关于2009年度机关文书档案归档工作的通知.doc

关于2009年度机关文书档案
归档工作的通知

委机关各处室（局）：
为做好我委文件整理、归档工作，确保2009年度档案归档工作保质、保量、按时完成，根据省档案局《归档文件整理规则》要求，结合我委实际情况。现将有关事项通知如下：
一、请各处室（局）高度重视档案归档工作，指定专人负责，处室负责同志亲自把关，严格按照《文书档案归档办法》（附件一）的要求，将本处室应整理归档的文件（附件二）进行整理，并按委档案室提供的档案管理软件打印归档文件目录，全部完成后交委档案室。
二、为了满足我委档案升级达标的要求，请各处室（局）将属档案归档范围的照片、录音带、录像带、光盘、磁盘交档案室保管。
三、未编号的重要的调查报告、委领导讲话、专题报告以及向省政府的汇报提纲等文件也应归档。
四、请各处室（局）于2010年5月底前将归档文件及归档文件目录一并移交委档案室。

附件：1、机关文书档案归档办法
2、注意事项
3、2009年各处室（局）发文编号对照表
 二○一○年三月十九日
附 件1

机关文书档案归档办法

一、档案归档范围
（一）凡是反映本机关主要职能和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设和科学研究中需要永久利用的档案，列为永久保管。主要包括：

1、本机关召开的全省年度工作会议文件及编制的中长期规划（计划）、年度计划、上报计划、计划纲要、计划汇报提纲、总结、工作安排（包括录音、录像、照片等）。
2、本委党组会议记录、主任办公会议记录、主任办公会议纪要。
3、本委重要专业会议的文件材料及会议的照片、录音、录像等。
4、本委制定的文件材料，如通知、规定、批复、委领导重要讲话及有关重要会议材料等。
5、本委向上级机关的请示、报告（如有批复应放在一起）。
6、本委管理干部的任免、调配、调资、评先、处分、出国、离（退）休、培训等。
7、施工设计审批、竣工验收等文件材料。
8、本委转发上级机关文件。
9、本委处理人民来信来访有领导批示并有处理结果的。
10、本委财务预算表、决算表。
11、上级机关对我委的指示、通知、批复（包括机构设置、编制、任免等）。
（二）凡是上级机关颁发的属本机关主管业务的工作依据、体现方针政策或重大问题的文件，下级机关报送的反映方针政策贯彻落实情况的文件，列为长期保管。主要包括：
1、国家召开的工作会议及下达的中长期规划、年度计划及主要指标（有河南部分且需要我委贯彻执行的）。
2、上级机关下发的重要文件和各项工作通知、通报（需要我委贯彻执行的）。
3、下级机关报送的年度以上的统计报表。
（三）凡是较短时间内对本机关需要查考的各种文件材料，列为短期保管。主要包括：本机关一般业务性文件，一般参考性文件，本机关和下级机关工作中形成的临时性、事务性和一般内容文件。主要包括：
1、本委转发上级机关一般的通知性文件。
2、承办的人大建议、政协提案。
3、本委处理人民群众来信来访无处理结果的文件材料。
4、下级单位非重大问题及一般性报告、报表等文件材料。
（四）有关确定永久、长期、短期档案保管期限的具体要求是：
上级文件材料
1、上级机关对我委的机构设置、编制、干部任免的通知、批复、批转的文件。 永久
2、省委、省政府编制下达的中长期规划、年度计划、计划纲要及主要指标。 永久
3、国家召开的年度工作会议文件及下达的中长期规划、年度计划及主要指标。
（1）有河南部分且需要我委贯彻执行； 长期
（2）无河南部分且不需要贯彻执行的； 短期
（3）上级文件针对我省或我委的。 永久
4、国家发展和改革委各项工作的通知、通报等。
（1）需要本委贯彻执行的； 长期
（2）一般的属于参考性的。 短期
5、非直属上级机关颁发的各项工作指示、办法、规定、决议、决定、条例、制度、法令等。
（1）属我委工作范围并需要贯彻的； 长期
（2）非我委工作范围，可参考执行的。 短期
本委文件材料
1、本委制定的（含联合行文）文件材料，如通知、请示、批复等。
（1）重要的业务文件； 长期
（2）一般的业务性文件。 短期
2、本委召开的工作会议全部文件及编制的中、长期规划（计划）、年度计划、上报计划、计划纲要、计划汇报提纲、总结、工作安排，会议照片等。 永久
3、本委党组会议记录、主任办公会议记录、主任办公会议纪要及讨论通过的文件。 永久
4、本委召开的工作会议和重要专业会议的文件材料及会议的照片、录音、录像等。
（1）重要的讲话、决议； 永久
（2）其它。 短期
5、本委向上级机关的请示、报告。
（1）有批复（可放在一起） 永久
（2）没有批复 短期
6、本委机构变动、“三定”方案、启用新印章的通知，房产登记等。 永久
7、本委所管理干部的任免、调配、调资、评先、处分、出国、离（退）休、培训等。 永久
8、承办的人大建议、政协提案。 短期
9、施工设计审批、竣工验收等文件。
（1）重要的； 永久
（2）一般的。 短期
10、本委转发上级机关文件。
（1）重要的； 永久
（2）一般的通知等。 短期
11、本委处理人民群众来信来访等文件。
（1）有本委领导批示并有处理结果的。 永久

