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规划的学问 信息资源规划（IRP）系列讲座之二 目前，无论政府部门还是企事业单位的信息化工作领导、信息中心负责人(CIO)和信息化建设骨干们，都已经普遍认识到信息化建设是复杂的社会-技术系统工程，要获得成功，首先就要做好总体规划。但是，有些单位的总体规划从调研到讨论制订、到项目审批通过，再到最终实施，常常几年过去了，需求发生变化，技术设备也已更新换代，规划显然已经“过时”，没有充分发挥到其应有的作用。作为信息资源规划系列讲座第二期，高复先教授将谈谈到底如何制订信息化建设的总体规划？它与一般的社会系统工程、技术系统工程的总体规划相比较有怎样的特殊性？十几年来管理信息系统（MIS）的总体规划和近几年信息化建设的总体规划工作，又有怎样的经验和教训可以汲取？走出“总体规划误区”长期以来，不少企业在进行 MIS 开发时注意了总体规划工作，但是没有抓住重点，结果使总体规划没有发挥所预想的作用。例如，20 世纪 80 年代中后期，一些企业把“总体规划”搞成了计算机选型规划，费了不少功夫做完计算机系统的选型论证，“总体规划”也就算搞完了；90 年代初中期，他们把“总体规划”搞成了局域网配置与设备选型规划；90年代后期至今，企业网配置方案的论证，成为“总体规划”的主要内容，这样的规划，难免随着项目建设审批等时间的延滞而“落伍”。此外，还有一个被忽视的重要问题很少将总体数据规划列为总体规划的主体。如何理解总体数据规划？随着新一代网络技术的普遍应用，不少人认为，有了企业网上灵便的 Web 页面浏览、查询和电子邮件传递信息，就解决了企业内外的信息流问题，就不需要搞什么总体数据规划。其实，不论是企业内各职能区域间的信息交换，还是企业与外部的信息交换，仅靠 Web页面和电子邮件等方式是远远不够的。再说，在各处上网填入的查询请求信息，是通过网络传输到网络中心，经过对网络中心数据库的检索，才能以动态 Web 页面的形式返回。企业内各职能区域间信息流通最快捷的机制是存取共享数据库；企业与外部信息流通最快捷的机制，如果有高性能通信网的支持，也是共享数据库完成数据存取。由此可以看出，要真正实现企业内外信息的流动、共享和应用，需要面对的最基本、最重要的问题通过总体数据规划建立起结构稳定、信息丰富、更新及时的共享数据库。总体数据规划的实质，就是运用信息组织技术，将企业多年来所积累的结构不合理、数据冗余混乱的“数据库”进行规范化的重组织工作，从而取消或极大地减少数据接口，实现基于高档次数据环境的系统集成。而信息化建设的总体规划应该把总体数据规划列为重点内容。而且，我们还要强调，高档次的数据环境是建立在全企业信息资源管理基础标准之上的，既要搞好总体数据规划，又要建立信息资源管理基础标准，这就是我们所说的信息资源规划。面对两个“老大难”问题 如何进行信息资源规划？信息资源规划主要可以概括为“建立两种模型和一套标准”。“两种模型”是指信息系统的功能模型和数据模型，“一套标准”是指信息资源管理基础标准。信息系统的功能模型和数据模型，实际上是用户需求的综合反映和规范化表达；信息资源管理基础标准是进行信息资源开发利用的最基本的标准，这些标准都要体现在数据模型之中。信息化建设中的一个长期解决不好的“老大难”问题，就是用户讲不清需求，分析人员所做的“需求分析”并不能真正反映用户的需求。信息资源规划强调将需求分析与系统建模紧密结合起来需求分析是系统建模的准备，系统建模是用户需求的定型和规范化表达。我们在进行企业信息资源规划的时候，首先要根据企业的生产经营工作内容（而不是按照现行的机构部门）划分出一些“职能域”；然后由业务人员和分析人员组成的一些小组，分别对各个职能域进行业务流和数据流的调研分析；进而建立企业信息系统的功能模型和数据模型，作为整个信息化建设的逻辑框架。在做业务流分析的时候，要注意识别主要业务过程，研究新的管理模式，即与企业改革和管理创新相结合。在做数据流分析的时候，要调研分析职能域之间、职能域内部、职能域与外单位间的数据流，而且要做出流量的估算。只有经过这样过细的调研分析，才能进行科学的综合，得出模型化的认识，使企业领导、业务人员和分析人员在信息化建设“要做什么”的问题上达成共识。信息化建设中的另一个“老大难”问题，是缺乏数据标准化管理。首先是数据定义和编码没有统一标准，不同的程序员、或者同一个程序员在不同的时期，对同一个数据对象起了很多不同的名称，诸如“设备代码”、“设备号”、“设备编号”等等，这种冗余混乱，会从基础上把系统搞乱。如果一个城市的电话号码没有统一的标准，那就不会有拨号的自动交换，只好回到早期接线员时代。企业信息系统中充斥着这些混乱的数据，肯定不会支持管理的科学化。问题是，什么时候开始数据的标准化管理呢？行之有效的办法，就是在信息资源规划的过程中开始进行数据标准化管理工作。我们可以结合数据流的调研分析，做好基础的数据标准化工作，进而落实到数据库的结构标准化。做好信息资源规划工作的意义在于：1、帮助理清并规范表达用户需求，落实“应用主导”。贯彻信息化建设的应用主导”方针，前提是要摸准用户需求。只有正规的信息资源规划，才能通过分析和建模真正反映用户的需求。2、整合信息资源，消除“信息孤岛”，实现应用系统集成。“信息孤岛”产生的技术原因，是缺乏信息资源管理基础标准；信息资源规划过程就是开始建立数据标准的过程，从而为整合信息资源，实现应用系统集成奠定坚实的基础。3、指导 SCM、ERP、CRM 等应用软件的选型并保证成功实施。企业通过信息资源规划“建立两种模型和一套标准”，就有了应用软件选型与实施的主动权，否则，虽然经过管理咨询、多方考察和论证，由于自己心中无“数”，容易犯“削足适履”错误。两类人员密切合作 传统的“总体规划”还有一个很大的问题，就是认为开发信息系统的总体规划是纯技术工作，完全由计算机技术人员完成，业务人员基本上不沾边。实际上正规的信息资源规划要求业务人员、特别是中高层管理人员参加，只有他们才对业务流和数据流的问题有发言权，由他们提出的系统功能和信息服务的要求，才具有系统开发的推动力。但是，业务人员需要分析人员的帮助，以便准确、清楚地表述需求；分析人员需要向业务人员学习，深入了解业务运作机理和管理经验，以利于创造性地进行需求分析和系统建模。实际上，上述信息资源规划的主要工作，都是在两类人员的密切合作下完成的。信息资源规划工作包括对大量复杂资料进行分析整理，尤其是在众多人员分小组进行的过程中，需要保持定义与理解的一致性。因此，在技术层面上，业务人员与分析人员有效地相互沟通还需要有软件工具的支持。这种工具将信息资源规划的标准、规范和方法“固化”到软件里，使用工具就会引导规划人员去执行标准，建立规范化的技术文档。（注：下期讲座将着重谈谈如何建立信息资源管理标准的问题。）