人事档案数字化与人才服务信息化建设探讨_王宇宁.pdf

2022 年 第 6 期黑龙江档案58兰台论坛Lantai BBS人事档案数字化与人才服务信息化建设探讨王宇宁张岚（大连市卫生健康事业发展中心，辽宁 大连 116021）摘要：随着我国社会经济的不断发展，信息技术也得到了较大的优化和升级。目前，很多信息技术和数字化技术被广泛用于人事档案管理和人才服务体系建设中。在信息技术和数字化技术的支持下，促进人事档案朝着数字化方向发展，同时加快了对人才服务的信息化建设，最终可以提升人事档案管理和人才服务的质量。本文着重讨论分析人事档案数字化和人才服务信息化在建设过程中出现的问题，从而针对问题提出一些解决措施，以期促进单位更好地提高自身人事档案管理的水平和人才服务的质量。关键词：人事档案数字化；人才服务信息化；问题策略随着信息技术的不断发展和支持，以人工劳动为主的传统档案方式已经无法适用于人事工作的需要，人事档案和人才服务不断向着数字化和信息化的方向发展和优化，这有助于单位提高自身的核心竞争力，从而满足在经济效益上的追求。在信息化的时代发展背景下，怎样更好的促进人事档案和人才服务不断朝着数字化和信息化方向发展，是每一个单位都需要积极考虑和面对的问题。一、人事档案数字化与人才服务信息化建设的内涵目前，人事档案正不断朝着数字化方向建设，其主要工作便是利用数据压缩技术、数据库技术和高速扫描技术，将传统介质下的纸质档案和已归档的电子档案全面形成有序结构的人事档案信息库。在形成有序结构的人事档案信息库时，形成新的人事档案形态被称为数字人事档案，其特点便是以数字的形式进行储存，在计算机的有效管理下，通过与网络连接可以实现人事档案的快速共享。此外，人事档案数字化建设不仅体现在纸质档案数字化形式的储存，也体现在无纸办公形势下的数字化人事信息。在数字技术的支持下，可以对人事档案进行人事信息的组织、管理和储存，支持基于网络的数字信息查询和存取，做到和办公自动化系统的衔接。因此，人事档案数字化建设对于单位的发展有着重要意义，可以提高人才服务信息化的水平，促进提高人才服务工作的效率和质量。二、人事档案数字化及人才服务信息化建设的重要性人事档案的管理影响到人民群众在社会生活的各个方面，并且有着影响社会经济发展的作用。人事档案信息化建设作为人才服务信息化建设的基础，有着重要的现实意义。（一）提高招聘工作的质量和效率事业单位通过利用数字化档案的优势，可以在更大的范围内有效获取流动人员的相关数据。例如，在人才管理单位的数据库中，会显示一些流动人员之前工作变换的情况，可以具体到工作岗位、工作单位、工作行业等，通过有关人工智能进行分析，可以提供人才相关的就职服务，体现人才管理工作的中心。（二）提高相关人才的培训强度 事业单位在完成人事档案管理数字化和人才服务信息化后，可以使人才的培训工作更加具体有效。受到信息技术和网络技术的支持，人事档案中的大数据是可以和企业中的管理者建立联系的，从而借助档案数据对相关工作人员进行相关的分析，这样就可以了解到相关工作人员的工作不足，从而制定较为合适的培训方案，实现人才综合能力的发挥。（三）有利于全面测评人才 借助人事档案数字化建设，单位可以有效的完成员工的职业测评工作。具体来看，在利用人事档案信息技术后，能够对流动人员的工作情况进行整理和分析，进而完成相关绩效考核和培训工作上的分析，在有效的测评工作中积极改变员工在工作中的不足。单位在借助信息化技术后，能够精准搜寻到员工的信息，同时在数据库中不断寻找隐藏的信息，可以更快速和有效的完成测评工作。三、人事档案数字化与人才服务信息化建设存在的问题（一）数字化标准体系不完善 尽管单位非常重视在人事档案管理中引进数字化技术，不过应用的时间较为短暂，而且起步时间2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S59兰台论坛Lantai BBS也较晚，所以很多数字化管理的体系没有建立并完善好。在缺少数字化保管、扫描、录入、归档和传送等规范和标准时，便无法很好的使人事档案进行数字化建设。部分单位建立了人事档案的相关规范和标准，但是没有根据数字化管理进行优化和修订，所以在规范标准未完善下无法促进人事档案数字化的建设。