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行政办公室主任岗岗位说明书

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行政办公室主任岗岗位说明书
岗位名称
行政办公室主任岗
岗位编号

所在部门
行政办公室
岗位定员
1
直接上级
分管副厂长
岗位工资

直接下级
副主任、 劳资员、 文秘接待员、 档案管理员、 司机
分析人

所辖人员
7人
分析日期

本职: 在分管副厂长的直接领导下负责一厂行政事务工作和安全保卫工作及本科室管理工作。
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述: 负责文秘与印章管理
工作时间百分比: 15 %
工作
任务
负责督促、 检查工厂各部门对贯彻、 执行有关政策、 法规以及公司、 厂部的各类决议、 决定、 通知和规章制度的执行情况;
频次 次/
用时:
负责厂部行政等工作计划、 决议、 总结、 通知、 管理制度的拟定、 上报批准及下发;
频次 次/
用时:
负责管理、 指导文秘接待员的日常工作;
频次 次/
用时:
负责工厂各类印章的管理工作;
频次 次/
用时:
职
责
二
职责表述: 负责工厂级会务组织与接待管理
工作时间百分比: 15 %
工作
任务
协助分管厂长做好厂级会务的准备工作;
频次 次/
用时:
负责会议材料的准备、 会场的布置、 会场秩序维护及其它服务工作
频次 次/
用时:
负责做好会议记录、 部分会议纪要的下发、 会议精神落实情况的检查催办;
频次 次/
用时:
负责上级和宾客参观、 来信、 来访的接待工作;
频次 次/
用时:
职
责
三
职责表述: 负责劳动、 薪资、 考勤管理
工作时间百分比: 20 %
工作
任务
负责指导劳资员编制工厂年、 季、 月度的劳动力平衡计划和工资计划; 严格执行岗位调令制;
频次 次/
用时:
负责组织建立和健全人事、 劳资统计核算标准;
频次 次/
用时:
负责按照经济责任制对各部门指标的执行情况进行跟踪考核、 监督、 上报、 执行;
频次 次/
用时:
负责员工工资、 奖金、 中夜班、 加班工资等有关事宜的考核监督;
频次 次/
用时:
负责对待岗、 下岗员工进行管理;
频次 次/
用时:
负责对员工出勤、 合同期限、 劳动保险等相关事宜管理、 监督
频次 次/
用时:
负责厂区内劳动纪律工作的检查、 考核、 拟定受处分员工处分材料;
频次 次/
用时:
职
责
四
职责表述: 负责人事管理工作
工作时间百分比: 15 %
工作
任务
负责组织员工培训教育管理工作;
频次 次/
用时:
协助厂部对中层干部、 班组长的人选进行考核、 任免行文
频次 次/
用时:
负责组织对工厂专业技术人员专业职称( 职务) 的评定、 考核、 申报工作
频次 次/
用时:
协助分管厂长组织、 实施对中层干部、 工人的绩效考评;
频次 次/
用时:
职
责
五
职责表述: 负责一厂档案管理
工作时间百分比: 5 %
工作
任务
按照公司有关规定指导档案管理员做好工厂档案基础管理工作;
频次 次/
用时:
按照公司有关规定负责建立工厂档案借阅管理制度;
频次 次/
用时:
遵守国家和公司的保密规定及有关规程;
频次 次/
用时:
职
责
六
职责表述: 负责行政办公室车辆的管理工作
工作时间百分比: 10 %
工作
任务
负责所辖车辆的管理工作;
频次 次/
用时:
负责所辖司机的教育管理工作;
频次 次/
用时:
职
责
七

职责表述: 在副科长的协助下做好以下工作
工作时间百分比: 10 %
工作
任务
负责安全计划与安全措施的制定与监督执行
频次 次/
用时:
负责工厂安全保卫工作
频次 次/
用时:
负责工厂消防、 危险品部门的管理
频次 次/
用时:
负责工厂工会、 人武、 共青团、 计生工作、 调解工作
频次 次/
用时:
职
责
九
职责表述: 其它管理工作
工作时间百分比: 5 %
工作
任务
负责厂部办公用品计划、 采购工作;
频次 次/
用时:
负责制定本部门工作计划及年度经费预算意见;
频次 次/
用时:
负责工厂各种管理表格印制工作;
频次 次/
用时:
职
责
九
职责表述: 完成领导交办的其它工作
工作时间百分比: 10 %
权力
权限一: 对人力资源管理工作的建议权、 提名权、 执行权、 考核权、 审核权、 拟定处罚权
权限二: 对厂部的会议、 决议和厂领导布置的各项工作的执行情况, 有检查和督促执行权
权限四: 对各类表格、 办公用品有更换、 印制权、 购置权
权限五: 对会议筹备工作的执行权、 建议权
权限六: 对下级工作的监督检查权、 争议裁决权
权限六: 对相关信息的知情权, 有对各部门起草文件的审核权
权限七: 对上级领导的指令有提出改进的建议权
考核指标:
1、 印章使用准确率、 文书撰写工作的及时性100%;
2、 会议通知下达的及时100%, 筹备工作的完整性100%
3、 会议材料准备、 会议记录、 部分会议纪要的整理、 下发的及时性、 完整性100%
2、 对本部门的各项工作计划完成的及时性、 有效性负责, 完成率达98%以上
3、 对车辆管理的安全性、 调度的及时性负责, 安全无事故率达98%以上
4、 对由本部门审核的材料的及时性、 准确性负责, 准确率达98%以上
5、 工厂档案柜党、 上缴的及时性100%
6、 对工厂的各项安全指标的落实情况达100%
工作协作关系:
内部协调关系
工厂领导; 各科室、 车间; 公司各部门
外部协调关系
派出所、 安监局、 质检局、 劳动安全检测、 职业病医院、 气象局、 消防大队
任职资格:
教育水平
大专以上学历
专业
工商管理、 行政管理类
工作经验
3年以相关工作
能力要求
通晓办公室管理、 办公自动化、 公文写作等有关知识, 熟悉战略规划、 企业管理与公共关系等有关知识, 了解与本公司业务有关的技术知识, 了解业务运作情况, 具备计算机应用知识; 应具备较强的协调能力、 人际交往能力、 应变能力、 语言表示能力、 组织领导能力
个性特征
稳重、 责任心强、 细心
生理特征
五官端正、 身体健康
所需培训
管理知识及技能、 办公室工作知识和技巧、 宣传报道写作知识、 劳动监察法规培训、 劳动工资统计软件培训、 安全相关法律法规
工作特点:
工作场所
限于本部门
工作方式
以坐为主
工作时间特征
经常需要下班延时、 节假日加班;
工作环境
无特别要求
体力精力消耗
工作均衡程度较差、 压力较大;
劳动保护
无
使用工具/设备
电脑、 电话、 传真、 复印机、 计算器;
所需记录文档
各类文件或报告、 会议纪录纪要、 工作总结、 工作计划
备注: