期调研，找出符合工程质量要求，且运费及报价等均为最合理的进出场价格。也就是说，标底实际上是业主愿意为工程支付的最低的、也是最合理的价格。总之，标底的准确编制，可以给承包商传递一个明确的信息，迫使承包商投标时精打细算，严格控制。只有这样，才能让报价落在合理范围内的较低水平上。科学制订工程标底应充分考虑以下因素：适应工期目标的要求，对工期提前因素有所反映；适应业主的质量要求，对高于验收标准因素有所反映；适应建材市场的变化，对价差因素有所反映；正确处理间接费等取费标准；工程自然地理条件等。
六、评标阶段
评标阶段，主要是业主对承包商报价的平衡性，对施工技术方案以及投入人员、设备的综合审查过程。对于公开招标方式，业主应严格对投标单位进行资格预审，认真考察投标人的技术、经济和管理等综合实力，侧重于其总体能力是否适合招标工程的要求。评标时以评标价最低，而不是以投标价最低为准选择承包
商。评标主要应考虑四个方面并以百分制计分：业绩和信誉，施工管理能力，施工组织设计，投标价。
在招标过程中，承包商为了获取主动，往往会人为地采用压低报价的策略以获得投标先机，中标后再采用高额索赔的方法，获取利润。为此，业主要详细审查每份标书，并与标底进行比较，将若干个有时甚至是全部标书的单价列成表格进行横向比较。通过比较可以发现，承包商不平衡的报价特别是严重不平衡的报价。这样，业主进而可根据具体情况，或拒绝其不合理的投标而宣布其标书作废；或者要求承包商对那些问题单价作进一步地澄清，提供更为详细的单价分析计算书和细致的报价分解，迫使其将这些报高的单价降下来，从而减少后期的高索赔隐患。
此外，业主为避免因承包商违约而蒙受损失，应要求承包商提供可靠的经济担保，包括投标保函、履约保函等。
七、结语
招标文件及投标文件是工程实施的纲领性文件，是建设工程实施过程中的依据。建设项目的一次性使其不确定性比其他经济活动大得多，因而不可预计的风险也就大许多。风险分析与防范是业主在招投标阶段工作的核心内容，正确的风险分析有利于维护业主利益，保证工程质量，降低工程成本和缩短建设工期；反之则不然。工程风险是客观存在并不以人的意志为转移的，业主应首先对风险给予高度重视，特别是在招标期间应正确认识和管理风险，并采取积极的措施，以达到预防风险、减少风险、获得更高经济利益的目的。如果每个工程项目的业主都能够成功地实施预防风险措施，那么，一方面就可以节省更多的资金投入，保证工程建设的顺利实施，另一方面也可以使工程建设和管理水平迈上一个新台阶。