（2）无处理结果及重要批示。 短期
12、本委财务帐本，财务预、决算。 永久
报表、凭证。 短期
下级文件材料：
1、下级机关报送的工作报告、总结。
（1）重要的； 长期
（2）一般的。 短期
2、下级机关报送的统计报表。
（1）年度和年度以上的。 长期
（2）月份和季度的。 短期
二、归档文件整理单位和装订
（一）归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件。
1、正本与定稿作为一件；
2、正件与附件为一件（如果附件内容比正件重要，件数较多，又是单独装订，如附件一、附件二、附件三，以此类推，在编制归档文件目录时，附件的题名要依次列出，题名前加“附件X”，并填写各附件的页数）；
3、收文处理单应与来文作为一件；
4、原件与复印件或手抄件作为一件；
5、转发文件与被转发文件作为一件（被转发的来文原件与转发后的文本应分开保存）；如：被转发的来文原件拿出归入长期；
6、本委发文中上级文件作为根据或依据出现在文件内、针对河南省或计委的文件随文归入永久，如：普发性文件，上级文件拿出归入长期。
7、向上级上报请示文件没有回复归入短期；
8、报表、名册、图表类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；
9、请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书作为一件（批复、批示、复函在前）；
10、归档文件的中文与外文为一件。
（二）归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理；一套按发文字号进行整理，交档案室统一装订成发文汇集。
（三）归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。主要工作内容包括：对破损文件进行修复，对字迹不清或褪变的文件进行复制；去除原装订文件用的金属物和易变脆的塑料物（精装和平装等书本式的档案材料可保持原状）。
（四）对大于A4纸型规格的表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕应尽量位于字迹间隙处。
（五）以“件”作为保管单位的各文种和稿本的归档文件应以件为单位装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；收文处理单放在来文前面。
（六）装订前应将“件”内的各项按一定方式对齐。装订时应将左、下侧对齐。装订要牢固，达到文件不损页、不压字。
（七）归档文件采用线绳装订。文件较薄可由缝纫机装订；文件较厚采用三孔一线左侧装订。
三、归档文件的分类
归档文件仍采用保管期限--年度--问题分类法进行分类。
（一）分期限是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。
（二）分年度。一般文件应按形成年度立卷，不同年度的文件，一般不得放在一起。对跨年度的文件材料，应按有关规定放入相应年度归档。
1、计划、总结、预算、决算、统计年报，放在针对年。
2、长远规划，放在针对的最后年。
3、多年的总结，放在针对的最后年。
4、会议文件，放在会议开幕年。
5、专案、案件放在结案年。
6、会议文件，按会议的届次组合。
7、工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。
8、机关管理和业务职能活动形成的文件材料，一般按问题归档。
9、简报、刊物，可按名称或期号归档。
（三）分级别。不同级别的文件一般应分开归档；请示与批复转发与原件不可分开。
四、归档文件的排列
（一）按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列。上级来文集中排列在本级归档文件之前，下级来文集中在其后。
（二）同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程序排列。
（三）不同事由的归档文件排列，可按不同事由形成时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列，还可按事由具有的共同属性排列。
（四）对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在当年同一保管期限归档文件的最后，在归档文件目录备注栏中注明“此件与前X件为同一事由”；或与内容相关的某件归档文件装订成一件，并在旧档文件目录备注栏中注明“此件为两件”。并在插入文件的右上角盖“插入章”。
（五）根据文件厚薄（大约不超4公分）分为一盒，打印归档文件目录，放入档案盒。
五、归档文件的编号
归档文件编号以归档章的形式在归档文件上注明。内容有：编件号、盖归档章及填写归档章内项目。件号为文件的排列顺序号，以处室为单位，每个处一个流水号。盖归档章一般应盖在每件归档文件首页上端右上角的空白位置；归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章重叠。填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。
六、归档文件的编目
编目，是指编制归档文件目录。包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。
责任者，一般可用简称。如省计委。联合发文责任者应填写标注发文字号的机关。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，可填写领导人姓名。
文号，填写文号时要照实抄录。
文件标题，文件没有标题或标题不能说明文件内容的要自拟标题，并在新拟或补充标题之外加“[ ]”号，重要的会议记录重拟标题时，应写明会议的时间和主要内容。
日期，应用4位阿拉伯数字写明年度，用2位数分别填写月、日。实际填写时间将月、日的数字回行填写，即填写为两行如[2009]。
0101
页数，是指每一件归档文件的页数。请示与批复、正本与定稿作为一件时，应将底稿编页，再将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
备注，用于填写归档文件需要补充和说明的情况，还将归档人的姓名和时间填写完整，以示负责。备考表应置卷尾。
打印归档文件目录，可使用由委档案室提供的档案管理软件，一式二份（注：文字采用宋体5号字）与归档文件一并移交委档案室。

附 件2

注意事项：
1、4公分厚为一卷盒，页数由多件文件相加。
2、第一套文件级整理，归档文件目录不打印件号、需要存入软盘，请按保管期限存盘。
3、4分公厚（一卷盒）一式二份文件目录。
4、第二套发文汇集整理，需要编页号、在文件的每一页包括背面都用阿拉伯数字编号、正面编在右上角，背面编在左上角，应使用铅笔。
5、发文汇集、归档文件目录打印文件号（每盒1个流水号，从1开始）。
6、联合发文也要归档，打印归档文件目录时，责任者打上主办单位或省发改委两个单位名称。
7、未编号的调查报告、专题报告、汇报提纲以及领导人讲话等文件材料，也应归档（永久）。
8、每件文件右上方盖归档章，共六项内容，其中全宗号、年度，机构由各业务处室填写。如
全宗号
J106 年度2009 室编件号
机构（问题）
办公室 保管期限 馆编件号

附 件3

2009年各处室发文编号对照表

主题词：档案 归档 通知
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河南省发展和改革委员会办公室 2010年3月19日印发
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