（二）人事档案信息存在安全风险 单位为了适应社会的发展，将人事档案积极进行数字化建设，从而降低档案查找翻阅的工作量，在减少人力物力的浪费上提高档案工作的效率。但对于人事档案信息来说，信息安全是人事档案管理最重要的目的，不过在数字化档案发展的时代下，容易出现信息安全上的风险。网络技术的进步，使个别不法分子利用电脑技术从网络上盗取人事档案。同时，人事档案也容易遭受某些黑客病毒的影响，使人事档案受到删除和篡改的危险。对于目前进行人事档案数字化建设的单位来讲，需要做好信息安全的保护工作。（三）人事档案数字化手段落后 进行人事档案数字化建设，改变传统手工寻找档案的方式，提高了人事档案管理工作的效率和质量，满足了单位对于人事档案管理上的需求。目前单位在进行人事档案电子化的建设时，没有在数字化技术和安全管理上做到更新和优化，致使数字化技术落后，不能保证人事档案数字化建设的质量和效率，会降低在行业竞争中的发展竞争力，不利于满足时代的发展需求。（四）人事档案数字化建设观念落后 部分事业单位受到传统观念的影响，不能充分了解人事档案的作用，从而缺少人事档案数字化建设的观念。对于人事档案管理来说，在传统的人事档案管理模式下，人事档案只是一种工具，其作用局限于政治身份功能和评价考核功能上，只要档案收集的完整和全面就算做好了人事档案管理工作。这样的背景下，人事档案管理人员很难有着观念上的改变。（五）人事档案管理队伍整体素质较低 事业单位在进行人事档案数字化建设时，需要人事档案管理人员具有较高的技能水平和综合素质，但从目前各个企业中的人事档案管理人员的综合能力来看，很多档案管理人员缺少计算机和网络技术的专业能力，不能有效促进人事档案朝着数字化方向建设，而且也不能对数字化人事档案进行管理。综合型人才的缺失是制约人事档案数字化建设的主要原因。四、强化人事档案数字化建设的措施从整体上来看，人事档案数字化建设和人才服务信息化建设有着相辅相成的关系。在某种情况下，事业单位加强人事档案数字化建设可以促进人才服务信息化建设，在加快人才服务信息化建设上有着不可替代的作用。（一）重视档案的收集、整理和审核工作 单位在强化人事档案数字化管理建设时，要重视日常档案的整理流程。首先，需要保证信息的精准性，这样可以有效减少后期核对信息的复杂工作。同时，做好对档案信息的科学分类，力求编序的工作可以做到目录清晰。其次，及时对人事档案进行内容查阅，在进行核实过程中需要将档案认真核对，一旦出现材料缺失时，需要及时联系单位或者个人进行相关信息或者材料的补充。对一些书写不规范的信息记录，要本着积极负责的态度进行有效处理，保障每一份的人事档案都具有高完整性和高准确性。最后，单位还要做好对人事档案的有效监督工作，通过相关的监督发现一些问题隐患，从而及时发现问题并解决问题。（二）根据单位发展建立完善人事档案数据库 首先，要积极建立起标准化的档案信息资料库，在有着一定的标准后，就可以实现身份证验证进行档案信息库，在搜索和识别完成后，可以使既有数据完成信息库的录入。其次，完善好档案数据库的操作系统，在操作系统得到不断地优化后，档案信息的整理能力和搜索能力也会得到相应的提高，在强化对比功能和后台的监督功能后，可以更好地完成纸质材料和电子材料的校对工作，促使人事档案数据信息的完整和精准。最后，单位要积极引进先进的数字化技术，帮助档案信息的有效录入和安全，同时也为信息故障提供有效技术保障。（三）加强对档案信息安全的管理首先，对人事档案的录入、审核和归档工作要做到严格把控，尽量将人事档案的储存地点和档案办公地点分开，在档案管理部门中建立单独的档案室和档案信息录入室，减少无关人员随意翻阅人事档案的机会。其次，需要每一位档案管理人员和数字化建设人员都签订人事档案保密协议和相关的责任承诺书，明确每一位工作人员的具体职责和义务，可以减少人事档案的安全风险。再次，单位做好具体的考核制度，针对人事档案数据泄露行为做好具体的惩罚措施，保证档案管理人员和数字化建设人员都可以遵守相关的保护制度。此外，在有着具体2022 年 第 6 期黑龙江档案60兰台论坛Lantai BBS的惩罚措施后，人事档案数字化管理系统的数据接口也会被保护起来，能阻止无线网络的私自搭建和统一扫描仪的私自使用，从而最大程度上保护档案信息的安全。