办公中的电子表格设计.pdf

办公中的电子表格设计【内家介绍】首先介绍了办公中电子表格设计的基本知识，包括实际办公中电子表格的主要类型以及制作软件 选取的基本原则，电子表格制作中的主要术语，电 子表格处理的通用操作；然后分别通过“比赛日程 安排表”和“报名登记表”为例，分别介绍了利用 Word制作简单规则表格和复杂不规则表格的方法；最后，通过“报名信息汇总表”为例，讲解了利用 Excel制作电子表格的完整操作流程，包括：文件操 作、内容录入、格式编排、页面设置、打印预览、打印操作等。2【主要知识点】A办公常用电子表格的类型 电子表格制作的软件选取 电子表格操作的主要术语 电子表格的通用操作 规则文字表格的制作A复杂文字表格的制作 利用Excel制作表格3电子表格制作的基本知识一、电子表格类型划分和制作软件选取1.规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2.单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。3.形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜 于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实 现。4.包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制作。5.数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作4电子表格的常用术语和通用操作1.表格的创建Word中创建表格的方法有插入法、绘制法，Excel无所 谓创建表格，因为其工作区域就是一个很大的表格。2.表格整体的缩放与移动对于Word,拖动其右下角的小方框可以像对窗口操作一 样实现表福整体的缩小和放大，拖动左上角的黑色方框可 以实现表格的整体移动；而Ex cel中选定数据区域进行“剪切”操作船可将其移动到指定位置，整体调整单元格 大小可以实现缩小版大。53.表格行高、列宽的调整与斜线表头设置表格行高、列宽的调整一般通过拖动行列之间的分割线即可 义我一当然冬慝以明售春卷蕃祟碑誉党精确设置，还可以进 行多行行局相等、多列列宽相等的操作。在斜线表头的设置方面，Word 2000以后的各个版本都提 供了斜线样式。Excel表格中一般不需要斜线表头设置，如 果需要，可利用“绘图工具栏”中的直线工具绘制。4.表格中单元格的拆分与合并在Word中专门有“合并单元格”和“拆分单元格”的专、1 按钮或命令。对于Ex cel,软件的“格式”工具栏上专门提供了一个“合并居中”按钮，可以使单元格合并同时使单元 格文字在合并后的单元格中自动居中，如果合并错误还可以 取消A并，但是Excel不能拆分单元格。65.表格边框与底纹背景的设置表格设置边框与底纹是为了使表格更加美观，通过软件中的“边 框与底纹”工具按钮或相关菜单命令可以很容易地选择设置。6.表格中单元格、行、列的编辑有时表格需要进行单元格、行、列的添加或删除等编辑操作，通 过工具按钮、菜单命令、快捷菜单项很容易实现。需要注意的是,此处删除与清除是有区别的，前者指删除对象，表格中不再存在,而后者是清除内容或者有选择则清除内容、格式、公式等。7.表格单元格中文字的对齐方式设置表格文字对齐方式包括水平和垂直两个方向，“格式”工具栏上 的段落对齐按钮只能设置水平方向，而垂直方向需要通过选择快 捷菜单中的“文字对齐方式”项来进行设置。一般垂直方向要设 置为居中，水平方向根据情况需要进行灵活设置。78.表格中的排序与公式计算数据表格可以按照一个或多个关键数据进行升序或降序排列;不仅可以按行排序，也可以按列排序；对于汉字，不仅可以 按照“字典顺序”排序，也可以按照“姓氏笔画”排序。对 于公式计算和数据处理一般利用Excel比较快捷、高效。9.表格与文本的转换操作在Word中根据需要，可以利用“表格”菜单中的“转换”命令快速地按照指定要求进行表格与文本之间的转换。10.拆分与合并表格根据需要，有时候要进行表格的拆分和合并，这在Word的“表格”菜单中有专门的“拆分表格”命令，要合并时需要将两个表格之间的空行或内容删除即可。8利用Wo rd的插入法制作比赛日程安排表本节接着以前的实例，制作一份“青年歌手大 奖赛”的比赛日程安排表，效果如图3-1所示。可 以看出，它是一个5列7行的规则文字表格，整个表 格从总侨上来看宽度大于高度，所以纸张方向应该 设置为腰向打印。按照上面的原则，可以利用Word中的插入表格方 法或者直接利用Ex cel的填表方法来制作该表。下 面介绍用W o r d插入表格法制作该比赛日程安排表，操作步骤如下：(1)启动Word,打开一个空文档。(2)根据表格形状进行页面设置：将纸张设置为 B5,上下左右边界均设置为“2.5厘米”，纸张方 向为“横向”，其余按默认设置即可。9比赛日程安排表序号阶段时间地点备注1报名阶段5.1110-51310市委宣传部办公室欲参赛选手也可以在大赛指定网 站在线提交报名材料2资格审查6月1日6月5日市委宣传部社会活动中心从报名者中筛选出1000人参加初 赛,同时耕初赛具体时间八白口+1仁，44上匚）4-口“1/八 丁 44.J /人人勺 41c宰初赛阶牧力组进彳丁，地点力行通知10天共选出100人参加复赛4复赛阶段6月16日6月25日市委宣传部市多雕厅10天选出20人进入最后决赛5决赛阶段6肚日市电视台第海播厅比赛实况将由市电视台现场直播6颁奖晚会7月5日晚7：30阳光广场晚会将由市电视台著名主持人刘 兰和王建主持并邀请市委领导 和文艺界相关则人士亲自颁奖比赛日程安排表的制作效果10（3）制作标题。输入文字“比赛日程安排表”，设置字体为黑体、三号、加粗效果,并设置段落对齐方式为“居中”，段后距“0.5 行”。（4）插入表格。执行“表格”|“插 入”|“表格”命令，在出现的如图3-2所示 对话框中设置“行数”、“列数”分别为7和 5,其余设置为默认值，设置完毕，单击“确 定”按钮，很快得到一个表格框架，效果如 图3-3所示。11插入表格表格尺寸 列数:行数:“自动调整”操作 固定列宽值):O根据内容调整表格d)O根据窗口调整表格 表格样式：网格型为新表格记忆此尺寸)“插入表格”12期文档 2-licrosoft Vord（Z叵区I：文件9 编辑 视图W）插入（1）格式也）工具）表格 窗口也）帮助国）健入需要帮助的问题右V Id GJ简等世.3，3 嚏J 口喝养心小 f75%4J阅读：44网格型 宋体五号 B I u-AjAX匡叁聂全淳军享物 a笠1fc昌？4 6 8 1,12 14 16 18 20 2 24 26 28 30 32 4 36 38 40 42 44 46 48 50 52 54 5 58 60 62 x一JL比赛日程安排表.1.1.1.1（Z=口叵 xIU 3W 学以，上 A/q T戛工 小胡园颉 尊中文简繁转换J:宋体 12 I B/U 与叁享期I嚼，：流宜事率 口&AJ19 Ai l 1 报名汇总表/Sheet2/Sheet3/ABCDEFGHIJKL T三大奖赛选手报名信息汇总表2编号 姓名I性别T出生年月身高体重_唱法类型职业联系方式选送单位S345678910111213141516_j j zdV;绘图国）人工自选图形&）、匚10支典*|0阖图l齿土 a三率三近4（R【H 。+-X+N。$肠一用帆 cm m而而 大写数字未格式化的表格31八表格格式的设置A需要对表格框架进行格式设置，包括标题居中设置、表格中文字的字体格式和段落格式设置、表格边框 线的设置等。1.标题的跨列居中设置 因为开始不好确定表格有多少列，所以一般都是先在A1输入标题，待表格格列标题都输入完成后,再进行标题跨列居中设置。本例中操作时，首先选 取A1：J1单元格区域，然后单击“格式”工具栏 上的“合并居中”按钮进行合并即可。322.单元格中文字格式的设置在表格单元格中输入的文字，默认情况为左对齐（数字默认效果为右对齐），12号宋体标准字。根据需要，需进一步设置。为醒目起见，首先将表格标题字体设置为黑体、20号字、加粗效果。表格主体中各个列标题 文字，对齐方式设置为居中对齐，字号14,加粗 效果，默认字体。