最后，要根据时代的发展，做好电脑系统的升级和先关软件的杀毒，防止受到黑客的威胁，造成档案信息的破坏。（四）加强对人事档案重要性的认识 部分单位受到传统人事档案观念的影响，在新时代的发展下并未重视对于人事档案的优化和升级，不利于单位的发展。人事档案的作用不只局限于政治材料的储存保管，还具有记录个人的能力、品行等方面的作用。目前，人事档案管理在经过数字化建设后，其科学性和服务性有着很大的提高，相关单位需要重视研究人事档案管理工作，把人事档案作为一种资源进行利用后，可以提高单位的发展建设，不仅需要档案管理部门重视人事档案管理工作，也需要其他部门认识到人事档案管理的重要性，从而做好部门之间的配合工作，更快的推进单位中人事档案数字化的建设。五、促进人才服务信息化建设的有效措施 单位为了更好地提高人才服务信息化的建设水平，需要人事档案管理人员重视对于信息化建设标准的完善，从而确保人才信息化建设标准具有统一性和规范性，最终满足单位在人才服务上的建设要求。（一）单位构建完善和统一的信息化建设标准 首先，要确定并制定统一的信息技术使用规范，做好人才信息化建设标准的制定工作。其次，单位在运行人才服务信息系统时，需要通过网络技术对不同的人才信息进行共享，以实现提高人才服务工作质量和效率的目标。最后，在人才服务信息化建设时，其技术的应用平台需要做统一，从而保障在不同领域下可以进行分工协作，有效减少资源收集重复的问题。（二）提高对信息技术人才的培训力度 首先，为了促进人才服务的信息化建设，需要单位积极聘请信息技术方面的专家给予一定的技术培训，从而提高单位内信息化参与人员的信息化专业水平。其次，参与信息化建设的人员需要积极和单位其他部门进行有效沟通，从而了解人才服务的细节需要，以便于更好的构建人才服务的信息系统。最后，对信息化建设的人员做好素质培训和服务意识的培训等，在提高他们的信息技术专业水平时，提升他们的职业素养和服务意识，从而更好地促进人才服务信息化的建设。（三）建立信息技术监督机构 通过信息技术监督机构的建立，可以有效完成对于人才服务信息化系统建设的监督、更新和完善。单位在建立信息技术监督机构时，要充分结合人才服务信息化建设的需要，在机构内部积极引进有较高专业水平的人员，以增强信息技术监督机构的专业处理能力。在具体工作时，不仅要完成对信息化建设人员的专业培训，还要建立统一化的管理标准和规范，以实现人才服务信息化系统的高效运转。通过对人才服务系统进行的监督和更新，可以保障服务系统不会随着时代的进步发展而落后，时刻保证人才服务系统的先进性和有效性。（四）创新人才服务体系结构 首先，提高人才服务机制的信息化水平。其次，尽最大能力替换传统的办公设备，采用信息化的设备。最后，通过信息技术的搜集作用和整理作用，完成对人才资料的高效管理，提高人才服务的质量和效率。随着数字化和信息化时代的来临，社会的发展带给了人事档案管理和人才服务工作更高的要求，不仅需要提高档案管理工作的水平和人才服务的质量，也要加强人事档案数字化建设和人才服务信息化的建设。从目前人事档案数字化和人才服务信息化的发展情况来看，单位需要做好建立健全人事档案数据库、加强档案信息安全管理、构建完善和统一的信息化建设标准、加大对信息技术人才的培训力度等工作，促进人事档案数字化和人才服务信息化的建设工作。参考文献 1 戚霁,赵金币,琚理.档案数字化建设存在的问题及对策分析 J.中国标准化,2021(20).2 田欣,周悦,张珊,王茜茹.人事档案数字化与人才服务信息化建设研究 J.办公室业务,2021(07).3 邓春梅.人事档案数字化建设策略研究 J.中小企业管理与科技(上旬刊),2021(03).4 马云娜.干部人事档案数字化前期准备流程 J.办公自动化,2020(24).5 湛晶.浅析新时代人事档案数字化管理 J.兰台内外,2020(32).6 宋晓锋,宋海宏,王少英.人事档案数字化与人才服务信息化建设研究 J.中国信息化,2020(09).7 刘璐,陈维昭.档案数字化带来服务大提升成都市探索流动人才人事档案信息化建设 J.中国人才,2013(15).责编：陈頔