33 3.表格边框线的设置虽然从Excel表格中已经看到了有许多细细的线来分开各个单元格，其实这些只是虚框，默认情况下它们是打印不出来的。如果 打印的表格需要待上边框线，就必须自行设 置。与Word中表格边框线设置方法一样，Excel中边框线设置也是先选取需要设置的单元格或单元格区域，然后选择边框线形和加 框线位置即可。34A本实例操作中，首先选取A2：J22（表头不 需要加边框，所以第一行不选；另外，之所 以选到22行，目的是通过设置，使将来打印 的一张汇总表上能输入20个人的资料），然 后使用“格式”工具栏上的“边框”按钮进 行设置即可。A本步骤操作完之后，报名信息汇总表的整体 效果如图所示。35“报名信息汇总表”表格效果36三、表格的页面设置本实例制作的报名汇总表需要打印。在打印 工作表之前，应该先对工作表进行页面设置,主要操作包括纸张大小和方向的设置、页边 距大小的设置、页眉/页脚的设置、工作表的 设置以及手工插入分页符等。说明：如果一个工作簿中的几个工作表需要 相同的页面效果设置，应该首先选择这些工 作表，然后进行页面设置，否则页面设置只 对当前活动工作表有效。37单击“文件”I“页面设置”菜单命令，即可打开“页面设置”对话框，该对话框中有4个选项卡：“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作 表”。1.“页面”选项卡“页面”选项卡格式如图3-15所示。主要的 设置内容包括：打印方向、纸张大小、缩放比例、打印质量和起始页码。此处重点对“缩放”分区的 设置操作做出说明。利用“缩放比例”选择区，可以实现对工作 表的放大或缩小打印。在默认状态下，“缩放比例”为100%，即正常尺寸。若希望将打印对象整体 放大或缩小，可以通过“缩放比例”后面的微调按 钮或者在文本框中键入适当的数字（只能在10IH“页面”选项卡39A“调整为X页宽X页高”选择区可以设定所 要打印的全部内容正好以X页输出，指定页 数后，Ex cel会自动计算需要缩小的比例，可 以在缩放比例文本框中看到这个百分比。有 些时候，打印对象比一页稍微大些或者稍微 差一点不到一页，又不知道缩小或者放大多 少比例，则可以选择“调整为1页宽1页高”，这项功能此时非常实用。40 2.“页边距”选项卡“页边距”选项卡格式如图所示，其中可以 进行的操作包括：通过微调按钮设置上、下、左、右的页边距及页眉、页脚区域的大小，还可以通过选取“居中方式”中的“水平”、“垂直”复选框设置被打印的表格在版心的 水平和垂直中央。41页面设置页面 1页边距；页眉/页脚 工作表左:1.9上9：忆5 H页眉（A）：1.3下:右:1.9页脚9：【打印9.）|打印预览世）选项2.51.3居中方式水平,垂直口确定取消“页边距”选项卡说明：上、下、左、右的页边距以及页眉、页脚区域的 大小也可以在下面介绍的预览状态下再进行必要的调整。423.“页眉/页脚”选项卡“页眉/页脚”选项卡格式如图所示。在打 印输出时，每一页最上边打印的主题文字，称之 为页眉；打印在最下边的称之为页脚。在“页眉”预览框和“页脚”预览框中可以看到页眉和页脚 的效果，如图所示就是设置了“工作表名称”为 页眉，“第一页共？页”为页脚，这样设置的效 果在后面的打印预览视图中将会看到。如果需要 修改，还可以选择“自定义页眉”或“自定义页 脚”来自定义页眉、页脚的内容和格式。43页面设置“页眉/页脚”选项卡444.“工作表”选项卡“工作表”选项卡格式如图所示。该选项卡设 置内容较多，比较重要，并且初学者一般不太注意，下面对其中的内容进行详细解释。它包括的具体项 目如下：(1)“打印区域”：在此框中输入要打印的单元格 范围区域。(2)“打印标题”：如果想使输出表格的每页都像 第一页那样打印上顶端标题或者左侧标题。只要在“顶端标题行”或“左端标题列”中输入标题所在 行号、列号即可。45页面设置区页面Ji页边距I页眉/页脚 工作表打印区域Q）:|打印标题-顶端标题行国）:_左端标题列（C）：二打印|打印忠）.打印预览世）选项P1网格线单色打印）按草稿方式（Q）打印顺序-行号列标1）批注I：|疣）错误单元格打印为圾）:显示值G）先列后行也）O先行后列（Y：）确定取消“页眉/页脚”选项卡46(3)“打印”区域：此区域中重点介绍一下“网格 线”复选框的用处。如果工作表中键入了内容的单元格没有设置边 框格式，但是只要在该区域将“网格线”复选框选 上，贝！JExcel会根据工作表中的实际情况将键入的 内容的单元格的边框设置为默认格式并打印出来。“网格线”复选框最好不要选上，打印的表格中，某些单元格需要不同的边框格式时，使用者最好按 照实际需要自己设置。(4)“打印顺序”区域：选择“先列后行”，则当 数据不能在一页打完时，从第一页向下编排页码并 打印，然后移至右边依次向下打印；若选择“先行 后列”则相反。47四、表格的打印预览制作完一份工作表后，可以使用打印预览命令，在屏幕上先看到要打印出来的结果，在查看的同时，可随时针对打印设置进行检查和修改，直到满意后才 将其打印出来。单击“文件”I“打印预览”菜单命令，或单击“常用”工具栏上的“打印预览”命令按钮，都可以 打开“打印预览”视图，如图所示，就是上面的报名 汇总表经过页面设置后的打印预览效果。在“打印预 览”视图窗口上方，有一排按钮，可以用来进行页面 的相应调整。48alicrosoft Excel-报名信息汇总表00-打印预览：第1页共7页编号性别出生年月身高体重唱法类型联系方式选送单位数字“打印预览”视图49五、表格的打印输出打开准备打印的工作表所在的工作薄，并单击 对应工作表的标签，使待打印的表格显示出来后，单击“常用”工具栏上的“打印”按钮即可开始打 印。如果单击“文件”I“打印”菜单命令，则会 出现“打印”对话框。在“打印”对话框中：利用“打印范围”区 域选项的设置，可以选择是打印工作表全部内容还 是只打印制定页；利用“打印”区域选项的设置，可以实现工作表中部分内容、工作表中全部内容和 工作簿中全部工作表中全部内容的打印设置。50打印内容打印机名称):状类位备态型置注导HP DeskJet 640C空闲HP DeskJet 640C/642C/648CLPT1：I 属性.查找打印机二打印范围全部(A)O页 从9：打印到文件(L)份数打印份数(C)：到(D：O选定区域 O整个工作簿 小 小回逐份打印选定工作表W)列表a)预览批)取消确定“打印”对话框51小结在办公事务中，各种办公表格的制作是经常 进行的操作。根据办公需要，办公用表格有不同 的类型，在制作时它们有不同的方法、要领与技 巧。在制作电子表格时，为了达到事半功倍，提 高操作效率，必须要掌握一些基本的软件选取原 则和表格制作技巧。52本章介绍了办公中表格处理的基本知识，通过 歌手大奖赛办公业务实践中的3个表格实例一“比 赛日程安排表”、“比赛报名登记表”、“报名信 息汇总表”，分别说明了规则文字表格的制作，复 杂文字表格的制作以及利用Excel制作表格的具体 方法。通过本章的学习，读者应该能够熟练进行办公表格处理工作，对日常工作中各种工作日程表、节 假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等各种 格式的表格能够熟练制作。53作 业一.观察下图的表格效果，模仿制作。20_年职称外语等级考试报名汇总表注：此表由主管单位人事部门负责填写并打印上报。54二.根据本章所讲原则，自己确定利用Excel或Word制作习题下图样式的表格。职工领取一次性养老保险待遇审批表投保单位:个人保险编号:姓名性别用工形式身份证号码缴费起止时间个人缴费时间共 个月养缴费中断时间共 个月1998年6月30日前的缴费年限个月，折合个人帐户储存额元，（其中本金元，利息元）缴费工资平均指数上年度职工月平均工资指数化月平均缴费工资老年津贴金额经核准一次性领取养老待遇金额合计:人民币（大写）单位审查意见年 月 日（盖章）主管部 门意见年 月 日（盖章）门审批意见 社会保障部年 月 日（盖章）本表一式三份，社会保险机构存两份、单位存一份。老待遇核年年元55三.请模仿下图的表格样式制作个人求职简历表。个人求职简历表姓名性别出生年月学历民族培养方式一寸照片籍贯政治面貌住址电话邮编通信地址56在学校期间主要课程成绩57